II. HOÀN THIỆN TRÌNH TỰ NỘI DUNG VÀ PHƯƠNG PHÁP XÂYDỰNG HỢP ĐỒNG NK TAI CÔNG TY VITACO HÀ NỘ
2. Hoàn thiện nội dung và phương pháp xây dựng hợp đồng nhập khẩu.
1.6. Căn cứ vào khả năng của Công ty
Nếu trên thực hiệụưc tế, tiềm lực của Doanh nghiệp không đủ mạnh thì tất cả các vấn đề được nghiên cứu ở trên chỉ là lý thuyết. Do vậy, để đi đến quyết định ký kết một hợp đồng nhập khẩu thì cán bộ Phòng XNK phải nắm rõ các thông tin về Công ty mình như: Khả năng về vốn; khả năng huy động tiềm năng nội bộ, giá cả, chính sách phân phối sản phẩm; trình độ nghiệp vụ thương mại của cán bộ làm công tác nhập khẩu ...
2. Hoàn thiện nội dung và phương pháp xây dựng hợp đồng nhậpkhẩu. khẩu.
Hiện nay việc thực hiệnực hiện các nghiệp vụ cho công tác xây dựng một hợp đồng nhập khẩu như hỏi hàng, hỏi giá, đàm phán và thoả thuận các điều khoản trong hợp đồng của Công ty còn nhiều bị động hoặc theo các nguyên tắc cứng nhắc. Do vậy, đã gây ra nhiều bất cập cho người thực hiện hợp đồng. Bởi vậy nhiêm vụ cần thiết trước mắt của các nhà đàm phán là:
* Chuẩn bị ký kết:
- Nghiên cứu thường xuyên tình hình thị trường trong và ngoài nước, đặc biệt là thị trường trong khu vực mà Công ty nhập khẩu thường xuyên có nhằm có các thông tin chuẩn bị cho cuộc đàm phán.
- Tìm hình thức và phương pháp phù hợp cho cuộc đàm phán.
- Xác định hướng đích rõ ràng cho cuộc đàm phán nhằm thu hiệu quả tối đa.
* Đàm phán:
Mục đích của cuộc đàm phán thương mại là nhằm đạt được sự thoả thuận giữa người mua và người bán về tất cả các điều khoản của hợp đồng, trong quá trình đàm phán các bên luôn luôn thực hiện những nguyên tắc sau:
- Lễ phép, lịch sự. - Hoà khí và thiện cảm.
- Không xa rời mục tiêu đã định. - Chủ động.
Trên cơ sở đó để cuộc đàm phán được xúc tiến tốt đẹp Công ty phải đạt được những yêu cầu sau:
- Chuẩn bị trước những lý lẽ nhằm giải thích cho các điều khoản được nêu ra trong hợp đồng.
- Phải lường trước mọi tình huống có thể xảy ra trong quá trình đàm phán tránh trường hợp bị bất ngờ. VD: Lập kế hoạch và vạch sẵn những phương án để giải quyết trong trường hợp cuộc đàm phán không thành công.
- Có sự chuẩn bị về thời gian trao đổi về hợp đồng giữa các phòng ban có trách nhiệm liên quan trước khi đem hợp đồng đi đàm phán.
- Cần cập nhật kịp thời các thông tin về tình hình SX kinh doanh của đối tác dể biết điểm mạnh yếu của họ
- Biết mình muốn gì với giá nào trong điều kiện nào. - Quyết định: Gồm các bước:
B1. ý thức vấn đề.
B2. Đánh gía mội dung của đơn hỏi hàng. B3. Tìm hiểu đối tác.
B4. Đánh giá khả năng cung cấp hàng hoá của đối tác. B5. Nghiên cứu các thay đổi của thị trường trong nước. B6. Đánh giá, dự đoán các rủi ro đối với hợp đồng đó. B7. Thực hiệnông báo cho đối tác.
B8. Quýêt định. * Chọn đối tác:
Sau các cuộc đàm phán Công ty chọn cho mình đối tác có lợi cho mình nhất với khả năng cung cấp hàng hoá tốt nhất, tránh tình trạng khi thực hiện bị sai sót, vi phạm như một số trường hợp đã xảy ra. Hầu hết các hợp đồng nhập khẩu của Công ty với đối tác nước ngoài bị vi phạm là do phía đối tác. Do đó sau đàm phán Công ty phải chọn cho mình đối tác với một số yêu cầu sau:
- Sự uy tín của đối tác trong kinh doanh thương mại quốc tế. - Nguồn hàng và khả năng cung cấp hàng của đối tác.
- Giá cả hàng hoá phải thấp nhất với chất lượng cao nhất.
- Một số dịch vụ đối tác có thể cung cấp như dịch vụ chở hàng, bao gói, bảo quản hàng hoá phải tốt với chi phí thấp và cả dịch vụ sau bán hàng...
- Khả năng giao hàng của đối tác phải tốt có nghĩa là phải giao hàng đúng thời gian như thoả thuận.
