- Trường hợp nhập kho vật liệu do mua ngoài.
- Căn cứ vào kế hoạch sản xuất sản phẩm trong kỳ và nhu cầu về NVL (đảm bảo cho kế hoạch sản xuất và kế hoạch dự trữ NVL) của Công ty, phòng quản lý sản xuất được sự đồng ý của Ban lãnh đạo sẽ tiến hành mua NVL và chuyển kho của Công ty. Nghiệp vụ mua NVL được thông qua việc ký kết Hợp đồng kinh tế với nhà cung cấp vận chuyển đến công ty hay do công ty tự vận chuyển về kho, tuỳ sự thoả thuận giữa hai bên. Sau khi nhận đựơc hàng hoá cùng với hoá đơn GTGT do nhà cung cấp giao cho.
Ví dụ: Ngày 05 tháng 08 năm 2008, Công ty mua nguyên vật liệu của Công ty Tân Thành. Công ty nhận được hoá đơn GTGT theo mẫu (Biểu số 5).
Theo HĐ GTGT này thì Công ty mua theo hình thức trọn gói nên giá của số NVL đã bao gồm chi phí mua mà Công ty Tân Thành đã chi trả, nên giá trị của số NVL này chỉ bao gồm giá trị ghi trên hoá đơn.
HĐ GTGT là chứng từ đầu tiên để kế toán có thể ghi nhận nghiệp vụ thu mua NVL, số liệu trên hoá đơn GTGT là căn cứ cho việc ghi phiếu nhập kho, sổ chi tiết theo dõi thanh toán với người bán (mua chịu),sổ chi tiết TK 111, 112…
Biểu số 5: Mẫu HĐ GTGT
HOÁ ĐƠN Mẫu số :01/GTKT
-3LL
GIÁ TRỊ GIA TĂNG AM/2007B
Liên 2: Giao cho khách hàng Số: 0047929 Ngày 04 tháng 08 năm 2008
Đơn vị bán hàng: Địa chỉ: Số - Hà Nội Mã số: 0100101114-1
Họ tên người mua hàng: Công ty CP Nhà thép Đinh Lê Địa chỉ:
Mã số thuế: 0900221643
Hình thức thanh toán: Chuyển khoản.
STT Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vịtính lượngSố Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3
1 Thép cán nóng Tấn 2 16.600.000 33.200.000
Cộng tiền hàng : 33.200.000 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT : 1.660.000VNĐ Tổng cộng tiền thanh toán: 34.860.000VNĐ Số tiền viết bằng chữ: Ba mươi tư triệu, tám trăm sáu mươi ngàn đồng.
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
Toàn bộ số NVL mua về được tiến hành kiểm tra quy cách, mẫu mã, phẩm chất từng loại. Nếu đạt, ban kiểm nhận (thủ kho) lập biên bản giao nhận (biểu số 6) và cho nhập kho toàn bộ số NVL,
Đề nghị nhập
Ban kiểm nhận Cán bộ phòng QLSX T.Phòng QLSX Thủ kho Kế tóan vật tư Người giao hàng
Lập biên bản giao nhận Lập phiếu nhập Ký phiếu nhập Nhập kho Ghi sổ, bảo quản lưu trữ
đồng thời cán bộ phòng quản lý sản xuất sẽ lập phiếu nhập kho (Biểu số 7) căn cứ vào số lượng NVL thực nhập, Sau đó thủ kho tiến hành ghi thẻ kho cho NVL đó.
Trên phiếu nhập vật tư phải thể hiện số lượng thực nhập, số lượng vật liệu theo chứng từ (HĐGTGT), đơn giá của từng thứ vật liệu. Ngoài ra trên phiếu nhập có chữ ký của thủ kho, đại diện phòng quản lý sản xuất, thủ trưởng đơn vị và bên giao hàng. Phiếu nhập kho được lập thành 2 (đối với vật tư mua ngoài) hoặc 3 liên (đối với vật tư tự sản xuất), có đầy đủ các chữ ký trong đó:
- Liên 1: Lưu tại phòng kế toán vật tư. - Liên 2: Giao cho người nhập hàng. - Liên 3: Dùng để luân chuyển và ghi sổ.
Phiếu nhập kho được chuyển cho phụ trách phòng cung ứng ký. Trên cơ sở phiếu nhập kho, thủ kho kiểm nhập hàng, ghi số thực nhập vào phiếu, ký phiếu, ghi thẻ kho và chuyển chứng cho kế toán hàng tồn kho ghi sổ và bảo quản, lưu trữ. Quy trình luân chuyển của phiếu nhập kho được thể hiện qua sơ đồ
Sơ đồ 6: Quy trình luân chuyển phiếu nhập kho.
Biểu số 6: Mẫu biên bản giao nhận: