3. Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện cụng tỏc hạch toỏn nguyờn vật liệu
3.3 Nội dung hoàn thiện
Bờn cạnh những ưu điểm mà cụng tỏc hạch toỏn nguyờn vật liệu đạt được ta vẫn cú thể nhận thấy một số hạn chế chưa thực sự đem lại hiệu quả tối ưu cho cụng ty. Do đú để hoàn thiện những vấn đề chưa hợp lý đú, em xin đưa ra một số ý kiến để việc hạch toỏn quản lý nguyờn vật liệu được tốt hơn, phự hợp hơn với tỡnh hỡnh thực tế tại cụng ty nhưng vẫn đảm bảo chế độ kế toỏn ỏp dụng.
Thứ nhất, về việc quản lý vật tư.
- Việc quản lý vật tư hiện nay của cụng ty là tương đối chặt chẽ và đảm bảo nguyờn tắc nhập xuất vật liệu. Tuy nhiờn, qua thực tế cỏc đội, ta nhận thấy quản lý cũn cú vài thiếu sút, gõy lóng phớ vật tư nhất là cỏc loại vật tư mua được chuyển thằng tới cỏc cụng trỡnh như cỏt, sỏi, vụi đỏ…để thuận tiện cho việc xuất dựng sử dụng, chỗ để vật tư thường xuyờn chuyển đổi, việc giao nhận cỏc loại vật tư này khụng được cõn đo đong đếm kỹ lưỡng nờn dễ dẫn đến thất thoỏt một lượng vật tư tương đối lớn. Vỡ vậy ở cụng trường cần chuẩn bị đầy đủ nhà kho chứa vật tư, chuẩn bị chỗ để vật tư dễ bảo vệ thuận tiện cho quỏ trỡnh thi cụng, xõy dựng cụng trỡnh và việc đong đếm cũng phải tiến hành chặt chẽ hơn để giảm bớt việc thất thoỏt một cỏch vụ ý khụng ai chịu trỏch nhiệm. Trong cụng tỏc thu mua vật liệu, cỏc đội ký hợp đồng mua tại chõn cụng trỡnh, đõy cũng là một mặt tốt nhằm giảm bớt cụng tỏc cho cỏn bộ tiếp liệu. Tuy nhiờn về giỏ cả cú thể khụng thống nhất, cần phải được tham khảo kỹ lưỡng, cố gắng khai thỏc cỏc nguồn cung cấp cú giỏ hợp lý, chất lượng, khối lượng đảm bảo và chọn nhà cung cấp cú khả năng dồi dào, cung cấp vật tư cho đội để đảm bảo cho việc thi cụng xõy dựng cụng trỡnh khụng bị giỏn đoạn do thiếu vật tư. Đồng thời với cỏc cụng tỏc trờn, phũng kế toỏn cần tăng cường hơn nữa trong cụng tỏc kiểm tra giỏm sỏt tới từng cụng trỡnh về
sổ sỏch, kiểm tra cỏc bỏo cỏo kế toỏn nguyờn vật liệu trỏnh cỏc trường hợp vật tư nhập kho lại khụng đủ chứng từ gốc.
- Bờn cạnh đú cụng ty nờn đề ra cỏc biện phỏp nhằm khuyến khớch sử dụng nguyờn vật liệu một cỏch hợp lý, tiết kiệm như ỏp dụng những thiết bị thi cụng tiờn tiến hiện đại. Cần cú cỏc biện phỏp thưởng phạt thớch hợp để khuyến khớch nhõn viờn tiết kiệm võt tư. Vỡ cỏc cụng trỡnh của cụng ty rải rỏc khắp nơi nờn dễ dẫn đến hao hụt trong quỏ trỡnh vận chuyển và sử dụng.
Thứ hai, hoàn thiện thủ tục nhập, xuất kho nguyờn vật liệu.
Khi cụng ty mua vật liệu ngoài thường cú 2 trường hợp xảy ra:
- Trường hợp 1: Nguyờn vật liệu mua về nếu dự trữ tại kho thỡ tiến hành thủ tục nhập kho, và sau đú theo yờu cầu xuất của sản xuất sẽ tiến hành xuất vật tư.
