Một trong những yờu cầu quản lý vật liệu đũi hỏi phải phản ỏnh, theo dừi chặt chẽ tỡnh hỡnh nhập, xuất tồn của từng loại vật liệu cả về giỏ trị, số lượng và chất lượng. Để thực hiện toàn bộ cụng tỏc kế toỏn vật liệu núi chung và kế toỏn chi tiết vật liệu núi riờng thỡ phải dựa trờn cỏc chứng từ kế toỏn theo quy định của bộ tài chớnh phản ỏnh cỏc nghiệp vụ liờn quan đến nhập, xuất nguyờn vật liệu như:
- Húa đơn GTGT...
- Biờn bản kiểm nghiệm vật tư... - Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho
2.2.4.1.1 Thủ tục nhập kho nguyờn vật liệu
Trường hợp đối với những cụng trỡnh lớn thỡ nguyờn vật liệu mua về mới nhập kho
Khi vật liệu về đến cụng ty, người đi mua hàng mang húa đơn của bờn bỏn vật liệu lờn phũng vật tư. Căn cứ vào húa đơn mua hàng của đơn vị bỏn, phũng vật tư xem xột, kiểm tra tớnh hợp lý, hợp lệ của húa đơn, nếu nội dung ghi trong húa đơn phự hợp với yờu cầu, đỳng chủng loại, chất lượng đảm bảo, đỳng số lượng....thỡ tiến hành nhập kho. Đồng thời lập phiếu nhập kho, phiếu này phải cú đầy đủ cỏc chữ ký của những người cú liờn quan và được lập thành 3 liờn:
- Một liờn gửi lờn phũng vật tư
- Một liờn gửi kốm theo húa đơn gửi lờn phũng kế toỏn - Một liờn thủ kho giữ
Thủ kho ký vào phiếu nhập kho sau khi đó kiểm tra về mặt chất lượng cũng như số lượng, quy cỏch, chủng loại... thỡ tiến hành mó húa chi tiết cho vật liệu theo danh mục tài khoản chi tiết của vật liệu đú rồi tiến hành nhập vào mỏy theo chương trỡnh đó cài sẵn trờn mỏy vi tớnh
Sơ đồ 2.3: Quỏ trỡnh nhập kho nguyờn vật liệu
Hàng ngày nhõn viờn giữ kho mang chứng từ của mỡnh lờn phũng kế toỏn kế toỏn của xớ nghiệp để đối chiếu số liệu giữa phiếu nhập kho và thẻ kho.
Bắt đầu từ chứng từ gốc sau đõy kế toỏn vật liệu sẽ tiến hành cụng việc của mỡnh.
Chỳng ta cú thể thấy được điều đú qua vớ dụ sau:
Cụ thể: Ngày 28/12/2009 xớ nghiệp kinh doanh phỏt triển nhà mua 389 tấn xi măng PCB 30 HP của Cụng ty TNHH Trung Đức phục vụ cụng trỡnh khu tập thể Cỏt Bi. Vật liệu Biờn bản kiểm nghiệm Phũng kỹ thuật vật tƣ Nhập kho Phũng kế toỏn Phiếu nhập Húa đơn Húa đơn Biờn bản kiểm nghiệ m
Biểu số 2.1
HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số: 01 GTKT – 3LL
Liờn 2: (Giao khỏch hàng) PQ/2009B Ngày 28 thỏng 12 năm 2009 0029529 Đơn vị bỏn hàng: Cụng ty TNHH Trung Đức
Địa chỉ: Hồng Thỏi – An Dương – Hải Phũng Số TK:
Điện thoại: MS: 0200612874 Họ tờn người mua: Đinh Xuõn Thắng
Tờn đơn vị: Xớ nghiệp kinh doanh phỏt triển nhà
Địa chỉ: Số 5 – Hai Bà Trưng – Lờ Chõn – Hải Phũng
Số TK:
Hỡnh thức thanh toỏn: Tiền Mặt MS: 0200156068
STT Tờn hàng húa, dịch vụ ĐV tớnh Số lƣợng ĐG Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 x 2 1 Xi măng PCB 30 HP Tấn 389 790.476,19 307.495.237 Cộng tiền hàng 307.495.237 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 15.374.762 Tổng cộng tiền thanh toỏn 322.869.999 Số tiền viết bằng chữ: Ba trăm hai mươi hai triệu,tỏm trăm chớn mươi hai nghỡn bốn trăm chớn mươi chớn đồng.
