2.1.4.1 Đặc điểm tổ chức bộ mỏy kế toỏn
Bộ mỏy kế toỏn của Xớ nghiệp kinh doanh phỏt triển nhà được tổc chức theo mụ hỡnh tập trung, nhằm tạo điều kiện cho việc kiểm tra, chỉ đạo nghiệp vụ và đảm bảo sự chỉ đạo tập trung thống nhất của kế toỏn trưởng cũng như sự chỉ đạo kịp thời của lónh đạo Xớ nghiệp đối với hoạt động kinh doanh của Xớ nghiệp núi chung và cụng tỏc kế toỏn núi riờng.
Mỗi một nhõn viờn trong phũng kế toỏn - tài chớnh đều cú nhiệm vụ nhất định như sau:
Kế toỏn trƣởng - kế toỏn tổng hợp: Là người chỉ đạo chung mọi cụng việc của phũng kế toỏn tài vụ, cú nhiệm vụ kiểm tra giỏm sỏt mọi sổ sỏch kế toỏn và chịu trỏch nhiệm trước giỏm đốc về toàn bộ hoạt động kế toỏn của Xớ nghiệp.
Kế toỏn thanh toỏn: Theo dừi cỏc khoản nợ phải thu, phải trả và tỡnh hỡnh thanh toỏn khoản phải thu của người nhận thầu với người giao thầu về khối lượng xõy dựng đó hoàn thành, thanh toỏn khoản nợ cho người nhận thầu xõy lắp.
Kế toỏn giỏ thành: Chịu trỏch nhiệm tớnh giỏ thành cỏc cụng trỡnh, hạng mục cụng trỡnh hoàn thành bàn giao cho khỏch hàng.
Kế toỏn nguyờn vật liệu: Chịu trỏch nhiệm theo dừi việc mua, nhập xuất nguyờn vật liệu và tham gia vào việc tớnh giỏ thành cựng kế toỏn tớnh giỏ thành.
Thủ quỹ: Cú nhiệm vụ thu, chi tiốn mặt trờn cơ sở chứng từ( như thu, chi, giấy đề nghị thanh toỏn, tạm ứng) và lập bỏo cỏo quỹ tiền mặt theo quy định.
Sơ đồ 2.2: Mụ hỡnh tổ chức bộ mỏy kế toỏn của XN kinh doanh phỏt triển nhà
Kế toỏn trưởng
Kế toỏn giỏ thành
Kế toỏn NVL
Thủ quỹ Kế toỏn thanh
2.1.4.2 Tổ chức cụng tỏc kế toỏn và hỡnh thức ghi sổ kế toỏn
Hệ thống chứng từ và tài khoản kế toỏn của Xớ nghiệp ỏp dụng theo chuẩn mực kế toỏn mới ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chớnh.
Hỡnh thức kế toỏn ỏp dụng tại Xớ nghiệp là hỡnh thức “Chứng từ ghi sổ”. Bờn cạnh đú việc sử dụng kế toỏn mỏy là cụng cụ hữu ớch giỳp giải quyết nhanh cỏc thao tỏc kế toỏn đồng thời dữ liệu in ra từ mỏy được sử dụng làm bản lưu trữ dữ liệu tại Xớ nghiệp. Cụng ty sử dụng phần mềm kế toỏn NCC Account.
2.2 Tỡnh hỡnh tổ chức cụng tỏc kế toỏn nguyờn vật liệu tại xớ nghiệp kinh doanh phỏt triển nhà. doanh phỏt triển nhà.
2.2.1. Phõn loại nguyờn vật liệu tại Xớ nghiệp kinh doanh phỏt triển nhà.
Để tiến hành thi cụng xõy dựng nhiều cụng trỡnh khỏc nhau đỏp ứng nhu cầu thị trường cụng ty phải sử dụng một khối lượng nguyờn vật liệu rất lớn bao gồm nhiều thứ, nhiều loại khỏc nhau, mỗi loại vật liệu đều cú vai trũ tớnh năng lý húa riờng, muốn quản lý tốt và hạch toỏn chớnh xỏc nguyờn vật liệu thỡ phải tiến hành phõn loại vật liệu một cỏch khoa học, hợp lý.
- Nguyờn vật liệu chớnh: bao gồm hầu hết cỏc loại vật liệu mà cụng ty sử dụng như: xi măng, sắt, thộp, gạch, ngúi, đỏ....
- Nguyờn vật liệu phụ: sơn, vụi ve,
- Nhiờn liệu: là loại vật liệu khi sử dụng cú tỏc dụng cung cấp nhiệt lượng cho cỏc loại mỏy múc, xe cộ như xăng, dầu...
