Sơ đồ 2.1: cơ cấu tổ chức của xớ nghiệp xếp dỡ Chựa Vẽ.
GIÁM ĐỐC PGĐ KHO HÀNG ĐỘI BỐC XẾP BÃI ĐỘI BỐC XẾP TÀU BAN ĐIỀU HÀNH SẢN XUẤT PGĐ KHAI THÁC BAN TIN HỌC BAN TÀI CHÍNH KT ĐỘI VSCN PGĐ KỸ THUẬT BAN KỸ THUẬT VẬT TƢ
ĐỘI CƠ GIỚI
BAN HÀNH CHÍNH BAN TCTL ĐỘI CẦN TRỤC ĐỘI BẢO VỆ BAN KINH DOANH TT KHO CFS ĐỘI CONT
TRẦN THỊ THANH VÂN
LỚP: QTL302K Page 36
2.2.1. Cỏc bộ phận trong cơ cấu tổ chức quản lý. 2.2.1.1 Ban lónh đạo xớ nghiệp:
Gồm cú giỏm đốc, cỏc phú giỏm đốc và cỏc đoàn thể hoạt động của xớ nghiệp. * Giỏm đốc:
Giỏm đốc xớ nghiệp là thành phần chịu trỏch nhiệm trƣớc Đảng uỷ, giỏm đốc cảng Hải Phũng về việc nhận chỉ tiờu kế hoạch của cảng giao, tổ chức sản xuất kinh doanh cú hiệu quả, hoàn thành và hoàn thành vựt mức kế hoạch đƣợc giao. Giỏm đốc là ngƣời lónh đạo cao nhất trong xớ nghiệp chịu trỏch nhiệm chung về cỏc mặt hoạt động trong xớ nghiệp: tổ chức sản xuất kinh doanh, chăm lo đời sống cho cỏn bộ cụng nhõn viờn toàn xớ nghiệp. Chịu trỏch nhiệm về cụng tỏc đối nội, đối ngoại, chấp hành đỳng chớnh sỏch phỏp luật của nhà nƣớc trong kinh doanh.
* Cỏc phú giỏm đốc:
Đƣợc thay mặt cho giỏm đốc phụ trỏch một lĩnh vực chuyờn mụn của mỡnh theo chức năng, quyền hạn đƣợc giao. Trực tiếp điều hành, quản lý và chịu trỏch nhiệm bỏo cỏo trƣớc giỏm đốc về cỏc mặt cụng tỏc đƣợc phõn cụng. Thay mặt giỏm đốc trong cụng tỏc quan hệ với cỏc đơn vị phũng ban của cảng và cơ quan trong phạm vi trỏch nhiệm đƣợc giao.
- Phú giỏm đốc khai thỏc hàng hoỏ:
Chỉ đạo tổ chức thực hiện cụng tỏc khai thỏc xếp dỡ, quản lý và giao nhận hàng hoỏ nhập khẩu thụng qua cảng, trực tiếp quản lý chỉ đạo cỏc đội bốc xếp, đội container và kho CFS.
- Phú giỏm đốc kỹ thuật:
Chịu trỏch nhiệm tổ chức, chỉ đạo việc quản lý, sử dụng cỏc loại phƣơng tiện, thiết bị, cơ giới phục vụ xếp dỡ, vận chuyển hàng hoỏ. Đảm bảo ỏnh sỏng, vật tƣ, vật liệu, phục vụ cho sửa chữa và vận hành phƣơng tiện thiết bị. Trực tiếp quản lý chỉ đạo cỏc đội vận chuyển, đội cơ giới, đội đế, đội xõy dựng và vệ sinh cụng nghiệp, kho vật tƣ.
* Bộ phận trực ban:
TRẦN THỊ THANH VÂN
LỚP: QTL302K Page 37
chức quản lý việc thực hiện sản xuất trong ca. Lập kế hoạch khai thỏc tàu và hàng ra vào cảng kốm theo cỏc biện phỏp an toàn. Ghi nhật ký để ghi nhận kết quả trong ca sản xuất, xỏc nhận cỏc phiếu năng suất của cỏc tổ cụng nhõn làm cơ sở thanh toỏn lƣơng cho cụng nhõn. Đề xuất với ban lónh đạo xớ nghiệp, thủ trƣởng đơn vị kỷ luật hay khen thƣởng cỏc tổ chức tập thể hay cỏ nhõn ngƣời lao động vi phạm hay khụng vi phạm cỏc quy chế hay nội quy của xớ nghiệp đề ra. Thay mặt ban giỏm đốc điều hành cụng tỏc khai thỏc xếp dỡ hàng hoỏ trực tiếp ở trong ca sản xuất.