* Điều khoản giá cả
Trên cơ sở phân tích, đánh gía tình hình thực tế Công ty nên đưa ra mức giá có thể chấp nhận được với cả hai bên. Hiện nay, vấn đề đặt ra với người đàm phán là làm sao đạt được mức lợi nhuận tối đa trên mỗi hợp đồng. Do đó, chính sách giá cần được Công ty coi là chiến lược ưu tiên hàng đầu vì nó ảnh hưởng trực tiếp tới lợi ích và lợi nhuận của Doanh nghiệp. Vì vậy, một số biện pháp cần thiết khi đàm phán về giá cả đối với nhà nhập khẩu là:
- Giá cả cần được tính trong mối quan hệ với toàn bộ các điều kiện giao hàng của hợp đồng như: Tầm cỡ đơn hàng, điều kiện giao hàng, điều kiện thanh toán, điều kiện bảo hành....
- Để có một chính sách giá cả hợp lý cần phải căn cứ vào: giá cả người tiêu dùng có thể chấp nhận, các chi phí liên quan bao bì vận chuyển, thuế, bảo hiểm..., quan hệ cung cầu trên thị trường. Tuỳ thuộc vào biến động của các yếu tố mà mức giá trên luôn được điều chỉnh cho phù hợp.
- Tuỳ thuộc vào đặc điểm của sản phẩm và từng đối tác để có sự điều chỉnh giá cho phù hợp,
Đôi khi nếu muốn tạo ra sự thiện chí cho các giao dịch hoặc các đơn hỏi hàng sau này hoặc vì một lý do nào đó quan trọng đối với việc kinh doanh của Công ty thì người đàm phán cần phải mềm dẻo nhân nhượng mà không nên dựa trên cơ sở giá cả.
* Điều khoản chất lượng.
Đây cũng là điều khoản thường hay khiếu nại nhất trong hợp đồng nhập khẩu hàng hoá của Công ty. Chất lượng của hàng hoá được đánh giá trên các chỉ tiêu khác nhau tuỳ thuộc vào bản chất và đặc tính của mỗi loại hàng hoá. Do đó, việc xây dựng điều khoản chất lượng trong từng hợp đồng là vấn đề rất khó đối với các nhà đàm phán. Để đàm phán về điều khoản chất lượng có hiệu quả thì Công ty cần thực hiện một số biện pháp như:
- Có thoả thuận rõ ràng về quy cách phẩm chất chi tiết hiện thực của hàng hoá.
- Nắm rõ đặc điểm, bản chất của hàng hoá cần đàm phán.
- Đối với một số hàng hoá phức tạp cao thì Công ty phải mô tả chi tiết từng phần của máy móc.
* Phương pháp xây dựng hợp đồng:
- Phương pháp trực tiếp: Thường áp dụng với những khách hàng lần đầu tiên có quan hệ làm ăn với Công ty hoặc khách hàng mà Công ty có hợp đồng giá trị lớn tính phức tạp của hàng hoá cao cần phải có sự trao đổi và thoả thuận một cách chi tiết. Do vậy yêu cầu đặt ra đối với người trực tiếp tham gia đàm phán là:
+ Có thái độ niềm nở, lịch sự với đối tác.
+ Tranh thủ giới thiệu các thành tích của Công ty nhằm gây ấn tượng tốt của đối tác về Công ty.
+ Nên mời chuyên gia trực tiếp tham gia vào cuộc đàm phán tạo sự tin tưởng cho đối tác của Công ty.
+ Có thái độ nhã nhặn nhưng kiên quyết khi cần thiết trong quá trình giải quyết công việc.
- Phương pháp gián tiếp: Thường được áp dụng phổ biến hơn phương pháp trực tiếp do sự phát triển ngày càng cao của công nghệ thông tin liên lạc đồng thời phương pháp này cũng giảm chi phí về ăn ở đi lại giao dịch cho cả hai bên. Phương pháp này bao gồm hai hình thức đàm phán qua thư tín và đàm phán qua điện thoại.
+ Nếu bằng thư tín: Thường phải sử dụng hệ thống fax và bằng tiếng Anh, nếu đại diện của đối tác tại Hà Nội thì có thể giao dịch bằng tiếng Việt. Do vậy, cần lưu ý rằng thư là sứ giả của mình đến đối tác nên cách viết, cách trình bày diễn đạt phải sáng sủa, chính xác và khoa học tạo ấn tượng tốt cho đối tác. Khi sử dụng thư phải sử dụng hệ thống chuyển phát nhanh thể hiện sự nhiệt tình và khẩn trương của Công ty.
+ Nếu bằng điện thoại: Đây là hình thức được dùng thường xuyên hàng ngày. Do vậy, chỉ nên sử dụng đối với những trường hợp khẩn trương, cần thiết để làm rõ một chi tiết, vấn đề ngắn gọn tránh lỡ thời cơ cho công việc. Người trực tiếp giao dịch phải chuận bị nội dung cần trao đổi, phải có tâm trạng vui vẻ, chân thành không miễn cưỡng giả tạo tránh sự hiểu nhầm của đối tác do phải trao đổi nội dung công việc bằng điện thoại. Sau khi trao đổi cần có thư xác định nội dung đã thoả thuận và gửi cho đối tác.