- Phụ tựng thay thế: là cỏc chi tiết, phụ tựng của cỏc loại mỏy múc, thiết bị mà xớ nghiệp sử dụng bao gồm cỏc loại mỏy múc, mỏy cẩu, mỏy trộn bờ tụng...
- Phế liệu thu hồi: bao gồm cỏc đoạn thừa của thộp, tre, gỗ khụng dựng được...nhưng hiện nay cụng ty khụng thực hiện được việc thu hồi phế liệu nờn khụng cú phế liệu thu hồi.
Đối với cỏc cụng trỡnh nhỏ thời gian thi cụng ngắn thỡ nguyờn vật liệu khi mua về hầu hết là xuất thẳng xuống cụng trỡnh. Cũn đối với những cụng trỡnh lớn thời gian thi cụng dài thỡ nguyờn vật liệu mua về mới nhập kho như: xi măng, sắt, thộp...Bờn cạnh đú vẫn cú một số nguyờn vật liệu phải xuất thẳng tới cụng trỡnh như: cỏt, đỏ, sỏi, vụi...cụng ty xỏc định mức dự trữ, định mức hao hụt trong quỏ trỡnh vận chuyển, bảo quản dựa trờn kế hoạch sản xuất do phũng kế hoạch vật tư đưa ra. Để phục vụ cho yờu cầu của cụng tỏc hạch toỏn và quản lý nguyờn vật liệu, xớ nghiệp đó phõn loại nguyờn vật liệu một cỏch khoa học hợp lý nhưng xớ nghiệp vẫn chưa lập sổ danh điểm nguyờn vật liệ
2.2.2 Đỏnh giỏ nguyờn vật liệu tại xớ nghiệp kinh doanh phỏt triển nhà
Để theo dừi được tỡnh hỡnh hiện cú và sự biến động của vật liệu, kế toỏn phải tiến hành đỏnh giỏ nguyờn vật liệu theo những nguyờn tắc nhất định phự hợp với điều kiện sản xuất kinh doanh cụ thể tại xớ nghiệp. Đú là việc xỏc định giỏ trị vật liệu nhập kho, xuất kho và tồn kho theo phương phỏp phự hợp.
Xuất phỏt từ đặc điểm vật liệu của xớ nghiệp kế toỏn đó tiến hành đỏnh giỏ nguyờn vật liệu theo giỏ thực tế. Việc tớnh giỏ nguyờn vật liệu là khõu quan trọng trong cụng tỏc tổ chức kế toỏn nguyờn vật liệu. Phương phỏp tớnh giỏ hợp lý sẽ cú tỏc dụng rất lớn trong sản xuất kinh doanh, trong việc sử dụng nguyờn vật liệu, việc quản lý và hạch toỏn nguyờn vật liệu. Cụ thể việc đỏnh giỏ nguyờn vật liệu được tớnh như sau:
- Đỏnh giỏ nguyờn vật liệu nhập kho
Vật liệu nhập kho của cụng ty chủ yếu là mua ngoài, do vậy giỏ trị nguyờn vật liệu được tớnh như sau:
Giỏ thực tế nhập kho = Giỏ mua ghi trờn húa đơn + Cỏc loại thuế NK, thuế khỏc + Chi phớ mua thực tế ( chi phớ vận - Cỏc khoản chiết khấu, giảm giỏ (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
( nếu cú) chuyển, bốc xếp)
( nếu cú)
Vớ dụ: theo húa đơn số 0029529 ngày 28/12/2009 Xớ nghiệp kinh doanh phỏt triển nhà mua xi măng PCB 30 HP của cụng ty TNHH Trung Đức.
- Trị giỏ nguyờn vật liệu nhập kho của 389 tấn với đơn giỏ 790.476,19 đồng/tấn là: 389 x 790.476,19 = 307.495.237 đồng
- Đỏnh giỏ nguyờn vật liệu xuất kho
Để phự hợp với cụng việc của mỡnh Xớ nghiệp đó ỏp dụng phương phỏp tớnh giỏ theo giỏ thực tế đớch danh cho nguyờn vật liệu xuất kho:
Trị giỏ thực
tế xuất kho = Số lƣợng vật liệu xuất kho x Đơn giỏ của vật liệu đú
Vớ dụ: Theo húa đơn số 0029529 thỡ:
- Trị giỏ vật liệu xuất kho của 389 tấn xi măng với đơn giỏ 790.476,19 đồng/tấn là: 389 x 790.476,19 = 307.495.237 đồng
2.2.3 Tài khoản sử dụng
Để hạch toỏn nguyờn vật liệu cụng ty sử dụng tài khoản 152 – “ Nguyờn vật liệu” ngoài ra cũn cú cỏc tài khoản liờn quan khỏc như: TK 331, TK 111, TK 141, TK 133, TK 621...