2.2.1.2. Cỏc ban nghiệp vụ và cỏc đơn vị trực tiếp sản xuất: * Cỏc ban nghiệp vụ * Cỏc ban nghiệp vụ
- Ban kỹ thuật và vật tƣ:
Tham mƣu cho giỏm đốc và phú giỏm đốc kỹ thuật về cụng tỏc kỹ thuật, vật tƣ, quy trỡnh cụng nghệ an toàn xếp dỡ và an toàn lao động. Căn cứ vào nhiệm vụ sản xuất lập cỏc phƣơng ỏn khai thỏc và sử dụng hợp lý cỏc phƣơng tiện, thiết bị đạt năng suất chất lƣợng và an toàn. Cú sơ đồ theo dừi quỏ trỡnh hoạt động của phƣơng tiện, lập định mức sửa chữa, sửa chữa kịp thời thay thế đỏp ứng cho sản xuất và đảm bảo an toàn cho phƣơng tiện. Xõy dựng phƣơng ỏn mua sắm vật tƣ, nhiờn liệu và cụng cụ xếp dỡ. Bồi dƣỡng tay nghề cho cụng nhõn kỹ thuật, huấn luyện an toàn định kỳ cho cỏn bộ cụng nhõn viờn. Lập kế hoạch lo trang bị bảo hộ lao động cho cỏn bộ cụng nhõn viờn. Thƣờng xuyờn kiểm tra uốn nắn ngăn chặn những vi phạm khụng để xảy ra cỏc tai nạn đỏng tiếc cho ngƣời lao động.
- Ban tổ chức lao động tiền lƣơng:
Cụng tỏc tổ chức: Tham mƣu cho giỏm đốc về cụng tỏc cỏn bộ, tổ chức sắp xếp bộ mỏy điều hành sản xuất, đảm bảo cỏc chế độ chớnh sỏch liờn quan đến quyền lợi và nghĩa vụ của cỏn bộ cụng nhõn viờn trong xớ nghiệp, sắp xếp việc làm cho ngƣời lao động.
Cụng tỏc tiền lƣơng: Căn cứ vào kế hoạch nhiệm vụ sản xuất tham mƣu cho giỏm đốc về cụng tỏc lao động. Tổ chức sử dụng lao động hợp lý với ngành nghề đào tạo. Áp dụng định mức lao động vào thực tế, nghiờn cứu chỉnh lý đề xuất cải tiến.
TRẦN THỊ THANH VÂN
LỚP: QTL302K Page 38
Tớnh toỏn lƣơng cho cỏn bộ cụng nhõn viờn theo chế độ chớnh sỏch của nhà nƣớc và đơn giỏ quy định của cảng.
- Ban kinh doanh :
Triển khai kế hoạch của cảng Hải Phũng cho xớ nghiệp trờn cơ sở phõn bổ kế hoạch từng thỏng, quý cho từng đơn vị thực hiện. Viết hoỏ đơn thu cƣớc xếp dỡ đụn đốc thu nợ cỏc khoản nợ của chủ hàng với xớ nghiệp. Theo dừi tỡnh hỡnh thực hiện cỏc nhiệm vụ, cỏc chỉ tiờu kinh tế nhƣ sản lƣợng, doanh thu, giỏ thành, tiền lƣơng...Tập hợp số liệu thống kờ, thực hiện làm cơ sở để đỏnh giỏ kết quả sản xuất kinh doanh của xớ nghiệp.
- Ban tài chớnh kế toỏn (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Theo dừi hoạt động tài chớnh. Tập hợp phản ỏnh cỏc khoản thu chi trong sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Nhận tiền mặt từ phũng tài vụ của cảng về thanh toỏn lƣơng và cỏc khoản phụ cấp cho cỏn bộ cụng nhõn viờn theo từng thỏng. Theo dừi việc sử dụng xuất nhập nhiờn liệu, vật chất, vật tƣ.
- Ban hành chớnh:
Chịu trỏch nhiệm về cụng tỏc văn thƣ, tổ chức mua sắm trang thiết bị, quản lý thiết bị văn phũng, tổ chức tiếp khỏch, hội họp và cỏc cụng tỏc khỏc. Đảm bảo phục vụ cho nhu cầu sinh hoạt của cỏn bộ cụng nhõn viờn. Cấp phỏt thuốc, khỏm chữa bệnh và điều trị cho cỏn bộ cụng nhõn viờn.
