PHẦN KIỂM TOÁN VÀ TƯ VẤN (A&C)
2.1.2.2 Bộ mỏy quản lý của Cụng ty Cổ phần Kiểm toỏn và Tư vấn (A&C) Bộ mỏy quản lý của Cụng ty Cổ phần Kiểm toỏn và Tư vấn (A&C).
Bộ mỏy quản lý của Cụng ty Cổ phần Kiểm toỏn và Tư vấn (A&C).
Với đặc thự của ngành kiểm toỏn nờn bộ mỏy quản lý của Cụng ty được tổ chức khỏ đơn giản theo mụ hỡnh chức năng, bao gồm: Hội đồng quản trị, Ban giỏm đốc Cụng ty, Phũng nghiệp vụ, Phũng hành chớnh quản trị nội bộ. Cỏc đơn vị trực thuộc gồm: chi nhỏnh tại Hà Nội, chi nhỏnh tại Nha Trang, chi nhỏnh tại Cần Thơ, và cụng ty TNHH Đồng Khởi. Mụ hỡnh tổ chức bộ mỏy hoạt động của Cụng ty đó được xõy dựng khoa học, gọn nhẹ, phõn cấp rừ ràng, giỳp cho Ban Giỏm đốc điều hành một cỏch cú hiệu quả hoạt động của Cụng ty. Tổ chức bộ mỏy hoạt động của Cụng ty được khỏi quỏt qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.1 : Tổ chức bộ mỏy hoạt động của Cụng ty Cổ phần Kiểm toỏn và Tư vấn (A&C). ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐễNG HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN KIỂM SOÁT BAN GIÁM ĐỐC
Phòng tụ̉ chức hành chính phòng kiờ̉m toán XDCB
Phòng kờ́ toán Các phòng kiờ̉m toán BCTC
phòng 1,2,3,4,5
Phòng tư vṍn, đào tạo Phòng dịch vụ
Chi nhánh tại Hà Nụ̣i Chi nhánh tại Nha Trang
Chức năng của cỏc bộ phận trong Cụng ty A&C.
Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý Cụng ty, cú toàn quyền nhõn danh Cụng ty để quyết định mọi vấn đề cú liờn quan đến mục đớch, quyền lợi của Cụng ty trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đụng.
Hội đồng quản trị cú quyền và nhiệm vụ như sau: quyết định chiến lược phỏt triển của Cụng ty; kiến nghị loại cổ phần và tổng số cổ phần được quyền chào bỏn của từng loại; quyết định huy động vốn theo cỏc hỡnh thức; quyết định phương ỏn đầu tư; quyết định giải phỏp trờn thị trường, tiếp thị và cụng nghệ; bổ nhiệm, miễn nhiệm, cỏch chức Giỏm đốc và cỏn bộ quản lý quan trọng khỏc của Cụng ty; quyết định cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ Cụng ty; quyết định thành lập Cụng ty con, lập chi nhỏnh, văn phũng đại diện…
Hội đồng quản trị của Cụng ty A&C gồm 5 thành viờn: - ễng Vừ Hựng Tiến Chủ tịch - ễng Nguyễn Minh Trớ Phú Chủ tịch - Bà Hà Thị Ngọc Hà Uỷ viờn - Bà Phựng Thị Quang Thỏi Uỷ viờn - Bà Nguyễn Thị Hồng Thanh Uỷ viờn
Ban Giỏm đốc là đại diện phỏp nhõn về đối nội và đối ngoại của Cụng ty, chịu trỏch nhiệm trước phỏp luật và cơ quan quản lý Nhà nước về mọi hoạt động của Cụng ty. Giỏm đốc là người cú quyền điều hành cao nhất trong Cụng ty, trực tiếp lónh đạo về mọi lĩnh vực hoạt động của Cụng ty như kinh tế, kế hoạch, tài chớnh, tổ chức hành chớnh, cụng tỏc thi đua khen thưởng, kỷ luật, xõy dựng cỏc quy chế và quy định quản lý nội bộ của Cụng ty. Phú giỏm đốc cú nhiệm vụ giỳp Giỏm đốc điều hành cỏc hoạt động để thực hiện mục tiờu, chiến lược của Cụng ty. Cỏc Phú giỏm đốc phụ trỏch hoạt động, lĩnh vực mà Giỏm đốc phõn cụng và chịu trỏch nhiệm trước Giỏm đốc về cỏc lĩnh vực được giao.
