- Phiếu thu, phếu chi Giấy bâo nợ,giấy báo có
2. Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán:
2.1. Hạch toán thanh toán với nhà cung cấp:
2.1.1. Đặc điểm của quan hệ thanh toán giữa DN với nhà cung cấp:
Nghiệp vụ thanh toán của doanh nghiệp với các nhà cung cấp thường xảy ra khi doanh nghiệp tiến hành mua vật tư, hàng hoá, thiết bị, công cụ dụng cụ, dịch vụ điện nước, ga, khi sửa chữa, bảo hành sản phẩm và TSCĐ phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh. Bởi vậy, đối tượng thanh toán của doanh nghiệp trong mối quan hệ này là người bán hàng hoá, người cung cấp dịch vụ và người nhận thầu về xây dựng cơ bản.
Có TK113
Chứng từ gốc
- Phiếu thu, phiếu chi
- Giấy báo Nợ, báo Có TK111 Bảng kê số 1 Nợ TK111 Sổ cái TK111, 112, 113 Bảng kê số 2 Có TK112 Có TK112
Ngoài ra, như đã đề cập ở trên, trong nền kinh tế phát triển như hiện nay, quan hệ thanh toán với các nhà cung cấp không còn bó hẹp trong phạm vi quốc gia mà đã mở rộng với các nhà cung cấp trên thị trường quốc tế. Khi đó hoạt động mua bán hàng hoá chính là hoạt động nhập khẩu trực tiếp hoặc thông qua nhập khâủ uỷ thác.
Dù là đối tượng nào, nghiệp vụ thanh toán chỉ phát sinh khi doanh nghiệp mua hàng theo phương thức thanh toán trả chậm tiền hoặc trả trước tiền hàng so với thời điểm thực hiện việc giao nhận hàng. Trong cả tình huống trên đều dẫn đến quan hệ nợ nần giữa doanh nghiệp với người bán hàng trong thời hạn thoả thuận. Khi doanh nghiệp mua chịu sẽ dẫn đến phát sinh 39582*1nghiệp vụ thanh toán nợphải trả với người bán, khi doanh nghiệp ứng trước tiền mua hàng sẽ nảy sinh một khoản nợ phải thu với nhà cung cấp.
Đối với các khoản thu với nhà cung cấp: Đây là hình thức tín dụng mà doanh nghiệp, với tư cách là người mua, cấp cho người bán nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc nhập hàng. Tuỳ thuộc mục đích của việc thanh toán sớm, thời gian trả tiền trước được chia làm hai loại:
Trả tiền trước cho người bán hàng ngày kể từ ngày ký hoặc sau khi ký hợp đồng. Mục đích của việc trả tiền trước này là doanh nghiệp cấp tín dụng cho người bán trong trường hợp người bán thiếu vốn do phải thực hiện các hợp đồng mua bán có kim ngạch lớn. Vì vậy, thời hạn ứng trước thường dài và mức tiền ứng trước thường lớn. Tuy nhiên, việc xác định số tiền trả trước này còn phụ thuộc vào nhu cầu vay của người bán cũng như khả năng cấp tín dụng của doanh nghiệp.
Trong giao dịch quốc tế hiện nay, các thương nhân nhập khẩu lớn ở các nước phát triển dùng hình thức ứng trước tiền, có tính chất tín dụng này cấp cho thương nhân xuất khẩu hay người sản xuất nông sản hoặc nguyên liệu ở các nước đang phát triển để khống chế và lũng đoạn thị trường xuất khẩu các mặt hàng này. cụ thể là, lợi dụng sự thiếu vốn của những nhà xuất khẩu này, các thương nhân nhập khẩu lớn thường kí các hợp đồng với điều kiện cấp tín dụng ứng trước hoàn toàn có lợi cho mình như tính lãi suất cao, giá hàng nhập khẩu thấp, phạt vi phạm hợp đồng với mức cao...
