I. Phân theo thời hạn cho vay 2.060 100% 2.346 100% 2.414 100%
a- Quy trình thanh toán
L/C nhập khẩu:
* Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ:
- SGD I chỉ được phép phát hành L/C cho khách hàng nhập khẩu khi chưa sử dụng hết mức vốn điều hoà của NHCT VN hoặc tài khoản điều
chuyển vốn của SGD I dư có và ngân hàng còn khả năng thanh toán tổng giá
trị toàn bộ các L/C mà ngân hàng phát hành và có đủ khả năng thanh toán
L/C mà khách hàng mới yêu cầu phát hành.
- Hồ sơ xin mở L/C của khách hàng bao gồm:
+ Hợp đồng ngoại thương gốc + Đơn xin mở L/C
61
+ Hợp đồng uỷ thác (nếu có)
+ Cam kết thanh toán hoặc hợp đồng tín dụng (nếu ký quỹ dưới 100%
trị giá L/C)
+ Hợp đồng mua bán ngoại tệ (nếu có)
+ Giấy phép của bộ thương mại (mặt hàng nhập khẩu không nằm trong
danh mục hàng hoá cấm nhập khẩu của Bộ thương mại quy định hàng năm)
Ngoài ra, khách hàng còn phải cung cấp quyết định thành lập, đăng ký kinh doanh và đăng ký mã số xuất nhập khẩu khi mở L/C lần đầu.
- Cán bộ TTQT khi tiếp nhận hồ sơ xin mở L/C của khách hàng phải
kiểm tra và phải đảm bảo hồ sơ có các điều kiện như: Bảo đảm tính hợp lệ,
chân thực của các chứng từ mà khách hàng xuất trình; Việc thanh toán phải
phù hợp với chế độ quản lý ngoại hối và chính sách xuất nhập khẩu hiện
hành của Nhà nước; Nội dung các tài liệu không được mâu thuẫn; Đơn xin
mở L/C không được chứa đựng các yếu tố bất lợi cho khách hàng hoặc
NHCT VN, nếu có thì phải khẩn trương thông báo lại cho khách hàng, yêu cầu sửa chữa. Trường hợp các điều khoản của L/C có thể mang lại thiệt hại
nghiêm trọng cho ngân hàng phát hành mà khách hàng không sửa đổi thì chi nhánh có quyền từ chối phát hành L/C đó.
* Phát hành L/C:
Khi hồ sơ xin mở L/C của khách hàng đã đầy đủ các điều kiện quy định, thanh toán viên của ngân hàng tiến hành mở hồ sơ L/C nhập khẩu theo
yêu cầu của khách hàng trên máy vi tính trong chương trình INCAS.
Chương trình sẽ tự động kiểm tra các yếu tố cần thiết theo quy định hiện
hành về việc phát hành L/C nhập khẩu của NHCT VN. Sau khi hoàn tất hồ sơ L/C nhập khẩu, thanh toán viên tạo điện L/C trên tập tin MT700. Sau khi
hoàn thiện việc nhập dữ liệu, thanh toán viên kiểm tra đối chiếu lại với đơn
xin mở L/C của khách hàng và với hợp đồng ngoại thương, kiểm tra bút toán
ký quỹ, thu phí, tài sản thế chấp. Sau khi đã khớp đúng các yếu tố, tập tin được chuyển cho trưởng phòng TTQT hoặc người được uỷ quyền kiểm soát,
Đối với SGD I, các L/C có giá trị tương đương từ 1.000.000 USD trở
lên phải có thêm một bước tính ký hiệu mật của Giám đốc ngân hàng hoặc người được Giám đốc uỷ quyền.
* Sửa đổi và tra soát L/C:
- Tạo điện sửa đổi: Sau khi L/C được phát hành, khi có nhu cầu sửa đổi, khách hàng làm đơn yêu cầu sửa đổi L/C và gửi ngân hàng. Thanh toán viên kiểm tra các điều khoản sửa đổi, nếu thấy hợp lý thì tiến hành lập điện sửa đổi L/C trên tập tin MT707. Sau khi hoàn thiện việc nhập dữ liệu và tạo điện
sửa đổi, toàn bộ hồ sơ sửa đổi L/C và chứng từ được chuyển cho Kiểm soát
viên.
- Kiểm soát điện sửa đổi L/C: Kiểm soát viên kiểm soát điện sửa đổi và hồ sơ sửa đổi, ký trên bản Draft và trình giám đốc chi nhánh hoặc người được uỷ quyền ký phê duyệt trước khi kiểm soát viên phê duyệt trong chương trình INCAS. Sau khi phê duyêt, hồ sơ sửa đổi L/C sẽ quay lại thanh toán viên để lưu giữ và chuyển cho khách hàng.
* Nhận, kiểm tra và xử lý chứng từ, thanh toán/ chấp nhận thanh toán:
Sau khi nhận được L/C và các sửa đổi liên quan phù hợp với khả năng đáp ứng của mình, người bán sẽ tiến hành giao hàng và lập bộ chứng từ
thanh toán theo chỉ dẫn của L/C thông qua ngân hàng người bán. SGD I có
trách nhiệm kiểm tra, thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán, giao chứng từ
theo quy định.
Việc thanh toán L/C sẽ được lập trên tập tin MT202 căn cứ vào chỉ thị trên thư đòi tiền của ngân hàng nước ngoài. Tập tin MT202 được ngân hàng lập, kiểm soát và truyền lên phòng TTQT NHCT VN. Tại đây, tập tin sẽ được kiểm soát lại và sau đó truyền đến ngân hàng nhận.
Việc chấp nhận thanh toán đối với L/C trả chậm được lập bằng tập tin
MTn99.
