a. Bộ máy kế tốn:
Bộ máy kế tốn của cơng ty đƣợc tổ chức theo mơ hình tập trung. Các nghiệp vụ kế tốn phát sinh đƣợc tập trung ở phịng kế tốn của cơng ty thuộc dãy nhà văn phịng. Tại đây thực hiện việc tổ chức hƣớng dẫn và kiểm tra, thực hiện tồn bộ phƣơng pháp thu thập xử lý thơng tin ban đầu, thực hiện đầy đủ chiến lƣợc ghi chép ban đầu, chế độ hạch tốn và chế độ quản lý tài chính theo đúng qui định của bộ tài chính, cung cấp đầy đủ chính xác kịp thời những thơng tin tồn cảnh về tình hình tài chính của cơng ty.Từ đĩ tham mƣu cho lãnh đạo đề ra biện pháp các quy định đƣờng lối phát triển của cơng ty
b. Sơ đồ kế tốn:
Kế tốn trƣởng: là ngƣời theo dõi nắm chắc chế độ tài chính, đại diện cho nhà nƣớc trong việc chấp hành chủ trƣơng về đƣờng lối tài chính, giám sát chỉ đạo thực hiện cơng tác kế tốn, hạch tốn các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của cơng ty.
Kế tốn thanh tốn: theo dõi, ghi chép các chứng từ thu chi, thu tiền khách hàng, thanh tốn quốc tế và kiêm luơn việc tính lƣơng.
Kế tốn tổng hợp: thực hiện tổng hợp tất cả các tài khoản, ghi chép sổ cái, lập hảng biểu tổng hợp và BCTC.
c. Hình thức kế tốn
ình thức kế tốn của cơn ty à: hình thức nhật ký chung và sử dụng đúng quy định do Bộ Tài Chính ban hành. Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều đƣợc ghi vào sổ nhật ký chung trƣớc khi ghi vào sổ kế tốn.
Lý do cơng ty chọn hình thức nhật ký chung là do hình thức nhật ký chung là hình thức ghi sổ đơn giản, dễ làm, dễ học.Trong điều kiện hầu hết các doanh nghiệp vừa và lớn trong nền kinh tế đều cĩ điều kiện vận dụng kế tốn máy vào cơng tác kế tốn tại đơn vị mình, thì hình thức nhật ký chung hồn tồn thích hợp với các doanh nghiệp cịn lại (doanh nghiệp nhỏ chƣa cĩ đủ điều kiện để vi tính hĩa cơng tác kế tốn.Ngồi ra, hình thức nhật ký chung rất dễ ứng dụng để xây dựng các phần mềm kế tốn.
Đặc tr n cơ bản của hình thức này à: tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải ghi vào sổ nhật ký chung theo trình tự nhật ký chung theo trình tự thời gian
KẾ TỐN TỔNG HỢP
THỦ QUỸ KẾ TỐN KHO KẾ TỐN
ghi vào sổ cái. Sơ đồ hình thức kế tốn: Sơ đồ 2.3- Hình thức kế tốn Ghi chú: : Ghi hằng ngày : Quan hệ đối chiếu : Ghi cuối tháng Trình tự ghi chép:
Hằng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc đã đƣợc kiểm tra hợp lệ, kế tốn ghi các nghiệp vụ phát sinh vào sổ “nhật ký chung” theo trình tự thời gian và các sổ cĩ liên quan. Sau đĩ căn cứ vào sổ nhật ký chung để ghi sổ cái. Các nghiệp vụ liên quan đến bán hàng và bán hàng trƣớc, định kỳ hoặc cuối tháng, mới tổng hợp để ghi một dịng trên nhật ký chung.
Cuối tháng :
Nhật ký chung
Bảng cân đối tài khoản
Báo cáo kế tốn
Sổ cái các tài khoản
Sổ chi tiết các tài khoản Sổ nhật ký đặt biệt Chứng từ gốc
Căn cứ số liệu trên sổ cái lập bảng đối chiếu số phát sinh các tài khoản.
Đối chiếu kiểm tra số liệu và lập báo cáo kế tốn.
d. Một số chính sách kế tốn tại cơng ty:
Kế tốn áp dụng:
Niên độ kế tốn bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 cùng năm.
Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế tốn là đồng Việt Nam
Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: thực tế phát sinh
Phƣơng pháp tính giá trị hàng tồn kho: Bình quân gia quyền.
Phƣơng pháp hạch tốn hang tồn kho: Kê khai thƣờng xuyên.
Nộp thuế gia trị gia tăng: Khấu trừ.
Hệ thống tài khoản sử dụng:
Cơng ty áp dụng hệ thống tài khoản do Bộ Tài Chính ban hành và đã sửa đổi kịp thời những thay đổi của Bộ Tài Chính.
Sổ kế tốn trong hình thức kế tốn nhật ký chung gồm: Sổ thẻ chi tiết Nhật ký chung Nhật ký đặt biệt Sổ cái… 2.1.5 Quá trình phát tri n:
Cĩ nhiều khách hàng quen thuộc.
Đội ngũ nhân viên trẻ tuổi, năng động, ham học hỏi, sáng tạo và đồn kết.
Thƣờng xuyên cĩ nhiều chƣơng trình thu hút khách hàng, dịch vụ hậu mãi tốt.
Với phƣơng châm uy tín, chất lƣợng, khách hàng là thƣợng đế đã tạo đƣợc sự tin tƣởng của khách hàng.
Việc cung cấp thêm linh kiện, vật tƣ thay thế và các dịch vụ đi kèm cho thuê màn chiếu, máy chiếu, sửa chữa thiết bị theo yêu cầu… đã làm tăng doanh thu 1 cách đáng kể, đồng thời mở rộng thêm thị trƣờng, tìm kiếm khách hàng.
b. Khĩ khăn:
Chính sách tìm kiếm khách hàng mới của cơng ty cịn nhiều hạn chế, chƣa cĩ đội ngũ nhân viên nghiên cứu và phát triển thị trƣờng.
Sự cạnh tranh của các cơng ty trong ngành.
Rủi ro trong việc nhập hàng: trƣớc khi nhập hàng về cơng ty phải thanh tốn trƣớc 50% - 100% giá trị lơ hàng. Việc trả tiền trƣớc cĩ thể gặp một số rủi ro nhƣ: sau khi nhận tiền nhà cung cấp khơng giao hàng, giao hàng chậm trễ khơng đúng với thỏa thuận trong hợp đồng; nguồn hàng khơng đảm bảo chất lƣợng theo thỏa thuận trong hợp đồng…
Sau hơn 4 năm hoạt động cơng ty đã cĩ đƣợc một chỗ đứng nhất định trên thị trƣờng với một thị phần tƣơng đối lớn. Chiến lƣợc kinh doanh trong thời gian tới của cơng ty là tiếp tục mở rộng thị trƣờng, củng cố và nâng cao uy tín đối với khách hàng, đáp ứng đƣợc nhu cầu và làm hài lịng khách hàng về sản phẩm và dịch vụ phân phối, để cơng ty sẽ là sự lựa chọn của khách hàng khi cĩ nhu cầu về sản phẩm và dịch vụ cơng ty kinh doanh. Để thực hiện chiến lƣợc này, cơng ty đề ra những biện pháp cụ thể sau:
Tìm kiếm thêm nhiều nhà phân phối mới, tiêu thụ mới bằng cách tuyển dụng một số nhân viên kinh doanh, họ sẽ đƣợc hƣởng một mức lƣơng cơ bản cộng với hoa hồng khi tìm đƣợc đối tác mới.
Tìm thêm nhiều nhà cung cấp, đa dạng hĩa sản phẩm để khách hàng cĩ thêm nhiều sự lựa chọn cho phù hợp với nhu cầu.
Phát triển trang web cĩ nhân viên quản lý chặt chẽ để thực hiện chiến lƣợc bán hàng qua mạng.
Khai thác thị trƣờng tiềm năng chuyên nhƣ: trƣờng học, bệnh viện, ngân hàng… cĩ sử dụng thiết bị văn phịng.
Áp dụng thêm nhiều chƣơng trình khuyến mãi để thu hút khách hàng nhƣ: mua số lƣợng lớn ngồi việc đƣợc chiết khấu theo đơn đặt hàng cịn cĩ thêm tặng phẩm mua máy in sẽ đƣợc tặng kèm mực in, máy đĩng sách tặng lị xo đĩng sách… ; miễn phí giao hàng; tham gia hội chợ triễn lãm về thiết bị văn phịng để quãng bá cơng ty; các khách hàng mới sẽ đƣợc tặng sản phẩm khuyến mãi nhƣ áo thun, bút, áo mƣa… cĩ in logo và địa chỉ website của cơng ty.
