a) Sơ đồ:
HỆ THỐNG QUẢN Lí ĐƠN THƢ KHIẾU TỐ
1. Tiếp nhận 1.1 Tiếp nhận đơn 1.2 Ghi sổ tiếp nhận đơn 2. Xử lý 2.1 Tiếp nhận đơn 2.2 Phõn loại đơn 2.3 Tạo phiếu xử lý 2.4 Gửi lónh đạo duyệt PXL 2.5 Lập giấy biờn nhận 2.6 Lập phiếu chuyển đơn 2.7 Lập giấy bỏo 2.8 Ghi sổ theo dừi
đơn
3. Trả lời 3.1 Gửi phiếu
chuyển đơn 3.2 Gửi giấy bỏo
3.3 Gửi giấy biờn nhận
4. Bỏo cỏo
4.1 Bỏo cỏo tổng hợp 4.2 Bỏo cỏo theo loại
đơn
4.3 Bỏo cỏo đơn đang xử lý
4.4 Bỏo cỏo đơn đó xử lý hết thẩm quyờn
b) Mụ tả chi tiết chức năng lỏ:
1.1 Tiếp nhận đơn: Khi cụng dõn gửi đơn thỡ bộ phận tiếpnhận và trả lời sẽ cú nhiệm vụ là tiếp nhận đơn.
1.2 Ghi sổ tiếp nhận đơn: sau khi tiếp nhận đơn, bộ phận tiếp nhận và trả lời sẽ ghi thụng tin đơn vào sổ tiếp nhận đơn.
2.1 Tiếp nhận đơn: Chuyờn viờn xử lý sẽ nhận đơn thƣ do bộ phận tiếp nhận và trả lời chuyển tới.
2.2 Phõn loại đơn: Khi chuyờn viờn xử lý nhận đƣợc đơn thƣ sẽ phõn loại đơn thành hai loại: thuộc thẩm quyền và khụng thuộc thẩm quyền.
2.3Tạo phiếu phiờu xử lý:Chuyờn viờn xử lý sẽ tạọ phiếu xử lý để đề xuất xử lý với lónh đạo, nếu thuộc thẩm quyền thỡ đề xuất xử lý, khụng thuộc thẩm quyền thỡ đề xuất chuyển đơn đến cơ quan cú thẩm quyền.
2.4 Gửi lónh đạo duyệt phiếu xử lý: sau khi chuyờn viờn lập phiếu xử lý sẽ chuyển cho lónh đạo duyệt.
2.5 Lập giấy biờn nhận: Chuyờn viờn xử lý sẽ lập giấy biờn nhận để thụng bỏo kết quả xử lý cho cụng dõn.
2.6 Lập phiếu chuyển đơn: Chuyờn viờn xử lý sẽ lập phiếu chuyển đơn để để gửi đến cơ quan cú thẩm quyền.
2.7Lập giấy bỏo: Chuyờn viờn xử lý sẽ lập giấy bỏo để thụng bỏo và hƣớng dẫn cụng dõn đến cơ quan cú thẩm quyền.
2.8 Ghi sổ theo dừi đơn: Khi xử lý xong chuyờn viờn xử lý sẽ ghi sổ theo dừi đơn. 3.1 Gửi phiếu chuyển đơn: bộ phận tiếp nhận và trả lời sẽ nhận phiếu chuyển đơn do chuyờn viờn xử lý chuyển tới để gửi cho cụng đõn.
3.2 Gửi giấy bỏo: bộ phận tiếp nhận và trả lời sẽ nhận giấy bỏo do chuyờn viờn xử lý chuyển tới để gửi cho cụng đõn.
3.3 Gửi giấy biờn nhận: bộ phận tiếp nhận và trả lời sẽ nhận giấy biờn nhận do chuyờn viờn xử lý chuyển tới để gửi cho cụng đõn.
4.1 Bỏo cỏo tổng hợp: Khi lónh đạo cần bỏo cỏo tổng hợp về đơn thƣ thỡ bộ phận tổng hợp sẽ lập bỏo cỏo tổng hợp để gửi cho lónh đạo.
4.2 Bỏo cỏo theo loại đơn: Khi lónh đạo cần bỏo cỏo theo loại đơn thỡ bộ phận tổng hợp sẽ lập bỏo cỏo theo loại đơn để gửi cho lónh đạo
4.3 Bỏo cỏo đơn đang xử lý: Khi lónh đạo cần bỏo cỏo đơn đang xử lý thỡ bộ phận tổng hợp sẽ lập bỏo cỏo đơn đang xử lý để gửi đến lónh đạo.
4.4 Bỏo cỏo đơn đó xử lý hết thẩm quyền: Khi lónh đạo cần bỏo cỏo đơn đó hết xử lý hết thẩm quyền thỡ bộ phận tổng hợp sẽ lập bỏo cỏo đơn đó xử lý hết thẩm quyền để gửi đến lónh đạo.