4. Kết cấu của đề tài
2.2.4Hệ thống tài liệu cơng ty áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO
9001:2008 của cơng ty Unigen Việt Nam
Thực trạng về HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 của cơng ty Unigen
GVHD: TS. Phan Mỹ Hạnh 23 SVTH: Võ Kim Ánh Tuyền
STT Tên tài liệu Tài liệu chi tiết Số hiệu Điều khoản 1 Thủ tục xem xét lãnh
đạo
Biên bản cuộc họp xem xét của lãnh đạo
USN01-01 5.6
2 Thủ tục bán hàng 1.Sổ theo dõi thơng tin khách hàng
2.Phiếu giải quyết yêu cầu khách hàng
3.Phiếu xử lý khiếu nại khách hàng
4.Phiếu theo dõi sản phẩm trả lại USN02-01 USN02-02 USN02-03 USN02-04 7.2 3 Thủ tục kiểm sốt tài liệu
1.Phiếu phát hành tài liệu 2.Danh mục tài liệu nội bộ 3.Danh mục tài liệu bên ngồi USN03-01 USN03-02 USN03-03 4.2.3 4 Thủ tục kiểm sốt hồ sơ
Danh sách hồ sơ chất lượng USN04-01 4.2.4
5 Thủ tục mua hàng hĩa và dịch vụ
1.Đơn đặt hàng
2.Giấy đề nghị mua vật tư 3.Phiếu kiểm tra sản phẩm mua USN05-01 USN05-02 USN05-03 7.4 6 Thủ tục đánh giá nhà cung cấp
1.Phiếu đánh giá nhà cung cấp chính
2.Danh sách nhà cung cấp chính được duyệt
3.Sổ theo dõi nhà cung chính
USN06-01
USN06-02
USN06-03
Thực trạng về HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 của cơng ty Unigen
GVHD: TS. Phan Mỹ Hạnh 24 SVTH: Võ Kim Ánh Tuyền
7 Thủ tục đào tạo 1.Phiếu đề nghị đào tạo 2.Bảng đánh giá kết quả đào tạo
USN07-01 USN07-02
6.2
8 Thủ tục bảo trì 1.Danh mục và kế hoạch bảo trì máy mĩc thiết bị 2.Nhật ký bảo trì- sửa chữa 3.Phiếu yêu cầu sửa chữa
USN08-01 USN08-2 USN08-3 6.3 9 Thủ tục kiểm sốt sản phẩm khơng phù hợp
1.Phiếu theo dõi sản phẩm KPH 2.Bảng thống kê tình hình chất lượng sản phẩm KPH USN09-01 USN09-02 8.3 10 Thủ tục khắc phục phịng ngừa 1.Phiếu hành động khắc phục phịng ngừa
2.Phiếu theo dõi hoạt động phịng ngừa USN10-01 USN10-02 8.5 11 Thủ tục nhập xuất nguyên vật liệu, vật tư 1.Phiếu nhập kho NVL 2.Phiếu xuất kho NVL 3.Báo cáo tồn kho NVL tháng USN11-01 USN11-02 USN11-03 7.5.5 12 Thủ tục đáng giá nội bộ 1.Kế hoạch ĐGNB 2.Chương trình ĐGNB 3.Báo cáo ĐGNB USN12-01 USN12-02 USN12-03 8.2.2 13 Thủ tục kiểm sốt theo dõi thiết bị tĩnh điện (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Danh mục và kế hoạch hiệu chuẩn máy mĩc thiết bị
USN13-01 7.6
2.3 Kết quả hoạt động của HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 tại cơng ty Unigen Việt Nam năm 2010
Thực trạng về HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 của cơng ty Unigen
GVHD: TS. Phan Mỹ Hạnh 25 SVTH: Võ Kim Ánh Tuyền
cơng ty Unigen Việt Nam năm 2010. Cơng ty cũng tiến hành đánh giá nội bộ 2lần/năm. Cuộc đánh giá lần một tháng 06/2010 và tháng 12/2010.
Đánh giá nội bộ được thực hiện để xác định: - Mức độ thực hiện từng mục tiêu chất lượng
- Mức độ thực hiện và tình phù hợp các tài liệu quản lý đã phê duyệt ban hành.
