1. Bảng CV_ĐI dựng để lƣu thụng tin trớch ngang của cụng văn phỏt hành cú cấu trỳc nhƣ sau :
Tờn trƣờng Kiểu dữ liệu Ghi chỳ
SoCVDi Text Khúa chớnh, Số cụng văn đi
ngayvb Time Ngày văn bản nguoiky Text Ngƣời ký tukhoa Keywords Từ khúa noinhan Text Nơi nhận trichyeu Text Trớch yếu loaivb Keywords Loại văn bản loaiban Keywords Loại bản tacgiavb Keywords Tỏc giả văn bản chuyende Keywords Chuyờn đề
Kihieu Text Kớ hiệu
2. Bảng CV_ĐẾN dựng để lƣu thụng tin trớch ngang của cụng văn đến cú cấu trỳc nhƣ sau :
Tờn trƣờng Kiểu dữ liệu Ghi chỳ
SoCVDen Text Khúa chớnh, Số cụng văn đến ngayvb Time Ngày văn bản
nguoiky Text Ngƣời ký tukhoa Keywords Từ khúa noinhan Text Nơi nhận trichyeu Text Trớch yếu loaivb Keywords Loại văn bản loaiban Keywords Loại bản tacgiavb Keywords Tỏc giả văn bản chuyende Keywords Chuyờn đề Kihieu Text Kớ hiệu
3. Bảng NHANVIEN_PHATHANH_CVDI dựng để lƣu thụng tin cụng văn đó phỏt hành cú cấu trỳc nhƣ sau :
Tờn trƣờng Kiểu dữ liệu Ghi chỳ
Sophathanh Text Khúa chớnh, Số phỏt hành Ngayphathanh Time Ngày phỏt hành noinhan Text Nơi nhận Manv Text Mó nhõn viờn SoCVĐi Text Số cụng văn đi
Macq Text Mó cơ quan
4. Bảng NHANVIEN_TIEPNHAN_CVDEN dựng để lƣu thụng tin cụng văn đến đƣợc nhõn viờn tiếp nhận cú cấu trỳc nhƣ sau :
Tờn trƣờng Kiểu dữ liệu Ghi chỳ
Nguoinhan Text Ngƣời nhận Ngaynhan Time Ngày nhận SoCVDen Text Số cụng văn đến Manv Text Mó nhõn viờn
Macq Text Mó cơ quan
5. Bảng LANHDAO_YEUCAUXULY_CVDI dựng để lƣu thụng tin phiếu yờu cầu xử lý cụng văn đi cú cấu trỳc nhƣ sau :
Tờn trƣờng Kiểu dữ liệu Ghi chỳ
Sophieuyc Text Khúa chớnh, Số phiếu yờu cầu
Hangq Time Hạn giải quyết Hanthuhoi Time Hạn thu hồi Noidungyeucauxly Text Nội dung yờu cầu xử lý
Chutrixly Keywords Chủ trỡ xử lý Phoihopxly Text Phối hợp xử lý
Manv Text Mó nhõn viờn Malđ Text Mó lónh đạo SoCVĐi Text Số cụng văn đi
6. Bảng LANHDAO,NHANVIEN_XULY_CVDI dựng để lƣu thụng tin phiếu xử lý cụng văn đi cú cấu trỳc nhƣ sau :
Tờn trƣờng Kiểu dữ liệu Ghi chỳ
Sophieuxly Text Khúa chớnh, Số phiếu xử lý
Nguoilapphieu Text Ngƣời lập phiếu Ngaylapphieu Time Ngày lập phiếu Ykienxly Text í kiến xử lý Manv Text Mó nhõn viờn
Malđ Text Mó lónh đạo
SoCVĐi Text Số cụng văn đi
7. Bảng LANHDAO,NHANVIEN_GIAIQUYET_CVDEN dựng để lƣu thụng tin phiếu giải quyết cụng văn đến cú cấu trỳc nhƣ sau :
Tờn trƣờng Kiểu dữ liệu Ghi chỳ
Sophieugq Text Khúa chớnh, Số phiếu giải quyết Nguoilapphieu Text Ngƣời lập phiếu Ngaylapphieu Time Ngày lập phiếu Ykiengq Text í kiến giải quyết Manv Text Mó nhõn viờn
Malđ Text Mó lónh đạo
8. Bảng LANHDAO_YEUCAUGIAIQUYET_CVDEN dựng để lƣu thụng tin phiếu yờu cầu giải quyết cụng văn đến cú cấu trỳc nhƣ sau :
Tờn trƣờng Kiểu dữ liệu Ghi chỳ
Sophieugq Text Khúa chớnh, Số phiếu giải quyết Hangq Time Hạn giải quyết Hanthuhoi Time Hạn thu hồi Noidungyeucaugq Text Nội dung yờu cầu giải
