• Các vấn đề về tổ chức
Chọn địa điểm thuyết trình:
Phòng thuyết trình cần phải ở địa điểm tiện lợi, có sức chứa khá nhưng không lớn quá để không có cảm giác trống trải. Nên chọn một gian sao cho hơi thiếu chỗ hơn là thừa quá nhiều chỗ.
Phòng thuyết trình cần phải được chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi khách đến. Cần phải có đủ các dụng cụ như máy chiếu đèn, máy chiếu slide, video, bảng và bút viết, tài liệu quảng cáo, trưng bày sản phẩm. Việc sử dụng các xấp tài liệu minh họa, sách, hình vẽ để bổ trợ cho thông tin được trình bày là vô cùng quan trọng vì có rất nhiều người tiếp thu thông tin qua thính giác rất kém nếu không có hình ảnh minh họa. Cũng cần kiểm tra trước xem có đủ công tắc ổ cắm, bóng đèn dự phòng hay không.
Việc sử dụng máy móc hiện đại cũng nhấn mạnh hình ảnh của công ty và giúp Bạn có thêm tự tin khi thuyết trình, đặc biệt là khi nói về các cơ hội và khả năng mà Network Marketing đem lại. Nếu sử dụng nhạc nền thì phải chú ý để nhạc không quá ồn, gây khó chịu hoặc mất tập trung cho người đến dự.
Đăng ký người tham dự:
Điều này là nên làm để có thể kiểm soát số người đến dự và đánh giá được hiệu quả của thuyết trình về sau này.
• Soạn thảo nội dung thuyết trình
Việc chuẩn bị bài thuyết trình bao gồm 2 phần chính sau đây: - Xác định chủ đề.
- Xác định những nội dung chính cần nói về chủ đề này. Trước hết, hãy xác định mục đích của cuộc thuyết trình và tìm hiểu thành phần nghe xem họ biết và quan tâm những gì để chọn tư liệu phù hợp. Tốt nhất, Bạn nên có một sườn bài cụ thể để không bỏ sót một ý quan trọng nào.
Về sau này khi Bạn đã có kinh nghiệm hơn, Bạn có thể viết ngắn hơn hoặc không đọc nữa mà chỉ thỉnh thoảng liếc qua sườn bài, bởi lẽ khi người thuyết trình nói mà không đọc, người nghe sẽ dễ tiếp thu
hơn, và Bạn sẽ rút ngắn khoảng cách với họ nhanh hơn, bởi lẽ Bạn có thể thường xuyên quan sát hội trường và cảm nhận được tinh thần của họ.
Một bài thuyết trình bao giờ cũng phải có mở bài, thân bài và kết luận. Nhiều người rất hay quên chi tiết này. Song Bạn cần nhớ là chính câu mở đầu và câu kết là 2 phần mà Bạn phải chú trọng nhất.
Phần mở bài cần phải cho mọi người biết những nội dung chính mà Bạn sẽ định trình bày. Cần phải thể hiện được bản chất của vấn đề, để người nghe muốn nghe tiếp phần sau.
Phần thân bài là lúc Bạn trình bày các ý chính.
- Bạn cần phác thảo các ý chính và sắp xếp chúng theo một trình tự logic (bắt đầu từ những điểm quan trọng nhất đến ít quan trọng nhất hoặc ngược lại). Hãy tóm tắt từng đoạn sau mỗi ý chính.
- Hãy dành nhiều thời gian cho những điểm quan trọng hơn. - Cần viết sao cho dễ nghe và dễ tiếp thu. Nên dùng câu đơn giản, trực tiếp, có chủ ngữ, kèm các ví dụ, liên hệ, so sánh để minh họa. Có thể sử dụng các câu tiêu đề và các công cụ nhấn mạnh khác (viết đậm, viết hoa, chữ to...).
- Cần có các hỗ trợ minh họa như các số liệu thống kê và kết quả nghiên cứu, các ví dụ, các mẩu chuyện và chứng thực, các hình ảnh, biểu đồ... Bài thuyết trình với hình ảnh hỗ trợ thích hợp, sử dụng đúng nghĩa, đúng mục đích thường có hiệu quả hơn nhiều.
- Hãy cung cấp thông tin từng phần và dần dần. Đừng cố truyền đạt quá nhiều thông tin trong một buổi. Người nghe có thể hoàn toàn không hiểu Bạn và Bạn sẽ phí công. Hơn tế, thông tin chuyên sâu quá nhiều có thể làm cho người mới sợ và bỏ doanh nghiệp
Phần kết luận: Bạn cần tổng kết lại cho mọi người biết đã trình bày điều gì. Phần kết luận là một trong những thời điểm hiếm hoi để thu hút sự chú ý của người nghe, vì vậy cần phải kết thúc ở cao trào. Người nghe lúc nào cũng muốn biết thêm và vì vậy Bạn cần phải kết thúc bài thuyết trình bằng việc điểm lại các lợi ích mà người nghe thu được. Đừng phạm phải sai lầm khi chỉ nói gọn lỏn: “Cám ơn các Anh/Chị đã lắng nghe!” và đi về chỗ ngồi.
Chỉ có những người thuyết trình tự tin mới gây được ấn tượng với người nghe. Và chỉ có thực hành mới có thể mang lại cho Bạn cảm giác tự tin vào khả năng của mình. Dưới đây là một vài quy tắc giúp cho Bạn có được thành công khi thuyết trình.
- Hãy tập luyện trước gương. Điều này hoàn toàn không ngớ ngẩn chút nào. Rất nhiều các nhân vật nổi tiếng cũng đã từng tập nói trước gương.
- Hãy dùng máy thu âm. Bạn sẽ nghe được tất cả những ngữ điệu của mình và có thể chỉnh lại bằng cách nhấn những chỗ cần thiết, tăng hoặc giảm tốc độ nói.
- Dùng máy ghi hình còn tốt hơn nữa, vì camera không biết nói dối. Hãy xem lại băng để biết Bạn có những thói quen xấu gì mà trước nay Bạn không để ý, và trông Bạn ra sao.
- Có thể tập dượt trong một nhóm người thân quen. Bất cứ lúc nào tiện, dù là trong một nhóm Bạn, người nhà hay khi họp nhóm các nhà phân phối, Bạn hãy mạnh dạn xin phát biểu.