Cụng ty đang sử dụng hệ thống phần mềm kế toỏn mỏy EFFECT theo sổ Nhật ký chung.
Hệ thống sổ sỏch kế toỏn theo quyết định số 15/2006/QĐ- BTC ban hành ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chớnh quy định chế độ kế toỏn thống nhất trong cả nước.
Giới thiệu phần mềm kế toỏn EFFECT.
Sơ đồ 2.5: Trình tự ghi sổ kế toán trên máy
Ghi chỳ:
Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, bỏo cỏo cuối thỏng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra
EFFECT là một phần mềm cú mức độ tự động húa cao. EFFECT luụn cú khả năng trợ giỳp cho cỏc nhõn viờn kế toỏn một cỏch tối đa, nhõn viờn kế toỏn chỉ phải thực hiện một số ớt cỏc thao tỏc cũn lại.
Màn hỡnh EFFECT được thiết kế bao gồm những phần sau: Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ cùng loại Máy vi tính Sổ kế toán - Sổ cái - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết
-Báo cáo tài chính
-Báo cáo kế toán quản trị
Phần mềm kế toán
Nhập dữ liệu
Chức năng Tìm kiếm dữ liệu
Sổ sách báo cáo Quản trị ng-ời dùng
Lệch tỉ giá cuối tháng Lao động tiền l-ơng Thao tác cuối cùng Tính lại giá vốn Vlsphh
Kết chuyển phân bổ chi phí
Kết chuyển các tài khoản d- thông
Danh mục
Mở bản sao dữ liệu
Hệ thống Khoá sổ, mở khoá sổ dữ liệu
Sao chép dữ liệu ra Đồng bộ dữ liệu
Phần cập nhật dữ liệu đầu vào: Cập nhật dữ liệu phỏt sinh là phần việc quan trọng của kế toỏn vỡ đõy là cỏc thụng tin đầu vào của hệ thống sổ sỏch bỏo cỏo. Danh mục loại chứng từ được phõn thành nhiều nhúm để cú thể cập nhật tất cả cỏc nghiệp vụ phỏt sinh hàng ngày.
Phần tỡm kiếm, sửa hủy dữ liệu: Giỳp người sử dụng cú thể tỡm kiếm dữ liệu dưới dạng cỏc chứng từ gốc đó nhập để xem, sửa, hủy khi cần thiết việc tỡm kiếm dữ liệu được thực hiện bằng cỏch nhập cỏc điều kiện lọc.
Phần cỏc thao tỏc cuối thỏng: Bao gồm cỏc giao diện giỳp người thực hiện cỏc cụng việc kế toỏn tổng hợp như: kết chuyển chi phớ, tớnh giỏ thành, kết chuyển cỏc tài khoản khụng cú số dư.
Phần xem, in sổ sỏch bỏo cỏo khai thỏc thụng tin đầu ra: Giao diện giỳp người dựng xem được cỏc thụng tin sổ sỏch bỏo cỏo trờn màn hỡnh hoặc in ra.
Phần cỏc thao tỏc hệ thống: Bao gồm cỏc nội dung như an toàn về dữ liệu(lưu bản sao, mở bản sao dữ liệu…) khúa sổ dữ liệu.
Căn cứ vào hệ thụng tài khoản kế toỏn, chế độ thể lệ kế toỏn, quy mụ đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của cụng ty, trỡnh độ của đội ngũ kế toỏn yờu cầu quản lỹ cũng như điều kiện trờn mỏy vi tớnh. Cụng ty đó ỏp dụng hỡnh thức kế toỏn nhật ký chung. Đõy là hỡnh thức đơn giản phự hợp với quy mụ của doanh nghiệp vừa và nhỏ, đồng thời trong điều kiện cụng ty đó ỏp dụng kế toỏn mỏy thỡ giỳp hệ thồng hoỏ thụng tin chớnh xỏc khoa học.
Hệ thống sổ sỏch bỏo cỏo của cụng ty cũng khỏ linh hoạt và đầy đủ phự hợp với chế độ quy định của nhà nước.
Sơ đồ 2.6: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung.
