1 đơn vị NVL * Số lượng NVL xuất kho Giá bình quân 1 đơn vị NVL = Trị giá thực tế NVL tồn kho đầu kỳ + Trị giá thực tế NVL nhập kho trong kỳ Số lượng NVL tồn kho đầu kỳ + Số lượng NVL nhập trong kỳ
Ví dụ: Ta có bảng kê lượng hàng nhập tháng 12 năm 2011 của thạch cao như sau:
Ngày N – X – T Số lượng
(tấn) Đơn giá Số tiền
01/12 Tồn 8.000 856.993 6.855.944.000
05/12 Nhập 3.000 863.636 2.590.908.000
15/12 Nhập 5.000 872.727 4.363.635.000
27/12 Nhập 2.000 878.125 1.756.892.000
Ngày 28/12/2011 xuất kho 9.000 tấn. Cách xác định trị giá vốn thực tế xuất kho như sau:
Đơn giá bình quân
= 6.855.944.000 + 2.590.908.000 + 4.363.635.000 + 1.756.892.000 8.000 + 3.000 + 5.000 + 2.000
= 864.854
Trị giá vốn thực tế xuất kho ngày 28/12/2011 của thạch cao: 9.000 * 864.854 = 7.783.686.000
Đối với NVL tự khai thác là đá vôi và đất sét sau khi khai thác sẽ đưa thẳng vào sản xuất không qua nhập kho nên khối lượng xuất được tính vào cuối tháng và tính ngược từ khối lượng clinker sản xuất trong tháng theo tỷ lệ của đá vôi và đất sét trong clinker. Cuối tháng, phòng kỹ thuật dựa vào báo cáo sản xuất
clinker để tính ra lượng đá vôi và đất sét đã xuất dùng sau đó chuyển số liệu xuống phòng kế toán.
3.2.3.5. Tổ chức chứng từ và kế toán chi tiết vật liệu 3.2.3.5.1. Chứng từ sử dụng và việc luân chuyển chứng từ Chứng từ bắt buộc:
- Hoá đơn (GTGT) (Mẫu số 01GTKT3/001) - Biên bản kiểm nghiệm vật tư (Mẫu 07- VT)
- Phiếu nhập kho (Mẫu 01 - VT) - Phiếu xuất kho (Mẫu 02 - VT) - Biên bản kiểm kê vật tư (Mẫu 05 - VT)
(1) Hóa đơn (GTGT) (Mẫu số 01GTKT3/001)
Hóa đơn GTGT do người bán lập khi bán hàng hoặc cung ứng lao vụ, dịch vụ thu tiền. Mỗi hóa đơn được lập cho những hàng hóa, dịch vụ có cùng mức thuế suất.
Hoá đơn GTGT là căn cứ để đơn vị bán hạch toán doanh thu, người mua làm chứng từ đi đường và ghi sổ kế toán. Hoá đơn GTGT do kế toán Công ty lập thành 3 liên (đặt giấy than ghi một lần ).
- Liên 1: Lưu.
- Liên 2: Giao khách hàng. - Liên 3: Dùng thanh toán.
Bảng 3.7:
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số: 01GTKT3/001
Liên 2: Giao người mua Ký hiệu: AA/11P
Ngày 05 tháng 12 năm 2011 Số: 0011668
Đơn vị bán hàng: Công ty CP Thạch cao Xi măng Mã số thuế: 040010820
Địa chỉ: 24 đường Hà Nội, thành phố Huế, tỉnh Thừa Thiên Huế Số tài khoản: 50510000012466 tại Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Huế Điện thoại: 054 3825432
Họ tên người mua hàng:
Tên đơn vị: Công ty CP xi măng Bỉm Sơn Mã số thuế: 2800232620
Địa chỉ: Ba Đình – Bỉm Sơn – Thanh Hóa Hình thức thanh toán: CK Số tài khoản:
STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính
Số
lượng Đơn giá Thành tiền
1 2 3 4 5 6=4*5
1 Thạch cao Tấn 3.000 863.636 2.590.908.000
Cộng tiền hàng: 2.590.908.000
Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 259.090.800 Tổng cộng tiền thanh toán: 2.849.998.800 Số tiền viết bằng chữ: Hai tỷ tám trăm bốn mươi chín triệu chín trăm chín mươi tám ngàn tám trăm đồng chẵn. Người mua hàng Đã ký Người bán hàng Đã ký Thủ trưởng đơn vị Đã ký
