II- Phân tích thực trạng cơ cấu bộ máy quản lý cảu Công ty In Tạp chí Cộng Sản
d )Phòng vật tư+ máy a o.
Phòng bao gồm 10 thành viên trong đó gồm 1 trưởng phòng ,1 thủ kho và 3 công nhân máy dao ,2 nhân viên và 3 CN v/c .Hiện trong phòng còn khuyết vị trí phó phòng vì vậy nên bổ xung một phó phòng .Hiện trong phòng có một cán bộ có thể cân nhắc lên vị trí này do đó không cần tuyển từ bên ngoài hoặc từ bộ phận khác .
2.2.Biện pháp nhằm hoàn thiện một số hoạt động quản trị nhân lực trong Công ty .
Hiện trong phòng chưa có một phòng ban riêng phụ trách vấn đề nhân lực nên các công tác về nhân lực chưa được chú ý coi trọng ,Nhưng trong thực tế ,nguồn nhân lực của bất kỳ công ty nào cũng vô cùng quan trọng quyết định sự thắng lợi của công ty trong hoạt động và chiến thắng trong cạnh tranh .Vì thế nên trong thời gian tới công ty nên thành lập một phòng ban chức năng riêng phụ trách về nhân lực đảm bảo thực hiện tốt công tác kế hoạch nguồn nhân lực phù hợp với kế hoạch sản xuất của công ty .Mặt khác khi phòng nhân lực được thành lập thì các hoạt động quản trị nhân lực mới được coi trọng :
2.2.1 Đào tạo và phát triển .
Trong công ty hiện còn rất nhiều cán bộ có trình độ chuyên môn không phù hợp với công việc họ đang làm và họ cũng mong muốn được cử đi đào tạo để có đủ kiến thức chuyên môn thực hiện công việc .Vì thế trong thời gian tới nhằm đáp ứng yêu cầu của công việc và nguyện vọng của nhân viên ,công ty nên cử những người không đúng chuyên môn đi học tại các trường Đại học ,cao đẳng trong cả nước hoặc khuyến khích họ tự đi đào tạo lại .
Công tác đào tạo sẽ giúp công ty tăng năng suất lao động ,cung cấp một đội ngũ cán bộ đầy đủ kiến thức chuyên môn nghiệp vụ nhằm hoàn thành công việc với năng suất cao .
Một thực trạng đáng buồn là tình trạng tuyển dụng cán bộ các phòng ban chủ yếu thông qua người thân quen trong công ty mà không áp dụng các biện pháp tuyển dụng bên ngoài .Hình thức tuyển dụng này gây ra sự trì trệ trong phong cách lãnh đạo ,không tân dụng được những ý tưởng mới từ bên ngoài ,và tình trạng bố trí cán bộ không phù hợp với chuyên môn là tất yếu .Vì thế trong thời gian tới công ty nên đa dạng các hình thức tuyển dụng ,chủ yếu và kết hợp với tuyển mới từ bên ngoài .Như vậy mới tuyển được những người có năng lực thực sự và phù hợp với công việc góp phần nâng cao hiệu quả quản lý và hiệu quả sản xuất kinh doanh ,loại bỏ được tình trạng làm trái ngành nghề trong công ty ,nâng cao hứng thú trong công việc và giảm chi phí đào tạo cán bộ ,công nhân viên trong công ty .
2.2.3 Tạo động lực vật chất và tinh thần .
Ngoài việc trả lương cứng theo tháng ,để nâng cao hiệu quả công ty còn phải tăng cường áp dụng các hình thức tạo động lực cho cán bộ và công nhân viên .
• Tạo động lực vật chất .
Trong công ty hiện nay ,hầu hết số cán bộ ,công nhân viên chức trong công ty đều cho rằng thu nhập thấp là khó khăn lớn nhất trong công việc hiên nay và thu nhập đã ảnh hưởng đến tinh thần ,thái độ của họ ,do đó nâng cao thu nhập cho người lao động là một biện pháp tạo động lực chủ yếu .
• Biện pháp tạo động lực tinh thần .
Công ty cần tạo ra việc làm ổn định và đầy đủ cho nhân viên thông qua việc mở rộng thị trường tiêu thụ sảnm để họ yên tâm với công việc ,hơn nữa còn làm cho công việc trở nên phong phú và giảm thời gian nhàn rỗi xuống .Hàng năm tăng cường các hình thức khuyến khích tinh thần thông qua các cuộc nghỉ mát ,thăm quan ,
Thông qua công tác thi đua trong toàn công ty như :thi đua sáng kiến trong công việc ,phong trào thi đua lao động giỏi ... nhằm tạo điều kiện cho người lao động có cơ hội bộc lộ tài năng và kiến thức của họ .
