I. VAI TRÒ CỦA VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC NGHIỆP VỤ THANHTOÁN
2. Yêu cầu quản lý vốn bằng tiền và các nghiệp vụ thanhtoán trong doanh nghiệp.
thanh toán khác nhau.
Vốn bằng tiền và các quan hệ thanh toán bao giờ cũng vẫn phải theo được dõi quả lý trên các góc độ khác nhau của các khoản tiền thanh toán và khoản tiền còn nợ. Trong doanh nghiệp, có rất nhiều mối quan hệ thanh toán khác nhau nảy sinh trong quá trình kinh doanh. Tuy nhiên, dưới góc độ thông tin cho quản lí, kế toán thường phân các quan hệ thanh toán vào các nhóm sau:
- Thanh toán giữa doanh nghiệp với nhà cung cấp, các khách hàng trong quan hệ mua bán vật tư, hàng hoá, tài sản, dịch vụ... Thanh toán với người nhận thầu; thanh toán với người cung cấp lao vụ, dịch vụ.
- Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với người lao động trong doanh nghiệp về tiền công, tiền thưởng, trợ cấp và các khoản thu nhập cá nhân phân phối khác cho họ.
- Thanh toán giữa doanh nghiệp với bên đối tác liên doanh trong quan hệ liên kết như việc góp vốn, nhận vốn, thu hồi vốn, trả vốn phân chia kết quả...
- Thanh toán giữa doanh nghiệp với ngân hàng và chủ kinh doanh tín dụng khác về một khoản tiền vay.
- Thanh toán giữa doanh nghiệp với ngân sách về các khoản phải nộp tài chính theo nghĩa vụ.
- Thanh toán giữa doanh nghiệp với bên trong nội bộ tổ chức của một pháp nhân kinh tế do phát sinh nghiệp vụ điều hoà, cấp phát, hoàn trả vốn kinh doanh nội bộ, nghiệp vụ thu, chi hỗ trợ lẫn nhau; nghiệp vụ mua vào, bán hộ trong nội bộ các tổ chức thành viên trực thuộc.
- Thanh toán với các tổ chức, cá nhân cơ quan bên trong và bên ngoài doanh nghiệp do các nghiệp vụ vay nợ, vãng lai.
2. Yêu cầu quản lý vốn bằng tiền và các nghiệp vụ thanh toán trong doanh nghiệp. nghiệp.
Câu hỏi đặt ra cho mỗi doanh nghiệp là tại sao phải quản lý vốn bằng tiền và các nghiệp vụ thanh toán? Câu trả lời sẽ được mở ra khi chúng ta tiếp tục đi sâu vào nghiên cứu các mối quan hệ này, thông qua việc tìm hiểu các hoạt động kinh tế liên quan đến quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh
2.1. Yêu cầu quản lý vốn bằng tiền:
Để có thể quản lí tốt vốn bằng tiền trong nội b doanh nghiệp thì trước hết phải tách biệt việc bảo quản vốn bằng tiền ra khỏi việc ghi chép các nghiệp vụ này. Ngoài ra nên phân công một số nhân viên làm nhiệm vụ ghi sổ để kiểm tra công việc của người này nhằm hạn chế bớt tình trạng gian lận cũng như sự móc ngoặc giữa các nhân viên trong tham ô tiền mặt. Để thực hiện tốt việc quản lí nội bộ vốn bằng tiền ta tiến hành các bước sau:
- Tách biệt nhiệm vụ giữ tiền mặt với việc giữ sổ sách kế toán - Những nhân viên giữ tiền mặt không được tiếp cận với các sổ sách kế toán và nhân viên kế toán không được giữ tiền mặt.
- Lập bản danh sách ghi hoá đơn thu tiền mặt tại thời điểm và nơi nhận tiền mặt. - Thực hiện thanh toán bằng séc, chỉ nên dùng cho các khoản chi tiêu lặt vặt. Không bao giờ được chi trả vượt sổ, không bao giờ chi trả tiền mặt thay cho việc chi trả séc.
- Trước khi phát hành một số séc để thanh toán, phải kiểm tra số lượng và giá trị các khoản chi.
- Tách chức năng duyệt chi khỏi chức năng kí séc 2.2. Yêu cầu quản lý các quan hệ thanh toán:
Theo như khái niệm ở trên, quan hệ thanh toán là sự hình thành trong sự cam kết của hai bên trong giao dịch thương mại, trọng giá trình sản xuất... Bởi vậy, nó đi liền với các khoản phải thu, phải trả là những nghĩa vụ ràng buộc con nợ và chủ nợ. Việc thực hiện tốt các nghiệp vụ phải thu, phải trả có ảnh hưởng rất lớn đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Vì việc thanh toán đúng các khoản nợ phải trả sẽ tạo niềm tin, cơ sở và các mối quan hệ làm ăn lâu dài cho doanh nghiệp không gây hiện tượng chủ nợ chiếm một tỷ trọng vốn lớn dẫn đến tình trạng sản xuất trì trệ và doanh nghiệp dẫn đến phá sản.
Do vậy, để đảm bảo quyền lợi cho doanh nghiệp phải trả, phải thu khi phát sinh phải được ghi chép, phản ánh một cách chính xác, kịp thời. Từ đó, giúp cho việc thanh toán được nhanh chóng thuận tiện, tránh được những thất thoát không đáng có xảy ra đối với doanh nghiệp.
Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của một doanh nghiệp, quan hệ thanh toán không chỉ liên quan đến một người, một bạn hàng mà nó liên quan đến tất cả các
đối tượng khác ở nhiều quốc gia, nhiều doanh nghiệp. Các quan hệ thanh toán ngày càng trở nên phức tạp hơn, nhất là trong tình hình hiện nay. Trước đây, giao dịch thương mại chỉ diễn ra trên phạm vi một lãnh thổ, một quốc gia thì quan hệ thanh toán đơn thuần chỉ là trực tiếp bằng tiền mặt. Do có sự mở cửa của nhà nước, giao dịch thương mại đã vượt ra khỏi biên giới và nối liền với nhiều quốc gia khác nên quan hệ thanh toán được mở rộng bằng nhiều hình thức khác nhau như: séc, hối phiếu, kỳ phiếu... thay thế cho tiền mặt. Các phương thức thanh toán được diễn ra nhanh chóng, thuận tiện giữa các nước, các đối tác có quan hệ với doanh nghiệp. Có nhiều phương thức thanh toán được áp dụng như: phương thức nhờ thu, phương thức ghi sổ, phương thức chuyển tiền... đặc biệt là phương thức tín dụng chứng từ. Khi áp dụng các phương thức thanh toán trên, người thanh toán sau khi đã làm xong thủ tục phải báo cho bên đối tác biết qua điện thoại, Fax, thư hay trực tiếp đại diện...Tuy nhiên, thời hạn thanh toán còn phải phụ thuộc vào việc làm thủ tục nhanh hay chậm cho việc giao và nhận hàng, việc chuyển tiền hoặc chuyển séc. Rõ ràng, là phương thức thanh toán trả tiền ngay nhưng với những thu tục không thể bỏ qua đó, đã khiến cho thời điểm người trả tiền không cùng với thời điểm giao nhận hàng. Hay nói cách khác, giữa hai bên giao dịch thương mại, cá nhân với doanh nghiệp vẫn nảy sinh các khoản công nợ.
Các quan hệ thanh toán rất đa dạng và phong phú cho nên những thông tin phức tạp về tình hình thanh toán cần được tổ chức và quản lí một cách khoa học có hệ thống, nhằm cung cấp nhanh chóng các dữ liệu cần thiết cho công tác quản lí tài chính trong doanh nghiệp.
Đối với các quan hệ thanh toán, nhiệm vụ của các nhà quản lí không chỉ dừng lại ở việc đảm bảo các khoản phải thu, phải trả được thanh toán đúng hạn cho từng đối tượng, theo đúng phương thức, thời gian đã thoả thuận mà công tác quản lí tài chính trong doanh nghiệp còn phải đảm bảo cho hoạt động thanh toán được thực hiện một cách linh hoạt và hợp lí nhất. Với một lượng vốn nhất định, dựa trên những thông tin có được về quan hệ thanh toán nợ phải trả, đôn đốc các khoản nợ phải thu nhằm điều hoà lượng vốn một cách có hiệu quả. Cụ thể là, tận dụng tối đa thời hạn thanh toán các khoản phải trả và thu hồi nhanh các khoản nợ phải thu thông qua nghiệp vụ chiết khấu cho khách hàng.
Như vậy, qua một số đặc điểm của quan hệ thanh toán nảy sinh giữa doanh nghiệp với các đối tượng có liên quan, ta thấy việc quản lí quan hệ thanh toán rất cần thiết,
giúp cho doanh nghiệp sử dụng vốn có hiệu quả... Vấn đề đặt ra là bằng cách nào để kiểm soát được các quan hệ kinh tế tài chính nà
@. Vai trò của việc hạch toán kế toán đối với việc quản lí các quan hệ thanh toán: Mọi quyết định trong công tác quản lý về quan hệ thanh toán của doanh nghiệp với các đối tác, CNV được tiến hành trên cơ sở những thông tin về các khoản nợ phát sinh với đối tác kinh doanh này.
Để có được những thông tin đó, việc hạch toán kế toán các khoản thanh toán nói riêng và các khoản phát sinh trong doanh nghiệp nói chung là rất quan trọng. Với chức năng ghi chép, phân loại tổng hợp mọi hoạt động của doanh nghiệp và cung cấp những thông tin hữu ích đó cho người ra quyết định, hạch toán kế toán sẽ giúp doanh nghiệp có được các thông tin cụ thể về số nợ, thời gian nợ và tình hình thanh toán với từng đối tượng trong từng khoản phải thu, phải trả. Hơn thế nữa, với các số liệu kế toán, nhà quản lí sẽ biết được khả năng thanh toán của doanh nghiệp với các khoản nợ phải trả và tình hình thu hồi các khoản phải thu và từ đó có biện pháp quản lý tài chính phù hợp, góp phần duy trì các hoạt động kinh doanh ngày càng được mở rộng.
Bên cạnh đó, chúng ta có thể khẳng định thêm rằng, hạch toán kế toán chính là công cụ quản lý duy nhất đối với các nghiệp vụ thanh toán, bởi khác với một số phần hành như vật tư, hàng hoá hiện hữu trong kho thì sự tồn tại của các quan hệ thanh toán mang tính trừu tượng, chỉ được biểu hiện duy nhất trên sổ sách giấy tờ.