3.1.3.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán
Để giúp tập hợp số liệu và làm báo cáo nhanh chóng, chính xác giúp Giám đốc nắm bắt tình hình kinh doanh để có phương án điều chỉnh kịp thời phù hợp với sự thay đổi của thị trường. Giám đốc công ty đã trang bị cho phòng kế toán phần mềm tính toán. Việc áp dụng phần mềm kế toán này rất thuận lợi cho việc tìm kiếm dữ liệu, tính toán số liệu cung cấp thông tin, in báo cáo cho ban Giám đốc và nhà quản lý, nó có thể chi tiết, cụ thể từng khách hàng, dễ làm, dễ hiểu, hết tháng có thể khoá sổ trên máy.
Phòng kế toán của Công ty bao gồm 4 người và được phân công chức năng, nhiệm vụ của từng nhân viên cụ thể như sau:
Sơ đồ 3.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty
- Kế toán trưởng:
+ Chỉ đạo trực tiếp bộ máy kế toán, tổ chức hướng dẫn, kiểm tra toàn bộ công tác kế toán của Công ty.
Kế toán trưởng
Kế toán kho và thanh toán
+ Thiết lập chứng từ về chi tiêu tiền lương, kê khai thuế, TSCĐ.
+ Tham mưu cho giám đốc về các hoạt động kinh doanh tài chính, đôn đốc các khoản công nợ, phải thu để bảo toàn và phát triển vốn.
+ Lập quyết toán vào mỗi quý, năm - Kế toán kho và thanh toán:
+ Căn cứ vào phiếu đề nghị nhập - xuất của phòng kinh doanh để ra phiếu xuất - nhập khẩu.
+ Căn cứ chứng từ và lượng hàng nhập thực tế để lập phiếu nhập kho. + Mở sổ theo dõi hàng hoá phát sinh.
+ Căn cứ bảng kê nộp tiền, giấy đề nghị thanh toán đã được duyệt lập phiếu thu – chi.
+ Cập nhập phiếu thu – chi.
+ Cuối ngày đối chiếu tiền hàng còn tồn với thủ quỹ, thủ kho. + Phối hợp với thủ quỹ, thủ kho để kiểm kê quỹ, kho theo kỳ. - Thủ quỹ:
+ Chi thu tiền theo phiếu thu, phiếu chi.
+ Mở sổ chi tiết theo dõi nghiệp vụ thu, chi tiền mặt.
+ Lập báo cáo tình hình thu chi tiền mặt và các chứng từ có giá trị như tiền. + Chịu trách nhiệm bảo quản tiền mặt và các chứng từ.
+ Cuối ngày đối chiếu số liệu với kế toán thanh toán.
+ Định kỳ phối hợp với các bộ phận chức năng để kiểm kê thực tế số tiền tồn quỹ…
+ Kiêm nhiệm vụ giữ chìa khoá, giấy ôtô xe máy, đôn đốc vệ sinh nội vụ, sinh hoạt nhân viên.
- Thủ kho:
+ Có trách nhiệm bảo quản hàng hoá và lưu giữ chứng từ sổ sách liên quan đến kho.
+ Nhập hàng theo số liệu thực tế.
+ Mở thẻ kho theo dõi chi tiết với kế toán kho và lập báo cáo nhập - xuất - tồn.
+ Cuối ngày đối chiếu số liệu thực tế với kế toán kho. + Định kỳ kiểm kê thực tế tình hình tồn kho.
3.1.3.2. Đặc điểm hạch toán kế toán của công ty
1. Kỳ kế toán năm: bắt đầu từ ngày 01/01 kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm.
2. Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: Việt Nam Đồng
3. Chế độ kế toán áp dụng: Theo QĐ 48/2006/QĐ – BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC
4. Phương pháp kế toán hàng tồn kho:
- Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho; Căn cứ vào giá thực tế nhập kho - Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: Bình quân gia quyền - Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Phương pháp kê khai thường xuyên
5. Phương pháp khấu hao TSCĐ đang áp dụng: Theo đường thẳng 6. Nguyên tắc và phương pháp ghi nhận doanh thu: Khi hàng hoá dịch vụ được chấp nhận thanh toán
Công ty TNHH may Hà Giang áp dụng hình thức sổ kế toán Nhật ký chung bởi nó phù hợp với quy mô và đặc điểm kinh doanh của công ty.
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu
Sơ đồ 3.3: Trình tự ghi sổ Hình thức nhật ký chung.
Đến nay công ty đã sử dụng phần mềm kế toán ATAX nên công tác kế toán ngày càng được thực hiện thuận lợi hơn. Hàng ngày kế toán chỉ nhập số liệu vào máy sau khi đã phân loại chứng từ, máy sẽ tự động tổng hợp chi tiết số liệu.