* Cỏc đơn vị cơ sở trực tiếp sản xuất: - Đội cơ giới:
Cú nhiệm vụ quản lý trực tiếp cỏc phƣơng tiện, thiết bị đƣợc xớ nghiệp trang bị phục vụ sản xuất. Tổ chức triển khai xếp dỡ, vận chuyển hàng hoỏ trong cảng theo cỏc phƣơng ỏn xếp dỡ. Đảm bảo trạng thỏi kỹ thuật của cỏc thiết bị, tham gia duy trỡ bảo dƣỡng, bảo quản, nghiờn cứu cỏc biện phỏp tiết kiệm, nhiờn liệu, vật tƣ, khai thỏc thiết bị cú hiệu quả, kộo dài tuổi thọ.
- Đội bốc xếp:
Chịu trỏch nhiệm cỏc tổ sản xuất, số lƣợng và thành phần phự hợp với nhiệm vụ trong tổ. Là lực lƣợng khỏ đụng đảo đảm nhận cụng tỏc bốc xếp hàng hoỏ đỏp ứng
TRẦN THỊ THANH VÂN
LỚP: QTL302K Page 39
yờu cầu năng suất, chất lƣợng và giải phúng tàu nhanh. - Kho CFS :
Tổ chức giao nhận hàng chủ trong container (chia lẻ). Quản lý lƣu kho, bảo quản hàng hoỏ cho chủ hàng.
- Đội container:
Tổ chức giao nhận hàng hoỏ xuất nhập qua cảng, quản lý việc sắp xếp container trờn bói thuận tiện cho chủ hàng, hóng tàu khi cần luõn chuyển hàng container. Giải quyết cỏc thủ tục giao nhận hàng tại cảng, thiết lập chứng từ, phiếu cụng tỏc để theo dừi và thanh toỏn. Đồng thời theo dừi chớnh xỏc thời gian container lƣu bói cho xớ nghiệp.
* Cỏc đơn vị phục vụ: - Đội cần trục:
Quản lý cần trục của xớ nghiệp, cú trỏch nhiệm sử dụng cỏc phƣơng tiện, thiết bị đƣợc giao một cỏch cú hiệu quả, năng suất cao đảm bảo cỏc thiết bị trong tỡnh trạng sẵn sàng phục vụ, đạt cỏc thụng số kỹ thuật an toàn.
- Đội vệ sinh cụng nghiệp:
Chịu trỏch nhiệm về vệ sinh cầu tàu, kho, bói khi bị hƣ hỏng nhẹ. Quột dọn khu vực bói hàng, cầu tàu, kho chứa bảo đảm vệ sinh cụng nghiệp tốt phục vụ khai thỏc, xếp dỡ hàng hoỏ.
- Đội bảo vệ:
Cú trỏch nhiệm bảo vệ an ninh trật tự trong xớ nghiệp. Kiểm tra kiểm soỏt ngƣời và phƣơng tiện ra vào cảng nhằm đảm bảo thực hiện nội quy của xớ nghiệp và chống cỏc biểu hiện tiờu cực trong quản lý hàng hoỏ và tài sản của xớ nghiệp.
TRẦN THỊ THANH VÂN
LỚP: QTL302K Page 40
2.2.2. Ban Tài Chớnh Kế Toỏn- XNXD Chựa vẽ Sơ đồ 2.2: Sơ đồ 2.2:
Theo sơ đồ trờn:
- Trƣởng ban tài chớnh kế toỏn: Là ngƣời điều hành mọi hoạt động của ban tài chớnh kế toỏn, trực tiếp kiểm tra cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh, ký duyệt chứng từ, bỏo cỏo trƣớc khi trỡnh giỏm đốc, đồng thời phải ký duyệt quyết toỏn quý, năm theo đỳng quỏ trỡnh kinh doanh.
- Phú ban:là ngƣời cú quyền giải quyết cỏc cụng việc của Kế toỏn trƣởng khi Kế toỏn trƣởng vắng mặt đồng thời chịu trỏch nhiệm tham mƣu cho Kế toỏn trƣởng về cụng tỏc kế toỏn.Ngoài ra, phú ban cũn cú trỏch nhiệm theo dừi khấu hao TSCĐ của Xớ nghiệp.