Loại thứ hai của trả tiền trước là trường hợp doanh nghiệp thanh toán cho người bán x ngày trước khi giao hàng.
Mục đích của loại này nhằm đảm bảo việc thực hiện đúng hợp đồng mua bán khi người cung cấp không tin vào khả năng thực hiện hợp đồng của doanh nghiệp hay đề phòng trường hợp
doanh nghiệp không muốn thực hiện hợp đồng. Đây là việc đảm bảo thực hiện hợp đồng nên mức tiền ứng trước không lớn lắm và thường nhỏ hơn trường hợp cấp tín dụng cho người bán và thời gian ứng trước cũng rất ngắn từ 10 đến15 ngày. Trong trường hợp này người bán chỉ giao hàng cho doanh nghiệp khi nhận được số tiền ứng trước hoặc giấy baó có về số tiền ứng trước đó.
Số tiền ứng trước có thể khấu trừ dần vào tiền hàng khi giao hàng. Nếu tiền ứng trước có tính chất tín dụng thì người bán thường tìm mọi cách kéo dài việc hoàn trả...
Còn trong quan hệ phải trả với người bán, các khoản công nợ là những hoản nợ ngắn hạn, là các khoản tiền mà doanh nghiệp có trách nhiệm trả trong vòng một chu kì kinh doanh hoặc là các khoản nợ mà doanh nghiệp phải thanh toán trong thời hạn không quá một năm. Nguồn trang trải các khoản nợ này thông thường là tài sản lưu động hoặc bằng các khoản vay ngắn hạn mới phát sinh.
Người ta phân chia các khoản nợ phải trả với người bán thành 2 loại: Khoản nợ hợp pháp:
Là khoản nợ mà thời hạn thanh toán được thực hiện đúng như thoả thuận giữa hai bên. Với doanh nghiệp, nếu như thời hạn này kéo dài thì càng có lợi, vì doanh nghiệp có thể sử dụng khoản vốn này cho các mục đích khác trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình một cách hợp pháp.
Khoản nợ bất hợp pháp:
Là khoản nợ chưa được thanh toán mặc dù đã vượt quá thời hạn thoả thuận. Tuy với khoản vốn chiếm dụng này, doanh nghiệp sẽ có thêm vốn để tiến hành kinh doanh, nhưng vì là vốn bất hợp pháp, không những ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh cho bạn hàng, mà còn mang lại những bất lợi mang tính pháp lí cho doanh nghiệp. Bởi vậy, không nên duy trì khoản nợ này trong cơ cấu vốn của doanh nghiệp.
Trong thanh toán quốc tế, việc trả tiền chậm được thực hiện phổ biến bằng cách nhận hối phiếu và mở tài khoản.
Việc cấp tín dụng thương mại cho người bán bằng cách mở tài khoản tức là hai bên trong giao dịch kí kết với nhau hợp đồng mua bán hàng hoá, trong đó định quyền của bên bán được mở một tài khoản để ghi nợ doanh nghiệp sau mỗi chuyến hàng mà bên bán đã thực hiện. Sau
từng thời gian nhất định đã qui định trong hợp đồng (tháng, quý), doanh nghiệp sẽ tiến hành thanh toán số nợ đó cho bên bán bằng cách chuyển tiền qua ngân hàng bằng séc, hoặc kỳ phiếu trả tiền ngay.
Còn đối với việc cấp tín dụng bằng cách chấp nhận hối phiếu được hiểu là: doanh nghiệp ký chấp nhận trả tiền vào hối phiếu có kỳ hạn của người bán ký phát cho họ để nhận bộ chứng từ hàng hoá thông qua ngân hàng hoặc người bán trực tiếp gửi cho họ. Thời hạn của tín dụng này phụ thuộc vào sự thoả thuận của hai bên. tuy nhiên, để đề phòng rủi ro xảy ra với số tiền bán chịu luật của các nước thường can thiệp bằng cách định ra thời hạn này từ 30 đến 90 ngày, luật của Mĩ quy định tới 180 ngày, còn luật của Nhật Bản quy định từ 180 ngày đến 360 ngày, có khi kéo dài tới 720 ngày.