Ban Giỏm đốc của Cụng ty A&C bao gồm:
- ễng Vừ Hựng Tiến Giỏm đốc - Bà Phựng Thị Quang Thỏi Phú Giỏm đốc - ễng Nguyễn Chớ Dũng Phú Giỏm đốc - Bà Nguyễn Thị Hồng Thanh Phú Giỏm đốc - ễng Nguyễn Minh Trớ Phú Giỏm đốc - ễng Lờ Minh Tài Phú Giỏm đốc
Phũng Tổ chức hành chớnh là phũng chức năng giỳp việc cho giỏm đốc trong cỏc cụng tỏc: tổ chức quản lý và thực hiện cụng tỏc hành chớnh quản trị của Cụng ty, thực hiện phương ỏn sắp xếp, cải tiến tổ chức kinh doanh, quản lý, đào tạo và bồi dưỡng, tuyển dụng, quản lý và điều phối sử dụng hợp lý, tổ chức tiếp nhận thuyờn
chuyển điều động cỏn bộ, cụng nhõn viờn, tổ chức thực hiện đỳng đắn cỏc chế độ chớnh sỏch của Nhà nước đối với cỏn bộ cụng nhõn viờn chức, thanh tra việc thực hiện chớnh sỏch, phỏp luật, nhiệm vụ kế hoạch kinh doanh của Cụng ty và cỏc chi nhỏnh, là đầu mối giải quyết cụng việc văn phũng hành chớnh giỳp cho giỏm đốc điều hành và chỉ đạo nhanh chúng, thống nhất, tập trung trong hoạt động kinh doanh, tạo điều kiện thuận lợi cho cỏc phũng ban, chi nhỏnh, cỏc tổ chức đoàn thể và cỏn bộ cụng nhõn viờn thực hiện tốt nhiệm vụ được giao.
Phũng Kế toỏn là phũng cú chức năng giỳp Giỏm đốc Cụng ty tổ chức bộ mỏy kế toỏn tài chớnh từ Cụng ty đến cỏc chi nhỏnh; chịu trỏch nhiệm thu nhận, xử lý và hệ thống hoỏ toàn bộ thụng tin kế toỏn phục vụ cho quản lý kinh tế tài chớnh của Cụng ty; tổ chức chỉ đạo kiểm soỏt toàn bộ cụng tỏc tài chớnh, hạch toỏn kế toỏn theo đỳng điều lệ tổ chức kế toỏn và phỏp lệnh kế toỏn thống kờ của Nhà nước được cụ thể hoỏ bằng điều kiện hoạt động của Cụng ty.
Phũng Nghiệp vụ là phũng trực tiếp tiến hành cỏc hoạt động cung cấp dịch vụ kiểm toỏn, thẩm định, tư vấn…Hoạt động của phũng này thể hiện mục đớch hoạt động của Cụng ty và quyết định phần lớn việc thực hiện cỏc mục tiờu và chiến lược phỏt triển của Cụng ty. Cỏc phũng nghiệp vụ độc lập về lĩnh vực hoạt động, đồng thời cú sự phối kết hợp, trao đổi thụng tin chặt chẽ để hoàn thành nhiệm vụ được Ban Giỏm đốc và Cụng ty giao phú.
Cỏc chi nhỏnh: Cụng ty cú 3 chi nhỏnh tại Hà Nội, Nha Trang, Cần Thơ đều do cỏc Phú giỏm đốc Cụng ty trực tiếp phụ trỏch. Cỏc chi nhỏnh đều cú địa vị phỏp nhõn, được sử dụng con dấu riờng, hoạt động kinh doanh theo Giấy phộp đăng ký kinh doanh của chi nhỏnh, thực hiện hạch toỏn phụ thuộc, định kỡ lập bỏo cỏo thu chi làm cơ sở tớnh kết quả hoạt động kinh doanh của Cụng ty. Cỏc chi nhỏnh phải chấp hành Điều lệ Cụng ty, kỷ luật của Cụng ty, tuõn thủ quy trỡnh kiểm toỏn chung, cỏc tiờu chuẩn nghiệp vụ kĩ thuật, ghi chộp giấy tờ, bảo quản lưu trữ hồ sơ kiểm toỏn theo đỳng quy định. Hoạt động kinh doanh của chi nhỏnh chủ yếu dựa vào khả năng ký kết hợp đồng của chi nhỏnh đồng thời cũng tiến hành thực hiện cỏc hợp đồng của Cụng ty.
Bộ mỏy quản lý chi nhỏnh Cụng ty Cổ phần Kiểm toỏn và Tư vấn (A&C) tại Hà Nội.
Để tiến hành cỏc hoạt động của mỡnh một cỏch thuận lợi và cú hiệu quả, chi nhỏnh đó tổ chức bộ mỏy quản lý gọn nhẹ, phự hợp với mục đớch hoạt động và chức năng, quy mụ của mỡnh. Bộ mỏy quản lý gồm: Ban Giỏm đốc chi nhỏnh, phũng Hành chớnh – Quản trị và cỏc phũng Nghiệp vụ. Tổ chức bộ mỏy được khỏi quỏt qua sơ đồ sau:
Ban giỏm đốc Chi nhỏnh gồm Giỏm đốc Chi nhỏnh và 2 Phú giỏm đốc chi nhỏnh, cụ thể:
Giỏm đốc Chi nhỏnh: Bà Nguyễn Thị Hồng Thanh là người điều hành, chỉ đạo mọi hoạt động của chi nhỏnh và chịu trỏch nhiệm trước Giỏm đốc Cụng ty và Cụng ty về mọi hoạt động của Chi nhỏnh.