- Trường hợp 2: Do nhu cầu cần vật liệu ngay nờn nguyờn vật liệu mua về được chuyển thẳng tới bộ phận sản xuất. Trong trường hợp này, mặc dự khụng nhập kho nhưng kế toỏn vẫn tiến hành làm thủ tục nhập, xuất kho như trường hợp 1. Như vậy, việc thực hiện cỏc thủ tục nhập xuất kho (trong khi khụng nhập, xuất kho) nhiều khi chỉ mang tớnh hỡnh thức, sẽ hao phớ về lao động kế toỏn, thủ tục rườm rà. Trường hợp này cụng ty chỉ cần làm thủ tục kiểm nghiệm vật tư và lập phiếu giao nhận vật tư làm căn cứ hạch toỏn chi phớ nguyờn vật liệu khụng qua kho, vừa giảm bớt thủ tục ghi chộp cho kế toỏn và thủ kho, vừa phản ỏnh kịp thời số liệu hạch toỏn hàng tồn kho. Đồng thờilà căn cứ để thanh toỏn tiền hàng tớnh vào chi phớ, xỏc định trỏch nhiệm đối với những người được giao quản lý, sử dụng nguyờn vật liệu và là căn cứ để ghi sổ kế toỏn. Dưới đõy là mẫu phiếu giao nhận nguyờn vật liệu:
PHIẾU GIAO NHẬN NGUYấN VẬT LIỆU
Ngày…thỏng…năm… Số :...
Nợ :…… Cú :……
- Họ tờn người giao: ………Địa chỉ:……… - Họ tờn người nhận:………Địa chỉ:………
- Địa điểm giao nhận:………
- Theo……..số…………ngày….thỏng….năm….của…..tiến hành giao, nhận cỏc loại nguyờn vật liệu sau:
STT Tờn nhón hiệu, quy cỏch, chủng loại vật tƣ Mó số ĐVT Số lƣợng Đơn giỏ Thành tiền Ghi chỳ (A) (B) (C) (D) 1 2 3 4 1 2 3 … Cộng Ngày….thỏng….năm….
Ngƣời lập Ngƣời giao Ngƣời nhận
(ký, họ tờn) (ký, họ tờn) (ký, họ tờn)
Cụng ty Cổ phần Đầu tƣ Thƣơng mại và Xõy dựng Minh Vũ
Thứ ba, về việc lập phiếu bỏo vật tư cuối kỳ.
Ở cụng ty trong kỳ, số vật tư dựng phục vụ thi cụng là theo kế hoạch, vỡ vậy trong quỏ trỡnh thi cụng vẫn cũn xảy ra tỡnh trạng lượng tiờu hao nguyờn vật liệu thực tế ớt hơn kế hoạch, dẫn đến cuối kỳ vẫn cũn vật liệu ở đơn vị thi cụng chưa sử dụng tới. Nếu vật tư cũn lại tạm thời khụng được sử dụng nữa thỡ lập phiếu nhập kho và nộp lại kho. Nếu vật tư cũn sử dụng tiếp thỡ bộ phận sử dụng (từng đội) lập phiếu bỏo vật tư cũn lại cuối kỳ làm hai bản. Một bản giao cho phũng kỹ thuật và một bản giao cho phũng kế toỏn. Phiếu bỏo vật tư cũn lại cuối kỳ gửi cho phũng kế toỏn để theo dừi vật tư tồn cuối kỳ đồng thời làm căn cứ để tớnh giỏ thành sản phẩm và kiểm tra tỡnh hỡnh thực hiện định mức sử dụng vật liệu. Sau mỗi hạng mục cụng trỡnh, cỏc đơn vị thi cụng phỏt hiện thấy số vật liệu cũn tồn lại, căn cứ vào từng loại vật liệu và khả năng sử dụng võt liệu để xuất dựng ở cỏc kỳ tiếp theo.
PHIẾU BÁO VẬT TƢ CếN LẠI CUỐI KỲ
Ngày…thỏng…năm…
Số:………… Bộ phận sử dụng:………
Phụ trỏch bộ phận sử dụng
(ký, họ tờn)
Cụng ty Cổ phần Đầu tƣ Thƣơng mại Mẫu sổ: VT - 04
Và Xõy dựng Minh Vũ (ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ/BTC
Bộ phận: ……….. Ngày 20 thỏng 03 năm 2006 của BTC)
STT Tờn vật tƣ Mó số ĐVT Số lƣợng Lý do (cũn sử dụng hay trả lại) (A) (B) (C) (D) 1 (E) 1 2 …
Thứ tư, mở sổ chi tiết thanh toỏn với người bỏn.