- Các hành động khắc phục phịng ngừa qua mỗi lần đánh giá nội bộ
Qua cuộc đánh giá nội bộ chúng ta thấy được việc thực hiện từng mục tiêu, mức độ phù hợp của tài liệu và các hành động khắc phục phịng ngừa qua mỗi lần đánh giá của cơng ty Unigen như thế nào? Cĩ đạt những gì cơng ty và tiêu chuẩn ISO đề ra khơng?
2.3.1 Đánh giá việc thực hiện các mục tiêu
Mục tiêu chất lượng của cơng ty được thể hiện qua bảng thống kê kết quả mục tiêu chất lượng của các phịng ban (Bảng 2.1)
Thực trạng về HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 của cơng ty Unigen
Thực trạng về HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 của cơng ty Unigen
GVHD: TS. Phan Mỹ Hạnh 27 SVTH: Võ Kim Ánh Tuyền
(Nguồn Nguyễn Vinh Tài, phịng chất lượng, năm 2010)
2.3.1.1 Đánh giá kết quả kinh doanh
Sau khi áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 vào HTQLCL của cơng ty Unigen Việt Nam từ tháng 3/2009, chúng ta thấy doanh thu cơng ty tăng rõ rệt. Năm 2009 tăng 36984 triệu đồng hay tăng 10 % so với năm 2008. Năm 2010 doanh thu tăng 69160 triệu đồng hay tăng 17% so với năm 2009. Bên canh đĩ, năm 2010 HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2008, phát huy tác dụng đã làm cho doanh thu tăng lên nhưng chi phí lại giảm 218 triệu đồng ứng với giảm 0.58% so với năm 2009. Điều này làm cho lợi nhuận cơng ty cũng tăng lên 12659 triệu đồng so với năm 2009.
Tuy nhiên, mục tiêu cơng ty đưa ra là doanh thu năm 2010 tăng 20% so với năm 2009, mục tiêu này cơng ty khơng thực hiện đuợc thể hiện qua bảng kết quả kinh doanh của cơng ty qua các năm (Bảng 2.2)
Thực trạng về HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 của cơng ty Unigen
GVHD: TS. Phan Mỹ Hạnh 28 SVTH: Võ Kim Ánh Tuyền
Bảng 2.2 Kết quả kinh doanh của cơng ty Unigen Việt Nam qua các năm ĐVT: Triệu đồng
(Nguồn Lê Hữu Cao Sơn, phịng kinh doanh, năm 2010)
2.3.1.2 Đánh giá sản phẩm khơng phù hợp
Cũng như kết quả kinh doanh, sau khi áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO, việc thực hiện sản xuất và ghi nhận những kết quả theo dõi sản phẩm được rõ ràng và đầy đủ. Một phần nào hạn chế được những lỗi gây ra cho sản phẩm trong lúc sản xuất và tạo thành phẩm. Qua bảng số liệu bảng thống kê chất lượng sản phẩm bo mạch của cơng ty qua các năm và các tháng trong năm 2010 (Bảng 2.3), chúng ta thấy được, tình hình chất lượng sản phẩm năm 2010 đuợc nâng lên. Số sản phẩm đạt loại I tăng lên 60063 bo so với năm 2009 hay tăng 12.15% so với năm 2009. Mặt khác tỷ lệ phế phẩm trong các tháng của năm 2010 cũng cĩ xu huớng giảm dần (Bảng 2.4 & bảng 2.5).
