3.3.1 Thực trạng quản trị nghiệp vụ kho
a. Khái quát v ề h ạ t ầ ng c ơ s ở c ủ a kho hàng hóa công ty Liên Á t ạ i th ị tr
ườ ng mi ề n B ắ c:
Trong kinh doanh hiểu được tầm quan trong của kho hàng hóa, và sự khác biệt các kho hàng giữa từng vùng miền nên công ty đầu tư 3 kho chính trên cả nước tương ứng với 3 miền đất nước, để phục vụ kinh doanh trên từng khu vực: kho tại miền bắc, kho tại miền trung và kho tại miền tây.
Tại chi nhánh miền bắc công ty có 2 kho nằm cùng vị trí tại: L3D khu tái định cư X2b Yên sở - quận Hoàng Mai- Hà Nội. Với diện tích cả 2 kho khoảng 360m2, chiều cao 4,2m. Là kho riêng thuộc toàn quyền sở hữu và sử dụng của chi nhánh công ty.
Kho của chi nhánh được xây dựng nhằm định hướng theo thị trường, với mục đích cung cấp cho khách hàng trên thị trường sản phẩm một cách nhanh chóng và thuận lợi. Do điều kiện nhà máy sản xuất ở xa thị trường miền bắc, nên hàng hóa được tập chung tại kho với lô hàng lớn và khi có đơn đặt hàng từ các đại lý, showroom kho sẽ trực tiếp phân phối hàng đến nơi theo yêu cầu. Vì thế khoảng cách giữa kho và nhà máy là rất lớn so với khoảng cách từ kho đến khách hàng.
Do đặc điểm hàng hóa khi sản xuất tại nhà máy đã đóng gói nguyên chiếc và bọc bằng nilon, nên hàng hóa khi nhập và xuất kho đều nguyên đai, nguyên kiện. Vì thế kho của chi nhánh được xây dựng là loại kho thường, chỉ có tác dụng che chắn mưa, gió, nắng ẩm…kho kín giúp ngăn cách môi trường bảo quản và môi trường ngoài kho nhằm đảm bảo chất lượng hàng hóa. Trong quá trình sử dụng, do sự tác động của môi trường thiên nhiên: nắng, mưa, gió, bão… kho có thể có các hư hỏng. Để đảm bảo chất lượng hàng hóa trong kho, kho thường xuyên được kiểm tra, sửa chữa…
Hàng hóa trong kho được xếp theo phương pháp xếp chồng, có giá ở đáy để tránh sự tiếp xúc giữa sản phẩm và đất, tránh tình trạng nhiễm ẩm ảnh hưởng chất lượng sản phẩm. Tùy thuộc đặc tính từng loại sản phẩm mà có độ cao và khối lượng xếp khác nhau.
Ví dụ: đối với các sản phẩm xếp chồng với khối lượng lớn có thể ảnh hưởng đặc tính sản phẩm như nệm lò xo thì chỉ xếp chồng với số lượng thấp, chiều cao từ 1-2m (vì nếu xếp với khối lượng quá lớn sẽ có thể làm giảm khả năng đàn hồi và kích thước của sản phẩm). Các sản phẩm có độ cứng cao, khi bảo quản trong kho có thể xếp với chiều cao 2-2,5m
Với độ cao chất xếp như vậy là phù hợp, nếu xếp quá cao đối với các sản phẩm có khối lượng và kích thước lớn sẽ rất nguy hiểm trong quá trình bảo quản làm vệ sinh, vì chất xếp không đúng quy cách có thể làm sản phẩm rơi, đổ ảnh hưởng chất lượng và nguy hiểm tới con người.
Chi nhánh cũng như công ty đã có những quan tâm tới hoạt động bảo quản kho, nên trong kho được trang bị trang thiết bị cho quá trình bảo quản hàng hóa: phương tiện chất xếp, xe kéo hàng, bình cứu hỏa, máy hút bụi, quạt thông gió… đảm bảo không gian an toàn và không ảnh hưởng chất lượng hàng hóa.