quyết Chutrixly Keywords Chủ trỡ xử lý Phoihopxly Text Phối hợp xử lý
Manv Text Mó nhõn viờn Malđ Text Mó lónh đạo SoCVĐi Text Số cụng văn đi
9. Bảng NHAN_VIEN dựng để lƣu thụng tin nhõn viờn cú cấu trỳc nhƣ sau :
Tờn trƣờng Kiểu dữ liệu Ghi chỳ
Manv Text Khúa chớnh, Mó nhõn viờn
hotennv Text Họ tờn nhõn viờn ngaysinh Time Ngày sinh
diachi Text Địa chỉ chucdanh Text Chức danh
10. Bảng LANHDAO_VP dựng để lƣu thụng tin lónh đạo cú cấu trỳc nhƣ sau :
Tờn trƣờng Kiểu dữ liệu Ghi chỳ
Mald Text Khúa chớnh, Mó lónh đạo hotenld Text Họ tờn lónh đạo ngaysinh Time Ngày sinh
diachi Text Địa chỉ chucdanh Text Chức danh
chucvu Text Chức vụ
11. Bảng THELOAI_VANBAN dựng để lƣu thụng tin thể loại văn bản cú cấu trỳc nhƣ sau :
Tờn trƣờng Kiểu dữ liệu Ghi chỳ
Kihieu Text Khúa chớnh, Kớ hiệu tentl Text Tờn thể loại
12. Bảng CO_QUAN_NGOAI dựng để lƣu thụng tin cơ quan ngoài cú cấu trỳc nhƣ sau :
Tờn trƣờng Kiểu dữ liệu Ghi chỳ
Macq Text Khúa chớnh, Mó cơ quan tencq Text Tờn cơ quan diachi Text Địa chỉ
Chƣơng 4 : CÀI ĐẶT CHƢƠNG TRèNH THỬ NGHIỆM 4.1. Yờu cầu phần cứng, phần mềm
a, Yờu cầu phần cứng
Cấu hỡnh tối thiểu: Chip P4 1,6GHz RAM 512 MB Card đồ họa 64 MB Directx 9.0 Cấu hỡnh đề nghị: Chip P4 2,2GHz RAM 1024 MB Card đồ họa 128 MB Directx 9.0 b,Yờu cầu phần mềm Hệ điều hành
Tối thiểu: Windows 2000 Đề nghị: Windows XP trở lờn
Phần mềm Lotus Notes phiờn bản 4.6 hoặc cao hơn
4.2 Giao diện chƣơng trỡnh
4.2.1. Khởi tạo dữ liệu
Chƣơng trỡnh quản lý cụng văn đƣợc cài đặt trờn phần mềm Lotus Notes phiờn bản 4.6, cú cơ sở dữ liệu (CSDL):
4.2.2. Giao diện
1. Giao diện chớnh: Kớch đỳp vào tờn CSDL trờn màn hỡnh thỡ màn hỡnh làm việc xuất hiện.
3. Giao diện cập nhật cụng văn phỏt hành
5. Giao diện tạo mới phiếu giải quyết cụng văn đến
6. Giao diện tạo mới phiếu yờu cầu xử lý cụng văn đi
8. Giao diện cập nhật cơ quan ngoài
9. Giao diện cập nhật lónh đạo
11. Giao diện cập nhật thể loại văn bản
12. Giao diện phỏt hành cụng văn
KẾT LUẬN
Với đề tài “Xõy dựng phần mềm quản lý cụng văn cho Văn Phũng Thành Ủy Hải Phũng dựa trờn Lotus Notes”. Em đó mang nhƣng kiến thức đƣợc học ở nhà trƣờng đem vận dụng vào thực tế để xõy dựng bài toỏn quản lý này. Qua đú em cú điều kiện trau dồi, nõng cao kiến thức đó học. Đồ ỏn này cũng cho em bƣớc đầu làm quen với cụng tỏc quản lý hành chớnh trong cơ quan Nhà nƣớc, hiểu thờm về cỏch xõy dựng hệ thống thụng tin hồ sơ, văn bản.
Với yờu cầu của bài toỏn thực tế về vấn đề thống kờ, quản lý cụng văn tại Văn Phũng Thành Ủy Hải Phũng thỡ chƣơng trỡnh của em bƣớc đầu đó đạt đƣợc một số kết quả sau:
- Tạo ra đƣợc CSDL cú khả năng lƣu trữ chớnh xỏc và khoa học cỏc thụng tin liờn quan đến cụng văn đến và cụng văn phỏt hành.
- Xõy dựng đƣợc cỏc giao diện cập nhật dữ liệu dễ dàng, thuận tiện.
- Mụ phỏng theo đỳng quy trỡnh xử lý cụng văn tại Văn Phũng Thành Ủy Hải Phũng
Tuy nhiờn, chƣơng trỡnh vẫn cũn một số hạn chế nhƣ: Chƣa xõy dựng đƣợc cỏc chức năng tỡm kiếm, in bỏo cỏo cụng văn đến và đi.
Hƣớng phỏt triển tiếp theo của chƣơng trỡnh trong tƣơng lai: Hoàn thiện chƣơng trỡnh, xõy dựng chức năng in bỏo cỏo cụng văn đến và đi.
Do kiến thức cũn hạn chế nờn đồ ỏn tốt nghiệp của em chắc chắn khụng trỏnh khỏi những thiếu sút. Em rất mong cú đƣợc những ý kiến đỏnh giỏ, đúng gúp của cỏc thầy cụ và cỏc bạn để nội dung đồ ỏn thờm hoàn thiện.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
Tài liệu tiếng Việt
[1]. Phõn tớch và thiết kế hệ thống thụng tin quản lý - PGS. TS. Nguyễn Văn Vỵ. [2]. Giỏo trỡnh Lotus Notes và cỏc ứng dụng- Ban chỉ đạo cụng nghệ thụng tin của cơ quan Đảng.
Tài liệu tiếng anh
[3]. Deployment Guide (LotusNotes Release 4)
[4]. Install Guide for Servers (LotusNotes Release 4)
[5]. Application Developer’s Guide (LotusNotes Release 4)
[6]. Programmer’s Guide Part 1 (LotusNotes Release 4)
PHỤ LỤC Cỏc mẫu hồ sơ dữ liệu
c, Sổ cụng văn đến SỔ CễNG VĂN ĐẾN ... (tờn sổ CV) Từ ngày...Đến ngày... Ngày vào sổ Nơi gửi Số kớ hiệu CV Ngày CV Loại CV Trớch yếu Ngƣời nhận, xử lý Ký nhận Ghi chỳ
d, Sổ cụng văn đi SỔ CễNG VĂN ĐI ... (tờn sổ CV) Từ ngày...Đến ngày... Số phỏt hành CV Ngày vào sổ Loại CV Ngày ký Ngƣời ký Trớch yếu Tỏc giả văn bản Nơi nhận Ghi chỳ
e, Phiếu yờu cầu xử lý
VĂN PHềNG THÀNH ỦY HẢI PHềNG Số 7 Đinh Tiờn Hoàng - Lờ Chõn - Hải Phũng
CỘNG HềA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phỳc
PHIẾU YấU CẦU XỬ Lí
Số kớ hiệu CV: …………., ngày … / … / … 1. Ngƣời thực hiện:
Chủ trỡ xử lý: ………. Phối hợp xử lý: ………. 2. Hạn giải quyết xong: … / … / …
3. Hạn thu hồi: … / … / …
4. Nội dung yờu cầu xử lý: ………... ………...
f, Phiếu ý kiến giải quyết
VĂN PHềNG THÀNH ỦY HẢI PHềNG Số 7 Đinh Tiờn Hoàng - Lờ Chõn - Hải Phũng
CỘNG HềA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phỳc
PHIẾU í KIẾN GIẢI QUYẾT
Số kớ hiệu CV: ………, ngày … / … / … 1. Hạn giải quyết xong: … / … / …
2. Hạn thu hồi: … / … / …
3. Nội dung yờu cầu xử lý: ………...
………...
4. í kiến giải quyết: ………
……….
Ngƣời nhận Ngƣời lập phiếu
g, Bỏo cỏo cụng văn đến
VĂN PHềNG THÀNH ỦY HẢI PHềNG Số 7 Đinh Tiờn Hoàng - Lờ Chõn - Hải Phũng
CỘNG HềA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phỳc
BÁO CÁO CễNG VĂN ĐẾN
Từ ngày … / … / … đến ngày … / … / … Ngày đăng kớ STT Tỏc giả Số ký hiệu Ngày văn bản Số trang Số bản Trớch yếu Chủ trỡ + phối hợp Ghi chỳ
h, Bỏo cỏo cụng văn đi
VĂN PHềNG THÀNH ỦY HẢI PHềNG Số 7 Đinh Tiờn Hoàng - Lờ Chõn - Hải Phũng
CỘNG HềA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phỳc
BÁO CÁO CễNG VĂN ĐI
Từ ngày … / … / … đến ngày … / … / … Ngày văn bản Số ký hiệu Trớch yếu Ngƣời ký Nơi nhận Số trang Số bản Ghi chỳ