II- Phân tích thực trạng cơ cấu bộ máy quản lý cảu Công ty In Tạp chí Cộng Sản
7. Phân xưởng sách: a.Cơ cấu tổ chức:
a. Cơ cấu tổ chức: - Quản đốc - Phó quản đốc - Máy dao 3 mặt - Máy đóng xén liên hợp - Đóng sách thủ công
b. Nhiệm vụ và quyền hạn của phân xưởng:
- Lập kế hoạch sản xuất, tiến độ sản xuất ngày, giao việc cho từng công nhân, bảo đảm số lượng, chất lượng và thời gian giao hàng.
- Quản lý toàn bộ máy móc, thiết bị, dụng cụ, đồ nghề của phân xưởng. - định mức kỹ thuật và xây dựng quy trình công nghệ cho từng máy, từng bộ phận.
- Tổ chức phòng cháy, chữa cháy, đảm bảo cho công nhân sản xuất và vận hành máy an toàn.
- Kiểm tra, bảo dưỡng máy móc theo định kỳ.
- Lập dự toán mua sắm máy móc thiết bị hư hỏng để thay thế và chịu trách nhiệm thanh toán với phòng tài vụ.
- Cập nhật các số liệu, kiểm tra và ký xác nhận vào phiếu sản xuất của công nhân trong phân xưởng, cuối tháng chịu trách nhiệm thanh toán cho công nhân.
- Ký đơn xin nghỉ phép, việc riêng cho và các đơn từ khác của cán bộ, nhân viên trong phòng trước khi gửi lên Giám đốc, được phép cho cán bộ, nhân viên nghỉ từ 1- 2 ngày trong tháng theo chế độ.
- Ký giấy đề nghị khen thưởng cho cán bộ, công nhân viên trong phòng có thành tích sáng kiến cải tiến kỹ thuật; đề nghị Giám đốc nâng bậc lương hàng năm và thi hành kỷ luật đối với cán bộ, công nhân viên vi phạm quy định của nhà in, đề nghị Giám đốc nâng bậc lương hàng năm cho công nhân.
III- Nhận xét về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty In Tạp chí
Cộng Sản .
1.Những kết quả đạt được .
Trải qua hơn 35 năm xây dựng và phát triển ,mặc dù có sự thay đổi trong quá trình hoạt động ,nhưng về cơ bản cơ cấu bộ máy quản lý của Công ty In Tạp chí Cộng Sản khá ổn định cả về cơ cấu cũng như số lượng .Những thành tịu mà bộ máy lãnh đạo của công ty đạt được thể hiện gián tiếp thông qua chặng đường hình thành và phát triển cũng như những thành công mà công ty đã đạt được trong thời gian qua .Cụ thể là :
Thứ nhất :Việc lựa chọn cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty theo mô hình trực tuyến –chức năng rất phù hợp với quy mô cũng như loại hình doanh nghiệp Nhà nước :Công tác chỉ đạo sản xuất rất kịp thời ,phát huy tối đa lợi thế của mô hình tổ chức thông qua sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban chức năng và ban giám đốc .
Thứ hai :Việc phân chia quyền hạn ,nhiệm vụ của các phòng ban chức năng khá rõ ràng không những giúp tạo ra sự linh hoạt trong giải quyết đề mà còn thống nhất hành động ,không tạo ra sự chồng chéo trong mệnh lệnh và quá trình thực thi mệnh lệnh đó .
Thứ ba :Theo mô hình cơ cấu trực tuyến ,ban lãnh đạo có thể quan sát một cách tổng thể và chi tiết toàn bộ hoạt động của công ty ,từ đó có những điều chỉnh hợp lý và kịp thời trước những biến động của môi trường ,tạo ra sự ổn định trong sản xuất ,công nhân yên tâm hơn về công việc và thu nhập của họ.
Thứ tư :Thực hiện chủ trương của Đảng và Nhà nước ,công ty đã và đang thực hiện tinh giảm biên chế theo hướng gọn nhẹ và chất lượng .
2.Những hạn chế .
Mặc dù đạt được những thành công đáng kể song trong quá trình hoạt động ,cơ cấu tổ chức của công ty đã có những thể hiện những hạn chế :
- Việc trao đổi thông tin ,sự truyền thông giữa các phòng ban chức năng bị hạn chế làm giảm sự gắn kết trong toàn bộ công ty .Do đó không tạo ra sự thống nhất hành động cao và rất khó để quy kết trách nhiệm cụ thể khi có sự cố xảy ra .
- Việc bố trí và sử dụng lao động trong các phòng ban chức năng còn nhiều bất cập như việc bố trí nhân viên không phù hợp với năng lực và sở trường của họ ,dẫn đến việc thực hiện công việc khó khăn ,kết quả đạt được không như mong muốn hoặc có chăng thì phải tốn một khoảng kinh phí để đào tạo lại hoặc làm công tác hướng nghiệp .
- Trong công ty có hai mảng quan trọng là tổ chức và sản xuất ,nhưng mới chỉ có một phó giám đốc phụ trách sản xuất nên giám đốc phải chuyển sang phụ trách phần tổ chức vì thế giám đốc không thể bao quát toàn bộ công ty trong khi đó phó giám đốc phụ trách sản xuất gần như có toàn quyền về mảng sản xuất kinh doanh nên không có sự phân chia quyền hạn rõ ràng giữa giám đốc và phó giám đốc sản xuất .
- Trong các phòng ban vẫn còn tình trạng bố trí nhân lực nhiều hơn khối lượng công việc dẫn đến tình trạng nhàn rỗi nhân viên văn phòng ,gây tốn chi phí cho việc nuôi bộ máy cồng kềnh ,làm giảm hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty .
- Bầu không khí làm việc trong các phòng ban chức năng còn khá nặng nề ,công ty chưa xây dựng được bầu không khí vui vẻ ,thoải mái trong công việc .Vẫn còn tình trạng chỉ làm việc khi có mặt của trưởng phòng ,hoặc đôi khi không có thái độ nghiêm túc trong công việc .Nguyên nhân của tình trạng này một phần là do khối lượng công việc không nhiều dẫn đến tình trạng dư thừa lao động quản lý ,thời gian nhàn rỗi ở khối nhân viên gián tiếp lớn .
- Công ty chưa có một phòng riêng phụ trách các vấn đề về nhân sự và quản lý nhân sự .