- Bước 3: Hải quan thu thuế, kiểm hoá, giải phóng hàng. - Bước 4: Kiểm tra, xử lý vi phạm.
* Nhận hàng từ tầu chở hàng:
Khi nhận được giấy báo của đơn vị Ngoại thương, Công ty cử người đến gặp đại diện của đơn vị Ngoại thương đó tại cảng đến như đã quy định trong hợp đồng để nhận "lệnh giao hàng". Sau đó, mang "lệnh giao hàng" cùng với hồ sơ, chứng từ ra cảng để nhận hàng.
* Kiểm hoá hàng hoá:
Khi nhận hàng nhập khẩu, Công ty tiến hành kiểm tra, đối chiếu hàng hoá so với hợp đồng để phát hiện số bị thiếu hụt, mất mát, tổn thất( nếu có) để kịp thời khiếu nại, đòi bồi thường. Trường hợp xảy ra tổn thất hay nghi là bị tổn thất, trước khi nhận hàng, Công ty phải yêu cầu giám định hàng hoá tại địa điểm giao hàng.
Đối với hàng hoá nguyên đai, nguyên kiện: Khi nhận về kho của mình, Công ty mới phát hiện thiếu hụt, hư hỏng bên trong hoặc qui cách phẩm chất không phù hợp so với hợp đồng; Công ty phải giữ nguyên hiện trạng và báo ngay cho đơn vị Ngoại thương biết để cử người đến xem xét, giám định. Trường hợp quá 05 ngày kể từ ngày báo, nếu đơn vị ngoại thương không có sự phản hồi thì Công ty phải yêu cầu Công ty Giám định(Vinacontrol) đến xét nghiệm và lập biên bản giám định đòi bồi thường.
* Giao hàng cho đơn vị đặt hàng nhập khẩu:
Sau khi nhận hàng hoá thi Công ty giao hàng cho đơn vị đặt hàng hoặc giao toàn bộ lô hàng như đã thoả thuận cho đơn vị uỷ thác nhập khẩu( đối với hợp đồng uỷ thác nhập khẩu). Trong trường hợp Công ty nhận uỷ thác nhập khẩu thông thường khi nhận được thông báo nhận hàng thì Công ty báo luôn và yêu cầu bên uỷ thác cùng đi nhận hàng tại cảng đến đã quy định trong hợp đồng.
Làm thủ tục thanh toán: Khi nhận được bộ chứng từ gốc từ nước ngoài về đến Ngân hàng Ngoại thương. Công ty phải kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ rồi phải trả tiền cho Ngân hàng để nhận được bộ chứng từ đi nhận hàng.
* Khiếu nại (nếu có):
Thực tế, điều khoản này rất ít khi gặp trong quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu của Công ty, có một số trường hợp vi phạm hợp đồng thì hai bên đều giải quyết với nhau nên Công ty không phải lập Hồ sơ khiếu nại.
* Đánh giá kết quả:
Sau khi thực hiện xong hợp đồng nhập khẩu Công ty thường đánh giá những mặt được và những mặt chưa được của cả quá trình thực hiện hợp đồng; tìm ra nguyên nhân ảnh hưởng đến kết quả đó đồng thời phát huy những mặt tích cực để việc kinh doanh XNK nói riêng và việc kinh doanh của Công ty nói chung ngày càng phát triển có kết quả hơn.
3.3. Trách nhiệm do vi phạm hợp đồng và thủ tục giải quyết các tranhchấp phát sinh trong hợp đồng nhập khẩu tại Công ty vận tải và Đại chấp phát sinh trong hợp đồng nhập khẩu tại Công ty vận tải và Đại lý vận tải VITACO-Hà Nội.
Mặc dù qua ba năm tham gia vào lĩnh vực kinh doanh XNK nhưng số hợp đồng bị vi phạm rất hạn chế. Để có được như vậy là do đội ngũ cán bộ kinh doanh đã đáp ứng được yêu cầu thực tế, luôn trau dồi, cập nhật kiến thức chuyên môn nghiệp vụ cùng với tinh thần làm việc nhiệt tình, trách nhiệm cao. Mặt khác, bộ phận nghiệp vụ đã biết rút ra những kinh nghiệm quý báu của người đi trước cùng sự giúp đỡ của Tổng công ty nên hạn chế và giảm thiểu sai sót, rủi ro có thể xảy ra.