Để đảm bảo cho việc cung cấp nguyờn vật liệu được liờn tục làm cho quỏ trỡnh sản xuất khụng bị giỏn đoạn là cụng việc quan trọng hàng đầu, do vậy việc tỡm nguồn vật tư cung cấp thường xuyờn cho thi cụng với chất lượng tốt sẽ là mối quan tõm của cụng ty. Bờn cạnh đú, phải theo dừi tỡnh hỡnh thanh toỏn, phương thức thanh toỏn để cú những biện phỏp thớch hợp nhằm thỳc đẩy mối quan hệ mua bỏn. Do đú, để phự hợp với yờu cầu theo dừi một cỏc thuận lợi, liờn tục, cú hệ thống, kế toỏn nờn mở sổ chi tiết tài khoản 331 theo mẫu sau:
Cụng ty Cổ phần Đầu tƣ Thƣơng mại và Xõy dựng Minh Vũ
Số 4/46 - Nghĩa Xỏ - Lờ Chõn - HP
Mẫu số: S31 - DN
(Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ- BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƢỜI BÁN
Tài khoản:……….. Số hiệu :………. Đối tượng:……….. Loại tiền : VNĐ NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Thời hạn được CK Số PS Số dư SH NT Nợ Cú Nợ Cú (A) (B) (C) (D) (E) 1 2 3 4 5 Số dư đầu kỳ Số PS …………. ………….. …………. Cộng số PS x x x x Số dư cuối kỳ x x x x
- Số này cú … trang, đỏnh số từ trang số 01… - Ngày mở sổ…
Ngày…..thỏng…..năm…..
Thứ năm, lập dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho.
Để lập dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho, Cụng ty dựa vào cỏc chuẩn mực kế toỏn số 02 – Hàng tồn kho.
Tài khoản sử dụng: TK 159- Dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho. Tài khoản này dựng để phản ỏnh cỏc khoản dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho phải lập khi cú những bằng chứng tin cậy về sự giảm giỏ của giỏ trị thuần cú thể thực hiện được so với giỏ gốc của hàng tồn kho.
Kết cấu TK 159:
- Bờn nợ: Giỏ trị dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho được hoàn nhập ghi giảm giỏ vốn hàng bỏn trong kỳ.
- Bờn cú: Giỏ trị dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho đó lập tớnh vào giỏ vốn hàng bỏn trong kỳ.
- Số dư bờn cú: Giỏ trị dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho cú cuối kỳ. Cụng ty nờn lập dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho đối với cỏc loại nguyờn vật liệu thường tồn kho với số lượng lớn và giỏ cả cú khả năng biến động cao như: sắt, thộp, xi măng.
* Việc lập dự phũng giảm giỏ nguyờn vật liệu được lập theo cỏc điều kiện sau: - Cú húa đơn, chứng từ hợp phỏp theo quy định của Bộ Tài chớnh hoặc cỏc bằng chứng khỏc chứng minh giỏ vốn hàng tồn kho .
- Là những vật tư hàng húa thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp tồn kho tại thời điểm lập bỏo cỏo tài chớnh.
Trường hợp nguyờn vật liệu cú giỏ trị thuần cú thể thực hiện được thấp hơn so với giỏ gốc nhưng giỏ bỏn sản phẩm dịch vụ được sản xuất từ nguyờn vật liệu này khụng bị giảm giỏ thỡ khụng được trớch lập dự phũng giảm giỏ nguyờn vật liệu tồn kho đú.
Dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho được xỏc định một lần vào cuối niờn độ kế toỏn trờn cơ sở kiểm kờ hàng tồn kho và đối chiếu giỏ gốc (ghi trờn sổ kế toỏn) với giỏ thị trường của từng loại hàng tồn kho.