Chứng từ gốc
Nhật ký chung
Sổ cái
Báo cáo tài chính
Sổ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Ghi chú: Ghi hàng ngày: Ghi cuối quý: Đối chiếu :
Bảng cõn đối số phát sinh
Hàng ngày kế toỏn căn cứ vào hoỏ đơn chứng từ, ghi lại dữ liệu trờn cửa sổ nhập dữ liệu của phần mềm kế toỏn. Phần mềm sẽ tự động cập nhập dữ liệu tới cỏc sổ liờn quan: sổ Nhật ký chung, sổ chi tiết tài khoản kế toỏn, sổ cỏi tài khoản. Đến cuối thỏng từ sổ cỏi tài khoản kế toỏn vào bảng cõn đối số phỏt sinh và sau đú vào đến Bỏo cỏo tài chớnh.
Khi cần theo dừi tài khoản, cỏc sổ chi tiết. Kế toỏn sử dụng chức năng tỡm kiếm dữ liệu. Phần mềm sẽ đưa ra những thụng tin cần tỡm, theo dừi.
2.2. Thực trạng cụng tỏc kế toỏn nguyờn vật liệu tại Cụng ty TNHH Thƣơng mại VIC.
2.2.1. Phõn loại và tớnh giỏ nguyờn vật liệu tại Cụng ty.
2.2.1.1. Phõn loại nguyờn vật liệu tại Cụng ty TNHH thương mại VIC.
Tuỳ doanh nghiệp sử dụng nhiều loại vật liệu khỏc nhau nhưng do cú đặc tớnh sử dụng và cụng dụng gần như nhau trong quỏ trỡnh chế biến. Nờn nguyờn vật liệu của cụng ty được chia thành 2:
- Nguyờn vật liệu chớnh: là đối tượng lao động cấu thành nờn thực thể sản phẩm bao gồm: Khụ cải, vỏ sũ, vỏ huyết, tấm gạo, cỏm gạo, đậu tương, ngụ nổ, ngụ rang, bột cỏ, bột sắn, dầu cỏ, …. Cỏc loại thuốc như Choline, Methionine ..
- Nguyờn vật liệu phụ: là những vật liệu khi sử dụng chỉ cú tỏc dụng làm tăng chất lượng, hoàn chỉnh sản phẩm trong quỏ trỡnh sản xuất như: vỏ bao bỡ dung để đúng gúi ….
Để thuận tiện cho quỏ trỡnh quản lý cũng như cung cấp thụng tin về từng loại nguyờn vật liệu cụ thể, đồng thời với phần mềm kế toỏn Cụng ty ỏp dụng. Cụng ty đó phõn loại chi tiết tới từng nguyờn vật liệu và lập danh điểm nguyờn vật liệu quy định cho mỗi loại nguyờn vật liệu một mó riờng bằng hệ thống cỏc chữ cỏi để thay thế tờn gọi quy cỏch kớch cỡ của chỳng. Với cỏch mó hoỏ này khi cú cỏc nghiệp vụ nhập khẩu nguyờn vật liệu thỡ cú thể dễ dàng khai bỏo thờm. Việc mó hoỏ tờn cỏc vật liệu của Cụng ty hiện nay được xõy dựng trờn cơ sở nguồn gốc nhập và cụng dụng của cỏc loại vật liệu.
2.2.1.2. Tớnh giỏ nguyờn vật liệu:
Nguyờn vật liệu tại Cụng ty TNHH Thương mại VIC được đỏnh giỏ thực tế của từng loại vật liệu. Việc tớnh giỏ thực tế nhập, xuất kho cụ thể như sau:
* Tớnh giỏ nguyờn vật liệu nhập kho:
Nguồn nhập khẩu nguyờn vật liệu chớnh của Cụng ty chủ yếu là do mua ngoai trong đú nhập khẩu từ nước ngoài là 90%, nhập trong nước là 10%. Chớnh vỡ vậy, việc đỏnh giỏ trị giỏ thực tế của vật liệu nhập kho gồm:
Tổng hợp giỏ nhập khẩu: Đối với vật liệu nhập khẩu, doanh nghiệp phải tớnh thuế theo “giỏ CIF”* và tớnh thuế GTGT phải nộp ngõn sỏch Nhà nước của hàng nhập khẩu.
