PHIẾU XUẤT KHO
NGƯỜI LẬP KẾ TOÁN TRƯỞNG
* í kiến 5. Mở thờm Tài khoản 336 (3) - Phải trả nội bộ và Tài khoản 136 (3) - Phải thu nội bộ .
Qua vớ dụ về trường hợp hạch toỏn Cụng ty xuất vật liệu để đơn vị gia cụng chế biến:
Với nghiệp vụ này, ta thấy trờn TK 136(3) - TTĐHN cũn dư Cú: 842.600 VNĐ đú chớnh là chi phớ gia cụng đơn vị đó chi ra, Cụng ty phải thanh toỏn cho đơn vị.
Và trờn TK 336(3) của đơn vị TTĐHN cũn dư Nợ: 842.600 VNĐ đú chớnh là chi phớ gia cụng đó chi ra, đơn vị chờ Cụng ty cấp trả.
Qua đú, ta nhận thấy tại Cụng ty đó cú những bỳt toỏn sử dụng TK 136(3) và 336(3) chưa đỳng tớnh chất của tài khoản.
Cụng ty nờn sử dụng tài khoản 136(3) và tài khoản 336(3) ở cả cấp Cụng ty và cỏc đơn vị trực thuộc để hạch toỏn.
(Khỏi quỏt quỏ trỡnh hạch toỏn tổng hợp cấp và thanh quyết toỏn vật tư giữa Cụng ty và cỏc đơn vị trực thuộc theo sơ đồ 3.1).
* í kiến 6. Mở Nhật ký đặc biệt: Nhật ký mua hàng ...
Tại Cụng ty cú cỏc nghiệp vụ mua hàng phỏt sinh thường xuyờn và lặp lại do đú kế toỏn nờn mở Nhật ký mua hàng. Đõy là loại nhật ký chuyờn dựng cho nghiệp mua hàng. Kế toỏn sử dụng cỏc chứng từ được dựng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phỏt sinh vào Nhật ký mua hàng. Cỏc nghiệp vụ đó ghi vào Nhật ký đặc biệt thỡ khụng ghi vào Nhật ký chung. Cuối thỏng hoặc định kỳ, tổng hợp số liệu để ghi vào cỏc tài khoản phự hợp trờn sổ Cỏi, sau khi đó loại trừ số trựng lắp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký (nếu cú). Mẫu sổ nhật ký mua hàng như sau:
Bảng 3.2
SỔ NHẬT Kí MUA HÀNG
Năm ...
Ngày Chứng từ Tài khoản ghi Nợ Phải trả thỏng Ngày DIỄN GIẢI Hàng Nguyờn TK khỏc người bỏn
ghi Số Thỏng hoỏ vật Số Số (ghi Cú)
sổ liệu hiệu tiền
1 2 3 4 5 6 7 8 9
Số trang trước chuyển sang
Cộng chuyển sang trang sau
Người ghi sổ Kế toỏn trưởng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn) (Ký tờn, đúng dấu)
* í kiến 7. Xõy dựng định mức dự trữ.
Hiện nay tại Cụng ty chỉ cú định mức sử dụng vật tư, do vậy Cụng ty cần xõy dựng định mức dự trữ tối đa và dự trữ tối thiểu để cú hướng giải quyết cỏc mặt hàng tồn đọng gõy lóng phớ chi phớ bảo quản và ứ đọng vốn lưu động, đảm bảo dự trữ đủ nguyờn vật liệu phục vụ cho sản xuất.
* í kiến 8: Sử dụng phần mềm chương trỡnh Quản lý vật tư toàn Cụng ty, cú nối mạng và chia quyền truy cập, sử dụng.
Để giải quyết được khối lượng cụng việc nhiều một cỏch nhanh gọn, chớnh xỏc trong cụng tỏc hạch toỏn vật tư thỡ Cụng ty cần nhanh chúng hoàn chỉnh cụng tỏc kế toỏn vật tư bằng phần mềm kế toỏn vật tư tại phũng kế toỏn- tài chớnh và tại cỏc đơn vị trực thuộc cú sử dụng nối mạng toàn Cụng ty, liờn
kết với phần mềm kế toỏn bằng cỏch chia quyền truy cập và sử dụng để tiện cho việc đối chiếu số liệu và khụng bị trựng lắp trong cụng tỏc kế toỏn.
+ Tại đơn vị trực thuộc:
- Khởi tạo chương trỡnh: nhập toàn bộ số lượng, đơn giỏ hiện tồn tại đơn vị (sau khi tổng hợp phải đỳng bằng số dư TK 152 đó quyết toỏn với Cụng ty)
- Hàng thỏng phải nhập vào chương trỡnh toàn bộ số nhập, xuất của đơn vị mỡnh về cả số lượng, đơn giỏ, cũn mỏy sẽ tự tớnh ra tổng giỏ trị nhập, xuất, tồn của đơn vị. Và đơn vị này cũng cú thể xem (khụng chia quyền truy cập) số liệu của đơn vị khỏc để đối chiếu và đề xuất điều chuyển vật ứ đọng.
+ Tại Cụng ty:
- Phũng vật tư:
Khi khởi tạo chương trỡnh cú nhiệm vụ nhập toàn bộ tờn vật tư và số lượng hiện cú tại Cụng ty theo đỳng danh điểm vật tư do Tổng Cụng ty ban hành để thống nhất tờn gọi, mó hiệu, quy cỏch giữa Cụng ty và cỏc đơn vị trực thuộc.