- Kế toỏn tiền mặt: Đõy là một bộ phận quan trọng của bộ mỏy kế toỏn. Kế toỏn tiền mặt cú nhiệm vụ phản ỏnh đầy đủ, chớnh xỏc tỡnh hỡnh hiện cú và luõn chuyển vốn bằng tiền. Theo dừi chặt chẽ việc chấp hành chế độ thu, chi và quản lý tiền mặt. Trƣởng ban Phú ban Kế toỏn tiền lƣơng Thủ quỹ Kế toỏn vật tƣ Kế toỏn tiền mặt Kế toỏn tiền gửi ngõn hàng
TRẦN THỊ THANH VÂN
LỚP: QTL302K Page 41
- Kế toỏn tiền gửi ngõn hàng: Kế toỏn tiền gửi ngõn hàng theo dừi việc thu-chi tiền gửi ngõn hàng tại Xớ nghiệp, theo dừi tỡnh hỡnh vay nợ ngõn hàng, vay cụng nhõn viờn chức.
- Kế toỏn vật tƣ tài sản: Là ngƣời chịu trỏch nhiệm theo theo dừi cỏc nghiệp vụ kế toỏn phỏt sinh cú liờn quan đến vật tƣ, tài sản (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Thủ quỹ: Theo dừi và đảm bảo tiền mặt ở Xớ nghiệp, phụ trỏch cỏc khoản thu-chi tiền mặt theo cỏc chứng từ hợp lệ theo dừi và phản ỏnh việc cấp phỏt và nhận tiền vào sổ quỹ. Thủ quỹ phải thƣờng xuyờn so sỏnh, đối chiếu tỡnh hỡnh tồn quỹ tiền mặt ở Xớ nghiệp với sổ sỏch cú liờn quan để kịp thời phỏt hiện những sai lệch.
- Kế toỏn tiền lƣơng: căn cứ vào cỏc bảng thanh toỏn lƣơng từ phũng lao động tiền lƣơng chuyển lờn để lập bảmg tổng hợp lƣơng cho toàn xớ nghiệp và lập bảng phõn bổ tiền lƣơngvà bảo hiểm xó hội.
2.2.3. Hỡnh thức kế toỏn là hỡnh thức Nhật ký chứng từ
-Xớ nghiệp ỏp dụng hỡnh thức kế toỏn mỏy, phần mềm kế toỏn Mis để hạch toỏn sổ sỏch của phần mềm theo hỡnh thức Nhật Ký-chứng từ, trỡnh tự kế toỏn mỏy đƣợc thự hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.3 Trỡnh tự ghi sổ kế toỏn trờn mỏy vi tớnh.
Ghi chỳ:
: Nhập số liệu hàng ngày.
: In sổ, bỏo cỏo cuối thỏng, cuối năm. : Đối chiếu, kiểm tra.
BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CÙNG LOẠI
CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
-Bỏo cỏo tài chớnh -Bỏo cỏo kế toỏn
quản trị SỔ KẾ TOÁN -Sổ tổng hợp -Sổ chi tiết PHẦN MỀM KẾ TOÁN MÁY VI TÍNH
TRẦN THỊ THANH VÂN
LỚP: QTL302K Page 42
Phần mềm kế toỏn Mis đƣợc Cảng hải phũng đƣa và sử dụng từ năm 2002, đƣợc ỏp dụng trong tất cả cỏc đơn vị thành viờn của Cảng Hải Phũng. Phần mềm kế toỏn này gồm 3 phần:
Mis 1: Dựng để thu cƣớc, khai thỏc (Áp dụng năm 2002) Mis 2: Dựng để hạch toỏn hàng tồn kho (Áp dụng năm 2009) Mis 3: Dựng để hạch toỏn tiền lƣơng (Áp dụng năm 2002)
Tuy nhiờn phần mềm kế toỏn cú nhiều khuyết điểm, chạy khụng ổn định vỡ tại xớ nghiệp cú nhiều nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh phức tạp nờn hiện nay xớ nghiệp chỉ ỏp dụng phần mềm kế toỏn Mis 2 để hạch toỏn phần hành hàng tồn kho. Phần mềm Mis1, Mis 3 khụng cũn đƣợc sử dụng. Cỏc phàn hành kế toỏn cũn lại Xớ nghiệp sử dụng Excel để hạch toỏn.
TRẦN THỊ THANH VÂN
LỚP: QTL302K Page 43
Đặc trƣng cơ bản của hỡnh thức Nhật ký chứng từ:
Tập hợp và hệ thống húa cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh bờn cú của cỏc tài khoản kết hợp với việc phõn tớch cỏc nghiệp vụ kinh tế đú theo cỏc tài khoản đối ứng bờn nợ.
