c. Ngành nghề kinh doanh
3.3.2 Quy trình giao nhận vận tải hàng hóa của công ty
♦ Hình 2.1 mô tả quy trình giao hàng hóa xuất khẩu của công ty. Công việc này được tiến hành theo hai bước:
Bước 1: Nhận hàng của người xuất khẩu
Công việc của bước này bao gồm: Ký nhận hợp đồng ủy thác giao nhận vận chuyển hàng hóa sau khi ký nhận nhân viên của công ty sẽ kiểm tra hàng hóa, lựa chọn phương tiện vận chuyển và đóng gói bao bì hàng hóa ( nếu hàng hóa không đảm bảo) rồi đưa hàng hóa về kho để bảo quản
Bước 2: Tổ chức giao hàng lên tàu gồm hai giai đoạn:
Giai đoạn 1: Công ty nhận thông báo thời gian tàu dự định vào cảng – ETA ( Expected Time Arrvial). Sau khi nhận ETA, nhân viên của công ty tiến hành xin kiểm nghiệm kiểm dịch hàng hóa, lập tờ khai hải quan hàng hóa nhập khẩu
Giai đoạn 2: Tàu vào cảng
Công ty nhận thông báo sẵn sàng xếp dỡ của tàu – NOR ( Notece Of Readness). Sau đó tiến hành kiểm tra thực tế tàu, tổ chức chuyên chở hành hóa từ kho ra cảng để xếp lên tàu, lập bộ chứng từ thanh toán sau khi hàng lên tàu và lấy B/L, thông báo cho chủ hàng ngày tàu rời cảng, thanh toán các chi phí cần thiết cho cảng, đánh giá công tác giao nhận hàng hóa xuất khẩu
♦ Hình 2.2 mô tả quy trình nhận hàng nhập khẩu. Công việc này được diễn ra theo các giai đoạn:
Giai đoạn 1: Ký hợp đồng ủy thác giao nhận vận chuyển hàng hóa và lấy vận đơn gốc và các chứng từ liên quan đến hàng hóa
Giai đoạn 2: Khi nhận được ETA người giao nhận viết giấy báo hàng cho chủ hàng nội địa, xin kiểm nghiệm, kiểm dịch cho hàng hóa, tiến hành kê khai hải quan hàng nhập khẩu sau đó nhân viên của công ty mang vận đơn gốc, giấy giới thiệu của cơ quan đến tàu để nhận lệnh giao hàng D/O
Giai đoạn 3: Khi nhận được NOR nhân viên của công ty tiến hành tổ chức nhận hàng từ tàu và giao hàng cho chủ hàng nội địa
Qua hai mô hình dịch vụ trên ta thấy về mặt lý thuyết các mô hình này đã mô tả một cách đầy đủ các công việc cần phải thực hiện đối với một nghiệp vụ giao nhận vận tải. Tuy nhiên trên thực tế hiện nay khi thực hiện các nghiệp vụ này công ty vẫn
còn để xảy ra rất nhiều sai sót như sai sót trong khâu chuẩn bị chứng từ ( do phải kiểm tra một lúc rất nhiều loại chứng từ của nhiều khách hàng khác nhau), sai sót trong khâu xuất hàng ra kho ( do nhân viên không kiểm tra kỹ mã hàng hóa), sai sót trong khâu giao nhận ( do sự phối hợp giữa các bộ phận tham gia trực tiếp còn thiếu nhịp nhàng)…Những điều này đã làm cho chất lượng dịch vụ giao nhận vận tải của công ty giảm đi rất nhiều, gây mất lòng tin của khách hàng