2.2.4 Tổ chức cụng tỏc kế toỏn chi tiết nguyờn vật liệu tại xớ nghiệp kinh doanh phỏt triển nhà phỏt triển nhà
2.2.4.1 Cụng tỏc tổ chức hạch toỏn ban đầu
Một trong những yờu cầu quản lý vật liệu đũi hỏi phải phản ỏnh, theo dừi chặt chẽ tỡnh hỡnh nhập, xuất tồn của từng loại vật liệu cả về giỏ trị, số lượng và chất lượng. Để thực hiện toàn bộ cụng tỏc kế toỏn vật liệu núi chung và kế toỏn chi tiết vật liệu núi riờng thỡ phải dựa trờn cỏc chứng từ kế toỏn theo quy định của bộ tài chớnh phản ỏnh cỏc nghiệp vụ liờn quan đến nhập, xuất nguyờn vật liệu như:
- Húa đơn GTGT...
- Biờn bản kiểm nghiệm vật tư... - Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho
2.2.4.1.1 Thủ tục nhập kho nguyờn vật liệu
Trường hợp đối với những cụng trỡnh lớn thỡ nguyờn vật liệu mua về mới nhập kho
Khi vật liệu về đến cụng ty, người đi mua hàng mang húa đơn của bờn bỏn vật liệu lờn phũng vật tư. Căn cứ vào húa đơn mua hàng của đơn vị bỏn, phũng vật tư xem xột, kiểm tra tớnh hợp lý, hợp lệ của húa đơn, nếu nội dung ghi trong húa đơn phự hợp với yờu cầu, đỳng chủng loại, chất lượng đảm bảo, đỳng số lượng....thỡ tiến hành nhập kho. Đồng thời lập phiếu nhập kho, phiếu này phải cú đầy đủ cỏc chữ ký của những người cú liờn quan và được lập thành 3 liờn:
- Một liờn gửi lờn phũng vật tư
- Một liờn gửi kốm theo húa đơn gửi lờn phũng kế toỏn - Một liờn thủ kho giữ
Thủ kho ký vào phiếu nhập kho sau khi đó kiểm tra về mặt chất lượng cũng như số lượng, quy cỏch, chủng loại... thỡ tiến hành mó húa chi tiết cho vật liệu theo danh mục tài khoản chi tiết của vật liệu đú rồi tiến hành nhập vào mỏy theo chương trỡnh đó cài sẵn trờn mỏy vi tớnh
Sơ đồ 2.3: Quỏ trỡnh nhập kho nguyờn vật liệu
Hàng ngày nhõn viờn giữ kho mang chứng từ của mỡnh lờn phũng kế toỏn kế toỏn của xớ nghiệp để đối chiếu số liệu giữa phiếu nhập kho và thẻ kho.
Bắt đầu từ chứng từ gốc sau đõy kế toỏn vật liệu sẽ tiến hành cụng việc của mỡnh.
Chỳng ta cú thể thấy được điều đú qua vớ dụ sau:
Cụ thể: Ngày 28/12/2009 xớ nghiệp kinh doanh phỏt triển nhà mua 389 tấn xi măng PCB 30 HP của Cụng ty TNHH Trung Đức phục vụ cụng trỡnh khu tập thể Cỏt Bi. Vật liệu Biờn bản kiểm nghiệm Phũng kỹ thuật vật tƣ Nhập kho Phũng kế toỏn Phiếu nhập Húa đơn Húa đơn Biờn bản kiểm nghiệ m
Biểu số 2.1
HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số: 01 GTKT – 3LL (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Liờn 2: (Giao khỏch hàng) PQ/2009B Ngày 28 thỏng 12 năm 2009 0029529 Đơn vị bỏn hàng: Cụng ty TNHH Trung Đức
Địa chỉ: Hồng Thỏi – An Dương – Hải Phũng Số TK:
Điện thoại: MS: 0200612874 Họ tờn người mua: Đinh Xuõn Thắng
Tờn đơn vị: Xớ nghiệp kinh doanh phỏt triển nhà
Địa chỉ: Số 5 – Hai Bà Trưng – Lờ Chõn – Hải Phũng
Số TK:
Hỡnh thức thanh toỏn: Tiền Mặt MS: 0200156068
STT Tờn hàng húa, dịch vụ ĐV tớnh Số lƣợng ĐG Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 x 2 1 Xi măng PCB 30 HP Tấn 389 790.476,19 307.495.237 Cộng tiền hàng 307.495.237 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 15.374.762 Tổng cộng tiền thanh toỏn 322.869.999 Số tiền viết bằng chữ: Ba trăm hai mươi hai triệu,tỏm trăm chớn mươi hai nghỡn bốn trăm chớn mươi chớn đồng.
Ngƣời mua hàng ( ký, ghi rừ họ tờn) Ngƣời bỏn hàng ( ký, ghi rừ họ tờn) Thủ trƣởng đơn vị ( ký, ghi rừ họ tờn)
Biểu số 2.2
Xớ nghiệp kinh doanh phỏt triển nhà Đội 3
BIấN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƢ
Ngày 28 thỏng 12 năm 2009
Biờn bản kiểm nghiệm bao gồm:
ễng: Lờ Khắc Hũa (cỏn bộ phũng kế hoạch – Trưởng ban)
Bà: Lờ Thị Thanh Mai( kế toỏn đội – Thành viờn)
Bà: Trịnh Thị Hà ( thủ kho – Thành viờn) STT Tờn mặt hàng, quy cỏch, phẩm chất Đvt Số lƣợng Nhận xột Theo CT Thực nhập Đỳng quy cỏch 1 Xi măng PCB 30 HP Tấn 389 389 389
Thành viờn Thành viờn Trƣởng ban
( ký, họ tờn) ( ký, họ tờn) ( ký, họ tờn)
Sau khi kiểm nghiệm thấy hợp lý thủ kho tiến hành nhập kho và viết phiếu nhập
Biểu số 2.3
Đơn vị: Xớ nghiệp kinh doanh phỏt triển nhà
Địa chỉ:Số 5 – Hai Bà Trƣng Ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC
PHIẾU NHẬP KHO
Số
Ngày 28 thỏng 12 năm 2009
Họ và tên ng-ời giao hàng :
Theo húa đơn số : 0029529 ngày 28 thỏng 12 năm 2009
Nhập tại kho : Tại kho Chị Hà
Đơn vị : đồng (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
STT Tên nhãn hiệu , quy cách , phẩm chất vật t-
Mã
số ĐVT
Số l-ợng
Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập 1 Xi măng PCB 30 HP Tấn 389 389 790.476.19 307.495.237 Tổng cộng 389 389 307.495.237 Tổng số tiền (viết bằng chữ): Ba trăm linh bảy triệu bốn trăm chớn mươi lăm nghỡn hai trăm bảy mươi ba đồng.
Phụ trỏch cung tiờu Ngƣời giao hàng Thủ kho Kế toỏn trƣởng Thủ trƣởng ( ký, họ tờn) ( ký, họ tờn) ( ký, họ tờn) ( ký, họ tờn) ( ký, họ tờn)
Đối với những cụng trỡnh nhỏ thỡ nguyờn vật liệu mua về xuất thẳng tới cụng trỡnh để sử dụng ngay khụng thụng qua kho.
Cụ thể: Ngày 04 thỏng 12 năm 2009 Xớ nghiệp kinh doanh phỏt triển nhà mua sơn của cụng ty TNHH Phạm Tải về phục vụ cụng trỡnh 26 Đinh Tiờn Hoàng
Biểu số 2.4
HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số: 01 GTKT – 3LL
Liờn 2: (Giao khỏch hàng) PQ/2009B Ngày 04 thỏng 12 năm 2009 0002715 Đơn vị bỏn hàng: Cụng ty Cụng ty TNHH Phạm Tải
Địa chỉ: 85 Tụn Đức Thắng – Trần Nguyờn Hón – Hải Phũng Số TK:
Điện thoại: MS: 0200871614 Họ tờn người mua: Đinh Xuõn Thắng
Tờn đơn vị: Xớ nghiệp kinh doanh phỏt triển nhà
Địa chỉ: Số 5 – Hai Bà Trưng – Lờ Chõn – Hải Phũng
Số TK:
Hỡnh thức thanh toỏn: Tiền Mặt MS: 0200156068
STT Tờn hàng húa, dịch vụ ĐV tớnh Số lƣợng ĐG Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 x 2 1 K771 Thựng 14 380.909,09 5.323.727 2 K360 – KV 236 Thựng 2 1.476.363,57 2.952.727 3 K360 – KV 248 Thựng 5 301.518,14 1.507.591 Cộng tiền hàng 9.793.045 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 979.305 Tổng cộng tiền thanh toỏn 10.772.350 Số tiền viết bằng chữ: Mười triệu bảy trăm bảy mươi hai nghỡn ba trăm lăm mươi đồng.