- Phũng tài chớnh - kế toỏn:
Kế toỏn vào số liệu nhập, xuất theo chứng từ quản lý 2 kho Thượng Đỡnh, Ba La và tập hợp số liệu toàn Cụng ty. Hàng thỏng đối chiếu số liệu giữa cỏc đơn vị với nhau và với Cụng ty. In cỏc bỏo biểu theo quy định.
Nếu Cụng ty thực hiện đựơc cụng việc này thỡ cụng tỏc kế toỏn sẽ đựơc giải quyết nhanh gọn, chớnh xỏc, hiệu quả cao và đảm bảo tiết kiệm vốn lưu động.
KẾT LUẬN
Qua nghiờn cứu cụng tỏc hạch toỏn vật liệu ở Cụng ty Truyền tải điện I tụi thấy: Khụng chỉ riờng với Cụng ty Truyền tải điện I mà đối với cỏc doanh nghiệp kinh doanh sản xuất núi chung việc tổ chức hợp lý, khoa học, chớnh xỏc khõu hạch toỏn vật liệu là hết sức cần thiết. Thụng qua cụng tỏc hạch toỏn vật liệu giỳp cho đơn vị sản xuất kinh doanh bảo quản tốt vật tư, ngăn ngừa cỏc hiện tượng tiờu hao, lóng phớ, mất mỏt làm thiệt hại đến tài sản của doanh nghiệp đồng thời gúp phần giảm chi phớ sản xuất, hạ giỏ thành sản phẩm, tăng tốc độ chu chuyển của vốn.
Sau một thời gian tỡm hiểu thực tế tại Cụng ty Truyền tải điện 1, tụi thấy cụng tỏc quản lý vật tư núi chung và hạch toỏn nguyờn vật liệu núi riờng của Cụng ty cú rất nhiều cố gắng, thực hiện khỏ đầy đủ những quy định của Tổng Cụng ty Điện lực Việt Nam. Tuy vậy, vẫn cũn tồn tại một số vấn đề như: Cú những bỳt toỏn sử dụng chưa đỳng tớnh chất của tài khoản, kế toỏn vật tư khụng lập bảng phõn bổ vật tư, hiệu quả sử dụng mỏy vi tớnh chưa cao, trỡnh độ kế toỏn tại đơn vị trực thuộc cũn thấp, cụng tỏc phõn tớch hoật động tài chớnh chưa được chỳ trọng.
Để nõng cao chất lượng cụng tỏc quản lý vật tư, nhằm đạt hiệu quả cao trong việc sử dụng vốn lưu động, Cụng ty cần thực hiện cỏc giải phỏp: Lập dự phũng giảm giỏ nguyờn vật liệu tồn kho, mở thờm TK 151- Hàng mua đi đường, tổ chức quyết toỏn khoản tạm ứng chi phớ thu mua vật liệu, lập sổ chi tiết thanh toỏn với người bỏn cho khỏch hàng thưũng xuyờn, lập bảng phõn bổ nguyờn vật liệu, mở thờm TK 336(3) ở cấp Cụng ty và TK 136(3) ở cỏc đơn vị trực thuộc, mở nhật ký mua hàng, xõy dựng định mức dự trữ, sử dụng phần mềm chương trỡnh Quản lý vật tư toàn Cụng ty, chỳ trọng cụng tỏc phõn tớch hoạt động tài chớnh.
Tuy vậy, để đạt được mục tiờu quản lý tốt chi phớ nguyờn vật liệu, nõng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động nhằm hạ chi phớ truyền tải điện, ngoài sự nỗ lực của những người làm cụng tỏc quản lý vật tư, cũn cú một vai
trũ quan trọng của cỏc phũng ban liờn quan, Ban giỏm đốc và chiến lược phỏt triển tổng thể lõu dài của ngành điện.
Sơ đồ 1.4
THEO PHƯƠNG PHÁP Kấ KHAI THƯỜNG XUYấN (Tớnh theo GTGT theo phương phỏp khấu trừ)
TK 152TK331,111, TK331,111, 112,141,311… TK 151 TK 621 TK 627,641,642… TK 411 TK 642,3381 TK 128,222 TK 128,222 TK 154 TK 1381,642… TK 412 TK 128,222
Tăng do mua ngoài TK 1331 Thuế GTGT được khấu trừ Nhận cấp phỏt, thưởng vốn gúp liờn doanh… Thừa phỏt hiện khi kiểm kờ Hàng đi đường kỳ trước Nhận lại vốn gúp liờn doanh Xuất để chế tạo sản phẩm n
Xuất cho chi phớ sản xuất chung, bỏn hàng, quản lý, xõy
dựng cơ bản
Xuất gúp vốn liờn doanh
Xuất thuờ ngoài gia cụng chế biến
Thiếu phỏt hiện qua kiểm kờ
Sơ đồ 1.5
SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN TỔNG QUÁT NGUYấN VẬT LIỆU THEO PHƯƠNG PHÁP KIỂM Kấ ĐỊNH KỲ
(Tớnh thuế GTGT theo phương phỏp khấu trừ)
TK 151,152TK 611 TK 611 TK 151,152 TK 111,112,331 TK 111,112,331 TK 411 TK 412 TK 138,334,821,642 TK 621,627,641,642 Giỏ trị nguyờn vật liệu
tồn đầu kỳ
Giỏ trị vật liệu mua vào đầu kỳ Thuế GTGT được khấu trừ Nhận vốn liờn doanh cấp phỏt, tặng thưởng… Đỏnh giỏ tăng vật liệu
Giỏ trị nguyờn vật liệu tồn cuối kỳ
Giảm giỏ được hưởng và giỏ trị hàng trả lại
Giỏ trị thiếu hụt mất mỏt
Trớch
Bảng 2.10