Tuy vậy, việc kinh doanh XNK lại rất phức tạp và luôn biến động nên Công ty cũng không thể tránh hết được những cạm bẫy của đối tác, kiểm soát được hết lỗi lầm dẫn đến vi phạm hợp đồng. Những vi pham trong thời gian qua chủ yếu mắc phải là do bên xuất khẩu và là những vi phạm sau: vi phạm về số lượng, chất lượng, thời gian giao hàng, phương thức thanh toán...
Vi phạm về số lượng: đây là những sai sót do bên xuất khẩu không kiểm tra kỹ trước khi hàng rời cảng hoặc do mất mát khi vận chuyển ... theo hợp đồng thì bên xuất khẩu phải chịu trách nhiệm cho đến khi giao hàng cho Công ty, có nghĩa là trong trường hợp này thì bên xuất khẩu phải có trách nhiệm tuỳ vào từng trường hợp cụ thể mà đền bù thiệt hại hay thiếu hụt cho Công ty.
* Giao chậm:
- Với những lô hàng bình thường thì việc nhận hàng chậm, không ảnh hưởng lớn đển giá trị của hàng thì Công ty có thể vẫn gia hạn cho nhà xuất khẩu một khoảng thời gian nhất định; qua thời gian gia hạn đó mà bên xuất khẩu vẫn không thể giao hàng thì hoặc là Công ty có thể gia hạn tiếp hoặc là huỷ hợp đồng, đòi bồi thường thiệt hại (tuy nhiên trong thực tế, trường hợp này rất ít xảy ra). - Trường hợp nhập hàng hoá để phục vụ một dịp lễ, tết hoặc hàng có tính thời vụ thì thời hạn nhận hàng có ý nghĩa hết sức quan trọng, quyết định giá trị của hàng hoá. Như vậy, nếu nhà xuất khẩu không đáp ứng được yêu cầu đó thì Công ty không thể gia hạn thời gian nhận hàng, huỷ hợp
đồng và bên xuất khẩu phải có trách nhiệm đền bù thiệt hại khi hợp đồng bị huỷ bỏ.
* Nhận chậm: Thực tế trường hợp này đã xảy ra đối với các Doanh nghiệp nhập khẩu hàng hoá từ nước ngoài về với các lý do như:
- Do bộ chứng từ có vấn đề.
- Do nhà nhập khẩu không muốn mua lô hàng đó nữa.
- Do bên uỷ thác nhà nhập khẩu đó huỷ bỏ hợp đồng uỷ thác với bên nhận uỷ thác xuất khẩu
Công ty VITACO cũng đã mắc phải trường hợp: do bộ chứng từ có sai sót nhỏ mà Công ty không phát hiện ra cho nên việc nhận hàng bị chậm lại nên ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh XNK của Công ty.
Vi phạm về chất lượng: Tuỳ thuộc vào đặc tính của từng lô hàng nà đánh giá hàng giao không đúng chất lượng theo những tiêu chuẩn khác nhau. Nhưng nói chung, tuỳ từng lô hàng cụ thể thì Công ty đều quy định phẩm chất, chất lượng khá cụ thể. Thực tế có những lô hàng, nhà xuất khẩu không giao đúng như trong hợp đồng đã ký, có thể là do các chỉ tiêu về chất lượng như trong họp đồng nhưng xuất xứ của lô hàng đó lại khác.Trưòng hợp giao không đúng chất lượng, Công ty có thể yêu cầu nhà xuất khẩu giao lại lô hàng khác hoặc bàn bạc cách thức giải quyết lô hàng đó với nhà xuất khẩu với một số điều kiệnkêm theo như: giảm giá, trư khấu hao hoặc bên xuất khẩu phải mất một khoản tiền phạt theo thoả thuận.
* Vi phạm về thanh toán: có thể do nhiều nguyên nhân
- Do sau khi ký kết, Công ty nhận được đơn chào hàng với hàng hoá như đã ký về phẩm chất, chất lượng, xuất xứ...nhưng giá thành hạ hơn nên Công ty muốn huỷ bỏ hợp đồng về lô hàng đó, nên Công ty đã thanh toán chậm tiền hàng.
