I Những giải pháp chủ yếu nhằm hoàn thiện hoạt động kinh doanh nhập khẩu của Công ty.
1. Các giải pháp về phía Công ty.
1.1 Giải pháp về vốn.
Trong cơ chế thị trường việc nhập khẩu vật tư nguyên liệu sản xuất bao bì cũng như mọi hàng hoá khác đều tính theo giá cả quốc tế và thanh toán bằng ngoại tệ tự do, không bị dàng buộc với các nghị định thư. Do vậy, các hợp đồng nhập khẩu đều phải dựa trên lợi ích và hiệu quả kinh tế để quyết định có thực hiện hay không. Muốn có được hiệu quả kinh tế thì sử dụng vốn phải có hiệu quả cao.
Đây là yêu cầu cấp bách trong điều kiện nhu cầu nhập khẩu cao trong khi vốn nhập khẩu lại eo hẹp. Để đạt được hiệu quả sử dụng vốn cao thì công ty phải làm tốt công tác quản lý vốn. Cụ thể Công ty cần:
- Chấp hành nghiêm chỉnh chế độ quản lý tài chính, tín dụng ngoại hối của nhà nước mà trước tiên là hoàn thành các loại thuế phải nộp.
- Tính toán các khả năng lỗ, lãi, thời gian thu hồi vốn trong kinh doanh cũng như dự tính trước những rủi ro có thể xảy ra để có biện pháp phòng ngừa.
- Kết hợp chặt chẽ sự vận động của vốn và hàng hoá, vốn trong kinh doanh gồm vốn cố định và vốn lưu động. Nâng cao hiệu quả sử dụng vốn có nghĩa là nâng cao hiệu quả sử dụng cả vốn lưu động và vốn cố định. Là một Công ty thương mại đơn thuần nên lượng vốn lưu động trong kinh doanh của PACKEXPORT khá lớn. Chính vì vậy, nếu Công ty nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động thì chắc chắn hiệu quả kinh doanh sẽ tăng lên.
Vốn lưu động là do sự hợp thành của tài sản vốn lưu động và vốn lưu thông biểu hiện bằng tiền tạo ra. Đối với loại vốn này, Công ty cần thực hiện các biện pháp sau:
+ Tăng nhanh tốc độ luân chuyển hàng hoá để không cần tăng thêm lượng vốn lưu động mà hiệu quả sử dụng vốn lại tăng lên. Lựa chọn phương thức thanh toán
thuận lợi, an toàn, tránh được tình trạng ứ đọng vốn hay dây dưa trong thanh toán tiền hàng.
+ Tận dụng vốn của chủ đầu tư trong nhập khẩu uỷ thác bằng cách yêu cầu họ chuyển tiền đúng hạn. Như vậy sẽ tiết kiệm vốn của Công ty vào các dự án nhập khẩu tự doanh. Tuy nhiên không nên yêu cầu chủ đầu tư phải đặt cọc khoản tiền lớn để thực hiện hợp đồng. Với những bạn hàng quen thuộc, Công ty có thể sử dụng vốn của mình ứng ra để thực hiện hợp đồng sau đó mới yêu cầu bạn hàng thanh toán. Như vậy, Công ty sẽ tăng sức cạnh tranh của mình trên thị trường. + Đẩy mạnh xuất khẩu để tăng nhanh lượng vốn lưu động phục vụ nhập khẩu. Ngoài ra còn phải quản lý tốt lượng hàng dự trữ thanh lý kịp thời hàng ứ đọng, hàng tồn kho để giải phóng vốn. Nguồn vốn lưu động của Công ty hiện nay gồm vốn tự có, vốn đi vay, vốn liên doanh, liên kết. Nhưng để nhập khẩu có hiệu quả trong khi vốn tự có ít thì Công ty nên vay các ngân hàng, các tổ chức tài chính với lãi suất ưu đãi.
Vốn cố định là vốn đầu tư vào tài sản của công ty. Vốn cố định của PACKEXPORT không nhiều, chỉ chiếm khoảng 25% tổng số vốn kinh doanh, một tỷ lệ hợp lý đối với một công ty thương mại. Vốn cố định tham gia vào nhiều quá trình sản xuất kinh doanh và sau mỗi chu kỳ vẫn giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu nhưng giá trị của nó được chuyển dần từng phần vào giá trị sản phẩm. Chính vì vậy Công ty cần:
+ Tăng mức lưu chuyển hàng hoá xuất nhập khẩu vì như vậy sẽ khai thác được hết công suất tài sản cố định được và giảm chi phí tài sản cố định trên một đơn vị hàng hoá kinh doanh.
