Phòng Tài vụ Công ty là bộ phận có chức năng thực hiện công tác tài chính, kế toán của công ty. Thông tin do kế toán cung cấp là một nguồn thông tin quan trọng nên bộ phận kế toán được xem là bộ phận cấu thành quan trọng trong việc quản lý, điều hành và kiểm soát các hoạt động kinh tế. Tổ chức tốt công tác kế toán trong đó có tổ chức tốt bộ máy kế toán được xem là một yêu cầu thiết yếu.
Tại Công ty Cổ phần xây dựng số 5 Hà Nội, quy mô kinh doanh không phải là lớn, các công trình chủ yếu tập trung ở miền Bắc nên bộ máy kế toán được tổ chức tập trung tại Phòng Tài vụ Công ty. Điều này có nghĩa là ở các xí nghiệp không tổ chức kế toán riêng mà chỉ có các kế toán viên xí nghiệp. Họ chỉ thực hiện chức năng kiểm tra chứng từ, xem xét tính hợp lý, hợp pháp của nghiệp vụ, ghi chép ban đầu, xử lý phân loại số liệu liên quan đến các hoạt động tại các xí nghiệp mà họ được giao phụ trách. Các chứng từ sau đó phải được định kỳ chuyển lên Phòng Tài vụ của Công ty để kế toán tại Công ty thực hiện hạch toán tổng hợp và chuẩn bị báo cáo cho toàn Công ty.
Phòng Tài vụ của Công ty được xem là trung tâm tổng hợp, xử lý toàn bộ các chứng từ tài liệu từ các xí nghiệp gửi lên, lập các báo cáo tài chính, các báo cáo quản trị. Phòng Tài vụ còn thực hiện việc quản lý công tác kế toán tại Công ty và tại các xí nghiệp, tham mưu cho Giám đốc về các hoạt động tài chính.
Hiện nay, Phòng tài vụ của Công ty bao gồm Kế toán trưởng, kế toán tổng hợp và 3 kế toán viên. Có thể khái quát qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 4: Tổ chức lao động kế toán
(Nguồn từ Phòng Tài vụ Công ty)
Kế toán trưởng của Công ty là người có bề dày về kinh nghiệm trong lĩnh vực tài chính kế toán, làm kế toán xây dựng trong một thời gian dài, được bồi dưỡng chương trình kế toán trưởng. Kế toán trưởng là người có nhiệm vụ tổ chức công tác kế toán trong đơn vị, phân công, bố trí công việc cho các kế toán viên và kế toán tổng hợp, giám sát kiểm tra, đôn đốc công việc, hướng dẫn công việc kế toán cho các kế toán viên nếu cần thiết. Kế toán trưởng còn là người trợ lý, tham mưu cho Giám đốc các vấn đề liên quan đến tài chính, kinh tế, đầu tư, vay vốn, kiến nghị những biện pháp kinh tế nhằm nâng cao hoạt động của doanh nghiệp. Ngoài ra, Kế toán trưởng còn là người thường xuyên phải cập nhật những nội dung mới, những sửa đổi trong chế độ hạch toán.
Kế toán tổng hợp: có trách nhiệm thường xuyên kiểm tra các bút toán hạch toán kế toán của các kế toán viên theo chuẩn mực kế toán do Nhà nước ban hành, phụ trách lưu giữ chứng từ theo quy định. Kế toán tổng hợp cũng là
Kế toán trưởng
Kế toán tại các xí nghiệp Kế toán tổng hợp KT tiền mặt, tiền gửi tiền vay Kế toán vật tư, tài sản cố định Kế toán thanh toán, tiền lương
người lên các báo cáo tổng hợp hàng tháng, hàng quý, cuối năm lập các bảng báo cáo tài chính theo quy định, các báo cáo gửi cho cơ quan thuế. Ngoài ra, do nhân lực về kế toán không nhiều nên kế toán tổng hợp còn phụ trách thêm phần hành kế toán tính giá thành.
Các kế toán viên tại Công ty
Kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền vay: lập các phiếu thu, phiếu chi, ghi sổ tiền mặt tại quỹ của Công ty; theo dõi các tài khoản tiền gửi, tiền vay ngân hàng. Kế toán tiền mặt, tiền gửi phải thường xuyên đối chiếu với báo cáo ngân hàng do ngân hàng gửi đến, nếu có chênh lệch thì thông báo với ngân hàng để đối chiếu, xác minh.
Kế toán vật tư và tài sản cố định căn cứ vào hóa đơn mua vật tư, phiếu nhập, phiếu xuất, bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ của từng xí nghiệp, lập bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ cho toàn công ty; định kỳ, xuống xí nghiệp kiểm kê hàng tồn kho; theo dõi tình hình mua bán, sử dụng, thanh lý nhượng bán tài sản cố định, thực hiện tính và trích khấu hao. Đồng thời, kế toán vật tư tài sản cố định kiêm luôn nhiệm vụ thủ quỹ.
Kế toán tiền lương, các khoản trích theo lương, các khoản phải thu, các khoản công nợ với người bán: căn cứ vào bảng chấm công, hợp đồng lao động tiến hành tính lương, các khoản trích theo lương, lập bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội cho toàn doanh nghiệp. Theo dõi tình hình thanh toán với người bán và với khách hàng.