Bảng 2.3 Bảng thống kê chất lượng sản phẩm bo mạch của cơng ty qua các năm ĐVT:1000 bo Khoản mục Năm 2008 Năm 2009 Năm 2010 Chênh lệch Tỷ lệ Năm 2009 so với năm 2008 Năm 2010 so với năm 2009 Năm 2009 so với năm 2008 Năm 2010 so với năm 2009 Doanh thu thuần 369837 406821 475981 36984 69160 110% 117% Tổng chi phí 351001 382975 380757 31974 (218) 109.1% 99.42% Lợi nhuận trước thuế 18.836 23846 95224 5010 71378 126.6% 399.33%
Lợi nhuận sau thuế
Thực trạng về HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 của cơng ty Unigen
GVHD: TS. Phan Mỹ Hạnh 29 SVTH: Võ Kim Ánh Tuyền (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
(Nguồn Nguyễn Vinh Tài, phịng chất lượng, năm 2010) Bảng 2.4 Bảng thống kê chất lượng sản phẩm qua 6 tháng đầu năm 2010
ĐVT: 1000 bo Tháng 01 02 03 04 05 06 Tổng 47059 47901 47639 47159 47175 47995 Loại I 45871 (97.24%) 46608 (97.30%) 46385 (97.37%) 45890 (97.31%) 46663 (98.91%) 46441 (96.76%) Phế phẩm 696 (1.48%) 692 (1.44%) 653 (1.37%) 613 (1.30%) 770 (1.63%) 620 (1.29%) (Nguồn Nguyễn Vinh Tài, phịng chất lượng, năm 2010)
Bảng 2.5 Bảng thống kê chất lượng sản phẩm qua 6 tháng cuối năm 2010 ĐVT: 1000 bo Tháng 07 08 09 10 11 12 Tổng 47521 46792 46964 46801 47955 47159 Loại I 46431 (97.71%) 45739 (97.75%) 45937 (97.81%) 45564 (97.36%) 46868 (97.73%) 46190 (97.95%) Sản phẩm Năm 2008 Năm 2009 Năm 2010 Chênh lệch năm
2010 với 2009 Tổng số bo 397706 520405 568120 47715 Loai I 367185 (92.33%) 494524 (95.03%) 554587 (97.62%) 60063 (112.15%) Phế phẩm 9528 (2.40%) 7913 (1.52%) 6981 (1.23%) (932) (88.22%) Sai hỏng 30521 (7.67%) 25881 (4.97%) 13533 (2.38%) (12348) (52.29%)
Thực trạng về HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 của cơng ty Unigen
GVHD: TS. Phan Mỹ Hạnh 30 SVTH: Võ Kim Ánh Tuyền
Phế phẩm 492 (1.04%) 452 (0.97%) 471 (1.0%) 635 (1.36%) 523 (1.09%) 364 (0.77%) (Nguồn Nguyễn Vinh Tài, phịng chất lượng, năm 2010) Qua bảng thống kê chất lượng từng tháng trong năm 2010, tình hình chất lượng sản phẩm bo mạch của cơng ty ngày càng được nâng cao.Tuy nhiên vẫn cĩ một số tháng cịn cao so với mục tiêu đề ra. Như vậy, tỷ lệ phế phẩm của cơng ty năm 2010 là 1.23% và tỷ lệ sản phẩm đạt yêu cầu (loại I) chiếm 97.62%. Như vậy, mục tiêu thứ 3 của cơng ty cũng chưa thể đạt được.
2.3.1.3 Đánh giá sự thỏa mãn khách hàng
Qua bảng thống kê khiếu nại của khách hàng và thị trường trong năm 2010, ta thấy được mục tiêu thứ 4 của cơng ty đề ra: số phàn nàn của khách hàng khơng quá 12 lần/năm, đạt yêu cầu, vì trong năm cơng ty chỉ cĩ 3 lần/năm. Điều này thể hiện cơng ty thực hiện tốt nguyên tắc đầu tiên và điều khoản 5.2 của tiêu chuẩn ISO 9001:2008 là hướng vào khách hàng (Bảng 2.6)
Thực trạng về HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 của cơng ty Unigen
GVHD: TS. Phan Mỹ Hạnh 31 SVTH: Võ Kim Ánh Tuyền
(Nguồn Lê Hữu Cao Sơn,phịng kinh doanh, năm 2010)
2.3.1.4 Đánh giá sự đáp ứng của nhà cung ứng
- Hầu hết các nhà cung ứng đều đáp ứng được chất lượng đầu vào giá cả phù hợp, đáp ứng tiến độ giao hàng, kịp tiến độ sản xuất, cĩ điều chỉnh kịp thời khi cĩ yêu cầu mới hay thơng báo mới của cơng ty. Cơng ty cũng thường xuyên theo dõi nhà cung ứng (Bảng 2.7).
- Quá trình mua hàng được thực hiện theo đúng yêu cầu trong thủ tục mua hàng.
- Ký hợp đồng dài hạn với nhà cung cấp chính
- Tuy nhiên, vẫn trường hợp khơng đáp ứng đúng chất lượng như đơn đặt hàng, và một nhà cung cấp ở nước ngồi giao hàng trễ 2 ngày, đã gây ảnh hưởng đến tình hình sản xuất và chất lượng sản phẩm (bảng 2.7)
Mục tiêu thứ 5 của cơng ty khơng đạt, vì đã cĩ một số nhà cung ứng khơng đạt yêu cầu.