+ Tăng tỷ trọng tài sản cố định được sử dụng trong kinh doanh, giảm tỷ trọng tài sản cố định chờ thanh lý.
- Nghiên cứu các nhân tố ảnh hưởng đến sử dụng vốn để kịp thời đề ra các phương án đối phó thích hợp.
- Thực hiện chế độ trách nhiệm vật chất đối với quá trình sử dụng vốn.
- Khi bỏ vốn ra kinh doanh phải xây dựng được các phương án kinh doanh để đảm bảo hiệu quả sử dụng vốn cao.
- Tập trung hướng vốn sử dụng đầu tư này vò việc nhập khẩu máy móc thiết bị để nâng cao hiệu quả việc thiết kế mẫu mốt bao bì.
1.2 Giải pháp về thị trường.
Trong kinh doanh xuất nhập khẩu đặc biệt là việc nhập khẩu, việc nắm vững thị trường là rất quan trọng. Chính vì vậy, Công ty cần tiến hành nghiên cứu thị trường, nắm bắt nhu cầu của khách hàng để từ đó đáp ứng tối đa nhu cầu này. Có như vậy Công ty mới mở rộng được thị trường và kinh doanh có lãi.
Là một Công ty xuất nhập khẩu nên PACKEXPORT phải nghiên cứu cả hai thị trường trong và ngoài nước.
a/ Với thị trường trong nước.
Công ty cần chú trọng hơn nữa để phát hiện được các nhu cầu của các doanh nghiệp. Cụ thể phải nghiên cứu để biết được khách hàng sẽ cần loại nguyên liệu nào, quy cách phẩm chất ra sao, thông số kỹ thuật như thế nào,...Ngoài ra cần nắm được thông tin về tình hình cạnh tranh trên thị trường thiết bị, doanh nghiệp nào đã nhập, đang nhập và sẽ nhập thiết bị đó. Cũng cần hiểu rõ chính sách của Nhà nước có liên quan đến nhập khẩu nguyên liệu, về hệ thống tài chính tiền tệ và đặc biệt là biểu thuế về các chi tiết chính của thiết bị toàn bộ. Vì đây là thiết bị toàn bộ nên Công ty cần nghiên cứu về tình hình tiêu thụ hàng hoá do thiết bị đó tạo ra. Từ trước đến nay, PACKEXPORT thường ít quan tâm đến vấn đề này. Cần xác định rõ liệu hàng hoá do thiết bị sản xuất ra có khả năng tiêu thụ như thế nào trên thị trường. Dù rằng vấn đề này đã được nêu rõ trong luận chứng kinh tế kỹ thuật của chủ đầu tư nhưng Công ty cũng cần xem xét kỹ lưỡng. Nếu thấy việc
nhập khẩu là không hợp lý do sản phẩm tạo ra không tiêu thụ được thì Công ty sẽ không nhập.
b/ Đối với thị trường nước ngoài.
Công ty cần phải phát huy hơn nữa những hiểu biết của mình về các vấn đề sau:
- Nắm vững chính sách thương mại cũng như cá chính sách bảo hộ mậu dịch của mỗi quốc gia, cần có một thông tin dự đoán các biến động về kinh tế, chính trị của mỗi nước khác nhau để tránh các trường hợp bất khả kháng khi thực hiện hợp đồng
- Không chỉ nắm tình hình về một quốc gia mà Công ty cần biết rõ những thông lệ quốc tế, những tập quán thương mại quốc tế hay những công ước quốc tế để vận dụng chúng một cách có hiệu quả.
- Ngoài ra việc nắm chắc chính sách nhập khẩu về nguyên liệu, thiết bị sản xuất bao bì của Nhà nước, tình hình giá cả của nguyên liệu, thiết bị hay điểm mạnh, điểm yếu của thiết bị do từng nước sản xuất cũng là điều rất quan trọng. Dù hiện nay có rất nhiều hãng nước ngoài đặt văn phòng đại diện tại Việt Nam nhưng Công ty nên thành lập hai hệ thống các đại diện tại nước ngoài để nghiên cứu, nắm bắt tình hình cho chính xác. Tuy nhiên, không thể khôi phục y nguyên hệ thống đại diện như trước kia mà nên tổ chức đại diện theo khu vực cụ thể, Công ty cử đại diện tại khu vực Tây Âu, Bắc Âu, Đông Âu, Trung Quốc, tại khu vực ASEAN,...
- Những thông tin về thị trường mà Công ty thu được cần phải chính xác, kịp thời. Sau khi thu thập, Công ty nên tiến hành phân tích, nghiên cứu kỹ lưỡng những thông tin này để làm cơ sở ra các quyết định chính xác.