2.2 Tình hình kết quả kinh doanh t năm 2007- 2009
Năm 2007, sau 1 năm đi vào hoạt động, tình hình hoạt động kinh doanh của cơng ty cĩ nhiều tiến triển. Doanh thu đạt 11.151.485.732 đ, trong đĩ tổng chi phí là 9.996.989.499 đ, và lợi nhuận là 1.154.496.233 đ.
Năm 2008, lợi nhuận tăng từ 1.154.496.233 đ năm 2007 lên 1.217.401.677 đ năm 2008. Dựa vào biểu đồ ta cĩ thể thấy tổng chi phí tăng lên rất nhiều , điều này là do thị trƣờng cĩ nhiều biến động nhƣ lạm phát tăng cao, khủng hoảng tài chính, chính sách tiền tệ của nhà nƣớc … làm cho cơng ty tốn nhiều chi phí cho cơng tác bán hàng, đồng thời cũng do DN vay vốn để mở rộng hoạt động kinh doanh, phải trả chi phí phí lãi vay 47.500.000 đ nên làm tăng tổng chi phí. Tuy nhiên, do chính sách kinh doanh của cơng ty nên doanh thu tăng thêm 2.175.318.980 đ, lợi nhuận tăng rất ít 62.905.444 đ.
Năm 2009, cĩ nhiều khách hàng quen và thị trƣờng đƣợc mở rộng làm cho doanh thu, chi phí tăng rõ rệt. Doanh thu từ 13.326.804.712 đ năm 2008 tăng lên 14.848.737.369 đ; trong khi đĩ chi phí tăng từ 12.109.403.035 đ lên 12.899.944.058 đ; cho thấy mức tăng doanh thu cao hơn mức tăng chi phí rất nhiều, do đĩ lợi nhuận năm 2009 là 1.948.793.311 đ tăng thêm 731.391.634 đ, cao hơn mức tăng 08-07 rất nhiều. Điều này cho thấytình hình kinh doanh của doanh nghiệp cĩ nhiều tiến triển, việc sử dụng vốn củ cơng ty ngày càng hiệu quả.
Bảng 2.1- Tình hình kết quả kinh doanh t 200 -2009
Chỉ ti u Năm 200 Năm 2008 Năm 2009 So sánh 2008-2007 2009-2008 Doanh thu 11.151.485.732 13.326.804.712 14.848.737.369 2.175.318.980 1.521.932.657 Chi phí 9.996.989.499 12.109.403.035 12.899.944.058 2.112.413.536 790.541.023 Lợi nhuận 1.154.496.233 1.217.401.677 1.948.793.311 62.905.444 731.391.634
2.3 Thực trạng tình hình tài chính tại cơng t :
2.3.1Phân tích tình hình biến động, kết cấu tài sản, nguồn vốn
2.3.1.1 Phân tích tình hình biến động và kết cấu tài sản
a. Phân tích biến động tài sản
Bảng 2.2- Biến động tài sản
ĐVT: đồng
Tài sản Đầu kỳ Cuối kỳ
Ch nh lệch Tuyệt đối Tƣơng đối % A. Tài sản ngắn hạn 4.606.773.314 5.062.941.472 456.168.158 9,90 I. Vốn bằng tiền 666.319.272 426.988.923 -239.330.349 -35,92 III. Các khoản phải thu ngắn hạn 575.427.012 683.819.200 108.392.188 18,84 IV. Hàng tồn kho 3.363.609.209 3.930.420.647 566.811.438 16,85 V. Tài sản ngắn hạn khác 1.417.821 21.712.702 20.294.881 1431,41
B. Tài sản dài hạn
I. Tài sản cố định 416.650.000 347.190.000 -69.460.000 -16,67
Tổng cộng tài sản 5.023.423.314 5.710.131.472 686.708.158 13,67
5.710.131.472 đ, tăng thêm 686.708.158 đ, tƣơng ứng với 13,67%,cho thấy tài sản doanh nghiệp đƣợc mở rộng, cĩ điêu kiện mở rộng quy mơ sản xuất kinh doanh. Trong đĩ
Giá trị hàng tồn kho ở doanh nghiệp cĩ xu hƣớng tăng lên đáng kể, từ 3.363.609.209 đ lên 3.930.420.647 đ, tăng thêm 566.811.438 đ, tƣơng ứng 16,85%.