Ngƣời mua hàng ( ký, ghi rừ họ tờn) Ngƣời bỏn hàng ( ký, ghi rừ họ tờn) Thủ trƣởng đơn vị ( ký, ghi rừ họ tờn)
Biểu số 2.2
Xớ nghiệp kinh doanh phỏt triển nhà Đội 3
BIấN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƢ
Ngày 28 thỏng 12 năm 2009
Biờn bản kiểm nghiệm bao gồm:
ễng: Lờ Khắc Hũa (cỏn bộ phũng kế hoạch – Trưởng ban) (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Bà: Lờ Thị Thanh Mai( kế toỏn đội – Thành viờn)
Bà: Trịnh Thị Hà ( thủ kho – Thành viờn) STT Tờn mặt hàng, quy cỏch, phẩm chất Đvt Số lƣợng Nhận xột Theo CT Thực nhập Đỳng quy cỏch 1 Xi măng PCB 30 HP Tấn 389 389 389
Thành viờn Thành viờn Trƣởng ban
( ký, họ tờn) ( ký, họ tờn) ( ký, họ tờn)
Sau khi kiểm nghiệm thấy hợp lý thủ kho tiến hành nhập kho và viết phiếu nhập
Biểu số 2.3
Đơn vị: Xớ nghiệp kinh doanh phỏt triển nhà
Địa chỉ:Số 5 – Hai Bà Trƣng Ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC
PHIẾU NHẬP KHO
Số
Ngày 28 thỏng 12 năm 2009
Họ và tên ng-ời giao hàng :
Theo húa đơn số : 0029529 ngày 28 thỏng 12 năm 2009
Nhập tại kho : Tại kho Chị Hà
Đơn vị : đồng
STT Tên nhãn hiệu , quy cách , phẩm chất vật t-
Mã
số ĐVT
Số l-ợng
Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập 1 Xi măng PCB 30 HP Tấn 389 389 790.476.19 307.495.237 Tổng cộng 389 389 307.495.237 Tổng số tiền (viết bằng chữ): Ba trăm linh bảy triệu bốn trăm chớn mươi lăm nghỡn hai trăm bảy mươi ba đồng.
Phụ trỏch cung tiờu Ngƣời giao hàng Thủ kho Kế toỏn trƣởng Thủ trƣởng ( ký, họ tờn) ( ký, họ tờn) ( ký, họ tờn) ( ký, họ tờn) ( ký, họ tờn)
Đối với những cụng trỡnh nhỏ thỡ nguyờn vật liệu mua về xuất thẳng tới cụng trỡnh để sử dụng ngay khụng thụng qua kho.
Cụ thể: Ngày 04 thỏng 12 năm 2009 Xớ nghiệp kinh doanh phỏt triển nhà mua sơn của cụng ty TNHH Phạm Tải về phục vụ cụng trỡnh 26 Đinh Tiờn Hoàng
Biểu số 2.4
HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số: 01 GTKT – 3LL
Liờn 2: (Giao khỏch hàng) PQ/2009B Ngày 04 thỏng 12 năm 2009 0002715 Đơn vị bỏn hàng: Cụng ty Cụng ty TNHH Phạm Tải
Địa chỉ: 85 Tụn Đức Thắng – Trần Nguyờn Hón – Hải Phũng Số TK:
Điện thoại: MS: 0200871614 Họ tờn người mua: Đinh Xuõn Thắng
Tờn đơn vị: Xớ nghiệp kinh doanh phỏt triển nhà
Địa chỉ: Số 5 – Hai Bà Trưng – Lờ Chõn – Hải Phũng (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Số TK:
Hỡnh thức thanh toỏn: Tiền Mặt MS: 0200156068
STT Tờn hàng húa, dịch vụ ĐV tớnh Số lƣợng ĐG Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 x 2 1 K771 Thựng 14 380.909,09 5.323.727 2 K360 – KV 236 Thựng 2 1.476.363,57 2.952.727 3 K360 – KV 248 Thựng 5 301.518,14 1.507.591 Cộng tiền hàng 9.793.045 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 979.305 Tổng cộng tiền thanh toỏn 10.772.350 Số tiền viết bằng chữ: Mười triệu bảy trăm bảy mươi hai nghỡn ba trăm lăm mươi đồng.
Ngƣời mua hàng ( ký, ghi rừ họ tờn) Ngƣời bỏn hàng ( ký, ghi rừ họ tờn) Thủ trƣởng đơn vị ( ký, ghi rừ họ tờn)
Trường hợp thu hồi phế liệu khụng sử dụng hết hoặc do thanh lý tài sản cố định, căn cứ vào yờu cầu nhập vật liệu, phũng vật tư lập 2 liờn phiếu nhập rồi giao cho người nhận để làm thủ tục nhập kho. Trỡnh tự lập và luõn chuyển chứng từ gốc được tiến hành như trờn.