Nhân lực:
- Trong kho có 1 thủ kho chịu trách nhiệm toàn bộ các hoạt động quản trị nghiệp vụ kho, việc nhập hàng, xuất hàng và bảo quản hàng hóa. Thủ kho cũng là người chịu trách nhiệm thuê xe vận chuyển hàng hóa tới các chi nhánh và showroom trên toàn bộ thị trường. Trong quá trình thực hiện nghiệp vụ, thủ kho có trách nhiệm thường xuyên báo cáo tình hình xuất nhập hàng cũng như số lượng hàng hóa trong kho về chi nhánh. Khi có công tác xuất nhập hàng hóa hay
thuê xe vận chuyển, thủ kho có nhiệm vụ lấy hóa đơn vận chuyển, viết giấy xuất nhập kho và nộp về chi nhánh để làm công tác thống kê.
- Một nhân viên giao hàng chịu trách nhiệm đưa hàng và bảo quản chất lượng hàng hóa trong quá trình vận chuyển tới đại lý theo chỉ định. Trong quá trình giao hàng, nhân viên này ngoài nhiệm vụ bảo quản hàng hóa còn cần phối hợp với người vận chuyển tìm ra con đường vận chuyển ngắn nhất và phương thức vận chuyển tốt nhất, với mục đích cung cấp cho khách hàng chất lượng dịch vụ tốt nhất.
b.Thực trạng nghiệp vụ nhập hàng và xuất hàng tại kho
Đây là hai nghiệp vụ quan trọng nhất, thể hiện chính xác hiệu quả của quản trị nghiệp vụ kho hàng hóa
*Nghiệp vụ nhập hàng: đây là nghiệp vụ đầu tiên trong công tác quản lý kho hàng. Vì thế kết quả của nghiệp vụ này ảnh hưởng lớn tới các nghiệp vụ tiếp theo. Giả sử trong quá trình nhập hàng không làm đủ thủ tục nhập kho như: kiểm tra sản phẩm về chất lượng, số lượng, quy cách đóng gói thì nếu xảy ra sai xót thiếu hàng, hàng hỏng sẽ khó tìm ra nguyên nhân ở khâu bảo quản hay xuất hàng…
Quá trình thực hiện đặt hàng về kho của chi nhánh được thực hiện dựa trên sự kết hợp giữa bộ phận kho và bộ phận kinh doanh, bộ phận kế toán. Khi bộ phận kinh doanh có được hợp đồng mua hàng của khách sẽ báo với bộ phận kế toán, kế toán yêu cầu thủ kho xác định lượng hàng còn trong kho, nếu hàng hóa trong kho không đủ cung cấp cho khách hàng, kế toán sẽ tổng hợp số liệu, lập danh mục hàng cần nhập đủ tên, số lượng, chủng loại sản phẩm, lên đơn đặt hàng gửi về nhà máy đề nghị vận chuyển hàng ra kho của chi nhánh
Khoảng thời gian chi nhánh gửi thông báo nhập hàng đến khi hàng hóa ra đến chi nhánh là 7 ngày. Tùy điều kiện thời tiết, số lượng hàng hóa có sẵn trong kho của nhà máy, và nguồn lực vận tải …khoảng thời gian này có thể xê dịch trong 2-3 ngày, nhưng công ty luôn cố gắng hạn chế tối đa bất chắc xảy ra nhằm đảm bảo thời gian cung cấp sản phẩm cho khách hàng và tối thiểu chi phí.
Tại kho của chi nhánh, để có thể tiếp nhận hàng hóa một cách thuận tiện, thủ kho sẽ tiến hành công tác chuẩn bị về mọi măt:
+ Chuẩn bị về nhân lực: do không có nhân viên bốc xếp riêng nên khi có lô hàng lớn từ miền nam về thủ kho sẽ chịu trách nhiệm thuê thêm nhân lực bốc xếp. Còn đối với các đơn hàng nhỏ lẻ tới các đại lý thì nhân viên kho sẽ chịu trách nhiệm bốc xếp để tiết kiệm chi phí và chủ động nhân lực.
+ Chuẩn bị về vị trí, không gian kho: nhân viên kho sẽ sắp xếp gọn lại hàng hóa còn trong kho để tạo chỗ trống thoáng mát cho hàng hóa mới về. Đồng thời làm vệ sinh kho hàng, khử trùng…để nhận hàng mới. Lên sơ đồ xếp hàng sao cho hợp lý.
Dựa vào hóa đơn nhận hàng, kiểm tra về số lượng chất lượng hàng hóa, xem hàng hóa được đóng gói đúng quy cách hay không. Nếu có tình trạng thiếu hàng hay hàng hóa không đúng quy cách tiến hành lập chứng từ liên quan gửi lên trưởng chi nhánh để phản ánh với tổng công ty.
Sau khi kiểm nhận đầy đủ hàng hóa về các mặt theo yêu cầu, tiến hành ký nhận biên lai thu nhận, gửi về chi nhánh và tiến hành công tác bảo quản hàng hóa. Quá trình nhận hàng và xếp hàng kéo dài từ 90-100 phút tùy số lượng và loại hàng nhập.
Quá trình nhập hàng tùy thuộc vào tình hình kinh doanh từ thị trường. Do đặc điểm sản phẩm tiêu thụ theo thời vụ khoảng tháng 9 đến tháng 3 hàng năm (mùa cưới, dịp lễ tết, mùa đông thời tiết lạnh). Trung bình nhập hàng từ 2-3 lần/tháng với khối lượng một chuyến xe 8-10 tấn. Nhưng vào mùa hè thời thiết miền bắc nóng bức, mọi người thường hạn chế mua các sản phẩm này nên doanh số tiêu thụ rất thấp, có thể cả tháng không nhập hàng lần nào. Tính trung bình kho tại chi nhánh nhập hàng 15 lần/năm. Số lượng xuất hàng tùy thuộc tình hình tiêu thụ và đơn đặt hàng từ các đại lý và showroom.
*Nghiệp vụ xuất hàng: nghiệp vụ phát hàng tại kho của chi nhánh căn cứ vào kết quả hoạt động kinh doanh và tình hình đặt hàng của các đại lý và showroom trên thị trường. Trung bình trên mỗi tỉnh miền bắc, chi nhánh có từ 6- 7 đại lý trực thuộc, còn riêng tại Hà Nội trên 20 đại lý. Số lượng này đang ngày càng tăng nhanh nhờ nỗ lực mở rộng thị trường của chi nhánh( danh sách đại lý nằm ở phụ lục)
Để thực hiện tốt nghiệp vụ xuất hàng. Tất cả các bộ phận trong chi nhánh đều cần chuẩn bị tốt về mọi mặt, cho từng bước:
- Chuẩn bị phát hàng: chuẩn bị hàng hóa theo yêu cầu của khách hàng. Nếu hàng hóa có đặc điểm riêng không liền khối lớn như đóng gói, nhân viên tiến hành bóc tách sản phẩm cho phù hợp.
Chuẩn bị hóa đơn xuất hàng và chứng từ đi kèm lô hàng. Đây là công việc do bộ phận kinh doanh thực hiện, thủ kho có nhiệm vụ xuất kho khi có hóa đơn gửi xuống.
- Thủ kho có trách nhiệm thuê lao động bốc xếp hàng hóa nếu là lô hàng lớn. Thuê đơn vị vận tải và bố trí nhân viên giao hàng đi theo phương tiện vận tải, chịu trách nhiệm hàng hóa trong quá trình vận chuyển.