Nguồn: Phòng kế toán – thống kê – tài chính
Bảng 3.8:
CÔNG TY CỔ PHẦN XI MĂNG BỈM SƠN Mẫu số 07-VT
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM
NGÀY 05 THÁNG 12 NĂM 2011
Căn cứ: Hợp đồng Số: 01T Ngày 17 tháng 11 năm 2011
Căn cứ hóa đơn số: 0011668 Ngày 05 tháng 12 năm 2011
Của: Công ty Cổ phần Thạch cao Xi măng
Ban kiểm nghiệm gồm:
Ông (Bà): Nguyễn Ngọc Lâm Đại diện kỹ thuật Ông (Bà): Hoàng Văn Lương Đại diện vật tư Ông (Bà): Phạm Thị Nga Thống kê tổng kho
Ông (Bà): Nguyễn Văn Tâm Thủ kho
Ông (Bà): Lê Thị Lương Phòng KTTKTC
Đã kiểm nghiệm các loại vật tư, thiết bị, hàng hóa sau: STT Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư, sản phẩm hàng ĐVT Nơi sản xuất Số lượng Ghi chú Theo C.từ Đúng chất lượng Không đúng chất lượng 1 Thạch cao Tấn 3.000 3.000 0 Tổng cộng: 3.000 3.000
Ý kiến của ban kiểm nghiệm: Vật liệu đúng chủng loại, đúng số lượng. Đề nghị cho nhập kho. Đại diện kỹ thuật Đã ký Đại diện giao hàng Đã ký KTTKTC Đã ký Thủ kho Đã ký Thống kê Đã ký Nguồn: Phòng kế toán – thống kê – tài chính
(2) Biên bản kiểm nghiệm vật tư: (Mẫu 07 - VT)
Theo quy định của Công ty khi khách hàng đưa hàng vào nhập kho phải làm biên bản kiểm nghiệm vật tư. Ban bản kiểm nghiệm gồm:
- Một đại diện kỹ thuật của phòng kỹ thuật sản xuất - Một đại diện vật tư của bên bán hàng.
- Một đại diện của tổ thống kê tổng kho - Thủ kho theo dõi vật tư được nhập kho
- Một đại diện của phòng kê toán – thống kê – tài chính
Căn cứ vào hợp đồng kinh tế, hoá đơn GTGT, phiếu xuất kho… của bên bán ban kiểm kê sẽ tiến hành kiểm nghiệm vật tư theo các phương pháp nhất định. Sau đó sẽ viết biên bản kiểm nghiệm vật tư, biên bản này được lập thành 3 liên.
- 1 liên lưu theo phiếu nhập kho để làm cơ sở thanh toán với khách hàng. - 1 liên lưu ở phòng kỹ thuật sản xuất hoặc các phòng ban có liên quan. - 1 liên giao cho khách hàng.
(3) Phiếu nhập kho: (Mẫu 01 - VT)
Sau khi tiến hành kiểm nghiệm xong vật tư sẽ được nhập kho. Phiếu nhập kho sẽ được nhân viên thống kê Tổng kho viết theo đúng quy định về mẫu biểu, nội dung và phương pháp lập, có đầy đủ chữ ký của những người có liên quan. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên:
- 1 liên lưu tại phòng tổng kho.
- 1 liên chuyển cho thủ kho để vào thẻ kho, sau đó chuyển cho kế toán theo dõi kho.
- 1 liên chuyển cho kế toán thanh toán để thanh toán với khách hàng. Phiếu nhập kho được lập theo mẫu sau:
Bảng 3.9:
CÔNG TY CỔ PHẦN XI MĂNG BỈM SƠN Phường Ba Đình – TX Bỉm Sơn – Thanh Hóa
PHIẾU NHẬP KHO Mẫu số: 01-VT
Ngày 05 tháng 12 năm 2011 Số phiếu: 28
Nhập của: Hoàng Văn Lương – Công ty CP Thạch cao Xi măng
Theo: HỢP ĐỒNG Số 01T Ngày 17 tháng 11 năm 2011
Hóa đơn mua hàng số: 0011668 Ngày 05 tháng 12 năm 2011
Biên bản kiểm nghiệm số: 2/2 Ngày 05 tháng 12 năm 2011
Nguồn nhập: mua NVL nhập kho Nhập vào kho: K12 – Nguyễn Văn Tâm
STT Tên, nhãn hiệu, quy cách
vật tư, sản phẩm hàng hóa ĐVT Mã vật tư Theo Số lượng
C.từ
Thực nhập