Cơng ty cũng đã thực hiện đúng nguyên tắc 8: quan hệ hợp tác cĩ lợi với nhà cung ứng và điều khoản 7.4.2 ghi nhận đầy đủ thơng tin mua hàng. Nhưng cũng đã vi phạm thủ tục số 5: thủ tục mua hàng (USN05-3) khơng kiểm tra sản phẩm mua.
Thực trạng về HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 của cơng ty Unigen
GVHD: TS. Phan Mỹ Hạnh 32 SVTH: Võ Kim Ánh Tuyền
Bảng 2.7 Báo cáo kết quả đánh giá nội bộ bộ phận thu mua
(Nguồn Nguyễn Vinh Tài, phịng chất lượng, năm 2010)
2.3.1.5 Đánh giá máy mĩc thiết bị
Do cơng ty mới thành lập, nên máy mĩc tương đối hoạt động tốt, với hết cơng suất. Các nhân viên kỹ thuật thực hiện các lịch bảo trì và ghi nhận kết quả bảo trì theo đúng như các qui trình thủ tục đề ra và cĩ sửa chữa kịp thời khi cĩ sai hỏng. Điều này thể hiện qua bảng đánh giá nội bộ của cơng ty Unigen (bảng 2.8)
Mục tiêu thứ 6 của cơng ty đã đạt như cơng ty đã đề ra, máy mĩc hoạt động 98%. Bảng 2.8 Bảng báo cáo ĐGNB phịng kĩ thuật
Thực trạng về HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 của cơng ty Unigen
GVHD: TS. Phan Mỹ Hạnh 33 SVTH: Võ Kim Ánh Tuyền
(Nguồn Nguyễn Vinh Tài, phịng chất lượng, năm 2010) * Tĩm lại, qua các đánh giá các mục tiêu trên của cơng ty, trong 6 mục tiêu cơng ty đặt ra trong năm 2010, chỉ cĩ 3 mục tiêu đạt, cịn lại 3 mục tiêu chưa đạt, cần được xem xét nguyên nhân và đề ra biện pháp khắc phục.
2.3.2 Đánh giá mức thực hiện các tài liệu ban hành và tính phù hợp của các tài lịêu (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Qua việc đánh giá nội bộ và đánh giá các mục tiêu của cơng ty chúng ta nhận thấy một số qui trình, thủ tục bị vi phạm và một số thủ tục thiếu cần phải bổ sung (Bảng 2.9 & bảng 2.10)
Thực trạng về HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 của cơng ty Unigen
GVHD: TS. Phan Mỹ Hạnh 34 SVTH: Võ Kim Ánh Tuyền
- Thiếu phiếu ghi nhận sản phẩm kiểm tra sản phẩm trong tháng 7,8,9 của năm 2010 ở phịng sản xuất, với lý do hết sổ ghi nhận kết quả kiểm tra sản phẩm. Nhưng Quản Đốc phân xuởng lại bảo điều này khách hàng cũng khơng yêu cầu và đã giao hàng cho khách hàng mà chẳng cĩ khiếu nại gì về sản phẩm. Điều này vi phạm điều khoản 8.2.4 trong tiêu chuẩn ISO.
- Ngồi ra, cũng trong bộ phận này, cĩ 6 tài liệu do cơng ty bị thất lạc nên đã copy từ bộ phận khác để ghi nhận kết quả, nhưng khơng ghi vào danh mục tài liệu của bộ phận mình. Đây là một điều cần phải cập nhật thường xuyên để dễ dàng quản lý tài liệu hơn (điều khoản 4.2.3).
- Biện pháp chống tĩnh điện của cơng ty được triển khai, nhưng chưa chú trọng và đo độ tĩnh điện của các dụng cụ trong lúc cơng nhân sử dụng sản xuất, thiếu phiếu theo dõi các dụng cụ chống tĩnh điện.
