III. CÁC NỘI DUNG CỦA QUẢN TRỊ NGUYÊN VẬT LIỆU 1 Xác định cầu về vật tư, nguyên vật liệu.
3. Lựa chọn người cung cấp nguyên vật liệu.
3.1. Sự cần thiết phải lựa chọn người cung cấp nguyên vật liệu.
Do nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng tương đối lớn trong giá thành sản phẩm (khoảng từ 50 đến 70% với các doanh nghiệp sản xuất)** và tỉ trọng đó ngàycàng lớn hơn nếu đó là doanh nghiệp thương mại, nên việc lựa chọn người cấp hang với giá cả nguyên vật liệu rẻ nhất sẽ ảnh hưởng rất lớn đến việc hạ giá thành do đó tăng lợi nhuận của doanh nghiệp. Mặt khác hiện nay trên thị trường những người cung ứng nguyên vật liệu cho sản xuất rất nhiều, chất lượng giá cả nguyên vật liệu cũng khác nhau tương đối do việc cạnh tranh với nhau điều này dẫn tới doanh nghiệp cần phải nắm bắt tìm hiểu kỹ các nhà cung cấp để mau được nguồn nguyên vật liệu với giá rẻ và chất lượng tốt. Vì thế, đồng thời với việc xác định nhu cầu về nguyên vật liệu cũng như lượng đặt hàng tối ưu doanh nghiệp phải xác minh người cung cấp số hàng đó, phải tínhtoán và lựa chọn người cung ứng tối ưu.
3.2. Các yêu cầu khi lựa chọn người cấp hàng.
Doanh nghiệp phải có số liệu bao quát về thị trường.
Các nhân tố thuộc giá cả nguyên vật liệu, cần chú ý đến là giá đơn vị bình quân (tiền/cái, kg, m3...)
Xác định đặc điểm của giá (giá tại nơi nhận hàng, giá tại nơi bán hàng...) Xác định cơ sở của giá (giá cứng, giá mềm).
Sự giảm giá cũng như các điều kiện thanh toán, hình thức tiền tệ.
3.3. Các nhân tố ảnh hưởng tới việc lựa chọn người cấp hàng.
Không phải chỉ bản thân giá cả nguyên vật liệu mà ảnh hưởng mà quãng đường vận chuyển chúng cũng ảnh hưởng rất lớn tới chi phí kinh doanh sử dụng nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm. Trong nhiều trường hợp còn phải tính đến cả hệ thống kho tàng trung gian. Giá cả rẻ nhưng chi phí kinh doanh về vận chuyển và kho tàng trung gian lớn, nhiều khi còn dẫn đến chi phí kinh doanh cho một đơn vị nguyên vật liệu cao.
Ngoài nhân tố giá cả, các nhân tố chất lượng cần quan tâm là sự thích hợp về kỹ thuật của nguyên vật liệu, tuổi thọ của nguyên vật liệu, bảo đảm thời hạn về cấp hàng, phương thức giao nhận và kiểm tra hàng hoá khi gia hàng, trách nhiệm đối với người cấp hàng, tính rõ ràng và minh bạch của người cung cấp...
Như thế, để lựa chọn người cấp hàng doanh nghiệp phải tập hợp và so sánh giữa rất nhiều các tiêu thức khác nhau đối với từng người cung cấp.
3.4. Các loại người cấp hàng.
Xét về mặt hình thức có 2 loại người cấp hàng chủ yếu mà doanh nghiệp phải quan tam là người cấp hàng đã có sẵn trên thị trường và người cấp hàng tự đến giới thiệu.
- Những người cung cấp tự đến giới thiệu: là những người cung cấp tự tìm đến doanh nghiệp để xin cung cấp nguyên vật liệu cho doanh nghiệp bằng các con đường trực tiếp và gián tiếp (gửi cataloge, gửi các ấn phẩm có liên quan)
- Doanh nghiệp tìm người cung cấp thông qua các tài liệu (tạp chí kinh doanh, liên giám bưu điện, ấn phẩm quảng cáo cũng như các hình thức quảng cáo khác) và còn có thể lựa chọn người cấp hàng theo kiểu gọi thầu.
Khi xuất hiện sự lựa chọn cung ứng thì bên cạnh việc giới hạn về năng lực của người cung ứng còn phải chú ý tới các nhân tố khác như giá cả nguyên vật liệu, về chi phí kinh doanh cho việc vận chuyển về doanh nghiệp, về khoảng cách thời gian cung cấp cũng như về tính chắc chắn của hợp đồng. chỉ có trên cơ sở chú ý tới các nhân tố trên mới có thể đáp ứng nhu cầu về vật tư đúng về số lượng, thời gian với chi phí kinh doanh cho việc cung ứng là thấp nhât.