- Danh sỏch cỏc tỏc nhõn của hệ thống
Tờn tỏc nhõn Chức năng Nhận xột
Cơ quan ngoài Gửi cụng văn đến hệ thống và tiếp nhận cụng văn đi từ hệ thống
tỏc nhõn ngoài Lónh đạo cấp ủy Yờu cầu bỏo cỏo và nhận bỏo cỏo về
cụng tỏc quản lý cụng văn tại Văn Phũng
tỏc nhõn ngoài
Lónh đạo Văn Phũng -Yờu cầu dự thảo cụng văn đi, duyệt dự thảo rồi gửi cho chuyờn viờn xử lý và chuyển dự thảo cụng văn đó xử lý cho văn thƣ làm nhiệm vụ phỏt hành
tỏc nhõn trong
Văn thƣ -Gửi cụng văn đến đó vào sổ cụng văn đến cho chuyờn viờn và lónh đạo giải
tỏc nhõn trong
Lập bỏo cỏo
Yờu cầu bỏo cỏo
Bỏo cỏo
Sổ cụng văn đi
Sổ lƣu trữ CV đi
Bỏo cỏo cụng văn đi Phiếu ý kiến giải quyết
quyết
a. Biểu đồ
Hỡnh 3.3 Biểu đồ ngữ cảnh hệ thống quản lý cụng văn đến và đi b. Mụ tả hoạt động
CƠ QUAN NGOÀI: Khi cú cụng văn gửi tới hệ thống, hệ thống sẽ tiếp nhận, phõn loại và xử lý cụng văn theo chỉ thị xử lý của ban lónh đạo. Cỏc cụng văn đi sau khi đó xử lý và đƣợc lónh đạo ký duyệt sẽ đƣợc Văn thƣ phỏt hành tới những đơn vị nhận ghi trờn cụng văn.
LÃNH ĐẠO CẤP ỦY: Cuối mỗi tuần, thỏng, quý… , khi kết thỳc xử lý, hay khi nào cần thiết cú bản bỏo cỏo thống kờ cụng văn đến, cụng văn đi , tỡnh trạng xử lý cụng văn sẽ đƣợc đỏp ứng. Cụng văn đến 0 HỆ THỐNG QUẢN Lí CễNG VĂN CƠ QUAN NGOÀI LÃNH ĐẠO CẤP ỦY Cụng văn đi Bỏo cỏo
Yờu cầu bỏo cỏo Thụng tin phản hồi đó
tiếp nhận Thụng tin phản hồi đó