* Cụng thức xỏc định mức dự phũng giảm giỏ của từng loại nguyờn vật liệu Mức dự phũng = Số lượng + Giỏ gốc của _ Giỏ trị thuần cần lập của tồn kho của một đơn vị cú thể thực hiện
từng loại NVL NVL đú NVL được của NVL
* Phương phỏp lập dự phũng giảm giỏ đối với nguyờn vật liệu tồn kho
1, Cuối niờn độ kế toỏn căn cứ vào mức trớch dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho, kế toỏn ghi:
Nợ TK 632: Giỏ vốn hàng bỏn.
Cú TK 159: Dự phũng giảm giỏ HTK 2, Cuối niờn độ sau (N+1), tớnh mức dự phũng cần lập, nếu:
- Mức dự phũng giảm giỏ HTK cuối niờn độ sau cao hơn mức dự phũng giảm giỏ HTK đó trớch lập năm trước thỡ số chờnh lệch được lập thờm, ghi:
Nợ TK 632: Giỏ vốn hàng bỏn (chi tiết dự phũng giảm giỏ HTK) Cú TK 159: Dự phũng giảm giỏ HTK
- Mức dự phũng giảm giỏ HTK cuối niờn độ sau thấp hơn mức dự phũng giảm giỏ HTK đó trớch lập năm trước thỡ số chờnh lệch được hoàn nhập dự phũng, ghi:
Nợ TK 159: Dự phũng giảm giỏ HTK
Cú TK 632: Giỏ vốn hàng bỏn (chi tiết dự phũng giảm giỏ HTK) Mức lập dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho được tớnh cho từng loại hàng tồn kho bị giảm giỏ và tổng hợp toàn bộ vào bảng kờ chi tiết. Bảng kờ là căn cứ để hạch toỏn vào giỏ vốn hàng bỏn (giỏ thành toàn bộ sản phẩm hàng hoỏ tiờu thụ trong kỳ) của doanh nghiệp.
Cụng ty Cổ phần Đầu tƣ Thƣơng mại và Xõy dựng Minh Vũ
Số 4/46 - Nghĩa Xỏ - Lờ Chõn - HP
BẢNG Kấ DỰ PHếNG GIẢM GIÁ HÀNG TỒN KHO
Ngày…thỏng…năm… STT Tờn vật tƣ Mó vật tƣ SL
Theo sổ kế toỏn Theo thị trƣờng Mức chờnh
lệch Đơn giỏ Thành
tiền Đơn giỏ
Thành tiền A B C 1 2 3= 1x2 4 5= 1x4 6= 5-3 1 2 3 … … … … Cộng
Thứ sỏu, hoàn thiện ứng dụng cụng nghệ tin học vào tổ chức kế toỏn.
Mặc dự đó tin học húa cụng tỏc tài chớnh kế toỏn nhưng đến nay, phần mềm kế toỏn của Cụng ty Minh Vũ đang sử dụng thể hiện nhiều sự bất lợi của nú. Phần mềm kế toỏn rất sơ sài, chủ yếu dựa trờn nền Excel và thực tế cú nhiều nội dung khụng đỏp ứng được yờu cầu ngày càng cao của cụng tỏc quản lý. Do vậy, cụng ty nờn nghiờn cứu, đầu tư để nõng cấp hệ thống mạng hiện cú và trang bị lại phần mềm kế toỏn. Hiện nay trờn thị trường cú rất nhiều sản phẩm phần mềm kế toỏn hoàn chỉnh khỏ ưu việt.
- Thu thập, xử lý thụng tin kế toỏn một cỏch nhanh chúng.
- Tạo điều kiện cho doanh nghiệp chủ động kiểm soỏt cỏc thụng tin tài chớnh. - Chọn lọc thụng tin cung cấp cho người sử dụng tuỳ theo mục đớch sử dụng.
- Việc xử lý, trỡnh bày, cung cấp cỏc chỉ tiờu kế toỏn về hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp là liờn tục, cú căn cứ, đỏp ứng yờu cầu sử dụng của cỏc đối tượng khỏc nhau.
- Hơn nữa, việc sử dụng phần mềm kế toỏn cú thể giỳp giảm bớt nhõn lực so với kế toỏn thủ cụng mà vẫn đảm bảo chất lượng cụng việc.