2.1.2. Nguyên tắc hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp:
Xuất phát từ đặc điểm của quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với nhà cung cấp, đồng thời nhằm thực hiện đúng những nhiệm vụ đặt ra đối với công tác kế toán thanh toán, tổ chức hạch toán thanh toán với người bán cần tuân thủ các nguyên tắc sau đây:
- Mọi khoản thanh toán với người bán (nhà cung cấp) phải được theo dõi chi tiết cho từng đối tượng, theo từng khoản công nợ, trong đó phải hạch toán cụ thể số nợ phải trả, đã trả và số nợ còn phải trả. Nguyên tắc hạch toán này giúp cho doanh nghiệp tránh được nhầm lẫn trong thanh toán các khoản nợ cho chủ nợ, đặc biệt đối với những đối tượng mà doanh nghiệp có nhiều khoản nợ phải trả; đồng thời đôn đốc việc thanh toán đúng thời hạn tránh sự chiếm dụng vốn của nhau.
- Không phản ánh vào tài khoản này những vật tư, hàng hoá trả tiền ngay( tiền mặt, séc hoặc đã qua ngân hàng)
- Những vật tư, hàng hoá nhập kho, đã nhận nhưng đến cuối tháng vẫn chưa có hoá đơn thì sử dụng giá tạm tính để ghi vào sổ và phải điều chỉnh về giá thực tế khi nhận được hoá đơn hoặc thông báo chính thức của người bán.
- Khi hạch toán chi tiết tài khoản này, kế toán phải tiến hành phân loại để xác định những người bán, người cung cấp chấp nhận giảm giá hàng ngoài hoá đơn.
- Tuyệt đối không được bù trừ giữa hai bên nơ và có. Số dư bên nợ thể hiện số tiền ứng trước của doanh nghiệp cho người bán hoặc số đã trả lớn hơn số phải trả.
2.1.3. Các chứng từ trong hạch toán nghiệp vụ thanh toán với người bán:
i ở trên, nghiệp vụ thanh toán nói chung, nghiệp vụ thanh toán với người bán nói riêng chỉ tồn tại trên sổ sách giấy tờ. Bởi vậy, chứng từ là bằng chứng đầu tiên cho loại nghiệp vụ phát sinh này.
Hạch toán chi tiết và tổng hợp công nơ phải trả với nhà cung cấp dựa trên bộ chứng từ sau: - Hợp đồng mua hàng; phiếu nhập kho.
- Biên bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm, hàng hoá - Biên bản giao nhận tài sản cố định.
Ngoài ra, còn có các chứng từ thanh toán tiền mua hàng khi đến hạn trả; trực tiếp thông qua ngân hàng: phiếu chi, phiếu báo nợ hoặc bảng kê sao nợ.
Tuỳ thuộc vào quy mô, đặc điểm hoạt động SXKD và trình độ quản lí tổ chức của doanh nghiệp mà lựa chọn chủng loại và số lượng chứng từ sao cho thích hợp. Trong trường hợp doanh nghiệp muốn sử dụng những chứng từ không có trong quy định nhằm tạo điều kiện thuận lợi hơn trong công tác thanh toán với nhà cung cấp tại đơn vị cần có văn bản cho phép của Nhà nước.
2.1.4. Tài khoản sử dụng và phương pháp hạch toán: 2.1.4.1. Tài khoản sử dụng:
TK sử dụng để hạch toán nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp là: TK331- Phải trả người bán.
2.1.4.2. Nội dung và kết cấu TK331: Bên nợ:
- Số nợ phải trả đã trả cho người bán(vật tư, hàng hoá) người cung cấp lao vụ dịch vụ, người nhận thầu XDCB.
- Số tiền ứng trước cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu nhưng chưa nhận được hàng hoá, dịch vụ.
- Chiết khấu mua hàng được người bán chấp thuận cho doanh nghiệp giảm trừ vào số nợ phải trả.
- Số kết chuyển về phần giá trị vật tư hàng hoá thiếu hụt khi kiểm nhận và trả lại người bán. Bên có:
- Số nợ phải trả cho nhà cung cấp phát sinh khi hàng hoá, dịch vụ hay đầu tư XDCB. - Trị giá hàng nhận theo số tiền đã ứng
- Điều chỉnh giá tạm tính về giá thực tế của số vật tư hàng hoá dịch vụ đã nhận khi có hoá đơn hoặc có thông báo giá chính thức của nhà cung cấp.
Số dư bên có:
- Số tiền còn phải trả người bán, người cung cấp, người nhận thầu XDCB Số dư bên nợ : (nếu có)
- Phản ánh số tiền đã ứng trước cho người bán hoặc số đã trả nhiều hơn số phải trả theo dõi chi tiết của từng đối tượng cụ thể.
Khi lập bảng cân đối kế toán, phải lấy số dư chi tiết của từng đối tượng phản ánh ở tài khoản này để ghi vào bên tài sản - khoản người mua trả trước (số bên nợ) và bên nguồn vốn - Số dư có TK331.
2.1.4.3. Phương pháp hạch toán
@. Các nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp: Trường hợp doanh nghiệp mua chịu (mua trả chậm):
Mua chịu vật tư, hàng hoá, tài sản, lao vụ dịch vụ là người bán chấp nhận cho doanh nghiệp (người mua) thanh toán khối lượng hàng mà họ đã bán, đã bàn giao cho người mua. Mua chịu còn được gọi là mua trả chậm hay mua thanh toán. Khi mua chịu, kế toán căn cứ vào trị giá hàng mua phản ánh các bút toán sau:
Trường hợp doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ:
- Khi mua vật tư, hàng hoá nhập kho căn cứ vào chứng từ (hoá đơn, biên bản giao nhận, phiếu nhập kho) kế toán ghi:
Nợ TK 152, 153,156 - NVL, CCDC, hàng hóa thực nhập(PP KKTX) Nợ TK 611 - Mua hàng (theo phương pháp KKĐK)
Nợ TK133 - Thuế GTGT đầu vào Có TK 331 - Phải trả nhà cung cấp
- Trường hợp hàng mua về nhưng chưa có chứng từ, theo nguyên tắc quản lí tài sản, kế toán tiến hành thủ tục kiểm nhận nhập hàng và ghi sổ nợ nhà cung cấp theo giá tạm tính.
Nợ TK 152,153,156 - NVL,CCDC, hàng hóa thực nhập (PPKKTX) Nợ TK 611 - Mua hàng
Có TK 331 - Phải trả nhà cung cấp.
- Khi nhận được bộ chứng từ của lô hàng đã nhập, căn cứ vào giá mua thực tế, kế toán tiến hành điều chỉnh số tạm tính của khoản nợ
+ Nếu giá tạm tính < giá thực tế, kế toán tiến hành ghi sổ bổ sung nợ phải trả người bán: NợTK152, 153, 156: NVL,CCDC, hàng hoá thực nhập(KKTX).
Nợ TK 611 : Mua hàng (KKĐK) Nợ TK 133 : Thuế GTGT đầu vào
Có TK 331 : Phải trả nhà cung cấp (phần chênh lệch)
+ Nếu giá tạm tính > giá thực tế kế toán dùng bút toán ghi số âm để giảm nợ phải trả nhà cung cấp.
- Khi mua tài sản cố định đưa vào sản xuất kinh doanh, căn cứ hoá đơn bán hàng, biên bản giao nhận tài sản cố định và các chứng từ hạch toán có liên quan, kế toán ghi:
Nợ TK211 - TSCĐ hữu hình Nợ TK213 -TSCĐ vô hình
Nợ TK 133(1332) - Thuế GTGT đầu vào của TSCĐ Có TK 331 - Phải trả nhà cung cấp.
