Xuất phát từ chỗ tài sản và nguồn vốn trong đơn vị bao gồm rất nhiều loại có nội dung và công dụng kinh tế khác biệt, nên chứng từ kế toán được quy định bao gồm nhiều loại để phản ánh được tính chất đa dạng của tài sản cũng như nguồn vốn.
Để tiện cho việc phân biệt và sử dụng các loại chứng từ khác nhau trong quản lý kinh tế nói chung và trong công tác kế toán nói riêng cần nghiên cứu các cách phân loại chứng từ. Mỗi cách phân loại này căn cứ vào các tiêu thức khác nhau như:
5.1.2.1 Phân loại theo công dụng
- Chứng từ gốc: là chứng từ được lập trực tiếp ngay khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh hoặc vừa hoàn thành. Chứng từ gốc được chia thành:
+ Chứng từ mệnh lệnh: loại chứng từ này có tác dụng truyền đạt chỉ thị, mệnh lệnh cho những bộ phận chức năng thực hiện. Loại chứng từ này không chứng minh được nghiệp vụ kinh tế phát sinh hay chưa, do đó không làm căn cứ để ghi sổ. Ví dụ: lệnh chi tiền mặt, lệnh xuất kho vật tư…
+ Chứng từ chấp hành: đây là loại chứng từ chứng minh cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và là căn cứ để ghi sổ. Ví dụ: phiếu chi, phiếu thu, phiếu nhập kho…
Trong thực tế để đơn giản và thuận tiện trong khi lập chứng từ, người ta thường kết hợp chứng từ mệnh lệnh và chứng từ chấp hành thành chứng từ liên hợp.
Mặc dù chứng từ gốc trong một đơn vị rất đa dạng, có kết cấu và công dụng khác nhau, nhưng bao giờ giữa các loại chứng từ cũng có các yếu tố chung cơ bản sau:
+ Tên gọi chứng từ: giúp phân loại chứng từ và tổng hợp số liệu của các nghiệp vụ cùng loại dễ dàng.
+ Ngày và số chứng từ: giúp cho việc ghi chép, kiểm tra và đối chiếu số liệu được dễ dàng, khoa học và tránh được sự lầm lẫn.
+ Tên và chữ ký của những người chịu trách nhiệm và có liên quan đến nghiệp vụ kinh tế phát sinh ghi trong chứng từ: yếu tố này đảm bảo tính pháp lý của chứng từ khi ghi vào sổ sách kế toán.
+ Nội dung tóm tắt của nghiệp vụ kinh tế: giúp để kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, đồng thời còn là căn cứ để định khoản được chính xác.
+ Đơn vị đo lường: căn cứ vào đối tượng được phản ánh trong chứng từ mà sử dụng các đơn vị đo lường phù hợp. Việc sử dụng đơn vị đo lường phù hợp, một mặt cho phép kiểm tra mức độ thực hiện, mặt khác làm cơ sở để tổng hợp số liệu khi ghi vào sổ sách kế toán.
- Chứng từ ghi sổ: là loại chứng từ dùng để tổng hợp các số liệu của các chứng từ gốc theo từng nghiệp vụ kinh tế, đồng thời định khoản các nghiệp vụ để nhằm giảm bớt khối lượng ghi chép của kế toán.
Chứng từ ghi sổ phải phản ánh đầy đủ các yếu tố sau: + Số hiệu của chứng từ ghi sổ.
+ Ngày lập chứng từ ghi sổ.
+ Số hiệu, tên chứng từ gốc kèm theo và nội dung tóm tắt của nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
+ Số hiệu hoặc tên tài khoản ghi Nợ, ghi Có. + Số tiền ghi vào sổ cáị
+ Tên, chữ ký của người lập chứng từ ghi sổ và của kế toán trưởng hay người được kế toán trưởng ủy nhiệm.
Chứng từ ghi sổ phải đánh số liên tục từ đầu năm đến cuối năm hay từ đầu tháng đền cuối tháng. Ngày tháng của chứng từ ghi sổ là ngày tháng ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. CHỨNG TỪ GHI SỔ Số…… Chứng từ Tài khoản Số Ngày Nội dung Nợ Có Số tiền Số lượng chứng từ gốc kèm theo Ngày…… tháng …….. năm……..
Người lập Kế toán trưởng
5.1.2.2 Phân loại theo mức độ tổng hợp
- Chứng từ gốc: là chứng từ được lập trực tiếp ngay khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Bản kê chứng từ: dùng để tổng hợp những chứng từ gốc có cùng nội dung kinh tế để việc ghi sổ được nhanh gọn
Phân loại chứng từ theo mức độ tổng hợp giúp ích cho việc lựa chọn từng loại chứng từ trong công tác hạch toán, thanh tra và quản lý kinh tế.
5.1.2.3Phân loại theo cách lập chứng từ
- Chứng từ một lần: là chứng từ trong đó việc ghi chép chỉ tiến hành một lần và chuyển vào ghi sổ kế toán. Cần chú ý chứng từ một lần vẫn được dùng để ghi nhiều nghiệp vụ kinh tế khi các nghiệp vụ này phát sinh cùng một lúc ở cùng một thời điểm. Chứng từ một lần là loại chứng từ được sử dụng phổ biến như: hóa đơn, lệnh thu chi tiền mặt, biên bản kiểm kê, bảng kê thanh toán… Chứng từ một lần thường được lập và thực hiện trong một ngàỵ
Như vậy, chứng từ một lần là chứng từ phát huy tác dụng một lần tại một thời điểm nhất định.
- Chứng từ nhiều lần: là chứng từ ghi một loại nghiệp vụ kinh tế tiếp diễn nhiều lần. Sau mỗi lần ghi các con số thường được cộng dồn. Tới một giới hạn xác định trước, chứng từ không còn sử dụng tiếp nữa được chuyển vào ghi sổ kế toán và lưu trữ. Chứng từ nhiều lần thường bao gồm: phiếu theo dõi thực hiện các hợp đồng, phiếu cấp vật tư theo hạn mức…
Chứng từ nhiều lần là chứng từ phát huy tác dụng nhiều lần tại nhiều thời điểm khác nhaụ
PHIẾU CẤP VẬT TƯ THEO HẠN MỨC Tên vật tư: Quy cách: Nơi sử dụng: Lý do sử dụng: Hạn mức được cấp: Ngày… tháng… năm… Phụ trách kế hoạch Chữ kýù Ngày tháng Thực nhận Hạn mức còn
lại Người nhận Thủ kho
Cách phân loại này giúp ích nhiều cho việc lựa chọn loại chứng từ thích hợp cho từng loại nghiệp vụ kinh tế để giảm bớt việc ghi chép trên chứng từ.
5.1.2.4 Phân loại theo địa điểm lập chứng từ
- Chứng từ nội bộ: là chứng từ được lập trong phạm vi đơn vị hạch toán không phụ thuộc vào đặc tính của nghiệp vụ kinh tế.
- Chứng từ bên ngoài: là chứng từ về các nghiệp vụ có liên quan đến đơn vị hạch toán nhưng được lập từ các đơn vị (tổ chức) kinh tế khác.
5.1.2.5 Phân loại theo quy định của Nhà nước
- Chứng từ bắt buộc: là chứng từ do Nhà nước ban hành và bắt buộc các tổ chức kinh tế phải sử dụng trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Chứng từ hướng dẫn: là chứng từ được ban hành và hướng dẫn cho các doanh nghiệp sử dụng tùy thuộc vào đặc điểm sản xuất kinh doanh.
5.1.3 Lập chứng từ kế toán
Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ lập 1 lần cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Nội dung chứng từ kế toán phải đầy đủ các chỉ tiêu, phải rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng, không tẩy xoá, không viết tắt. Số tiền viết bằng chữ phải khớp, đúng với số tiền viết bằng số.
Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên theo quy định cho mỗi chứng từ. Đối với chứng từ lập nhiều liên phải được lập một lần cho tất cả các liên theo cùng một nội dung bằng máy tính, máy chữ hoặc viết lồng bằng giấy than. Trường hợp đặc biệt phải lập nhiều liên nhưng không thể viết một lần tất cả các liên chứng từ thì có thể viết hai lần nhưng phải đảm bảo thống nhất nội dung và tính pháp lý của tất cả các liên chứng từ.
Các chứng từ kế toán được lập bằng máy vi tính phải đảm bảo nội dung quy định cho chứng từ kế toán.