Vật liệu chủ yếu được xuất kho cho cỏc đội xõy dựng
Căn cứ vào số lượng vật tư yờu cầu tớnh toỏn theo định mức sử dụng của cỏn bộ kỹ thuật, phũng kinh tế, kế hoạch, kỹ thuật vật tư lập phiếu xuất kho gồm 2 liờn.
Người lĩnh vật tư mang 2 liờn phiếu vật tư đến kho để xin lĩnh vật tư. Thủ kho giữ lại một liờn để vào thẻ kho sau đú chuyển cho kế toỏn vật tư để hạch toỏn, một liờn gửi lại cỏn bộ kỹ thuật phụ trỏch cụng trường để kiểm tra số lượng và chất lượng vật liệu đưa từ kho đến nơi sử dụng.
Cụ thể: Ngày 28/12/2009, theo húa đơn số 0029529 Xớ nghiệp kinh doanh phỏt triển nhà xuất kho 250 tấn xi măng phục vụ cụng trỡnh xõy dựng khu tập thể Cỏt Bi.
Biểu số 2.5
Đơn vị:Xớ nghiệp kinh doanh phỏt triển nhà Mẫu số 02 - VT Địa chỉ: Số 5 – Hai Bà Trƣng Ban hành theo quyết định số
15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC
PHIẾU XUẤT KHO
Số
Ngày 28 thỏng 12 năm 2009
Họ và tên ng-ời nhận hàng : Phạm Xuõn Đảng
Lý do xuất kho : Phục vụ cụng trỡnh xõy dựng Cỏt Bi
Xuất tại kho : Chị Hà
Đơn vị : đồng
STT
Tên nhãn hiệu , quy cách , phẩm chất
vật t-
Mã
số ĐVT
Số l-ợng
Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực xuất 1 Xi Măng PCB 30 HP Tấn 250 250 790.476,19 197.619.046 Tổng cộng
Tổng số tiền (viết bằng chữ): Một trăm chớn mươi bảy triệu sỏu trăm mười chớn nghỡn khụng trăm bốn mươi sỏu đồng
Phụ trỏch cung tiờu
Ngƣời giao hàng Thủ kho Kế toỏn trƣởng Thủ trƣởng
( ký, họ tờn) ( ký, họ tờn) ( ký, họ tờn) ( ký, họ tờn) ( ký, họ tờn) (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Trong đú: Trị giỏ nguyờn vật liệu xuất kho được tớnh theo phương phỏp thực tế đớch danh do đú đơn giỏ nguyờn vật liệu xuất kho cũng chớnh là đơn giỏ nhập kho.
2.2.5 Kế toỏn chi tiết nguyờn vật liệu tại xớ nghiệp kinh doanh phỏt triển nhà
Một trong những yờu cầu của cụng tỏc quản lý vật liệu đũi hỏi phải phản ỏnh, theo dừi chặt chẽ tỡnh hỡnh nhập, xuất, tồn kho cho từng nhúm, từng loại vật liệu, cả về số lượng, chất lượng chủng loại và giỏ trị. Bằng việc tổ chức kế toỏn chi tiết vật liệu sẽ đỏp ứng được nhu cầu này. Hạch toỏn chi tiết vật liệu là việc hạch toỏn kết hợp giữa kho và phũng kế toỏn nhằm mục đớch theo dừi chặt chẽ tỡnh hỡnh nhập, xuất, tồn kho cho từng thứ , từng loại vật liệu cả về số lượng, chất lượng, chủng loại và giỏ trị.
Để tổ chức thực hiện được toàn bộ cụng tỏc kế toỏn vật liệu núi chung và kế toỏn chi tiết vật liệu núi riờng, thỡ trước hết phải bằng phương phỏp chứng từ kế toỏn để phản ỏnh tất cả cỏc nghiệp vụ cú liờn quan đến nhập, xuất vật liệu. Chứng từ kế toỏn là cơ sở phỏp lý để ghi sổ kế toỏn. Tại xớ nghiệp chứng từ kế toỏn được sử dụng trong phần hạch toỏn kế toỏn chi tiết vật liệu bao gồm:
- Phiếu nhập kho nguyờn vật liệu - - Phiếu xuất kho nguyờn vật liệu - Sổ chi tiết nguyờn vật liệu
- Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn
Kế toỏn chi tiết ở xớ nghiệp sử dụng phương phỏp thẻ song song và cú một số điều chỉnh cho phự hợp với chương trỡnh quản lý vật tư trờn mỏy vi tớnh. Nội dung tiến hành hạch toỏn chi tiết vật liệu được tiến hành như sau:
- Ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chộp phản ỏnh hàng ngày tỡnh hỡnh nhập, xuất, tồn kho của từng thứ vật liệu ở từng kho. Theo chỉ tiờu khối lượng mỗi thứ vật liệu được theo dừi trờn một thẻ kho để tiện cho việc sử dụng thẻ kho trong việc ghi chộp, kiển tra đối chiếu số liệu.
