- Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi phân tích và từ mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế.
A Chu trình tiêu thụ
Chức năng
Chu trình tiêu thụ ghi chép những sự kiện phát sinh liên quan đến việc tạo doanh thu.
Các sự kiện kinh tế
- Nhận đơn đặt hàng của khách hàng.
- Giao hàng hoá và dịch vụ cho khách hàng. - Yêu cầu khách hàng thanh toán tiền hàng. - Nhận tiền thanh toán.
Các hệ thống ứng dụng - Hệ thống ghi nhận đơn đặt hàng. - Hệ thống giao hàng hoá và dịch vụ. - Hệ thống lập hoá đơn bán hàng. - Hệ thống thu quỹ. Các chứng từ - Lệnh bán hàng (do bộ phận ghi nhận đặt hàng lập). - Phiếu gửi hàng (do bộ phận gửi hàng lập).
- Hoá đơn bán hàng (do bộ phận lập hoá đơn lập). - Phiếu thu tiền (đối với bán hàng thu tiền ngay).
- Giấy báo trả tiền do khách hàng gửi tới (đối với bán chịu), xác định số tiền thanh toán cho khoản nợ nào.
- Chứng từ ghi nhận hàng bán bị trả lại hoặc giảm giá hàng bán (do bộ phận lập hoá đơn lập).
- Bảng phân tích nợ theo thời gian – phân tích nợ không thu hồi được (do bộ phận bán chịu lập) và chứng từ ghi sổ - căn cứ ghi việc xoá nợ
~---
khó đòi trên sổ chi tiết khách hàng và tài khoản liên quan trong sổ cái (do bộ phận kế toán lập).
Các báo cáo
- Báo cáo khách hàng: được lập định kỳ hàng tháng và gửi cho khách hàng, liệt kê tất cả các nghiệp vụ phát sinh theo từng khách hàng trong tháng.
- Báo cáo phân tích nợ theo thời gian: được lập hàng tháng, phân tích nợ của từng khách hàng theo số ngày nợ với giới hạn 30, 60, 90 ngày. - Báo cáo nhận tiền: liệt kê toàn bộ tiền và các sec nhận được trong ngày.
Các sổ sách kế toán
- Ba nhật ký đặc biệt: nhật ký bán hàng, nhật ký giảm giá hàng bán - hàng bán bị trả lại và nhật ký thu tiền.
- Một sổ chi tiết phải thu khách hàng: theo dõi chi tiết cho từng khách hàng.