III. CÁC NỘI DUNG CỦA QUẢN TRỊ NGUYÊN VẬT LIỆU 1 Xác định cầu về vật tư, nguyên vật liệu.
5. Quảnlý việc nhập nguyên vật liệu.
Thông thường trong bất kỳ doanh nghiệp nào việc nhập nguyên vật liệu được quản lý trên hai mặt: Thứ nhất là mặt vật chất (thực thể của nguyên vật liệu); Thứ hai là quản lý trên sổ sách, giấy tờ.
5.1. Quản lý trên phương diện vật chất:
Bao gồm các hoạt động sau:
- Kiểm tra về số lượng, xử lý nguyên vật liệu nhập sau khi vận chuyển tới doanh nghiệp.
- Cán bộ quản lý xem xét các nguồn nguyên vật liệu nào cần thiết ngay cho sản xuất sẽ tiến hành vận chuyển tới nơi sản xuất, còn nguyên vật liệu nào chưa cần ngay cho sản xuất sẽ tiến hành lưu kho.
- Xem xét các đặc tính kỹ thuật, tính chất cơ lý hoá của nguyên vật liệu có đáp ứng được cho sản xuất hay không.
- Tiến hành phân loại các loại nguyên vật liệu để tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng.
- Nếu phát hiện nguyên vật liệu hỏng, thiếu sẽ có biện pháp giải quyết, một là trả lại cho người cung ứng hoặc là đòi bồi thường, bù đắp những nguyên vật liệu đã bị thiếu.
- Quản lý việc lưu kho trong doanh nghiệp: bao gồm các hoạt động như chuẩn bị kho tàng, sắp xếp hàng theo trật tự đã quy định...
5.2. Quản lý trên lĩnh vực sổ sách, giấy tờ.
- Cần nắm rõ được các hoá đơn, chứng từ liên quan tới việc mua bán, vận chuyển, lưu kho nguyên vật liệu trong doanh nghiệp.
- Nắm chắc được các phương pháp hạch toán nguyên vật liệu và các tài khoản liên quan. Kế toán sử dụng các tài khoản sau:
+ Tài khoảng 152 - Nguyên liệu - vật liệu: Tài khoản này sử dụng để theo dõi giá trị hiện có, tình hình tăng giảm nguyên vật liệu theo giá thực tế, có thể mở chi tiết cho từng loại tuỳ theo phương diện quản lý và phương tiện thanh toán.
Bên nợ: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng nguyên vật liệu trong kỳ (mua ngoài, tự sản xuất, nhận góp vốn, đánh giá tăng...).
Bên có: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh là giảm nguyên vật liệu trong kỳ (xuất dùng, xuất bán...).
Dư nợ: Giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho (đầu kỳ hoặc cuối kỳ còn lại). + Tài khoản 151 - Hàng mua đi đường: Tài khoản này dùng để theo dõi các loại nguyên vật liệu mà doanh nghiệp đã mua hay chấp nhận mua, đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng cuối tháng chưa về nhập kho.
Bên nợ: Phản ánh giá trị hàng mua đi đường tăng.
Bên có: Phản ánh giá trị hàng mua đi đường kỳ trước đã nhập kho hay chuyển giao cho các bộ phận sử dụng.
Dư nợ: Giá trị hàng đi đường.
Căn cứ vào giất báo nhận hàng, nếu xét thấy cần thiết, khi hàng về đến nơi, có thể lập biên bản kiểm nhận vật tư đã thu mua về cả số lượng, chất lượng, quy cách...
Ban kiểm nhận căn cứ vào kết quả thực tế ghi vào " Biên bản kiểm nhận vật tư", từ đó bộ phân cung ứng sẽ lập "Phiếu nhập kho vật tư" trên cơ sở hoá đơn, giấy giao nhận hàng và biên bản kiểm nhận rồi giao thủ kho. Thủ kho sẽ ghi sổ thực nhập vào phiếu rồi chuyển cho phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ, trường hợp pháp sinh, thừa thiếu, sai quy cách, thủ kho phải báo cho bộ phân cung ứng biết và cùng người giao nhận lập biên bản.
Các chứng từ được sử dụng trong hoạch toán và quản lý nguyên vật liệu trong doanh nghiệp là: Hoá đơn bán hàng (hoặc hoá đơn kiêm phiếu xuất kho) của người bán, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất vật tư theo hạn mức, phiếu xuất kho... tuỳ theo nội dung nghiệp vụ cụ thể.