- Ở phũng kế toỏn: Lập thẻ và ghi cỏc chỉ tiờu: tờn, nhón hiệu, quy cỏch, đơn vị tớnh...sau đú giao cho thủ kho để ghi chộp hàng ngày. Khi nhận được cỏc chứng từ nhập, xuất thủ kho kiển tra tớnh hợp phỏp, hợp lý của chứng từ đú đối chiếu với số liệu thực nhập, thực xuất rồi tiến hành ký xỏc nhận vào thẻ kho. Mỗi thẻ kho được mở một tờ sổ hoặc một số tờ sổ tựy theo khối lượng ghi chộp cỏc nghiệp vụ trờn thẻ kho.
Sơ đồ 2.4: kế toỏn chi tiết nguyờn vật liệu theo phƣơng phỏp thẻ song song
Cụ thể:Căn cứ vào húa đơn GTGT số 0029529 ngày 28/12/2009 xớ nghiệp kinh doanh phỏt triển nhà mua 389 tấn xi măng PCB 30 HP về nhập kho
Thẻ kho
Sổ kế toỏn chi tiết
Bảng kờ tổng hợp N-X-T (1) (1) (2) (2) (4) Chứng từ nhập Chứng từ xuất (3)
Biểu số 2.6
Đơn vị: Xớ nghiệp kinh doanh phỏt triển nhà Mẫu số 01 - VT
Địa chỉ:Số 5 – Hai Bà Trƣng Ban hành theo quyết định số
15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC
PHIẾU NHẬP KHO
Số
Ngày 28 thỏng 12 năm 2009
Họ và tên ng-ời giao hàng :
Theo húa đơn số : 0029529 ngày 28 thỏng 12 năm 2009
Nhập tại kho : Tại kho Chị Hà
Đơn vị : đồng
STT Tên nhãn hiệu , quy cách , phẩm chất vật t-
Mã
số ĐVT
Số l-ợng
Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập 1 Xi măng PCB 30 HP Tấn 389 389 790.476.19 307.495.237 Tổng cộng 389 389 307.495.237 Tổng số tiền (viết bằng chữ): Ba trăm linh bảy triệu bốn trăm chớn mươi lăm nghỡn hai trăm bảy mươi ba đồng. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Phụ trỏch cung tiờu Ngƣời giao hàng Thủ kho Kế toỏn trƣởng Thủ trƣởng ( ký, họ tờn) ( ký, họ tờn) ( ký, họ tờn) ( ký, họ tờn) ( ký, họ tờn)
Ngày 28/12/09 xuất kho 250 tấn xi măng phục vụ cụng trỡnh xõy dựng khu tập thể Cỏt Bi
Biểu số 2.7
Đơn vị:Xớ nghiệp kinh doanh phỏt triển nhà Mẫu số 02 - VT Địa chỉ: Số 5 – Hai Bà Trƣng Ban hành theo quyết định số
15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC
PHIẾU XUẤT KHO
Số
Ngày 28 thỏng 12 năm 2009
Họ và tên ng-ời nhận hàng : Phạm Xuõn Đảng
Lý do xuất kho : Phục vụ cụng trỡnh xõy dựng Cỏt Bi
Xuất tại kho : Chị Hà
Đơn vị : đồng
STT
Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất
vật t-
Mã
số ĐVT
Số l-ợng
Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực xuất 1 Xi Măng PCB 30 HP Tấn 250 250 790.476,19 197.619.046 Tổng cộng
Tổng số tiền (viết bằng chữ): Một trăm chớn mươi bảy triệu sỏu trăm mười chớn nghỡn khụng trăm bốn mươi sỏu đồng
Phụ trỏch cung tiờu Ngƣời giao hàng Thủ kho Kế toỏn trƣởng Thủ trƣởng ( ký, họ tờn) ( ký, họ tờn) ( ký, họ tờn) ( ký, họ tờn) ( ký, họ tờn)
Trong đú: Trị giỏ nguyờn vật liệu xuất kho được tớnh theo phương phỏp thực tế đớch danh do đú đơn giỏ nguyờn vật liệu xuất kho cũng chớnh là đơn giỏ nhập kho.