Vốn bằng tiền cĩ xu hƣớng giảm vào cuối kỳ. Đầu kỳ là 666.319.272 đ, cuối năm tăng đến 426.988.923 đ, giảm 239.330.349 đ tƣơng ứng với giảm 35,92%.
Các khoản phải thu của doanh nghiệp đầu kỳ là 575.427.012 đ, cuối kỳ là 683.819.200 đ, tăng lên 108.392.188 đ tƣơng ứng tăng 18,84%. Điều này ảnh hƣởng khơng tốt đến hiệu quả sử dụng vốn của DN.
TSCĐ của DN đầu kỳ là 416.650.000 đ, trong quá trình sử dụng, DN khấu hao TSCĐ làm nguyên giá TSCĐ giảm xuống 69.460.000 đ tƣơng ứng giảm 16,67%, cuối kỳ cịn 347.190.000 đ.
TS ngắn hạn khác của DN tăng 20.294.881 đ, với đầu kỳ là 1.417.821 đ và cuối kỳ là 21.712.702
ĐVT: đồng Tài sản Đầu kỳ Cuối kỳ Giá trị Tỷ trọng % Giá trị Tỷ trọng % A. Tài sản ngắn hạn 4.606.773.314 91,71 5.362.941.472 93,92 I. Vốn bằng tiền 666.319.272 13,26 526.988.923 9,23
III. Các khoản phải thu ngắn
hạn 575.427.012 11,46 683.819.200 11,98 IV. Hàng tồn kho 3.363.609.209 66,96 3.930.420.647 68,83 V. Tài sản ngắn hạn khác 1.417.821 0,03 21.712.702 0,38 B. Tài sản dài hạn 416.650.000 8,29 347.190.000 6,08 I. Tài sản cố định 416.650.000 8,29 347.190.000 6,08 Tổng cộng tài sản 5.023.423.314 100 5.710.131.472 100
Bi u đồ 2.3- Kết cấu tài sản cuối kỳ
Dựa vào bảng phân tích kết cấu TS và biếu đồ, đầu kỳ TS ngắn hạn chiếm 91,71% tổng TS và TS dài hạn chiếm 8,29% tổng TS; cuối kỳ TS ngắn hạn chiếm 93,9% tổng TS và TS dài hạn chiếm 6,08% tổng TS, ta thấy:
Vốn bằng tiền: với đặc điểm của cơng ty là thƣờng xuyên nhập hàng về (nhập khẩu hàng hĩa mà hình thức thanh tốn là trả tiền trƣớc cho nhà cung cấp 40%, nên cơng ty luơn dự trữ 1 khoản tiền khá lớn để phục vụ cho việc nhập hàng thƣờng xuyên của mình. Vì vậy vốn bằng tiền chiếm tỷ trọng khá lớn trong tổng TS. Cụ thể, đầu kỳ chiếm 13,26% tổng TS, cuối kỳ chiếm 9,23%. Nguyên nhân là do cuối kỳ DN nhập hàng về để dự trữ và bán hàng kỳ sau nên giá trị vốn bằng tiến giảm mạnh vào cuối kỳ.
Bảng 2.4- Kết cấu vốn bằng tiền
ĐVT:đồng
Vốn bằng tiền Đầu kỳ Cuối kỳ
Giá trị Tỷ trọng % Giá trị Tỷ trọng % Tiền mặt 151,854,162 22.79 83,348,238 19.52
Tiền gửi ngân hàng 514,465,110 77.21 343,640,685 80.48
Tổng cộng 666,319,272 100 426,988,923 100
Nguồn: Bảng cân đối phát sinh của cơng ty Hồng Quang năm 2009
Trong vốn bằng tiền, đầu kỳ tiền mặt chiếm 22,79%, tiền gửi ngân hàng chiếm 77,21%; cuối kỳ do nhập hàng hĩa về nên lƣợng tiền mặt và tiền gửi ngân hàng đều giảm, tiền mặt từ 151.854.162 đ đầu kỳ- cuối kỳ xuống cĩn 83.348.238 đ chiếm 19,52%vốn bằng tiền, tiền gửi ngân hàng gửi ở ngân hàng ACB và ngân hàng phát triển nhà từ 514.465.110 đ xuống cịn 343.640.685 đ chiếm 81,48% vốn bằng tiền.