Hiện nay, nhiều chương trỡnh cú tớnh mở cao, nú cho phộp người dựng cú thể tựy biến cơ sở dữ liệu, tự xõy dựng cỏc bỏo cỏo riờng phự hợp với yờu cầu và đặc thự của đơn vị mỡnh. Sau đõy, em xin giới thiệu một số phần mềm kế toỏn khỏ phổ biến và uy tớn trờn thị trường và phự hợp với cỏc doanh nghiệp vừa và nhỏ.
- Phần mềm kế toỏn MetaData Accounting.
Phần mềm kế toỏn MetaData Accounting được phỏt triển trờn cụng nghệ tiờn tiến, xử lý dữ liệu liờn hoàn và khộp kớn, vỡ vậy số liệu nhập vào phần mềm luụn trong trạng thỏi nhất quỏn, mà vẫn đảm bảo tốc độ cập nhật chứng từ và đưa ra bỏo cỏo nhanh nhất. Với nhiều tiện ớch độc đỏo, phần mềm kế toỏn MetaData đem lại hiệu quả cao nhất trong quỏ trỡnh quản lý kế toỏn và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Ứng dụng được cấu trỳc một cỏch khoa học, giỳp người dựng làm việc thuận tiện nhất. Sản phẩm phự hợp cho hầu hết cỏc doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực Thương mại, Dịch vụ, Sản xuất, Xõy dựng, Xuất/Nhập khẩu, ...
- Phần mềm kế toỏn Fast Accounting
Fast Accounting cú nhiều tớnh năng mạnh mẽ và nhiều tiện ớch giỳp cho việc sử dụng chương trỡnh được dễ dàng và khai thỏc chương trỡnh được hiệu quả. Phần mềm kế toỏn Fast Accounting cho phộp nhiều lựa chọn khỏc nhau nhằm đỏp ứng yờu cầu đặc thự của từng doanh nghiệp: lựa chọn hỡnh thức ghi chộp sổ sỏch kế toỏn, lựa chọn phương phỏp kiểm kờ hàng tồn kho (theo kờ khai thường xuyờn hoặc kiểm kờ định kỳ), lựa chọn cỏch tớnh giỏ hàng tồn kho và tớnh tỷ giỏ ghi sổ (giỏ trung bỡnh thỏng, giỏ trung bỡnh di động, giỏ đớch danh, giỏ nhập trước xuất trước, giỏ giao dịch), cú cỏc trường thụng tin tự do để người dựng tự định nghĩa sử dụng để quản lý theo cỏc yờu cầu đặc thự...
- Phần mềm kế toỏn MISA SME.NET 2012
Phần mềm này khỏ phổ biến hiện nay. Phần mềm kế toỏn MISA SME.NET 2012 gồm 13 phõn hệ như: phõn hệ in húa đơn theo nghị định 51, phõn hệ quỹ, phõn hệ ngõn hàng, phõn hệ mua hàng, phõn hệ bỏn hàng, phõn hệ kho, phõn hệ cụng cụ dụng cụ, phõn hệ tiền lương, phõn hệ giỏ thành, phõn hệ thuế,…được thiết kế dành cho cỏc doanh nghiệp vừa và nhỏ, với mục tiờu giỳp doanh nghiệp khụng cần đầu tư nhiều chi phớ, khụng cần hiểu biết nhiều về tin học và kế toỏn mà vẫn cú thể sở hữu và làm chủ được hệ thống phần mềm kế toỏn, quản lý mọi nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh của mỡnh. Đặc biệt, MISA SME.NET 2012 cho phộp theo dừi, kiểm soỏt, quản lý, nắm bắt chi tiết, nhanh chúng số lượng nhập, xuất, tồn vật tư tại mỗi thời điểm. Cho phộp kiểm soỏt số lượng vật tư sử dụng theo từng phũng ban. Giỏ cả của phần mềm này cũng khụng cao, theo thụng tin từ trang web của MISA thỡ phiờn bản này giỏ 9.450.000 VNĐ.
- Phần mềm kế toỏn APRO2012
Phõn hệ quản lý vật tư, hàng hoỏ trong Phần mềm Kế toỏn Apro là một modul Hoàn chỉnh, cú thể hoạt động độc lập như là một phần mềm quản lý Vật tư hay Quản lý kho, đồng thời là một phần rất quan trọng trong Kế toỏn