Việc lập, kiểm soát, truyền điện cũng thực hiện như đối với tập tin
63
Nếu bộ chứng từ có sai sót và khách hàng từ chối thanh toán, ngân
hàng thông báo cho ngân hàng nước ngoài và thực hiện theo đúng chỉ thị
tiếp theo của ngân hàng nước ngoài.
* Đóng hồ sơ L/C nhập khẩu:
Việc đóng hồ sơ L/C nhập khẩu được thực hiện khi: L/C nhập khẩu được huỷ bỏ, đã thanh toán hết hoặc không còn giá trị thanh toán hoặc hết
hạn, từ chối thanh toán và bộ chứng từ đã gửi trả lại ngân hàng gửi chứng từ,
hoặc đóng hồ sơ do lỗi của ngân hàng. Ngoài ra, đối với các L/C không còn hiệu lực sẽ tự động đóng hồ sơ sau 45 ngày kể từ ngày hết hiệu lực của L/C.
* Lưu giữ chứng từ L/C nhập khẩu:
Tất cả các chứng từ có liên quan kể tư khi phát hành L/C, sửa đổi, tra soát, cho đến khi L/C đã thanh toán hoặc L/C được huỷ đều phải được lưu
trữ tại ngân hàng.
L/C xuất khẩu:
* Nhận L/C hoặc sửa đổi L/C:
Ngân hàng tiếp nhận thông báo L/C và thông báo sửa đổi L/C cho khách hàng trong điều kiện sau nhận được L/C đã xác thực từ Hội sở chính
hoặc nhận được L/C đã xác thực kèm thông báo L/C từ các ngân hàng khác
trong nước.
* Thông báo L/C, thông báo sửa đổi L/C:
Thanh toán viên nhập số L/C, chương trình sẽ tự động cập nhật dữ liệu
trên L/C hoặc thông báo sửa đổi L/C. Thanh toán viên kiểm tra nội dung của
bản thông báo và bổ sung những thông tin cần thiết lưu vào chương trình.
Sau đó chuyển toàn bộ bản thông báo và chứng từ cho kiểm soát viên. Kiểm
soát viên kiểm tra nội dung L/C hoặc nội dung sửa đổi đối chiếu với bản
thông báo L/C hoặc thông báo sửa đổi L/C do thanh toán viên vừa lập. * Thương lượng và gửi chứng từ đi đòi tiền:
Ngay khi nhận được bộ chứng từ của khách hàng gửi đến, thanh toán viên phải yêu cầu khách hàng xuất trình bản gốc L/C và các bản gốc của các
sửa đổi có liên quan đã được xác thực.
Nếu chứng từ hoàn hảo, trường hợp L/C cho phép đòi tiền bằng điện
thì thanh toán viên lập lập bảng kê chứng từ kèm chỉ thị hoàn tiền và lập
điện đòi tiền trên MT724 gửi đến ngân hàng trả tiền thông qua Hội sở chính
NHCT VN. Và sau khi hối phiếu được sự kiểm tra của trưởng phòng TTQT hoặc người uỷ quyền thì tiến hành tính ký hiệu mật cho bức điện. Cuối cùng thanh toán viên sẽ đóng gói chứng từ kèm Covering letter và chuyển đến
ngân hàng nhận thông qua dịch vụ chuyển phát nhanh. Trường hợp đòi tiền
bằng thư, ngân hàng lập thư đòi tiền gửi cùng bộ chứng từ cho ngân hàng
nước ngoài bằng chuyển phát nhanh.
Nếu chứng từ có sai sót, ngân hàng phải thông báo cho khách hàng biết để bổ sung, sửa đổi chứng từ nếu có thể. Nếu sai sót là không thể sửa chữa,
ngân hàng có thể điện cho ngân hàng nước ngoài về sai sót để xin sự chấp
nhận hoặc chuyển sang hình thức nhờ thu, hoặc vẫn gửi chứng từ ra nước
ngoài nếu khách hàng yêu cầu với điều kiện khách hàng phải chịu hoàn toàn rủi ro.
* Thanh toán/ chấp nhận thanh toán L/C:
- Thanh toán L/C: Kiểm soát viên in điện báo có MT910/ MT202/
MT103 về tanh toán L/C xuất khẩu và chuyển cho thanh toán viên. Sau đó,
thanh toán viên thực hiện thu nợ (nếu ngân hàng tài trợ) hoặc báo có cho
khách hàng, thu phí dịch vụ, phí gửi chứng từ, thuế VAT và chuyển toàn bộ
chứng từ cho kiểm soát viên. Kiểm soát viên kiểm soát nội dung điện báo có
và các chứng từ hạch toán nếu khớp đúng thì phê duyệt trên chứng từ giấy
và chứng từ điện tử. Cuối cùng chứng từ được chuyển lại cho thanh toán
viên xử lý.
- Nhận điện chấp nhận thanh toán: Khi nhận được điện chấp nhận thanh
65
bộ L/C trả chậm), thanh toán viên lập thông báo để chấp nhận thanh toán hối
phiếu xuất trình theo L/C xuất khẩu. * Đóng hồ sơ bộ chứng từ L/C:
Để đóng hồ sơ theo dõi bộ chứng từ L/C xuất khẩu, thanh toán viên phải sử dụng chương trình máy tính, ghi rõ lý do đóng hồ sơ do chứng từ đã
được thanh toán, hoặc bị từ chối thanh toán, chuyển sang hình thức thanh
toán khác hay chứng từ bị trả lại. * Lưu giữ chứng từ L/C:
Toàn bộ bản gốc của L/C, các sửa đổi, tra soát, bản copy của các
chứng từ, điện thanh toán, chấp nhận thanh toán đều phải được lưu giữ theo quy định.