Loại khách hàng Thời gian thu hồi nợ
Khách hàng mới Thanh tốn 100% trƣớc khi
nhận hàng Khách hàng mua hàng từ 4-5
lần trở lên
1 đến 2 tuần kể từ khi nhận hàng
Khách hàng quen thời gian giao dịch hơn 1 năm
2 tuần đến 1 tháng
Các cơng ty, của hàng lấy hàng để bán
Từ 1 đến 2 tháng, cĩ thể chia ra nhiều lần để trả.
Các khoản phải thu khách hàng của cơng ty thƣờng cĩ thời gian ngắn, việc này giúp cơng ty tránh đƣợc tình trạng bị khách hàng chiếm dụng vốn, tăng khả năng thanh tốn. Do đĩ các khoản phải thu chiếm tỷ trọng khá nhỏ trong tổng TS, cụ thể đầu kỳ 7,47% , cuối kỳ 8,5% tổng TS.
Bảng 2.5- Kết cấu các khoản phải thu
ĐVT: đồng Các khoản phải thu Đầu kỳ Cuối kỳ Ch nh lệch Giá trị Tỷ trọng % Giá trị Tỷ trọng % Phải thu khách hàng 269.875.269 46,9 434.909.011 63,6 165.033.743 Trả trƣớc ngƣời bán 305,551,743 53,1 248,910,189 36,4 -56.641.555 Tổng cộng 575.427.012 100 683.819.200 100
thu khách hàng cĩ xu hƣớng tăng từ 269.875.269 đ lên 434.909.011 đ, tăng thêm 165.033.743 đ nguyên nhân là do DN muốn mở rộng thị trƣờng, tăng thời gian thu hồi cơng nợ nên các khoản phải thu cĩ xu hƣờng tăng, đầu kỳ chiếm 46,9%, cuối kỳ chiếm 73,6% tổng các khoản phải thu. Trả trƣớc ngƣời bán cĩ xu hƣớng giảm từ 305.551.743 đ giảm xuống 248.910.189 đ, DN thành lập và đi vào hoạt động đã hơn 4 năm, cĩ đƣợc nhà cung cấp ổn định nên khoản trả trƣớc cho ngƣời bán cĩ xu hƣớng giảm mặc dù số lƣợng hàng hĩa nhập về nhiều, nhằm giảm bớt rủi ro cho DN, do đĩ cuối kỳ khoản trả trƣớc cho ngƣời bán chiếm 26,4% tổng các khoản phải thu trong khi đầu kỳ chiếm 53,1%.
Hàng tồn kho: vì đây là DN thƣơng mại nên hàng tồn kho của DN là hàng hĩa. Đặc trƣng chung của các DN kinh doanh là hàng tồn kho luơn chiếm tỉ trọng khá lớn trong tổng TS. Thêm vào đĩ Cty nhập khẩu hàng về để bán nên giá hàng nhập vào khơng ổn định, thay đổi theo từng thời điểm mua ( tỷ giá USD/ VND nên DN luơn cĩ 1 lƣợng hàng tồn kho dự trữ để đảm bảo việc kinh doanh diễn ra liên tục và giá cả ổn định hơn. Đặc thù của DN là nhập hàng nhiều vào cuối năm để dự trữ bán vào đầu năm sau, vì vậy lƣợng hàng tồn kho qua các năm đều cao và luơn chiếm tỉ trọng lớn trong tổng TS, cụ thể đầu kỳ 66,96%, cuối kỳ 68,83%.
ĐVT: đồng
Số thứ
tự Hàng tồn kho Đầu kỳ Cuối kỳ Ch nh lệch
1 Máy chiếu 605449657 668171510 62721853
2 Máy hủy giấy 168180460 137564722 -30615738
3 Máy chấm cơng 403633105 393042064 -10591041 4 Máy đĩng sách 67272184 78608412 11336228