Ngoài ra còn rất nhiều công tac quản lý nhân lực khác nhưng đòi hỏi phải có phòng nhân lực riêng mới có thể thực hiện tốt được ,nhưng một điều quan trọng là công ty cần sớm có những giải pháp tác động tới nguồn nhân lực trong công ty bởi đây là nhân tố quyết định sự thành công trong các hoạt động khác .
2.2.4 Đàm phán ,tiếp xúc ,đối thoại ,trao đổi ,thuyết phục và tăng cường sự tham gia của toàn bộ cán bộ ,nhân viên trong công ty vào sự thay đổi của cơ cấu bộ tham gia của toàn bộ cán bộ ,nhân viên trong công ty vào sự thay đổi của cơ cấu bộ máy quản lý.
Một thực trạng dễ thấy là ở trong công ty nhiều khi nhân viên không giám đóng góp ý kiến của mình bởi nhiều nguyên nhân như : họ cho rằng ý kiến của mình không có tác dụng hay làm mất lòng người lãnh đạo.Đây là một điều tưởng chừng như đơn giản nhưng lại có ý nghĩa to lớn bởi chính những người làm việc họ mới nhận ra những bất hợp lý trong công tác tổ chức mà người lãnh đạo chưa thể hoặc không thể nhìn thấy hết được.Do vậy ban lãnh đạo cần có những biện pháp nhằm khai thác được những ý kiến đóng góp của toàn thể cán bộ nhân viên trong công ty vào công tác xây dựng cơ cấu quản lý .Tuy nhiên công việc này không đơn giản ,để thành công người lãnh đạo có thể chú ý tới một số phương pháp sau:
• Chú ý quan tâm lắng nghe những phản ứng của nhân viên trong quá trình làm việc thông qua dư luận hoặc những cuộc nói chuyện,mặt khác cần làm cho họ hiểu rõ và nhận thấy tình hình khó khăn của công ty trong thời gian tới và rất cần có sự thay đổi .
• Tổ chức lấy ý kiến đóng góp của cán bộ công nhân viên trong công ty thông qua các cuộc họp ,hội thảo ,hội nghị ...
• Cần có những chính sách cụ thể và kịp thời động viên và khuyến khích những ý kiến đóng góp thông qua hình thức vật chất và tinh thần:Tăng thưởng cho những ý kiến thiết thực, cho nghỉ hoặc giảm thời gian làm việc của những cá nhân có đóng góp với tổ chức .
• Thành lập các hòm thư bỏ phiếu kín, các tổ điều tra trong toàn công ty.
Biện pháp này sẽ làm giảm sự chống đối của cán bộ công nhân viên trong công ty giảm những căng thẳng bất đồng góp phần xây dựng bầu không khí văn hoá cởi mở trong công ty.
2.2.5 Nâng cao công tác lựa chọn cán bộ lãnh đạo ,quản lý doanh nghiệp.
Công tác tuyển dụng luôn là một hoạt động quản trị nhân lực quan trọng trong mọi công ty ,và nó càng trở nên quan trọng hơn khi đối tượng tuyển dụng là cán bộ quản lý.Do đó với những vị trí còn thiếu trong công ty cần lựa chọn tuyển những nhân viên
thích hợp .Để làm được điêu này công ty cần xuất phát từ những yêu cầu về kỹ năng của vị trí công việc cần tuyển và dựa trên một số tiêu chuẩn sau:
- Kỹ năng, nhận thức ,phân tích giải quyết vấn đề ,lập kế hoạch ,chiến lược cho công ty. Đây là yêu cầu quan trọng ,nó thể hiện trình độ, năng lực của người quản lý lãnh đạo. v
- Cá tính của người quản lý :Ước muốn được làm công việc đó,chính trực và trung thực .Yêu cầu này thể hiện tham vọng và phẩm chất đạo đức của người lãnh đạo, quản lý.
- Quá trình công tác trong quá khứ của người lãnh đạo,quản lý là cơ sở để dự đoán tư cách sau này của người lãnh đạo.
Để lựa chọn cán bộ phù hợp ngoài những yếu tố đó công ty phải thực hiện kiên định việc tuyển dụng không qua quen biết hoặc người thân.Có sự ưu tiên nhưng trên cơ sở ứng viên đó phải có những kỹ năng phù hợp và cần thiết cho công việc tránh tình trạng tuyển nhân viên hoàn toàn trái ngành nghề họ được đào tạo ,do đó chi phí cho nhân lực rất cao và việc thực hiện công việc không đạt hiệu quả mong muốn.