Mục đích của PACKEXPORT là mở rộng cả thị trường trong nước và ngoài nước để nâng cao hiệu quả kinh doanh, thực hiện tốt chức năng của mình.
Song song với việc mở rộng thị trường Công ty cần xác định những thị trường trọng điểm của mình để tập trung hoạt động có hiệu quả hơn. Trước đây thị trường trọng điểm của Công ty là Liên Xô cũ, còn hiện nay phần lớn giá trị nhập khẩu của Công ty là ở Trung Quốc, Nhật Bản, Nam Triều Tiên. Đây là điều mà chúng ta cần suy nghĩ vì Trung Quốc chưa hẳn là một nước phát triển, chưa tập trung được những công nghệ, thiết bị hiện đại dù có ưu điểm là giá vật tư nguyên liệu và thiết bị thấp hơn so với các nước khác. Trong tương lai Công ty cần hướng và những thị trường như Pháp, Mỹ vì đây là những nước có nền công nghiệp phát triển, có khả năng cung cấp thiết bị hiện đại, phong phú cho Công ty.
1.3 Đào tạo đội ngũ cán bộ có trình độ chuyên môn giỏi.
Để có thể tồn tại và phát triển trong mọi cơ chế cạnh tranh hiện nay, Công ty cần có đội ngũ cán bộ có năng lực, có trình độ chuyên môn giỏi. Dù hiện có trên 80% cán bộ có trình độ đại học, có kinh nghiệm nhưng đa phần đã lớn tuổi nên Công ty cần có chính sách tuyển dụng mới. Đối tượng của chính sách này đa phần là sinh viên khối kinh tế và các trường kĩ thuật mới ra trường, nhưng có trình độ, năng động và có nguyện vọng gắn bó lâu dài với Công ty. Tuy chưa có kinh nghiệm nhưng với sự giúp đỡ của những cán bộ dày dạn kinh nghiệm thì chắc chắn trong tương lai họ sẽ là đội ngũ kế cận cho lớp cán bộ hiện nay.
Đội ngũ cán bộ Công ty phải có kiến thức, sáng tạo và biết tạo ra bầu không khí thuận lợi trong cơ quan để tăng hiệu quả công việc. Đặc biệt là lãnh đạo cần sử dụng các hình thức khuyến khích vật chất và tinh thần để động viên cán bộ công nhân viên. Cụ thể là sẽ qui định một khoản tiền thưởng khi cán bộ ký kết được hợp đồng hay thưởng khi Công ty làm ăn có lãi, hoặc tổ chức cho nhân viên đi nghỉ mát,v..v. Bên cạnh đó cán bộ lãnh đạo còn phải có khả năng ngoại giao tốt với các bạn hàng trong và ngoài nước, có tính quyết đoán trong công việc. Đội ngũ cán bộ giỏi của Công ty cần giỏi về nghiệp vụ, thành thạo về ngoại ngữ, am hiểu cả kỹ thuật lẫn nghiệp vụ ngoại thương. Nhìn chung cán bộ Công
ty thường chỉ được đào tạo chuyên về một lĩnh vực riêng như nghiệp vụ ngoại thương hay kỹ thuật. Để thực hiện tốt việc nhập khẩu thì nó đòi hỏi cán bộ phải nắm vững cả hai lĩnh vực trên.
Do vậy cán bộ Công ty phải tự tìm tòi, nghiên cứu, học tập nên gặp nhiều khó khăn. Chính vì thế PACKEXPORT cần thực hiện chính sách cử cán bộ đi đào tạo thêm về trình độ kỹ thuật được nâng cao về các nghiệp vụ ngoại thương và ngoại ngữ. Bên cạnh đó cán bộ nghiệp vụ còn phải nắm vững Luật Thương mại mới của nước ta (có hiệu lực từ ngày 1/1/1998 ), các qui định của Bộ Thương mại về hàng hoá cấm nhập khẩu, ngừng nhâp khẩu cũng như tập quán thương mại quốc tế hay luật pháp của mỗi quốc gia,...để vận dụng có hiệu quả trong kinh doanh. Giải pháp này chắc chắn sẽ được Công ty thực hiện tốt nhất nếu như Công ty có người làm công tác tổ chức cán bộ có trình độ, năng lực về công tác cán bộ, đánh giá và nhận xét cán bộ một cách chính xác, tham mưu chuẩn xác cho lãnh đạo Công ty về việc bố trí, xắp xếp và sử dụng cán bộ theo sở trường năng lực. Đánh giá cán bộ không đúng, không chính xác dẫn đến sử dụng cán bộ một cách tuỳ tiện, làm mất đi động lực phấn đấu của từng cá nhân.