- Khi doanh nghiệp mua chịu dịch vụ, vật tư, hàng hoá không lưu chuyển qua kho, chi phí thẳng cho hoạt động sản xuất kinh doanh căn cứ hoá đơn kế toán ghi:
Nợ TK 641, 642- Chi phí bán hàng, Chi phí quản lý doanh nghiệp Nợ TK241- XDCB dở dang
Nợ TK142 - Chi phí trả trước Nợ TK 133 - Thuế GTGT đầu vào
Có TK331 - Phải trả nhà cung cấp - Khi thanh toán nợ phải trả, kế toán ghi: Nợ TK 331- Phải trả người bán
Có TK111, 112 - Tiền mặt, TGNH
Có TK 311, 341 - Vay ngắn, dài hạn trả nợ Có TK 511 - Doanh thu bán hàng trả nợ
Có TK 3331 - Thuế GTGT tương ứng với DTBH trừ nợ
- Khi nhà cung cấp chiết khấu cho doanh nghiệp thanh toán trước hạn, kế toán ghi số nợ phải trả được giảm:
Nợ TK 331: Phải trả nhà cung cấp
Có TK 711: Thu hoạt động tài chính
- TH chấp nhận giảm giá hoặc cho phép DN trả lại số hàng DN đã mua (nhưng chưa thanh toán) vì không đúng quy cách, chất lượng, kế toán ghi:
Nợ TK331 - Phải trả nhà cung cấp
Có TK152, 153, 156 - NVL,CCDC,hàng hoá (KKTX) Có TK 611 - Mua hàng (KKĐK)
Có TK 133 - Thuế GTGT đầu vào (của hàng mua trả lại) Sơ đồ 6:
Sơ đồ hạch toán thanh toán với người bán
TK 111,311 TK 211,241.1
Nợ Tk 331 Có
Trả nợ nhà cung cấp ( cả phần ứng trứơc ) Mua chịu TSCĐ, phảI trả nhà cung cấp TSCĐ
TK 511 TK 241.2,241.3
Trả nợ bằng hàng hoá dịch vụ, Sản phẩm Mua chịu CT XDCB phảI trả
người nhận thầu
TK 156,611 TK 156,611
Giảm giá hàng mua ,trả lại hàng Mua chịu vật tư CCDC ,hàng hoá…. cho ngưoi mua chuyển trả nhà cung cấp
Tk 133 TK 627,642…
Thuế GTGT của số tiền hàng hoá đựoc Hàng hoá mua về dùng thảng cho giảm giá hàng trả lại hoạt động SXKD
Chiết khấu thanh toán được huởng Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ Trừ vào nợ phảI trả
Tk 131 TK 111,112
Thanh toán bù trừ Thu hồi tiền trả thừa
Trường hợp doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hay với những hàng hoá không thuộc diện chịu thuế VAT
- Phản ánh giá trị vật tư, tài sản dịch vụ mua chịu phải trả người bán: Nợ TK liên quan (TK 152,153,156) - Tổng giá thanh toán
Nợ TK211, 213 - Giá mua có thuế VAT
Nợ TK241 (chi tiết công trình) - XDCB (Tổng giá thanh toán) Nợ TK (611, 627, 641, 642, 811, 821) - Tổng giá thanh toán.
Có TK331 (chi tiết đối tượng) - Tổng giá thanh toán
- Phản ánh só giảm giá, chiết khấu, hàng mua trả lạiđược người bán chấp nhận trừ vào số nợ phải trả:
Nợ TK331 - Phải trả nhà cung cấp
Có TK 152, 153, 156, 211, 213 Số giảm giá hàng mua, hàng trả lại theo giá có thuế VAT
Có TK 711 - Số chiết khấu thanh toán được hưởng
Trường hợp doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hay với những hàng hoá không thuộc diện chịu thuế VAT
- Phản ánh giá trị vật tư, tài sản dịch vụ mua chịu phải trả người bán: