Tùy theo tính chất phức tạp của mối quan hệ giữa các tài khoản chịu ảnh hưởng của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, người ta phân định khoản thành 2 loại: định khoản giản đơn và định khoản phức tạp.
3.2.2.1 Định khoản giản đơn
Là định khoản kế toán chỉ liên quan đến 2 tài khoản: Một tài khoản ghi Nợ và một tài khoản ghi Có.
Ví dụ 1 định khoản: Nợ TK Nguyên vật liệu 100.000 Có TK Tiền mặt
3.2.2.2 Định khoản phức tạp
Là định khoản kế toán liên quan đến 3 tài khoản trở lên, định khoản phức tạp là sự ghép lại của nhiều định khoản giản đơn. Lưu ý chỉ nên lập những định khoản phức tạp trong đó 1 tài khoản ghi Nợ – nhiều tài khoản ghi Có hoặc ngược lạị Hạn chế lập định khoản phức tạp trong đó nhiều tài khoản ghi Nợ – nhiều tài khoản ghi Có bởi vì như vậy sẽ không thấy rõ ràng nội dung kinh tế phát sinh.
Ví dụ: Nợ TK Nguyên vật liệu 5 000 000
Có TK Tiền mặt 1 000 000
Có TK Tiền gửi ngân hàng 4 000 000
Ví dụ: Nợ TK Hàng hóa 3 000 000 Nợ TK Phải trả người bán 3 000 000 Có TK Tiền mặt 6 000 000 Hạn chế ĐK: Nợ TK Nguyên vật liệu 5 000 000 Nợ TK Hàng hoá 3 000 000 Có TK Tiền mặt 4 000 000
Có TK Tiền gửi ngân hàng 4 000 000
Kết luận: Trong một định khoản, ta có:
Tổng số tiền ghi bên Nợ = Tổng số tiền ghi bên Có 3.3 Mối quan hệ giữa Bảng cân đối kế toán và Tài khoản kế toán
Bảng cân đối kế toán dùng để phản ánh tổng quát tình hình tài sản của doanh nghiệp tại một thời điểm nhất định; còn tài khoản kế toán phản ánh sự vận động của các đối tượng kế toán trong cả một thời kỳ. Do đó, giữa chúng có mối quan hệ mật thiết với nhau và bổ trợ cho nhaụ Mối quan hệ này còn thể hiện thông qua trình tự ghi chép như sau:
- Vào đầu kỳ kinh doanh, căn cứ vào Bảng cân đối kế toán cuối kỳ trước, mở các tài khoản cho đầu kỳ này và ghi số dư đầu kỳ lên các tài khoản.
- Trong kỳ kinh doanh, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên cơ sở của chứng từ chứng minh sẽ được phản ánh vào các tài khoản liên quan theo đúng nguyên tắc ghi sổ kép.
- Cuối kỳ kinh doanh, tiến hành cộng số phát sinh trên các tài khoản kế toán, rút sồ dư cuối kỳ và căn cứ vào đó để lập Bảng cân đối kế toán cuối kỳ nàỵ
Ví dụ 5: Giả sử tại 1 doanh nghiệp có Bảng cân đối kế toán vào ngày 31/ 08
như sau: Đơn vị tính: Đồng
Tài sản Số tiền Nguồn vốn Số tiền
Tiền mặt
Tiền gửi ngân hàng Phải thu khách hàng Nguyên vật liệu Thành phẩm Tài sản cố định 6 000 000 17 000 000 1 000 000 5 000 000 24 000 000 42 000 000 Phải trả người bán Vay ngắn hạn
Nguồn vốn kinh doanh Lợi nhuận chưa phân phối
5 000 000 20 000 000 61 000 000 9 000 000
Tổng cộng 95 000 000 Tổng cộng 95 000 000
Tài liệu bổ sung:
– Nguyên vật liệu A: 3 200 000 đ
– Nguyên vật liệu B: 1 800 000 đ
– Phải trả người bán X: 3 000 000 đ
– Phải trả người bán Y: 2 000 000 đ
Trong tháng 9, có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh như sau: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
1. Khách hàng trả nợ cho doanh nghiệp bằng tiền mặt: 700 000 đ 2. Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt: 1 600 000 đ 3. Chi tiền mặt mua công cụ- dụng cụ: 900 000 đ
4. Dùng lợi nhuận chưa phân phối bổ sung nguồn vốn kinh doanh: 3 000 000 đ 5. Vay ngắn hạn, trả nợ toàn bộ cho người bán Y
6. Chuyển giao 1 tài sản cố định cho đơn vị khác trị giá 14 000 000 đ
7. Mua nguyên vật liệu chưa thanh toán tiền cho người bán X: 4 000 000 đ. Trong đó, vật liệu A: 1 500 000đ,vật liệu B: 800 000đ, vật liệu C:1 700 000.
8. Chi tiền gửi ngân hàng trả nợ vay ngắn hạn: 3 000 000đ Yêu cầu:
- Mở tài khoản và ghi số dư đầu kỳ
- Định khoản và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các tài khoản liên quan
3.4 Kiểm tra số liệu trên sổ kế toán
Cuối kỳ, kế toán phải tiến hành đối chiếu và kiểm tra công việc ghi chép trên tài khoản kế toán nhằm phát hiện những trường hợp sai, thiếu mà tiến hành điều chỉnh lại sổ kế toán. Việc đối chiếu này được thực hiện bằng cách lập các bảng đối chiếu số phát sinh và số dư. Có 3 loại bảng đối chiếu : Bảng cân đối tài khoản, Bảng đối chiếu số phát sinh và số dư kiểu bàn cờ, Bảng chi tiết số phát sinh và số dư.
3.4.1 Phương pháp Bảng cân đối tài khoản
Bảng cân đối kế toán chỉ được lập sau khi Bảng cân đối tài khoản đã được lập ra vì lúc đó các số liệu đã được kiểm tra chính xác.
3.4.1.1 Mục đích
Bảng cân đối tài khoản dùng để kiểm tra tính chính xác của việc ghi chép trên các tài khoản tổng hợp.
3.4.1.2 Nguyên tắc
Việc kiểm tra dựa vào cơ sở 2 kết luận sau:
Từ tính chất cân bằng giữa Tài sản và Nguồn vốn: Tổng số dư Nợ của tất cả các tài khoản bằng tổng số dư Có của tất cả các tài khoản.
Từ nguyên tắc ghi sổ kép: Tổng số phát sinh Nợ của tất cả các tài khoản bằng tổng phát sinh Có của tất cả các tài khoản.
3.4.1.3 Kết cấu
Bảng cân đối tài khoản là bảng kê toàn bộ số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ và số dư cuối kỳ của tất cả các tài khoản; được phân biệt theo 2 cột Nợ – Có ở mỗi tài khoản. Sau đó, tính toán các con số tổng cộng cột Nợ và tổng cộng cột Có, nếu xảy ra các đẳng thức làm nguyên tắc kiểm tra thì việc ghi chép được xem là chính xác.
Đơn vị:… BẢNG CÂN ĐỐI TÀI KHOẢN
Tháng… năm…
Đơn vị tính:
Số dư đầu kỳ Số phát sinh Số dư cuối kỳ
Tên tài khoản Số
hiệu Nợ Có Nợ Có Nợ Có
Tài khoản… …
Ví dụ 6: Lấy lại số liệu ở ví dụ 5 – chương 3 để lập Bảng cân đối tài khoản tháng 9 BẢNG CÂN ĐỐI TÀI KHOẢN
Tháng 9 năm …
(Đơn vị: đồng)
Số dư đầu kỳ Số phát sinh Số dư cuối kỳ (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Tên tài khoản Số hiệu
Tổng cộng
Hạn chế: Bảng cân đối tài khoản không phát hiện một số trường hợp sai có thể xảy ra: 2 tài khoản cùng sai một số tiền, sai về quan hệ đối ứng tài khoản.
3.4.2 Phương pháp Bảng đối chiếu số phát sinh và số dư kiểu bàn cờ 3.4.2.1 Mục đích 3.4.2.1 Mục đích
Dùng để kiểm tra tính chất chính xác của việc ghi chép trên các tài khoản kế toán tổng hợp.
3.4.2.2 Nguyên tắc
Giống nguyên tắc kiểm tra của Bảng cân đối tài khoản. 3.4.2.3Kết cấu
Bảng được thiết kế theo dạng bàn cờ, gồm các hàng ngang và cột dọc chỉ ra 2 bên của tài khoản.
Đơn vị:… BẢNG CÂN ĐỐI SỐ PHÁT SINH KIỂU BÀN CỜ
Đơn vị tính: Bên Có TK Bên Nợ TK Số dư đầu kỳ Nợ TK x TK y … Cộng số phát sinh Nợ Số dư cuối kỳ Có Số dư đầu kỳ Có TK x TK y… … Cộng số phát sinh Có Số dư cuối kỳ Nợ Cách lập bảng cụ thể như sau:
Số dư đầu kỳ: Lấy số dư đầu kỳ các tài khoản ghi vào cột số dư đầu kỳ theo từng tài khoản tương ứng, đúng với tính chất tài khoản với số dư bên Nợ hoặc Có.
Số phát sinh: Đối với số phát sinh, chỉ cần căn cứ vào số liệu phát sinh ở 1 bên nhất định của tất cả các tài khoản kế toán để ghi tìm tài khoản đối ứng và ghi ở giao điểm của 2 tài khoản trên bảng bàn cờ.
Số dư cuối kỳ: Ghi tương tự số dư đầu kỳ ở các ô số dư cuối kỳ. Sau khi lấy số dư cuối kỳ, nếu thoả mãn các nguyên tắc kiểm tra thì việc ghi chép được coi là chính xác.
Ví dụ7: Lấy lại số liệu ở ví dụ 5 – chương 3 để lập Bảng đối chiếu kiểu bàn cờ. Kết luận: Bảng cân đối số phát sinh kiểu bàn cờ phản ánh được quan hệ đối ứng giữa các tài khoản kế toán. Do vậy, kiểm tra được mặt hợp lý của các quan hệ kinh tế đã phát sinh và những trường hợp ghi sai quan hệ đối ứng tài khoản.
3.4.3 Phương pháp Bảng chi tiết số phát sinh và số dư 3.4.3.1 Khái niệm 3.4.3.1 Khái niệm
Bảng chi tiết số phát sinh là bảng kê số liệu ghi chép ở các tài khoản kế toán cấp 2 hoặc các sổ chi tiết tổng hợp lại để đối chiếu với số liệu ghi trên tài khoản cấp 1.
3.4.3.2 Nguyên tắc
Nguyên tắc kiểm tra dựa vào cơ sở 2 kết luận sau:
Số dư Nợ (Có) trên tài khoản tổng hợp bằng tổng số dư Nợ (Có) trên tất cả các tài khoản phân tích.
Tổng số phát sinh Nợ (Có) trên tài khoản tổng hợp bằng tổng số phát sinh Nợ (Có) trên tất cả các tài khoản phân tích.
3.4.3.3 Kết cấu
Bảng chi tiết số phát sinh và số dư được dùng để liệt kê tất cả các tài khoản phân tích đã sử dụng theo số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ và số dư cuối kỳ; phân biệt 2 bên Nợ – Có, sau đó lấy số tổng cộng và đem đối chiếu với số liệu tr6en tài khoản tổng hợp, nếu xảy ra các đẳng thức như nguyên tắc kiểm tra thì việc ghi chép là chính xác.
Đơn vị:… BẢNG CHI TIẾT SỐ PHÁT SINH
Tháng … năm … Đơn vị tính:
Số dư đầu kỳ Số phát sinh Số dư cuối kỳ
Tên đối tượng
chi tiết Nợ Có Nợ Có Nợ Có
A B … Tổng cộng
Ví dụ: Lấy lại số liệu ví dụ 5 – chương 3 để lập Bảng chi tiết số phát sinh và số dư Nguyên vật liệu và Phải trả người bán tháng 9
3.5 Hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp Việt Nam (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Quá trình đổi mới cơ chế quản lý kinh tế sang cơ chế thị trường có sự quản lý của Nhà nước bằng pháp luật trong những năm qua, đã đặt ra yêu cầu cấp bách phải đổi mới hệ thống công cụ quản lý, mà trong đó, kế toán là một công cụ quan trọng. Trong nền kinh tế, kế toán có vai trò tích cực đối với việc quản lý vốn tài sản và việc điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh ở doanh nghiệp, nó là nguồn thông tin số liệu đáng tin cậy để nhà nước điều hành nền kinh tế, kiểm tra, kiểm soát hoạt động các ngành, các khu vực. Chính vì vậy, việc đổi mới và không ngừng hoàn thiện công tác kế toán để thích nghi với yêu cầu và nội dung của quá trình đổi mới cơ chế quản lý là một vấn đề thực sự bức xúc hiện naỵ
Để đáp ứng yêu cầu đổi mới cơ chế quản lý kinh tế, Bộ Tài chính đã ban hành Hệ thống kế toán theo Quyết định số 1141 TC-QĐ-CĐKT ký ngày 01/11/1995 và các chính sách TC-KT về luật thuế mới ban hành 1998. Tuy nhiên, với sự phát triển của nền kinh tế, nhiều sửa đổi, bổ sung trong chế độ kế toán đã được ban hành đáp ứng các yêu cầu phát triển và sự thay đổi chính sách chung, ngày 20/03/2006, Bộ tài chính ban hành Hệ thống kế toán mới theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC áp dụng chính thức thống nhất trong cả nước cho tất cả các doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực, mọi thành phần kinh tế.
Hệ thống tài khoản kế toán thống nhất được quy định chung cho nền kinh tế, trong khi đó, mỗi ngành hoạt động hoặc thành phần kinh tế lại có những đặc thù về đối tượng phản ánh và yêu cầu quản lý nên trên cơ sở của Hệ thống tài khoản kế toán thống nhất, mỗi ngành (hoặc thành phần kinh tế) sẽ nghiên cứu và xây dựng Hệ thống tài khoản kế toán cho ngành hoặc thành phần kinh tế một cách phù hợp, nhưng phải được sự đồng ý của Bộ tài chính và nhất thiết phải tuân thủ quy định về các tài khoản thuốc Hệ thống tài khoản kế toán thống nhất.
3.5.1 Số hiệu tài khoản
Hệ thống tài khoản này gồm 92 tài khoản cấp 1 và 120 tài khoản cấp 2. Mỗi tài khoản cấp 1 mang ký hiệu 3 số. Các tài khoản cấp 1 còn được chia thành các tài khoản cấp 2, các tài khoản cấp 2 mang ký hiệu 4 số, ký hiệu của tài khoản cấp 2 phải mang ký hiệu của tài khoản cấp 1 thêm 1 con số. Các ký hiệu số này gọi là số hiệu tài khoản.
Số hiệu tài khoản gồm các chữ số có ý nghĩa sau: - Chữ số thứ nhất: Loại tài khoản
- Chữ số thứ hai: Nhóm tài khoản - Chữ số thứ ba: Tài khoản cấp 1
- Chữ số thứ tư: Tài khoản cấp 2 - Chữ số thứ năm: Tài khoản cấp 3 Ví dụ: Tài khoản 1121:
Loại TK : Tài sản lưu động (1) Nhóm TK: Vốn bằng tiền (1) TK cấp 1: Tiền gởi ngân hàng (2) TK cấp 2: Tiền Việt Nam (1) 3.5.2 Các loại tài khoản
Hệ thống tài khoản kế toán thống nhất được quy định áp dụng cho nước ta bao gồm 10 loại TK được đánh số từ 0 đến 9:
3.5.2.1Tài khoản loại 0
Là tài khoản ngoại bảng, bao gồm những tài khoản phản ánh sự biến động của những tài sản hiện có ở đơn vị nhưng không thuộc quyền sở hữu của đơn vị và đơn vị có trách nhiệm phải quản lý như: tài sản thuê ngoài; vật tư, hàng hoá nhận giữ hộ, nhận gia công; hàng hóa nhận bán hộ, nhận ký gửi, ký cược. Đồng thời, những tài khoản này còn phản ánh một số chỉ tiêu kinh tế đã được phản ánh ở các tài khoản thông thường, nhưng cần theo dõi để phục vụ yêu cầu quản lý như: nợ khó đòi đã xử lý; ngoại tệ các loại (chi tiết theo ngoại tệ); dự toán chi sự nghiệp, dự án.
Về nguyên tắc, các tài khoản thuộc loại này được ghi chép theo phương pháp ghi "đơn", nghĩa là khi ghi vào một tài khoản thì không ghi vào quan hệ đối ứng với tài khoản khác.
Loại TK 0
− Trị giá tài sản ngoại bảng tăng
D.Trị giá tài sản ngoại bảng cuối kỳ
− Trị giá tài sản ngoại bảng giảm
Ví dụ: Doanh nghiệp nhận một số vật liệu của đơn vị khác có trị giá là 500.000đ để thực hiện công việc gia công.
Kế toán ghi: Nợ TK 002 “Hàng hoá vật tư nhận giữ hộ, nhận gia công”: 500.000
Sau khi công việc gia công đã thực hiện xong và doanh nghiệp giao trả lại số vật liệu này, kế toán ghi: Có TK 002: 500.000
3.5.2.2 Tài khoản loại 1 – 9
Nguyên tắc ghi chép: Áp dụng phương pháp ghi sổ kép (đối ứng Nợ – Có)
√√√√ Loại tài khoản 1, 2, 3, 4:
Là những tài khoản phản ánh biến động của những khoản mục trên Bảng cân đối kế toán. Đặc điểm: Có số dư cuối kỳ.
• Loại tài khoản 1, 2: Tính chất là tài khoản Tài sản: ghi tăng bên Nợ, ghi
giảm bên Có và có số dư bên Nợ. Tài khoản loại 1: Tài sản lưu động Tài khoản loại 2: Tài sản cố định
Loại TK 1, 2
+
D.
– (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Lưu ý: Riêng các tài khoản 129, 139, 159, 214, 229 có tính chất là tài khoản điều chỉnh giảm cho tài sản, do đó, kết cấu được bố trí ngược với tài khoản tài sản; tức là, ghi tăng bên Có, ghi giảm bên Nợ, số dư bên Có.
• Loại tài khoản 3, 4: Tính chất là tài khoản Nguồn vốn: ghi tăng bên Có,
ghi giảm bên Nợ và có số dư bên Có. Tài khoản loại 3: Nợ phải trả
Tài khoản loại 4: Nguồn vốn chủ sở hữu Loại TK 3, 4
– +
D.
√√√√ Loại tài khoản 5, 6, 7, 8, 9: Là các loại tài khoản nghiệp vụ hoặc quản lý.
Đặc điểm: Tất cả các tài khoản này không có số dư cuối kỳ. Kết cấu của loại tài khoản này tuân theo nguyên tắc sau:
- Nếu là tài khoản phản ánh chi phí ( loại TK 6, 8), kết cấu giống tài khoản tài sản.
- Nếu là tài khoản phản ánh thu nhập (loại 5, 7), kết cấu giống tài khoản