- Khơng chỉ bộ phận sản xuất, bộ phận thu mua cũng bị vi phạm: thiếu phiếu kiểm tra chất lượng sản phẩm trước khi mua (điều khoản 7.4.3 và thủ tục số 6 của danh mục tài liệu trong cơng ty) và thiếu phiếu đánh giá nhà cung cấp phụ (điều khoản 4.2.3)
- Chúng ta thấy trong danh mục tài liệu của cơng ty cĩ thủ tục đào tạo (thủ tục thứ 7 và điều khoản 6.2), nhưng gần như một năm qua cơng ty chưa tổ chức cuộc đào tạo nào cho các cơng nhân mới hay cơng nhân cũ về chất lượng cũng như chuyên mơn.
Thực trạng về HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 của cơng ty Unigen
GVHD: TS. Phan Mỹ Hạnh 35 SVTH: Võ Kim Ánh Tuyền
Bảng 2.9 Bảng báo cáo ĐGNB của phịng thu mua
Thực trạng về HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 của cơng ty Unigen
GVHD: TS. Phan Mỹ Hạnh 36 SVTH: Võ Kim Ánh Tuyền
Bảng 2.10 Bảng kết quả ĐBNB của phịng sản xuất
Thực trạng về HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 của cơng ty Unigen
GVHD: TS. Phan Mỹ Hạnh 37 SVTH: Võ Kim Ánh Tuyền
2.3.3 Sự khắc phục phịng ngừa qua mỗi lần đánh giá nội bộ
Sau cuộc đánh giá nội bộ các bộ phận đã nhận thấy được những điểm khơng phù hợp và nhận ra nguyên nhân gây ra sự thiếu xĩt của bộ phận mình và sẽ khắc phục trong thời gian đã ký xác nhận trong phiếu đánh giá nội bộ.
Sau khi cuộc đánh giá kết thúc, giám đốc chất lượng tổ chức cuộc họp kết thúc, để thảo luận và đưa ra các giải pháp khắc phục sự khơng phù hợp và cĩ biện pháp phịng ngừa
Mặt khác đánh giá viên cùng thảo luận với các phịng ban vi phạm, tùy vào tính chất và mức độ nghiêm trọng để đưa ra thời gian đánh giá lại.
* Tĩm lại, tồn bộ HTQLCL của cơng ty hoạt động chưa tốt sau khi cĩ chứng nhận ISO 9001:2008 năm 2009. Điều này được thể hiện qua cuộc đánh giá nội bộ về các mục tiêu đặt ra của cơng ty và sự phù hợp của các tài liệu, cũng như sự khắc phục các lỗi đã vi phạm. Đây cũng là nguyên nhân cơng ty khơng đạt được mục tiêu đầu tiên của cơng ty đề ra. Cơng ty cĩ thực hiện theo các yêu cầu, nguyên tắc, điều khoản của tiêu chuẩn ISO 9001:2008, nhưng chưa thực hiện được tốt, nếu khơng cĩ biện pháp khắc phục thì sẽ làm cho HTQLCL của cơng ty bị đứt đoạn. Tuy nhiên, để giúp cơng ty cĩ những biện pháp khắc phục, chúng ta cần tìm nguyên nhân của những hạn chế mà cơng ty đang gặp phải.
2.4 Những hạn chế và nguyên nhân gây ra hạn chế trong HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 của cơng ty Unigen Việt Nam.
Chúng ta cĩ thể nhìn thấy những hạn chế và nguyên nhân gây ra hạn chế trong bảng tĩm tắt như sau:
STT Hạn chế trong HTQLCL của cơng ty Unigen
Nguyên nhân Giải pháp
1 Việc thực hiện 6 mục tiêu chất lượng năm 2010 chỉ đạt 3 mục tiêu:
Thực trạng về HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 của cơng ty Unigen
GVHD: TS. Phan Mỹ Hạnh 38 SVTH: Võ Kim Ánh Tuyền
thu 20% so với năm 2009 khơng đạt
với năng lực và tình hình kinh tế của cơng ty và thị trường năm 2010 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Nguyên vật liệu đầu vào khơng đảm bảo -Sản phẩm khơng phù hợp cịn cao xét nguyên nhân và đưa ra chỉ tiêu thích hợp trong năm 2011 - Thường xuyên họp xem xét lãnh đạo Mục tiêu số lượng sản phẩm đạt tiêu chuẩn chiếm 99% và tỷ lệ phế phẩm giảm cịn1%