II. một số giải pháp cơ bản nhằm từng bước triển khai áp dụng TQM ở công ty.
3. Bước đầu triển khai và hoàn thiện công tác tính toán chi phí chất lượng.
động. Công tác thiết kế có thể mời chuyên gia hướng dẫn. Sau khi đã thiết kế được chương trình hoạt động cộng với sự am tường, sự hiểu biết sâu sắc về vấn đề chất lượng các nhóm mới đi vào hoạt động.
Trước mắt công ty cần lập một ban chỉ đạo chất lượng và tổ chức một số nhón chất lượng hoạt động ở phân xưởng dưới sự chỉ đạo, hướng dẫn của nhóm trưởng các nhóm (cơ cấu của ban chỉ đạo có thể bao gồm phó giám đốc phụ trách kỹ thuật và phòng KCS, tổ KCS), ở hai phân xưởng Dệt A và phân xưởng sợi mỗi phân xưởng sẽ tổ chức một nhóm chất lượng. Các nhóm này sẽ tổ chức họp mỗi tuần 1 lần vào sau ca sản xuất. Mỗi nhóm chọn một dự án để tiến hành sau khi đã thảo luận trong nhóm. Trong mỗi buổi họp cần có thành viên của ban chỉ đạo tới dự và nếu cần thiết có thể hướng dẫn, điều chỉnh để nhóm hoạt động có hiệu quả. Qua một thời gian hoạt động ổn định, công ty có thể rút kinh nghiệm tổ chức và triển khai thêm các nhóm khác.
Cần phải duy trì hoạt động của nhóm một cách thường xuyên, liên tục. Công ty cần có chế độ khuyến khích đối với những nhóm có sáng kiến cải tiến chất lượng khả thi có như vậy chất lượng sản phẩm mới được cải tiến một cách liên tục.
3. Bước đầu triển khai và hoàn thiện công tác tính toán chi phí chất lượng. lượng.
Thực tế hiện nay hầu hết các doanh nghiệp Việt Nam không tính toán được chi phí chất lượng. Để xác định và tính toán hiệu quả đầu tư cho chất lượng mang lại bao nhiêu phần trăm trong tổng số lợi nhuận của công ty, nhất thiết công ty phải tính toán được chi phí chất lượng. Từ đó thu hút hơn sự quan tâm của lãnh đạo công ty, cũng như của tất cả mọi thành viên đến chất lượng, tạo đà cho việc cải tiến, lao động sáng tạo và không ngừng thoả mãn khách hàng. Việc tính toán chi phí bước đầu cần tập trung vào một số chỉ tiêu sau:
- Tính chi phí sai hỏng.
+Chi phí sai hỏng bên trong bao gồm: * Chi phí cho sản phẩm hỏng.
* Chi phí cho sửa chữa sản phẩm hỏng. + Chi phí sai hỏng bên ngoài bao gồm:
*Chi phí sản phẩm không đạt yêu cầu khách hàng trả lại.
* Chi phí do không thực hiện đúng hợp đồng (trễ thời gian, sản phẩm sai quy cách, phẩm chất).
- Chi phí đầu tư.
+ Chi phí phòng ngừa bao gồm: * Chi phí cho kiểm tra sản phẩm. * Chi phí cho đào tạo.
* Chi phí bảo dưỡng phụ tùng, máy móc thiết bị. + Chi phí thẩm định bao gồm:
* Chi phí cho công tác kiểm tra đầu vào (chi phí hành chính, chi phí lấy mẫu thử, chi phí vật tư tiêu hao).
* Chi phí kiểm tra trong quá trình sản xuất (chi phí hành chính, chi phí đào tạo, chi phí lập hồ sơ).
Chi phí kiểm tra đầu ra (chi phí lấy mẫu, chi phí hành chính). Các giai đoạn tiến hành tính toán chi phí chất lượng:
1. Nhận dạng yếu tố chi phí.
2. Thu thập các dữ liệu chi phí chất lượng. 3. Tính chi phíliên quan đến chất lượng. 4. Hình thành chi phí chất lượng.
Liệt kê tất cả các loại chi phí thành một bản, cuối tháng, quý, năm phòng KCS đưa ra sử lý hoàn thành báo cáo chất lượng. Những chi phí này có thể tính trên tổng doanh thu, lợi nhuận. Sau này khi hệ thống đã có kinh nghiệm tính chi phí, công ty có thể tiến hành tính chi phí từng loại sản phẩm.
Để tính được chi phí chất lượng không phải là đơn giản. Nó không chỉ là chi phí phế liệu, phế thải, lao động tái chế... Mà nó còn là tổng hợp các loại chi phí, các lĩnh vực liên quan đến chất lượng sản phẩm. Nó không chỉ bao gồm chi phí tính toán được mà còn phải có cả chi phí ước định.
Khi tính toán chi phí chất lượng có thể lấy dữ liệu ở các báo cáo như: - Các báo cáo của người bán.
- Báo cáo sửa chữa thay thế. - Bảng tính tiền công tiền lương. - Báo cáo phế liệu.
Phòng kế toán tính chi phí kèm bảng báo cáo chi phí chất lượngvà hàng tháng, quý, năm đưa ra so sánh tỷ lệ chi phí với doanh thu, lợi nhuận. Xem xét các chi phí ấy đã hợp lý hay chưa. Cần cắt giảm, tăng hoặc loại bỏ chi phí nào để đạt được hiệu quả tối ưu.
Cần so sánh mối tương quan chi phí tình hình thực hiện và kế hoạch chất lượng để thấy được hiệu qủa của công tác quản lý chất lượng.
Ví dụ: Bảng tình hình thực hiện kế hoạch sản phẩm của công ty:
Chi phí sản xuất (triệu đồng) Chi phí sản xuất sản phẩm hỏng (triệu đồng) Tỷ lệ sai hỏng (%) Năm KH TH KH TH KH TH 1997 10.000 12.000 200 360 0,02 0,03 1998 14.000 13.000 280 234 0,02 0,018 1999 16.000 18.000 240 288 0,15 0,016 2000 22.000 25.000 330 325 0,015 0,014
Có thể liệt kê tất cả các khoản mục chi phí thành một bảng sau đó tính toán cụ thể tỷ lệ % từng loại chi phí so với doanh thuhoặc chi phí sản xuất để thấy được hiệu quả công tác quản lý chất lượng, mức giảm chi phí qua các năm.
Ban đầu có thể tính cho một loại sản phẩm. Sau đó khi đã có kinh nghiệm, công ty sẽ triển khai tính cho các loại sản phẩm khác và tính chung cho toàn bộ các sản phẩm.
Ví dụ: bảng các hạng mục chi phí năm 2000 của công ty.
STT Chỉ tiêu Năm 2000 (triệu đ) Tỷ lệ % so với CFSX (%) 1 Tổng doanh thu 400 2 Lợi nhuận 50 3 Chi phí sản xuất 250 4 Chi phí chất lượng 50 20 * Chi phí sai hỏng 20 8
+ Chi phí sai hỏng bên ngoài 10 4 - Chi phí sửa chữa 6