Giải pháp này chắc chắn sẽ được PACKEXORT thực hiện tốt nhất vì điều này bắt nguồn từ việc Công ty đã có sẵn đội ngũ cán bộ có năng lực, có trình độ hơn. Hơn nữa số cán bộ này luôn cố gắng học hỏi nâng cao trình độ của bản thân. Hiện nay Công ty đã có một số lượng đáng kể cán bộ có trình độ sau đại học như thác sĩ, phó tiến sĩ. Đó là chưa kể tới lực lượng trẻ vừa tốt nghiệp loại giỏi tại các trường đại học có uy tín đang rất muốn làm việc tại Công ty.
Thực tế hiện nay Công ty phải xắp xếp, bố trí lực lượng của mình cho hợp lý hơn để phát huy năng lực sáng tạo của mỗi người. Với những cá nhân đã nhiều tuổi, trình độ thấp, năng lực chuyên môn hạn chế, kinh doanh không có hiệu quả Công ty có thể thực hiện giảm biên chế. Ngược lại những cá nhân có trình độ,
được đào tạo chính quy, nhanh nhẹn tháo vát, năng động trong kinh doanh đem lại hiệu quả cho Công ty thì cần được khen thưởng thích đáng.
Tóm lại, để vượt qua thử thách, cán bộ trong Công ty cần đoàn kết thống nhất hơn nữa, không ngừng trau dồi nghiệp vụ chuyên môn, ngoại ngữ và phải đồng tâm hiệp lực cùng hướng tới mục đích làm cho Công ty lớn mạnh không ngừng.
1.4 Hoàn thiện hơn nữa nghiệp vụ nhập khẩu.
Hiện nay các nghiệp vụ mà Công ty đang áp dụng là phù hợp và có hiệu quả. Nhưng điều này không có nghĩa là các nghiệp vụ đó không bao giờ thay đổi. Trong thời gian tới, nhiều yếu tố mà Công ty không kiểm soát được như kinh tế, chính trị, pháp luật,... sẽ thay đổi và điều này sẽ kéo theo việc thay đổi các nghiệp vụ cho phù hợp với tình hình.
Ngay từ khâu chọn đối tác kinh doanh Công ty phải tìm hiểu kỹ đối tác nước ngoài về quá trình phát triển của họ, lĩnh vực kinh doanh của họ, những ưu điểm, khuyết điểm của vật tư nguyên liệu, thiết bị do họ sản xuất,... Đây là điều quan trọng vì trong kinh tế thị trường mọi doanh nghiệp đều tham gia kinh doanh và trong đó có cả những Công ty ma, những Công ty trung gian môi giới, những Công ty làm ăn trái pháp luật.
Trong đàm phán cần nắm vững nghệ thuật đàm phán, biết vận dụng ba yếu tố của đàm phán là bối cảnh, thời gian và quyền lực của đàm phán sao cho có lợi nhất.
- Bối cảnh đàm phán là môi trường và điều kiện để các chủ thể tiến hành đàm phán như: địa điểm diễn ra, thời cơ, tiềm lực, con người. Nguyên tắc mà Công ty cần quán triệt là phải che dấu bối cảnh của mình và tìm hiểu, khai thác bối cảnh của đối tác.
- Về thời gian đàm phán, đó là một quá trình có điển khởi đầu và có điểm kết thúc.
Kết điểm là những điểm chết về thời gian và đàm phán, về chất lượng, hay về giá cả thiết bị. Đàm phán sẽ kết thúc khi một trong hai bên hay cả hai bên đến điểm chết. Công ty cần che dấu những điểm chết của mình như chất lượng mà chủ đầu tư yêu cầu, vốn dành cho nhập khẩu,... và khai thác điểm chết của đối phương. Ví dụ như chúng ta biết rằng vật tư nguyên liệu, thiết bị sản xuất bao bì của Trung Quốc thường có chất lượng không cao so với hàng của Thụy Điển, Pháp, Nhật Bản và Nam Triều Tiên nên chúng ta có thể tận dụng điểm yếu này trong đàm phán để buộc họ nhượng bộ một số nhược điểm khác.
- Quyền lực của đàm phán là sức mạnh của sự am hiểu của chủ thể tham gia đàm phán. Muốn nắm được quyền lực này thì Công ty phải hiểu về chuyên môn kỹ thuật, về pháp luật.
Khi ký kết hợp đồng Công ty chú ý nhiều đến điều khoản giá cả để tiết kiệm vốn. Nhưng không vì thế mà Công ty nhập khẩu những vật tư chất lượng kém, thiết bị cũ do các nước khác thải loại, chưa dùng được bao lâu đã phải thay thế và