- Tiến hành phát hàng: chi nhánh công ty chịu trách nhiệm và chi phí vận chuyển tới các showroom đại lý, vì thế phát hàng theo hình thức phân tán, hàng được giao tại vị trí nhận, khi hàng vận chuyển tới tận các đại lý mới tiến hành giao hàng và nhận biên lai giao hàng.
c.
Thực trạng nghiệp vụ bảo quản và giữ gìn chất lượng hàng hóa trong kho.
Hàng hóa sau khi tiếp nhận nhanh chóng được chất xếp theo dạng xếp đống tại khu vực bảo quản đã chuẩn bị trong kho.
Hàng hóa được phân bố và sắp xếp theo nguyên tắc: dễ thấy, dễ lấy, dễ kiểm. Hàng hóa được đánh mã số tên hàng theo quy định công ty và ngày nhập để thuận tiện xuất hàng.
Ví dụ: giường Liên Á tùy theo kích thước có mã hàng khác nhau: GLA_01B kích thước 160×200 cm
GLA_05V kích thước 120×200 cm
Hàng hóa trong kho được xếp theo khu vực tên hàng, hàng nhập ngày gần nhất được xếp ngoài cùng. Các mặt hàng có lượng tiêu thụ lớn được xếp ngoài cùng để thuận tiện cho việc lấy hàng. Để tránh nhầm lẫn, trong các khu vực để hàng có gắn biển tên hàng.
Trong quá trình bảo quản hàng hóa được giữ trong điều kiện nhiệt độ phòng, có hệ thống thông gió tránh ẩm mốc, vệ sinh thường xuyên bằng cách phủi bụi và kiểm tra bao bì đóng gói. Đồng thời có biện pháp phòng chống cháy nổ với các trang thiết bị như: vòi bơm, bình xịt… và bảo mật phòng gian.
Do đặc điểm sản phẩm, tất cả các sản phẩm trong kho đều được đóng nguyên đai, nguyên kiện, bọc nilong tránh ẩm mốc ảnh hưởng chất lượng sản
phẩm, nên không có tình trạng hao hụt sản phẩm trong quá trình bảo quản tại kho. Đây cũng là một thuận lợi cho thủ kho trong quá trình quản lý hàng hóa.
3.3.2 Thực trạng quản trị vận chuyển hàng hóa
a.Quản trị phương thức vận chuyển hàng hóa:
Hàng hóa từ công ty sẽ được vận chuyển thẳng đến kho tại miền bắc, có thể kết hợp vận chuyển hàng ra miền trung nếu thời gian nhập hàng tại 2 miền trùng nhau. Nhưng luôn cố gắng giảm thiểu chi phí và thời gian bốc xếp, lưu kho trên đường. Thời gian từ khi chuyển hóa đơn đến khi nhận hàng vào khoảng 7 ngày
Tại kho của chi nhánh, khi có nhu cầu xuất hàng theo đơn đặt hàng (thường là các đại lý và showroom trong nội thành Hà Nội và các đại lý tỉnh), thủ kho sẽ có trách nhiệm bố trí nhân viên giao hàng và lựa chọn đường đi thích hợp, đa số là vận chuyển thẳng hàng tới địa điểm.
b.Quyết định hành trình vận chuyển.
Hàng hóa vận chuyển từ trong công ty ra ngoài Bắc thường là vận chuyển thằng, tuy vậy nếu như các tỉnh miền Trung có nhu cầu cùng thời điểm mà có thể kết hợp vận chuyển thì sẽ được áp dụng vận chuyển chung. Qua đó tiết kiệm chi phí vận chuyển và thời gian vận chuyển.
Với điều kiện giao thông vận tải hiện nay, con đường vận chuyển của công ty là tuyến đường thông suốt bắc nam khi hàng hóa vận chuyển từ công ty ra miền bắc bằng đường bộ, và vận chuyển chính bằng xe tải hạng vừa (8-10 tấn). Đồng thời với sự phát triển của giao thông vận tải, quá trình vận chuyển từ chi nhánh đến các đại lý được giảm đáng kể về thời gian cũng như chi phí, đáp ứng kịp thời nhu cầu khách hàng.
