KHẨU Ở CÔNG TY VẬN TẢI VÀ ĐẠI LÝ VẬN TẢI VITACO- HÀ NỘI
Sau khi ký kết một hợp đồng nhập khẩu, công việc tiếp theo của Công ty là tiến hành thực hiện tốt các nghĩa vụ đã được thoả thuận trong hợp đồng. Thực hiện tốt các nghĩa vụ hợp đồng không chỉ là trách nhiệm pháp lý mà còn nâng cao uy tín của Công ty đối với đối tác thực hiện hợp đồng nhập khẩu, Công ty nên thực hiện tốt các vấn đề sau:
1. Điều kiện bảo đảm thực hiện tốt hợp đồng nhập khẩu
Để thực hiện tốt hợp đồng nhập khẩu thì Công ty phải thực hiện tốt được những công việc sau:
- Sau khi ký kết hợp đồng Công ty phải lập kế hoạch cụ thể và chi tiết để thực hiện hợp đồng.
- Tiến hành thực hiện nhanh chóng và đầy đủ các thủ tục mà Nhà nước quy dịnh như xin giấy phép nhập khẩu, làm thủ tục Hải quan,... - Yêu cầu đối tác gửi chứng từ kịp thực hiệnời để có thực hiệnời gian đủ dài để kiểm tra chứng từ, nếu có sai sót phải thực hiệnông báo ngay cho đối tác biết về tình hình cụ thể để đối tác kịp thời sửa đổi cho kịp thời nhận hàng.
- Kiểm tra kỹ toàn bộ chứng từ.
- Yêu cầu đối tác cho biết chính xác thời gian hàng về cảng quy định.
- Theo dõi sát sao qúa trình thực hiện hợp đồng để kịp thời xử lý các vấn đề xảy ra.
- Đối với các hợp đồng lớn, hàng nhận làm nhiều đợt, Công ty phải luôn giữ thông tin liên lạc với đối tác để kịp thời thay đổi theo hướng các điều khoản sửa đổi bổ sung(nếu có).
Ngoài những công việc cần phải thực hiện tốt như trên để dảm bảo được việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu tốt hơn thì Công ty phải có cơ cấu tổ chức hoạt động kinh doanh thật chặt chẽ, cụ thể như sau: - Các phòng ban phải thường xuyên báo cáo chính xác tình hình
thực hiện hợp đồng cho giám đốc. Qua đó giám đốc trực tiếp chỉ đạo thống nhất cùng các phòng ban đưa ra các giải pháp tối ưu nhất để đảm bảo thực hiện tốt hợp đồng.
- Giữa các phòng ban thường xuyên hàng ngày trao đổi thông tin cho nhau để cùng giải quyết và khắc phục những nảy sinh trong tiến trình thực hiện hợp đồng.
Đối với trường hợp Công ty nhập khẩu uỷ thác cho một Công ty nào đó hay cá nhân bất kỳ thì Công ty phải báo cáo tình hình thực tế của quá trình thực hiện với họ và phải thông báo cho họ biết ngay nếu có gì thay đổi. Mặt khác. Công ty phải thường xuyên liên lạc yêu cầu họ trả tiền hàng và hoa hồng đúng tiến độ.
2. Quản lý hợp đồng nhập khẩu và quan hệ đối tác.
* Việc quản lý hợp đồng là việc giám sát theo dõi quá trình thực hiện hợp đồng nhằm phát hiện và giải quyết các vấn đề phát sinh để đạt được hiệu quả cuối cùng. Như vậy, công tác quản lý hợp đồng yêu cầu người nhập khẩu có trách nhiệm tìm các biện pháp tháo gỡ và giải quyết các vấn đề vướng mắc có thể phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng. Đối với Công ty vận tải và Đại lý vận tải VITACO-Hà Nội, công tác quản lý hợp đồng Công ty cần có các biện pháp sau:
- Thúc giục nhân viên đi khai báo Hải quan ngay sau khi nhận được bộ chứng từ, để tránh tình trạng hàng bị lưu kho bãi.
- Phải có đội ngũ cán bộ hiểu biết về hàng hoá mà Công ty thường nhập, hoặc phải thuê chuyên gia có hiểu biết về hàng hoá nhập khẩu để kiểm tra hàng hoá trược khi nhận hàng.
* Quan hệ đối tác trong quá trình thực hiện hợp đồng là một mặt trong việc tạo dựng uy tín kinh doanh của Công ty. Sự tín nhiệm về Công ty gây tâm lý tin tưởng cho đối tác nước ngoài khi quyết định bán sản phẩm cho Công ty và các bạn hàng trong nước tin tưởng vào Công ty khi quyết định mua hàng và đặt hàng của Công ty hoặc uỷ thác cho Công ty nhập khẩu.
Muốn giữ được mối quan hệ làm ăn lâu dài với đối tác và khách hàng trong nước, đồng thời thu hút được thêm bạn hàng trong và ngoài nước hơn nữa thì Công ty cần coi sự phục vụ chu đáo như sử dụng các phương tiện kỹ thuật để đưa đón, lễ tân, giao dịch cho dù họ có ký kết được hợp đồng hay không đều cảm thấy được hài
lòng. Thái độ phục vụ càng chu đáo bao nhiêu thực hiệnì cang gây được ấn tượng tốt bấy nhiêu đặc biệt là đối tác lần đầu tiên tiễp xúc với Công ty.
3. Giải quyết tranh chấp
Tranh chấp là điều mà cả hai bên đều không muốn xảy ra bởi vì nó không chỉ gây ra tốn kém về thời gian và tiền bạc mà còn ảnh hưởng đến mối quan hệ làm ăn lâu dài giữa họ. Hầu hết các hợp đồng mà Công ty ký kết với đối tác nước ngoài hay bạn hàng trong nước đều có giá trị không lớn nên khi có tranh chấp xảy ra Công ty cần phải dựa trên nguyên tắc: Trước tiên là tôn trọng lợi ích của hai bên và bình đẳng trong mối quan hệ.
Trong mối quan hệ hợp đồng, lợi ích của các bên vừa có mâu thuẫn nhưng lại có ràng buộc với nhau. Do vậy một nguyên tắc mà đã được nhiều nhà kinh doanh áp dụng thành công ở các nước khi giải quyết tranh chấp là: Hãy tập trung vào vấn đề cần thương lượng, vào vấn đề lợi ích chứ không phải vào quan điểm để tạo ra sự lựa chọn mà cả hai bên cùng có lợi, kiên trì với các mục tiêu đề ra trên phương châm:" Cách lựa chọn tốt nhất là đạt được sự thoả thuận". Đồng thời thực hiện trong quá trình thương lượng thì người tham gia thương lượng phải có sự kiên trì, khéo léo, có ứng xử, lập luận vững vàng hợp tình, hợp lý và tốt nhất là phải có nhiều kinh nghiệm, học hỏi về các vụ giải quyết tranh chấp thành công của các Doanh nghiệp khác nhằm vận dụng linh hoạt thì chắc chắn mọi việc sẽ được giải quyết êm đẹp.
4. Biện pháp tăng khách hàng, số lượng và giá trị hợp đồng nhậpkhẩu. khẩu.
4.1. Tạo uy tín vơi khách hàng tiêu thu hàng hoá nhập khẩu của Côngty. ty.
Công ty có uy tín là Công ty có vị trí cao và gây ấn tượng tốt đẹp đối với khách hàng và bạn hàng. Tín nhiệm là một trong những bí quyết để kinh doanh thành công. Để làm tốt được điều này đối với Công ty trong lĩnh vực kinh doanh quốc tế còn quá non trẻ thì đó quả là điều rất khó khăn. Do vậy, để dần dần tạo được lòng tin với khách hàng về việc kinh doanh nhập khẩu của Công ty thì Công ty nên làm tốt một số yêu cầu sau:
- Cung cấp cho khách hàng hàng hoá chất lượng cao, giá cả cạnh tranh.
- Cung cấp dịch vụ với giá hạ hơn so với thị trường như dịch vụ vận tải...Công ty cung cấp dịch vụ vận tải nên trong quá trình nhập khẩu hàng hoá Công ty nên nhận vận chuyển hàng hoá từ cảng quy định về
cho đơn vị đặt hàng nhập khẩu hoặc khách hàng tiêu thụ hàng hoá nhập khẩu của Công ty với giá cả hạ hơn.
- Cung cấp hàng hoá kịp thời cho khách hàng theo yêu cầu của khách hàng.
