III. CÁC NỘI DUNG CỦA QUẢN TRỊ NGUYÊN VẬT LIỆU 1 Xác định cầu về vật tư, nguyên vật liệu.
6. Vận chuyển nguyên vật liệu trong doanh nghiệp.
6.2. Tổ chức quản lý kho.
Chỉ trừ một số loại nguyên vật liệu mang tính chất đặc biệt gắn trực tiếp với quá trình mua sắm và quá trình sử dụng chúng (điện, nước, gas...) do chúng được vận chuyển liên tục đến doanh nghiệp bằng dây dẫn hoặc bằng đường ống, còn lại đối với hầu hết các nguyên vật liệu đều mang đặc điểm là tác rời quá trình mua sắm và sử dụng nên doanh nghiệp phải tổ chức lưu kho chúng. Công việc đầu tiên là phải xây dựng hệ thống kho tàng thích hợp.
6.2.1. Xây dựng hệ thống kho tàng.
Giữa mua sắm, vận chuyển và lưu kho tồn tại mối quan hệ tương hợp sau: Tất cả mọi nguyên vật liệu mua sắm ở thị trường phải được vận chuyển đến doanh nghiệp và được tạm thời dự trữ trong kho doanh nghiệp. Trong lĩnh vực kinh tế vật tư, doanh nghiệp không chỉ hình thành kho nhập vật tư mà cả kho chuẩn bị, kho trung gian và kho xuất. Kho nhập chứa các vật tư mua vào và chuẩn bị cho việc xuất vật tư cho sản xuất. Kho chuẩn bị được tổ chức như những nơi làm việc nhất định. Nguyên vật liệu trong kho này được phân lợi phù hợp với những đòi hỏi sử dụng chúng ở các nơi làm việc. Kho trung gian có thể cần cho các sản phẩm dở dang và bán thành phẩm ở các mức độ khác nhau giữa các nơi sản xuất, nếu như trên cơ sở các kỹ thuật toàn bộ quá trình diễn ra không liên tục hoặc cần thiết cho một lượng dự trữ bào hiểm nhất định ở các bước sản xuất cá biệt nhằm giảm sự gián đoạn có thể xảy ra. Kho xuất chỉ có ở cuối quá trình sản xuất.
6.2.2. Phân loại hệ thống kho tàng.
- Nếu căn cứ vào không gian phân bố kho tàng sẽ có hình thức kho trung gian và hình thức bố trí kho phân tán.
- Nếu căn cứ vào việc trang thiết bị cho toàn bộ khu vực kho người ta phân biệt thành nhiều loại kho tàng khác nhau:
+ Kho tàng nhà nhiều tầng hay một tầng.
+ Khó tiếp đất, kho bố trí theo khối và theo giá hàng.
- Nếu căn cứ vào hình thức xây dựng kho tàng thì có kho ngoài trời và kho trong nhà.
Việc xây dựng bố trí kho tàng phải đáp ứng được mộy số nguyên tắc sau: + Diện tích kho tàng phải đủ lớn: Nguyên vật liệu hàng hoá đưa vào phải được mở ra, kiểm tra sau đó mới phân lợi, lưu kho, bảo quản, chuẩn bị và xuất kho, phải có diện tích cần thiết để thực hiện các công việc trên. Diện tích chật hẹp gây ra tăng chi phí kinh doanh cho các hoạt động trên.
+ Kho tàng phải sáng sủa, dễ quan sát, trang thiết bị kho tàng không chỉ phục vụ cho việc chắc chắn và nhanh chóng tìm được loại nguyên vật liệu món tìm mà còn phải làm giảm chi phí kinh doanh liên quan đến kho tàng đặc biệt là công tác kiểm tra, kiểm kê.
6.2.3. Quản trị nguyên vật liệu trong kho.
Công tác quản trị nguyên vật liệu trong kho bao hàm nhiều nội dung khác nhau như: tiếp nhận, bảo quản và cấp phát nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất hoặc bán nguyên vật liệu.
- Tiếp nhận nguyên vật liệu phải đảm bảo mục tiêu đúng về số lượng, chất lượng, chủng loại, mẫu mã sự cống gắng cần nhiều bộ phận có liên quan: Tiếp nhận nguyên vật liệu là hoạt động của bộ phận quản trị kho tàng. Hoạt động này có liên quan tới bộ phận cung ứng và vận chuyển nguyên vật liệu về kho doanh nghiệp. Về nguyên tắc, khi tiếp nhận phải đảm bảo thủ tục giao nhận hàng giữa hai bên và bộ phận tiếp nhận phải kiểm tra kỹ lưỡng cả hai mặt số lượng và chất lượng. Để đạt được hiệu quả cao, bộ phận phải chuẩn bị kỹ lưỡng nơi nhận hàng, thực hiện thủ tục nhận hàng và bố trí nguyên vật liệu trong kho.
- Quản trị và cấp phát nguyên vật liệu đòi hỏi phải tiến hành hàng loạt các công việc liên quan trực tiếp tới việc quản trị nguyên vật liệu như:
+ Công tác thống kê, lập sổ sách theo dõi việc xuất, nhập, tồn với từng loại nguyên vật liệu cụ thể.
+ Công tác kiểm kê nguyên vật liệu định kỳ và đột xuất và các biện pháp nâng cao hiệu lực quản trị nguyên vật liệu tuỳ theo kết quả kiểm kê.
+ Công tác định mức tiêu dùng nguyên vật liệu và cấp phát nguyên vật liệu cho các bộ phận sử dụng có liên quan định mức sử dụng nguyên vật liệu là ột trong các cơ sở để cấp phát nguyên vật liệu.
+ Công tác sẵn sàng cho việc cấp phát nguyên vật liệu: Ghi chép, theo dõi nguyên vật liệu phải liên tục, đầy đủ các tiêu thức về thời gian cấp phát, số lượng chất lượng, địa điểm sử dụng nguyên vật liệu, cụ thể làm cơ sở cho công tác phân tích và hạch toán chi phí sử dụng nguyên vật liệu và lập các báo cáo cần thiết.
- Kiểm tra kho tàng và nguyên vật liệu trong kho là chức kỳ quan trọng vì chỉ có kiểm tra mới xác định xem liệu giữa tồn kho trên thực tế và trong báo cáo có ăn khớp với nhau không, nếu không ăn khớp nhau thì quản trị kho tàng phải tìm xem nguyên nhân nào dẫn đến sự sai lệch này, để kiểm tra xem thời gian nào cần thiết cho việc cung tiêu (thời gian đặt mua nguyên vật liệu).
6.2.4. Nguyên nhân của các doanh nghiệp giữ nguyên vật liệu trong kho.
- Giúp cho doanh nghiệp ngăn ngừa được những trục trặc về chất lượng và kinh tế đối với hoạt động cung ứng, đảm bảo chúng đến một cách chính xác nơi nó cần và lúc nó được cần tới.
- Chống lại sự gián đoạn của quá trình cung ứng do các nguyên nhân không mong đời như: thời tiết, tai nạn, đình công...
- Đảm bảo quá trình sản xuất và cung ứng nguyên vật liệu liên tục nhằm thoả mãn tốt nhất nhu cầu của khác hàng, khắc phục được các sai sót trong dự đoán cầu nguyên vật liệu.
- Có thể giảm được một số chi phí trong đặt hàng. Còn có ý nghĩa về sự đầu cơ.