- Do nhu cầu của thi trường về hàng hoá đó giảm đáng kể nên Công ty cũng không muốn thanh toán tiền hàng để nhận hàng về ngay mà cố tình kéo dài thời gian.
- Do bên uỷ thác cho Công ty huỷ bỏ hợp đồng nhập khẩu uỷ thác ...
Nói chung là có nhiều nguyên nhân nhưng trên thực tế Công ty ít gặp phải những trường hợp trên dẫn đến thanh toán chậm; số vụ vi phạm hợp đồng nhập khẩu rất ít và chủ yếu là vi phạm về giao chậm hàng hoá so với hợp đồng đã ký.
Ta có thể theo dõi một số trường hợp vi phạm hợp đồng cụ thể trong năm 2000.
Biểu 10: Một số hợp đồng bị vi phạm các thoẩ thuận đã được ký kết trong năm 2000.
Số HĐ Đơn vị giao
dịch Nội dungvi phạm Nguyên nhân Hình thứcphạt
03 To To Ltd Giao chậm Do tàu vận tải Chấp nhận nhận hàng
09 Woobo Giao chậm Giá hàng tăng
lên
Phạt bằng tiền 15 ICI Pte Ltd Giao chậm Do không đủ
nguồn cung Chấp nhậnnhận hàng 24 Takalar Corp Kém chất lượng Hàng kém chất lượng Phạt bằng tiền 29 Choong Nam Kém chất
lượng Hàng kém chấtlượng Phạt bằng tiền Trong các vi phạm về chất lượng thì chế tài buộc thực hiệ và bồi thường thiệt hại, giảm giá thành hàng nhập khẩu được sử dụng là chính. Nếu lô hàng lớn, tỷ lệ sai hỏng cao thì Công ty yêu cầu nhà xuất khẩu giao bù hàng thay thế. Nếu số lượng hàng không lớn để đủ làm thành một chuyến hàng thì Công ty yêu cầu nhà xuất khẩu bồi thường thiệt hại, mức bồi thường phải căn cứ vào mức thiệt hại thực tế và do thoả thuận giữa Công ty và khách hàng.
Như vậy việc vi phạm hợp đồng được Công ty giải quyết khá linh hoạt, không hoàn toàn cứng nhắc theo quy định của hợp đồng. Tuy nhiên, trong bất cứ hợp đồng nào thì thái độ khéo léo, mềm mỏng và năng động của người làm công tác hợp đồng có ảnh hưởng rất lớn tới kết quả đàm phán và giải quyết khiếu nại; giúp Công ty duy trì được quan hệ làm ăn với khách hàng và hạn chế được một phần thiệt hại.
Trên thực tế, số hợp đồng nhập khẩu của Công ty ký kết được bị vi phạm là rất ít, hầu như không có vụ việc nào Công ty phải nhờ đến trọng tại kinh tế hoặc toà án để giải quyết vì giá trị của hợp đồng và tài sản bị vi phạm thường không lớn lắm, việc kiện tụng sẽ gây tổn hại đến uy tín, tốn kém về tiền bạc của cả hai bên. Do đó, nên các bên vi phạm hợp đồng nhập khẩu của Công ty thường do hai bên tự thương lượng để giải quyết.
Ví dụ: Vào cuối năm 2000, Công ty ký hợp đồng mua máy điều hoà nhiệt độ có ký hiệu là:RF12WA. Khi nhận hàng, Công ty kiểm tra thì lô hàng đó có một số hàng co hình dáng giống hệt như sản phẩm có ký hiệu RF12WA, số hàng này có ký hiệu RF7WA. Do đó, Công ty đã yêu cầu bên xuất khẩu giao lại số hàng bị sai trên theo đúng điều khoản của hợp đồng; Sau đó, Công ty Anhui Garment Imp and Exp Co.,Ltd cho biết là hiện nay số hàng đó không có nên yêu cầu Công ty VITACO nhận số hàng sai quy cách đó và bên xuất khẩu đồng ý giảm giá cho số hàng đó đồng thời chịu một khoản tiền phạt không lớn là USD1.000,00 do vi phạm hợp đồng.