4. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ
2.2. Quy trình hạch toán NVL, CCDC tại Công ty TNHH TM Tùng Chi
Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
Bảng kê mua hàng NVL của người trực tiếp sản xuất
Hoá đơn mua NVL Hoá đơn GTGT Phiếu chi, GBN, GBC Chứng từ ghi sổ Sổ chi tiết tình hình thanh toán với người bán Bảng tổng hợp tình hình thanh toán với người bán Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Thẻ kho Sổ chi tiết NVL, CCDC Bảng tổng hợp N- X- T NVL, CCDC Sổ cái TK 152, 153 Bảng cân đối
2.3. Kế toán nhập NVL, CCDC.
2.3.1.Tính giá NVL, CCDC theo giá thực tế nhập kho tại Công ty TNHH TM Tùng Chi.
Nguồn nhập NVL của công ty chủ yếu từ các công ty cung cấp nguyên vật liệu khác, do mua từ nhiều nguồn khác nhau nên chi phí mua hàng là khác nhau. Để thuận tiện cho công tác kế toán công ty chỉ tính giá thực tế để hạch toán. Một trong những nguyên tắc cơ bản của kế toán VL là phải theo giá thực tế. Giá thực tế VL nhập kho được tính theo từng nguồn nhập nên giá thực tế VL sẽ khác nhau. Công ty TNHH TM Tùng Chi là doanh nghiệp có nguồn nhập NVL chủ yếu là mua ngoài ( trong và ngoài nước). Do đó giá thực tế VL, CCDC mua ngoài bao gồm giá mua thực tế (giá ghi trên hoá đơn) trừ các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá hàng mua cộng cả thuế nhập khẩu hoặc thuế khác (nếu có) cộng chi phí thu mua thực tế.
Trong đó, chi phí mua thực tế gồm: chi phí vận chuyển bốc dỡ, bảo quản từ nơi mua về đến doanh nghiệp; chi phí thuê kho bãi, tiền mặt, tiền bồi thường; công tác phí của cán bộ thu mua, chi phí của bộ phận thu mua độc lập. Vì vậy công ty tổ chức thu mua NVL là trọn gói,chi phí mua đã tính trong giá mua của NVL nên khi NVL về nhập kho là kế toán có thể tính ngay được giá trị thực tế của số NVL đó
Giá thực tế vật liệu tự chế bao gồm giá thực tế VL xuất chế biến và chi phí chế biến( chi phí nhân công chế biến, khấu hao máy móc thiết bị)
Trị giá vốn = Trị giá mua + + Chi phí -
thực tế ghi trên Thuế trực tiếp Các khoản
của NVL hoá đơn nhập phát sinh giảm giá
nhập kho (không bao khẩu trong và hàng
trong kỳ gồm thuế ( nếu có) khâu mua mua trả lại
Công thức tính: Trị giá vốn thực tế của NVL nhập kho trong kỳ = Trị giá thực tế của NVL xuất gia công chế biến + Chi phí chế biến
Giá thực tế NVL thuê ngoài gia công chế biến bao gồm giá thực tế NVL xuất chế biến, chi phí vận chuyển NVL từ doanh nghiệp đến nơi chế biến và từ nơi chế biến đến những doanh nghiệp và tiền thuê ngoài chế biến Công thức tính: Trị giá vốn thực tế của NVL gia công nhập trong kỳ = Trị giá thực tế của NVL xuất gia
công chế biến
+ Chi phí chế biến +
Tiền công gia công
2.3.2 Thủ tục chứng từ nhập NVL, CCDC tại Công ty TNHH TM Tùng Chi.
Công ty sử dụng các loại chứng từ và tài liệu sau: hoá đơn bán hàng, hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho, thẻ kho, phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ, biên bản kiểm kê vật tư sản phẩm hàng hoá , biên bản kiểm nghiệm vật tư. Ngoài ra còn có giấy báo nhận hàng
Biên bản kiểm nghiệm được tiến hành để xem xét nội dung hoá đơn, nếu nội dung ghi trong hoá đơn đúng với hợp đồng đã ký thì lập biên bản kiểm nghiệm và đồng ý cho nhập số liệu đó. Sau đó bộ phận cung ứng sẽ lập phiếu nhập kho trên cơ sở các hoá đơn, giấy báo nhận và biên bản kiểm nghiệm rồi chuyển sang cho phòng kinh doanh ký phiếu nhập kho chuyển cho thủ kho. Thủ kho sẽ ghi sổ NVL thực nhập vào phiếu rồi chuyển cho phòng kế toán là căn cứ ghi sổ. Phiếu nhập kho được chia thành 3 liên : Liên 1: Phòng kế toán lưu lại
Liên 2: Thủ kho để ghi vào thẻ khi sau đó chuyển lên phòng kế toán Liên 3: Giao cho người mua NVL
Công ty TNHH TM TÙNG CHI
Liên 2: giao khách hàng Ngày 10 tháng 03 năm 2010 Số: 155
Đơn vị bán hàng : Công ty CPĐT và thương mại Thành Nam Địa chỉ : Lê Đại Hành- Hai Bà Trưng- Hà Nội Điện thoại :... MST 0102468989 Họ tên người mua hàng : Trần Văn Thái
Tên đơn vị mua hàng : Công ty TNHH TM TÙNG CHI Địa chỉ: Quốc Lộ 2-Phúc Thắng-Phúc Yên-Tỉnh Vĩnh phúc Hình thức thanh toán: Bằng tiền mặt MST 0101245699
Đơn vị tính:VNĐ
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký)
Công ty TNHH TM Tùng Chi
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ Ngày 10 tháng 03 năm 2010
Số: 47
Căn cứ vào Hoá đơn số 155 ngày 10 tháng 03 năm 2010
Ban kiểm nghiệm gồm có:
STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 Thép ống Ф 38 Kg 420 16.859 7.080.780
2 Sơn chống rỉ Lít 118 17.000 2.006.000
3 Mặt nạ hàn cầm tay Cái 113 52.000 5.876.000
Cộng tiền hàng 18.605.100
Thuế suất GTGT: 10 % Tiền thuế GTGT: 1.860.510
Tổng cộng tiền thanh toán 16.823.290
Số tiền viết bằng chữ: mười sáu triệu tám trăm hai mươi ba nghìn hai trăm chín mươi đồng
1. Ông ...( Trưởng ban) 2. Ông...(Uỷ viên) 3. Bà ...( Uỷ viên) Đã kiểm nghiệm vật tư sau:
S T Tên nhãn hiệu quy cách vật tư ĐV T Số lượng Theo chỉ tiêu Thực tế kiểm nghiệm Đúng quy cách phẩm chất Không đúng quy cách phẩm chất A B C 1 2 3 4 1 Thép ống Ф 38 Kg 420 420 Đúng quy cách 2 Sơn chống rỉ Lít 118 118 Đúng quy cách 3 Mặt nạ hàn Cái 113 113 Đúng quy cách
Kết luận của ban kiểm nghiệm: Số vật tư trên đúng quy cách phẩm chất số lượng chứng từ đủ điều kiện làm thủ tục nhập kho
Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban
Công ty TNHH TM Tùng Chi
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày 10 tháng 03 năm 2010 Nợ: TK 152, 153 Số : 62 Có: TK 111 Họ tên người giao hàng: Trần Hồng Mỹ
Theo hoá đơn số 155 và Biên bản kiểm nghiệm vật tư ngày 10 tháng 03 năm 2010 của Công ty TNHH TM Tùng Chi
Nhập tại kho: Kho NVL công ty
Đơn vị tính: VNĐ STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập 1 Thép ống Ф 38 Kg 420 420 16859 7.080.780 2 Sơn chống rỉ Lít 118 118 17000 2.006.000 3 Mặt nạ hàn Cái 113 113 52000 5.876.000 Cộng thành tiền 14.962.780
Tổng số tiền( viết bằng chữ): mười bốn triệu chín trăm sáu hai nghìn bảy trăm tám mươi đồng
Số chứng từ gốc kèm theo: ...
Ngày 10 tháng 03 năm 2010 Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng
(Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký)
2.3.3. Phương pháp lập bảng kê nhập NVL, CCDC.
Phương pháp lập: mỗi chứng từ ghi một dòng trên bảng kê nhập ghi theo thứ tự thời gian nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Công ty TNHH TM Tùng Chi
BẢNG KÊ NHẬP NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ Từ ngày 01/03/2010 đến ngày 30/03/2010 Đơn vị tính: VNĐ Chứng từ Diễn giải Mã VL Nợ TK152, Có TKLQ Nợ TK153, Có TKLQ SH NT TK111 TK331 ∑Nợ TK152 TK331 ∑Nợ TK153 PN 61 06/03 Mua thép ống Ф 38 PN 62 10/03 Mua thép ống Ф 38 7.080.780 7.080.780 PN 62 10/03 Mua sơn chống rỉ 2.006.000 2.006.000 PN 62 10/03 Mua mặt nạ hàn 5.876.000 5.876.000 … … ….. 30/03 ….. Cộng 60.750.000 80.250.000 141.000.000 13.925.000 13.925.000
2.4. Kế toán xuất NVL, CCDC.
2.4.1. Phương pháp tính giá NVL, CCDC thực tế xuất kho.
Để xác định giá thực tế NVL, CCDC xuất dùng trong kỳ tuỳ theo đặc điểm hoạt động của từng doanh nghiệp yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ của kế toán có thể sử dụng một trong các phương pháp sau: Phương pháp nhập trước- xuất trước ( FIFO)
Phương pháp nhập sau- xuất trước (LIFO) Phương pháp đơn giá bình quân
Công ty TNHH TM Tùng Chi mà em đang thực tập tính giá NVL, CCDC xuất dùng theo phương pháp Nhập trước- xuất trước
Phương pháp này dựa trên giả thiết NVL, CCDC nhập trước được coi là xuất trước, xuất hết số nhập trước mới đến lần nhập sau. Như vậy, giá trị NVL, CCDC tồn kho cuối kỳ trước sẽ là giá thực tế của số NVL mua vào sau cùng. Phương pháp này đảm bảo việc tính giá trị thực tế của NVL, CCDC xuất dung kịp thời, chính xác và thích hợp trong trường hợp giá cả ổn định hoặc có xu hướng giảm.
Công thức tính : Giá trị NVL xuất
dùng = Đơn giá x
Số lượng VL xuất trong kỳ
Ví dụ: Ngày 14 tháng 03 năm 2010, phiếu xuất số 54 Công ty xuất 375 kg thép ống Ф 38 đơn giá 16.859 đ/ kg( chưa bao gồm thuế GTGT 10%)
Trị giá NVL xuất dùng = 16.859 x 375= 6.322.125 (đ)
2.4.2.Thủ tục, chứng từ xuất NVL, CCDC tại Công ty TNHH TM Tùng Chi.
Các chứng từ có liên quan : phiếu xuất kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu vật tư theo hạn mức, thẻ kho
NVL chủ yếu xuất kho cho sản xuất kinh doanh, ngoài ra còn xuất bán. Cùng với phiếu nhập kho, kế toán và thủ kho làm căn cứ để xuất NVL đưa vào sản xuất. Thủ kho đối chiếu kiểm tra chứng từ số liệu thực xuất để ghi vào phiếu xuất. Trên phiếu ghi rõ tên, quy cách, khối lượng NVL, mục đích sử dụng, đơn vị lãnh đạo… Trước khi lĩnh vật tư, người lĩnh vật tư phải kiểm tra vật tư một cách kỹ lưỡng theo yêu cầu căn cứ vào phiếu lĩnh vật tư theo định mức (đối với những vật tư sử dụng thường xuyên không ổn định) và phiếu lĩnh vật tư không định mức (đối với những vật tư sử dụng không thường xuyên). Phòng kế hoạch căn cứ vào kế hoạch sản xuất và định mức sử dụng NVL. Đồng thời giao cho các phân xưởng khi xuất kho thủ tục xuất kho phải căn cứ vào phiếu lĩnh vật tư( trên phiếu lĩnh vật tư có ghi rõ đơn vị sử dụng, tên NVL, số lượng lĩnh và đầy đủ chữ ký của người có trách nhiệm và cùng với người nhận vật tư phải kiểm tra và ký xác nhận. Phiếu lĩnh vật tư được tính theo phương pháp đích danh. Hàng ngày phân xưởng lên lĩnh vật tư sau khi được xét duyệt ở phòng kế hoạch sản xuất kinh doanh, sau đó căn cứ vào kế hoạch lĩnh vật tư kế toán sẽ xuất kho cho người lĩnh vật tư xuống lĩnh, thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho và thực hiện ghi sổ số lượng vật tư thực lĩnh và thẻ kho. Phiếu xuất kho được chia thành 3 liên:
Liên 1: Phòng kế toán giữ Liên 2: Thủ kho giữ
Liên 3: Người nhận vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá giữ để theo dõi ở bộ phận sử dụng
Công ty áp dụng theo phương pháp nhập trước- xuất trước. Phương pháp này dựa trên giả định số NVL, CCDC nhập trước được xuất trước, xuất hết số NVL nhập trước mới đến số NVL nhập sau
Công ty TNHH TM Tùng Chi
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 14 tháng 03 năm 2010 Nợ TK621, TK627 Số : 54 Có TK 152, TK153
Họ và tên người nhận hàng: Địa chỉ ( bộ phận):
Lý do xuất kho: Phục vụ sản xuất Xuất tại kho( ngăn lô): NVL Địa điểm: S T T Tên,nhãn hiệu, quy cách, sản phẩm, vật tư Mã số ĐVT Số lượng
Đơn giá Thành tiền
A B C D 1 2 3= 1x2
1 Thép ống Ф 38 Kg 375 16.859 6.322.125
2 Sơn chống rỉ Lít 118 17.000 2.006.000
3 Mặt nạ hàn Cái 110 52.000 5.720.000
Cộng 14.048.125
Tổng số tiền(Viết bằng chữ): Mười bốn triệu không trăm bốn tám nghìn một trăm hai lăm đồng.
Số chứng từ gốc kèm theo:... Ngày 14 tháng 03 năm 2010 Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký)
2.4.3 Phương pháp lập bảng kê xuất VL, CCDC.
Đối với các chứng từ xuất kho, sau khi nhận được kế toán tiến hành đối chiếu kiểm tra và định khoản. Sau khi thu thập các chứng từ xuất kho, kế toán nhập dữ liệu vào máy tính và tiến hành lập bảng kê xuất VL, CCDC
Cơ sở lập: Căn cứ vào phiếu xuất và chứng từ kèm theo
Phương pháp lập: mỗi chứng từ ghi một dòng và ghi theo thứ tự thời gian hàng ngày, khi đã có phiếu xuất kho kế toán tiến hành vào thẻ kho mở theo từng loại NVL. Mỗi chứng từ ghi một dòng vào thẻ kho cuối tháng, thủ kho phải tiến hành cộng nhập xuất tồn
Công ty TNHH TM Tùng Chi
BẢNG KÊ XUẤT VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ
Từ ngày 01/03/2010 đến ngày 30/03/2010 Đơn vị tính: VNĐ
Chứng từ Diễn giải Ghi Có TK 152, ghi Nợ các TK Ghi Có TK 153, ghi Nợ các TK
SH NT TK 621 TK 627 TK 641 TK 642 ∑Có TK152 TK627 TK642 ∑Có TK153 PX54 14/ 03 XK thép ống Ф 38 6.322. 125 6.322.125 PX54 14/ 03 XK sơn chống rỉ 2.006.000 2.006.000 PX54 14/ 03 XK mặt nạ hàn 5.720.000 5.720.000 Cộng 76.659 .960 29.775.00 0 23.067. 500 9.720 .800 139.223.260 10.235.710 3.680.000 13.915.710
Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
2.5. Kế toán NVL, CCDC tại Công ty TNHH TM Tùng Chi.
2.5.1. Phương pháp ghi thẻ kho tại Công ty TNHH TM Tùng Chi.
Công ty TNHH TM Tùng Chi hạch toán chi tiết NVL, CCDC theo phương pháp “ Ghi thẻ song song”
Nguyên tắc hạch toán của phương pháp này được chia ra làm tại kho và phòng kế toán: Thứ nhất tại kho ghi chép về mặt số lượng( hiện vật), ở phòng kế toán ghi chép cả về số lượng và giá trị từng thứ NVL, CCDC. Trình tự ghi chép tại kho và phòng kế toán như sau:
Tại kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho theo dõi tình hình nhập- xuất- tồn kho của từng NVL theo chỉ tiêu số lượng. Hàng ngày khi nhận được các chứng từ nhập, xuất kho, thủ kho tiến hành kiểm tra tính hợp lý của các chứng từ , sắp xếp, phân loại cho từng thứ NVL theo từng kho và ghi số lượng thực nhập, thực xuất vào thẻ kho. Mỗi chứng từ được ghi vào một dòng trên thẻ kho. Cuối ngày, thủ kho phải tính ra số lượng tồn kho của từng thứ NVL trên thẻ kho
Căn cứ vào tình hình nhập xuất vật tư trong tháng, căn cứ vào mùng 1 đầu tháng thì thủ kho lập thẻ kho. Một kho được lập cho một loại vật tư hàng hoá. Thẻ kho cho biết lượng NVL nhập, xuất, tồn của một loại vật tư hàng hoá trong tháng. Căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hoá đơn GTGT để ghi vào thẻ kho
Tại phòng kế toán: định kỳ 10- 15 ngày một lần kế toán NVL đem chứng từ lẻ đối chiếu với thẻ kho và ký xác nhận vào thẻ kho. Đồng thời kế toán sau khi nhận được các chứng từ nhập, xuất, tồn NVL. Kế toán chi tiết NVL kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ rồi ghi vào sổ chi tiết vật tư theo cả hai chỉ tiêu số lượng và giá trị
Phương pháp lập: mỗi chứng từ ghi một dòng trên thẻ kho, cuối tháng kế toán tổng hợp lại để tính ra số lượng nhập, xuất, tồn kho của từng NVL
Sơ đồ hạch toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song
Theo phương pháp hạch toán này của Công ty trong quá trình thực hiện có thể thấy có những mặt tốt và không đó là: Theo phương pháp này việc ghi sổ thẻ đơn giản, rõ ràng, dễ kiểm tra đối chiếu số liệu và phát hiện sai sót trong việc ghi chép và quản lý, công việc kiểm tra thường xuyên, do đó hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán trong quản lý. Nhưng bên cạnh đó ta thấy việc ghi chép còn trùng lặp giữa kho và phòng kế toán.
Phiếu nhập kho
Thẻ kho
Phiếu xuất kho
Thẻ hoặc sổ chi tiết vật tư
Công ty TNHH TM Tùng Chi
THẺ KHO
Ngày lập thẻ: Tờ số : - Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: thép ống Ф 38
- Đơn vị tính: Kg - Mã số:
Ngày tháng
Chứng từ Diễn giải Số lượng Ghi