Phú giỏm đốc chi nhỏnh cú nhiệm vụ giỳp Giỏm đốc chi nhỏnh quản lý và điều hành cỏc hoạt động hàng ngày của chi nhỏnh.
Phũng Hành chớnh – Quản trị thực hiện cụng tỏc hành chớnh, kế toỏn, thư ký, phiờn dịch, văn thư, tin học, lỏi xe, bảo vệ.
Cỏc phũng Nghiệp vụ cung cấp cho khỏch hàng cỏc dịch vụ liờn quan đến kiểm toỏn, tài chớnh, thuế…Chi nhỏnh cú 3 phũng nghiệp vụ, trong đú phũng nghiệp vụ 1 và 2 chuyờn trỏch lĩnh vực kiểm toỏn bỏo cỏo tài chớnh, phũng nghiệp vụ 3 chuyờn trỏch lĩnh vực đầu tư xõy dựng cơ bản.
Như vậy, bộ mỏy quản lý của Cụng ty cũng như của Chi nhỏnh được phõn cụng, phõn cấp tương đối rừ ràng, thể hiện tớnh chuyờn mụn hoỏ cao, linh hoạt trong tổ chức. Mỗi bộ phận đều cú chức năng, nhiệm vụ cụ thể vừa cú tớnh độc lập vừa cú sự phối hợp chặt chẽ với nhau trong việc thực hiện mục tiờu chung.
Mối quan hệ giữa Cụng ty và chi nhỏnh.
Cụng ty cú 3 chi nhỏnh tại Hà Nội, Nha Trang và chi nhỏnh mới thành lập tại Cần Thơ, việc hoạt động của chi nhỏnh được sự giỏm sỏt của Hội đồng quản trị và Ban Giỏm đốc Cụng ty. Cỏc chi nhỏnh đều cú địa vị phỏp nhõn, tiến hành cỏc hoạt động kinh doanh theo Đăng ký kinh doanh của chi nhỏnh nhưng hoàn toàn hạch toỏn phụ thuộc. Cỏc chi nhỏnh khụng tớnh lói lỗ hoạt động, chỉ lập bỏo cỏo thu chi, kết quả hoạt động tớnh vào kết quả cụng ty.
Khi tiến hành hoạt động theo Đăng ký kinh doanh, cỏc chi nhỏnh hoạt động theo Điều lệ Cụng ty và tuõn thủ đỳng theo cỏc tiờu chuẩn kỹ thuật nghiệp vụ của Cụng ty đó được đỳc kết và xõy dựng tương đối đầy đủ.
Trong lĩnh vực kiểm toỏn, hoạt động kiểm toỏn tại cỏc chi nhỏnh đều phải tuõn theo chương trỡnh kiểm toỏn cho từng khoản mục mà Cụng ty đó xõy dựng cụ thể từ lập kế hoạch kiểm toỏn, lập chương trỡnh kiểm toỏn đến thực hiện chương trỡnh kiểm toỏn và kết thỳc kiểm toỏn. Chi nhỏnh tiến hành ghi chộp và lưu giữ cỏc Bỏo cỏo kiểm toỏn theo quy định ghi chộp cụ thể của Cụng ty. Sau đú hàng năm chi nhỏnh tiến hành gửi cỏc bỏo cỏo kiểm toỏn cựng bỏo cỏo về hoạt động của chi nhỏnh để Cụng ty tổng kết và đỏnh giỏ hoạt động của chi nhỏnh và hoạt động của toàn Cụng ty.
Cỏc hoạt động của chi nhỏnh chủ yếu dựa vào khả năng ký kết hợp đồng của chi nhỏnh và dựa vào uy tớn của Cụng ty và năng lực điều hành của Ban giỏm đốc chi nhỏnh. Tuy nhiờn, chi nhỏnh cũng tiến hành làm giỳp Cụng ty một số hợp đồng do
Cụng ty ký kết với khỏch hàng. Khi đú, chi nhỏnh sau khi hoàn thành cụng việc được giao sẽ gửi toàn bộ file tài liệu kiểm toỏn do chi nhỏnh thực hiện cho Cụng ty. Cụng ty sẽ tổng hợp cụng việc và cho ý kiến về bỏo cỏo tài chớnh và quyết toỏn vốn đầu tư xõy dựng cơ bản. Chi nhỏnh chỉ lập bỏo cỏo kiểm toỏn của chi nhỏnh mà khụng tiến hành thu phớ hoạt động kiểm toỏn này.