Hỡnh thức Nhật ký chứng từ gồm cỏc loại sổ kế toỏn: Nhật ký chứng từ
Bảng kờ Sổ cỏi
Sổ hoặc thẻ kế toỏn chi tiết
Trỡnh tự ghi sổ kế toỏn theo hỡnh thức kế toỏn Nhật ký chứng từ:
Hàng ngày căn cứ vào cỏc chứng từ kế toỏn đó đƣợc kiểm tra lấy số liệu kết hợp chặt chẽ việc ghi chộp cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh theo trỡnh tự thời gian với việc hệ thống húa cỏc nghiệp vụ theo nội dung kinh tế ( theo tài khoản )
Kết hợp rộng rói việc hạch toỏn tổng hợp với hạch toỏn chi tiết trờn cựng một sổ kế toỏn và trong cựng một quỏ trỡnh ghi chộp.
Sử dụng cỏc mẫu sổ in sẵn cỏc quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiờu quản lý kinh tế, tài chớnh và lập bỏo cỏo tài chớnh.
Đối với cỏc loại chi phớ sản xuất, kinh doanh phỏt sinh nhiều lần hoặc mang tớnh chất phõn bổ, cỏc chứng từ gốc trƣớc hết phải đƣợc tập hợp và phõn loại trong cỏc bảng phõn bổ, sau đú lấy số liệu kết quả của bảng phõn bổ ghi vào cỏc bảng kờ và nhật ký. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Đối với cỏc nhật ký – chứng từ đƣợc ghi căn cứ vào cỏc bảng kờ, sổ chi tiết thỡ căn cứ vào số liệu tổng cộng của bảng kờ, sổ chi tiết, cuối thỏng chuyển số liệu vào Nhật ký – chứng từ.
Cuối thỏng khúa sổ, cộng số liệu trờn cỏc Nhật ký – chứng từ, kiểm tra, đối chiếu số liệu trờn cỏc Nhật ký – chứng từ với cỏc sổ, thẻ kế toỏn chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết cú liờn quan và lấy số liệu tổng cộng của cỏc Nhật ký – chứng từ ghi trực tiếp vào sổ cỏi. Đối với cỏc chứng từ cú liờn quan đến cỏc sổ, thẻ
TRẦN THỊ THANH VÂN
LỚP: QTL302K Page 44
kế toỏn chi tiết thỡ đƣợc ghi trực tiếp vào cỏc sổ, thẻ kế toỏn chi tiết để lập cỏc bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với sổ cỏi.
Số liệu tổng cộng cộng ở sổ cỏi và một số chỉ tiờu chi tiết trong Nhật ký chứng từ, bảng kờ và cỏc bảng tổng hợp chi tiết đƣợc dựng để lập bỏo cỏo tài chớnh.
Cỏc chớnh sỏch kế toỏn ỏp dụng tại Xớ nghiệp:
Xớ nghiệp Xếp dỡ Chựa Vẽ là một xớ nghiệp hạch toỏn độc lập. Xớ nghiệp hạch toỏn hàng tồn kho theo phƣơng phỏp kờ khai thƣờng xuyờn. Kờ khai và nộp thuế giỏ trị gia tăng theo phƣơng phỏp khấu trừ. Giỏ trị hàng tồn kho đƣợc xỏc định theo phƣơng phỏp Nhập trƣớc-Xuất trƣớc.Xớ nghiệp ỏp phƣơng phỏp khấu hao đƣờng thẳng để tớnh giỏ trị hao mũn cảu tài sản cố định, tỷ lệ khấu hao đƣợc xỏc định căn cứ theo quyết định số 206/2003/QĐ-BTC ngày 12/12/2003 của Bộ tài chớnh. Hiện nay, Xớ nghiệp đang ỏp dụng hệ thống tài khoản ban hành theo Quyết định số 1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 Bộ tài chớnh.Niờn độ kế toỏn bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thỳc ngày 31/12 hàng năm.
TRẦN THỊ THANH VÂN
LỚP: QTL302K Page 45
Sơ đồ 2.4: Hạch toỏn theo hỡnh thức Nhật ký – chứng từ
Chỳ dẫn: Ghi hàng ngày
Ghi cuối thỏng Quan hệ đối chiếu
Chứng từ gốc Sổ quỹ Sổ thẻ kế toỏn chi tiết Bảng tổng hợp phõn bổ chứng từ gốc Nhật ký – chứng từ Sổ cỏi Bảng cõn đối kế toỏn Cỏc bỏo cỏo tài chớnh khỏc Bảng kờ
Bảng tổng hợp chi tiết số phỏt sinh
TRẦN THỊ THANH VÂN