Trong quá trình vận chuyển công ty luôn xác định rõ người chịu trách nhiệm chất lượng hàng hóa, đồng thời quá trình giao nhận trong quá trình vận chuyển luôn được thực hiện đầy đủ về biên lai, hóa đơn giao nhận, cũng như kiểm tra chặt chẽ quá trình bốc xếp nhằm đảm bảo chất lượng, số lượng hàng hóa theo yêu cầu.
c.Lựa chọn đơn vị vận chuyển.
Do điều kiện chi nhánh là đơn vị trực thuộc công ty mẹ nên chưa được cấp phương tiện vận tải riêng. Trong quá trình vận chuyển tùy vào điều kiện mà lựa chọn phương tiện phù hợp.
trách nhiệm điều động số lượng cũng như chủng loại xe phù hợp để vận chuyển ra Bắc, chi phí cũng do công ty chịu. Công ty thường sử dụng các loại xe 8-10 tấn để vận chuyển, chi phí vận chuyển vào khoảng 25 triệu /chuyến. Quy mô lô hàng phụ thuộc cơ cấu sản phẩm từng đơn đặt hàng.
Tại chi nhánh khi xuất kho, thủ kho có trách nhiệm thuê phương tiện phù hợp để vận chuyển khi giao hàng theo yêu cầu. Công ty vận tải Đức Hùng (quận Hoàng Mai- Hà Nội) là công ty chịu trách nhiệm vận chuyển lâu năm của công ty. Đây là một công ty tư nhân hoạt động trong lĩnh vực vận tải, tuy vậy quy mô công ty không lớn nên đôi khi hạn chế về năng lực, đối với hàng hóa vận chuyển không được mua bảo hiểm. cước phí vận chuyển không cố định, thường xuyên thay đổi theo giá thị trường. Đây là một khó khăn cho chi nhánh, khi không thể kí hợp đồng trước với các phương tiện vận chuyển nên đôi khi không chủ động được trong vận chuyển.
Chi phí vận chuyển của chi nhánh tùy thuộc vào số lượng hàng hóa và cung đường vận chuyển.
Với những đơn hàng vận chuyển đi các tỉnh, chi phí vận chuyển được tính dựa trên khoảng cách và khối lượng vận chuyển
Với những đơn hàng vận chuyển trong nội thành chi phí được tính như sau: Phạm vi Loại xe Chi phí/ chuyến Nội thành Xe tải to 1,25 tấn 250000 đồng
Xe tải nhỏ 0.5 tấn 200000 đồng Bảng 3.5: Mức chi phí vận chuyển trong nội thành
Tại các showroom và đại lý tự chịu trách nhiệm vận chuyển hàng hóa tới người tiêu dùng. Hoạt động vận chuyển do nhiều đơn vị phụ trách nên tổng chi phí vận chuyển tại miền bắc rất khó tính chi tiết, tuy vậy chi phí vận chuyển vẫn chiếm một tỷ trọng lớn khoảng 2-4% đối với doanh thu( 0,38- 0,76 tỷ trong năm 2010)
Với đặc điểm thuê phương tiện vận tải tại chi nhánh, công ty sẽ tiết kiệm được chi phí mua phương tiện, chi phí thuê lái xe và bảo dưỡng máy móc phương tiện. Bên cạnh đó cũng chịu một số khó khăn như: không chủ động được phương tiện vận chuyển, chịu sức ép về giá cả, bị động trong lựa chọn phương tiện phù hợp khối lượng hàng vận chuyển…
Quá trình vận chuyển trong nội thành thường gặp khó khăn do điều kiện giao thông dày đặc, nhất là vào khung giờ cao điểm làm ảnh hưởng tốc độ vận