Ngƣời mua hàng ( ký, ghi rừ họ tờn) Ngƣời bỏn hàng ( ký, ghi rừ họ tờn) Thủ trƣởng đơn vị ( ký, ghi rừ họ tờn)
Trường hợp thu hồi phế liệu khụng sử dụng hết hoặc do thanh lý tài sản cố định, căn cứ vào yờu cầu nhập vật liệu, phũng vật tư lập 2 liờn phiếu nhập rồi giao cho người nhận để làm thủ tục nhập kho. Trỡnh tự lập và luõn chuyển chứng từ gốc được tiến hành như trờn.
Vật liệu chủ yếu được xuất kho cho cỏc đội xõy dựng
Căn cứ vào số lượng vật tư yờu cầu tớnh toỏn theo định mức sử dụng của cỏn bộ kỹ thuật, phũng kinh tế, kế hoạch, kỹ thuật vật tư lập phiếu xuất kho gồm 2 liờn.
Người lĩnh vật tư mang 2 liờn phiếu vật tư đến kho để xin lĩnh vật tư. Thủ kho giữ lại một liờn để vào thẻ kho sau đú chuyển cho kế toỏn vật tư để hạch toỏn, một liờn gửi lại cỏn bộ kỹ thuật phụ trỏch cụng trường để kiểm tra số lượng và chất lượng vật liệu đưa từ kho đến nơi sử dụng.
Cụ thể: Ngày 28/12/2009, theo húa đơn số 0029529 Xớ nghiệp kinh doanh phỏt triển nhà xuất kho 250 tấn xi măng phục vụ cụng trỡnh xõy dựng khu tập thể Cỏt Bi.
Biểu số 2.5
Đơn vị:Xớ nghiệp kinh doanh phỏt triển nhà Mẫu số 02 - VT Địa chỉ: Số 5 – Hai Bà Trƣng Ban hành theo quyết định số
15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC
PHIẾU XUẤT KHO
Số
Ngày 28 thỏng 12 năm 2009 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Họ và tên ng-ời nhận hàng : Phạm Xuõn Đảng
Lý do xuất kho : Phục vụ cụng trỡnh xõy dựng Cỏt Bi
Xuất tại kho : Chị Hà
Đơn vị : đồng
STT
Tên nhãn hiệu , quy cách , phẩm chất
vật t-
Mã
số ĐVT
Số l-ợng
Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực xuất 1 Xi Măng PCB 30 HP Tấn 250 250 790.476,19 197.619.046 Tổng cộng
Tổng số tiền (viết bằng chữ): Một trăm chớn mươi bảy triệu sỏu trăm mười chớn nghỡn khụng trăm bốn mươi sỏu đồng
Phụ trỏch cung tiờu
Ngƣời giao hàng Thủ kho Kế toỏn trƣởng Thủ trƣởng
( ký, họ tờn) ( ký, họ tờn) ( ký, họ tờn) ( ký, họ tờn) ( ký, họ tờn)
Trong đú: Trị giỏ nguyờn vật liệu xuất kho được tớnh theo phương phỏp thực tế đớch danh do đú đơn giỏ nguyờn vật liệu xuất kho cũng chớnh là đơn giỏ nhập kho.
2.2.5 Kế toỏn chi tiết nguyờn vật liệu tại xớ nghiệp kinh doanh phỏt triển nhà
Một trong những yờu cầu của cụng tỏc quản lý vật liệu đũi hỏi phải phản ỏnh, theo dừi chặt chẽ tỡnh hỡnh nhập, xuất, tồn kho cho từng nhúm, từng loại vật liệu, cả về số lượng, chất lượng chủng loại và giỏ trị. Bằng việc tổ chức kế toỏn chi tiết vật liệu sẽ đỏp ứng được nhu cầu này. Hạch toỏn chi tiết vật liệu là việc hạch toỏn kết hợp giữa kho và phũng kế toỏn nhằm mục đớch theo dừi chặt chẽ tỡnh hỡnh nhập, xuất, tồn kho cho từng thứ , từng loại vật liệu cả về số lượng, chất lượng, chủng loại và giỏ trị.
Để tổ chức thực hiện được toàn bộ cụng tỏc kế toỏn vật liệu núi chung và kế toỏn