“ Chất lượng dịch vụ - sự thỏa mãn của khách hàng – sự phát triển bền vững của công ty” đó chính là mục tiêu mà công ty đã đặt ra cho hoạt động kinh doanh của mình. Trong đó chất lượng dịch vụ có cao mới thỏa mãn được khách hàng đồng thời kéo theo sự phát triển bền vững của công ty. Tuy nhiên, hiện nay chất lượng dịch vụ của công ty vẫn chưa thực sự được đảm bảo do hoạt động của một số khâu trong hệ thống dịch vụ của công ty vẫn còn xảy ra sai sót cần có những giải pháp cụ thể để hoàn thiện. Sau đây là một số giải pháp cụ thể:
a1. Làm thủ tục hải quan:
Đây là khâu thường xảy ra nhiều sai sót và mất nhiều thời gian để giải quyết, các sai sót thường xuất phát từ phía nhân viên làm chứng từ của công ty. Trong quá trình chuẩn bị chứng từ nhân viên hay mắc phải lỗi: làm thiếu một số giấy tờ, không soi kỹ chứng từ làm thông tin trên tờ khai hải quan sai lệch với chứng từ gốc, tính thuế hàng hóa nhầm điều này làm cho công việc làm thủ tục thông quan bị ách tắc, làm chậm tiến độ giao hàng. Để giải quyết hạn chế này công ty nên làm một số công việc sau:
- Chuyên môn hóa trong công việc: Để tránh tình trạng xảy ra sai sót trong việc kiểm tra chứng từ công ty nên tiến hành chuyên môn hóa công việc cho các nhân viên khai thuế hải quan của công ty bằng cách:
+ Chia những nhân viên khai thuế hải quan của công ty thành những nhóm nhỏ ( mỗi nhóm từ 4- 6 người ), mỗi nhóm này sẽ đảm nhiệm một số khách hàng của công ty ( khoảng từ 5- 7 khách hàng ). Với việc chuyên môn hóa công việc cho các nhóm như vậy công ty sẽ làm giảm được thời gian kiểm tra chứng từ ( do nhân viên đã quen làm những hồ sơ xuất hay nhập khẩu hàng hóa ) đồng thời làm giảm sai sót trong công tác này. Tùy theo khối lượng đơn đặt hàng của khách hàng mà công ty có thể điều chỉnh số lượng nhân viên và khách hàng cho mỗi nhóm tăng lên hay giảm đi. + Chuyên môn hóa công việc cho nhân viên trong nhóm: để tránh xảy ra sai sót trong việc kiểm tra chứng từ, trong mỗi nhóm cũng cần có sự chuyên môn hóa. Mỗi thành viên trong nhóm cần được phân làm một công việc cụ thể. Ví dụ nếu nhóm có 5 người thì 1 người sẽ phụ trách việc nhận chứng từ từ khách hàng và kiểm tra chứng từ lần đầu, 3 người làm hồ sơ cho hàng hóa và kiểm tra chứng từ lần hai, người cuối cùng sẽ làm công tác làm việc với hải quan giúp hàng hóa thông quan và kiểm tra chứng từ lần 3. Qua 3 lần kiểm tra chứng từ như vậy việc sai sót xảy ra trong khâu làm chứng từ sẽ rất thấp.
- Tạo điều kiện về thời gian và tiền của cho các nhân viên của công ty tham gia khóa học về ngoại ngữ, vi tính, luật pháp và đặc biệt là khóa học về nghiệp vụ
xuất nhập khẩu để nhân viên có thể làm việc tốt hơn. Đồng thời quy trách nhiệm cho từng nhóm, có những quy định thưởng đối với nhân viên sáng tạo và phạt đối với những người thiếu trách nhiệm nhằm tạo cho họ có động lực làm việc
a2. Tiến độ giao hàng của công ty:
Ảnh hưởng lớn tới chất lượng dịch vụ của công ty đòi hỏi công ty cần có giải pháp khắc phục khi mà tiến độ giao hàng của công ty còn chậm. Để tiết kiệm và giảm thời gian trong giao nhận vận tải thì công ty cần phải thực hiện biện pháp sau:
- Nắm chắc quy trình kỹ thuật giao nhận vận chuyển hàng hóa, chủng loại các loại hàng hóa, lịch tàu.
- Bố trí hợp lý các phương tiện vận tải chuyên chở: vận tải đường biển ( tàu, thuyền ), đường bộ ( ô tô, container ), đường sắt ( tàu hỏa )….
- Định mức thời gian giao nhận cho từng loại mặt hàng và từng loại phương tiện vận chuyển hàng hóa
- Nhân viên nên tiến hành chủ động liên lạc thường xuyên với khách hàng để nhận thông tin đối với hàng hóa. Yêu cầu khách hàng fax những thông tin cần thiết nhất đến trước để cho nhân viên khai thuế hải quan làm hồ sơ và lên kế hoạch giao nhận hàng hóa. Mọi thông tin trao đổi với khách hàng nên thông qua thư điện tử hay gọi điện trực tiếp để nhanh chóng có được thông tin cần thiết về sự thay đổi trong yêu cầu giao nhận của khách hàng.
Từ đó có những điều chỉnh sao cho phù hợp với cơ cấu các loại hàng hóa để đảm bảo thời gian giao nhận là hợp lý.
a3. Kiểm tra mã hàng hóa xuất nhập kho:
Công ty vẫn hay xảy ra trường hợp xuất nhầm hàng hóa do nhân viên kho không kiểm tra kỹ mã hàng điều này làm cho tiến độ giao nhận hàng hóa bị gián đoạn đôi khi gây thiệt hại rất lớn cho công ty do phải bồi thường cho nhà sản xuất. Để giải quyết vấn đề này công ty nên trang bị máy móc trong kho theo hướng tự động hóa, lắp đặt hệ thống điều hành bằng máy vi tính trong kho để đảm bảo độ chính xác trong công tác kiểm tra và nâng cao hiệu quả quản lý.