4.2. Mở rộng mối quan hệ giao dịch.
Công ty nên mở rộng mối quan hệ với các Bộ, nghành có liên quan để thuận tiện cho việc xin giấy phép kinh doanh và giấy phép XNK hàng hoá; việc làm thủ tục Hải quan thuận lợi hơn. Mặt khác, Công ty phải đẩy mạnh mối quan hệ làm ăn với các thành viên thuộc Tổng công ty và các Công ty hay tổ chức kinh doanh nào đó có thể tiêu thụ hàng hoá nhập khẩu của Công ty.
4.3. Tạo ra kênh phân phối hàng hoá cho Công ty.
Để việc kinh doanh nhập khẩu được phát huy hết khách hàngả năng, việc ký kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu được liên tục thì Công ty phải tạo cho mình một kênh phân phối hàng hoá. Cụ thể Công ty có thể thành lập một số đại lý ở các tỉnh để bán hàng nhập khẩu và có mối quan hệ làm ăn với Công ty khác nhằm tiêu thụ hàng hoá...
4.4. Bồi dưỡng và nâng cao nghiệp vụ cho cán bộ nhập khẩu.
Muốn tạo uy tín với khách hàng, mở rộng mối quan hệ giao dịch hay tạo kênh phân phối hàng hoá được tốt thì việc kinh doanh nhập khẩu của Công ty phải có hiệu quả. Mục đích để việc kinh doanh nhập khẩu có hiêu quả thì việc ký kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu lại ảnh hưởng rất lớn. Do vậy, muốn tăng hiệu quả ký kết cho hợp đồng Công ty cần có sự đầu tư thích đáng như:
+ Cấp kinh phí để nâng cao năng lực và trình độ chuyên môn cho cán bộ XNK.
+ Tổ chức tìm hiểu các thị trường thực tế để nắm bắt được nhu cầu hiện tại của người tiêu dùng và khuynh hướng biến động của nhu cầu hàng hoá trong tương lai, từ đó xác định mặt hàng cần nhập khẩu. - Tổ chức các cuộc tham quan các nước mà có quan hệ làm ăn để có cơ hội tìm hiểu bạn hàng một cách trực tiếp nhằm học hỏi kinh nghiệm kinh doanh, nâng cao vốn kiến thức về phong tục tập quán của họ.
+ Tham gia tích cực các hội nghị, hội thảo về kinh doanh XNK do Bộ Thương mại tổ chức để học hỏi và áp dụng vào Công ty mình.
+ Phải có tiêu chuẩn quy định rõ ràng để có kế hoạch bồi dưỡng cán bộ kế cận gồm phẩm chất chính trị, trình độ kiến thức, năng lực tổ chức....
3.5. Phân tích và đánh giá hiệu quả hợp đồng nhập khẩu.
Trên thực tế, không có hợp đồng nào giống hệt như lần trước cho dù hàng hoá nhập về vẫn như cũ, nhưng nhu cầu của khách hàng lại thay
đổi, các điều kiện trong và ngoài nước cũng thay đổi theo. Công việc này không đơn thuần là việc xác định khả năng của Doanh nghiệp trong việc thoả mãn và tác động tới nhu cầu của khách hàng như thế nào. Do vậy, mỗi khi kết thúc một hợp đồng nhập khẩu, Công ty cần thực hiện đánh giá lại công tác ký kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu đã hoàn tất để sẵn sàng thay đổi phương án kinh doanh và mặt hàng kinh doanh cho phù hợp với điều kiện và nhu cầu mới của thị trường.
Viêc phân tích một hợp đồng nhập khẩu nhằm trả lời các câu hỏi sau: - Hợp đồng có được thực hiện tốt hay không?.
- Kết quả đạt được do với các đối thủ cạnh tranh như thế nào?. - Doanh nghiệp đã có phương án nhập lô hàng mới hay chưa? - Điểm yếu của Doanh nghiệp là gì?.
* Để đánh giá hiệu quả của hợp đồng nhập khẩu, có thể sử dụng chỉ tiêu "Tỷ suất doanh lợi nhập khẩu". Chỉ tiêu này phản ánh kết quả tài chính của hợp đồng đã được ký kết và thực hiện, có nghĩa là phản ánh những kết quả bằng tiền thu được và những chi phí thực tế bỏ ra để có được kết quả đó. Công thức: Doanh nghiệp = ×100 Cn Ln % Trong đó:
Dn : Tỷ suất doanh lợi nhập khẩu Ln : Lợi nhuận về bán hàng nhập khẩu
Cn : Tổng chi phí nhập khẩu bằng ngoại tệ được chuyển đổi sang Việt Nam đồng theo tỷ giá của ngân hàng Nhà nước