Trị giỏ NVL xuất kho là: 250 x 790.476,19 = 197.619.046 đồng
Ngày 30/12/09 xớ nghiệp xuất nốt 139 tấn xi măng phục vụ cụng trỡnh xõy dựng khu tập thể Cỏt Bi
Biểu số 2.8
Đơn vị:Xớ nghiệp kinh doanh phỏt triển nhà Mẫu số 02 - VT Địa chỉ: Số 5 – Hai Bà Trƣng Ban hành theo quyết định số
15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC
PHIẾU XUẤT KHO
Số
Ngày 30 thỏng 12 năm 2009 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Họ và tên ng-ời nhận hàng : Phạm Xuõn Đảng
Lý do xuất kho : Phục vụ cụng trỡnh xõy dựng Cỏt Bi
Xuất tại kho : Chị Hà
Đơn vị : đồng STT Tờn nhón hiệu, phẩm chất, quy cỏch vật tƣ Mã số ĐVT Số l-ợng
Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực xuất 1 Xi Măng PCB 30 HP Tấn 139 139 790.476,19 109.876.191 Tổng cộng 109.876.191
Tổng số tiền (viết bằng chữ): Một trăm linh chớn triệu tỏm trăm bảy mươi sỏu nghỡn một trăm chớn mươi mốt đồng. Phụ trỏch cung tiờu Ngƣời giao hàng Thủ kho Kế toỏn trƣởng Thủ trƣởng ( ký, họ tờn) ( ký, họ tờn) ( ký, họ tờn) ( ký, họ tờn) ( ký, họ tờn)
Trong đú: Trị giỏ nguyờn vật liệu xuất kho được tớnh theo phương phỏp thực tế đớch danh do đú đơn giỏ nguyờn vật liệu xuất kho cũng chớnh là đơn giỏ nhập kho.
Trị giỏ NVL xuất kho là: 139 x 790.476,19 = 109.876.191đồng
Biểu số 2.9
Đơn vị: Xớ nghiệp kinh doanh và phỏt triển nhà Địa chỉ: Số 5 - Hai Bà Trƣng
Mẫu số S12 - DN
Ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006
của Bộ trưởng BTC
Thẻ kho
(Theo dừi cho cụng trỡnh xõy dựng Cỏt Bi)
Ngày lập:Từ ngày 1/12/09 đến 31/12/2009
Tờ số:
Tên nhãn hiệu, quy cách vật t- : Xi măng PCB 30 Hải Phũng
Đơn vị tính: tấn Mã số: STT Ngày thỏng Số hiệu chứng từ
Diễn giải Ngày N-X Số l-ợng Ký xác nhận của kế toán Nhập Xuất N X T 1. Tồn đầu tháng 5 2. Số phát sinh
1 15/12 Xuất kho xi măng 15/12 5 2 28/12 Nhập kho xi măng 28/12 389 3 28/12 Xuất kho xi măng 28/12 250 4 30/12 Xuất xi kho măng 30/12 139
3. Cộng phỏt sinh 389 394
4. Tồn cuối thỏng 0
Ng-ời lập Kế toán tr-ởng Thủ tr-ởng
Biểu số 2.10
Xớ nghiệp kinh doanh phỏt triển nhà
SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU Tờn tài khoản : 152 – Nguyờn liệu, vật liệu
Tờn vật liệu: Xi măng PCB 30 HP Ngày lập: 31/12/2009 ĐVT: đồng Ngày thỏng ghi sổ Chứng từ
Diễn giải Đvt TKĐƢ Đơn giỏ (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Nhập Xuất Tồn Số hiệu Ngày thỏng SL TT SL TT SL TT 1.Tồn đầu thỏng 5 3.952.381 2. Số phỏt sinh
15/12 15/12 Xuất kho nguyờn vật liệu Tấn 621 5 3.952.381
28/12 28/12 Nhập kho nguyờn vật liệu Tấn 331 790.476,19 389 307.495.237
28/12 28/12 Xuất kho nguyờn vật liệu Tấn 621 790.476,19 250 197.619.046
30/12 30/12 Xuất kho nguyờn vật liệu Tấn 621 790.476,19 139 109.876.191
3. Cộng phỏt sinh 389 394 311.447.618
Ngƣời lập sổ Kế toỏn Thủ trƣởng đơn vị