*Giỏ CIF là giỏ của hàng húa nhập khẩu tớnh tại biờn giới hải quan của nước nhập khẩu trước khi đúng bất kỳ loại thuế nhập khẩu hay thuế khỏc đỏnh vào hàng nhập khẩu. Giỏ CIF của hàng nhập khẩu khụng bao gồm phớ vận tải và phớ thương nghiệp để chuyờn chở hàng nhập khẩu trong phạm vi của nước nhập khẩu. Hàng nhập khẩu tớnh theo giỏ CIF bằng hàng nhập khẩu tớnh theo giỏ FOB cộng với phớ vận tải và phớ bảo hiểm giữa biờn giới hải quan của nước xuất khẩu và biờn giới hải quan của nước nhập khẩu.
Trị giá vốn thực tế của vật liệu nhập kho = Giá mua thực tế (không có thuế) + Chi phí mua thực tế + Thuế nhập khẩu và các loại thuế không
đ-ợc hoàn lại
-
Các khoản giảm trừ
Vớ dụ2.1: Ngày 31 thỏng 12 năm 2009, mua nguyờn vật liệu ngụ hạt của cụng ty TNHH sản xuất và thương mại Sao Mai. Theo hoỏ đơn GTGT số với số lượng 44.900kg và đơn giỏ là 4.850đ. Chi phớ kiểm dịch, cõn hàng, lưu bói, phớ nõng hàng… là 3.681.800đ, phớ vận chuyển là: 3.159.613đ, tiền bảo hiểm hàng hoỏ là: 372.580đ.
Vậy giỏ thực tế nhập kho là:
* Tớnh giỏ nguyờn vật liệu xuất kho:
Với đặc điểm sản phẩm sản xuất ra hàng loạt, nhu cầu về nguyờn vật liệu rất lớn cả về số lượng chủng loại, quỏ trỡnh nhập xuất diễn ra thường xuyờn. Cụng ty đó tớnh trị giỏ nguyờn vật liệu xuất theo phương phỏp bỡnh quõn, mà cụ thể là phương phỏp bỡnh quõn cả kỳ dự trữ.
Giỏ bỡnh quõn đơn vị
cả kỳ dự trữ = Trị giỏ thực tế NVL tồn đầu kỳ + Trị giỏ thực tế NVL nhập trong kỳ Số lượng NVL tồn đầu kỳ + Số lượng NVL nhập trong kỳ
Vớ dụ2.2: Tỡnh hỡnh nhập xuất tồn kho của nguyờn vật liệu ngụ hạt trong thỏng 12 năm 2009 như sau:
Tồn đầu thỏng 12 là: 447.271 kg và đơn giỏ 3.970,132.
Tớnh ra trị giỏ hàng tồn đầu thỏng 12 là : 1.775.724.775 đ
Số lượng nhập ngụ hạt trong thỏng 12 là: 745.465kg.Trị giỏ là: 3.186.508.921 đ Chi phớ vận chuyển nguyờn vật liệu Ngụ hạt trong thỏng 12 là: 34.000.000đ Chi phớ bảo hiểm nguyờn vật liệu Ngụ hạt trong thỏng 12 là: 4.009.000đ Chi phớ làm thủ tục nhập khẩu Ngụ hạt trong thỏng 12 là: 39.630.228đ => Trị giỏ nhập kho của ngụ hạt trong thỏng 12 là: 3.264.148.149đ Đơn giỏ bỡnh quõn ngụ hạt thỏng 12 năm 2009 là:
Đơn giỏ xuất kho =
1.775.724.775 + 3.264.148.149
= 4.225,47đ/kg
447.271 + 745.465
Ngày 1/12/2009, xuất vật tư xuống tổ sản xuất 2.280kg .
Trị giỏ hàng xuất kho là: 2.280 x 4.225,47 = 9.634.077đ Trị giỏ xuất kho Ngụ hạt thỏng 12 là:
819.979 kg x 4.225,47đ/kg = 3.464.798.550đ Trị giỏ thực tế NVL
xuất kho =
Số lượng NVL xuất
kho x
Đơn giỏ bỡnh quõn gia quyền cả kỳ
2.2.2. Kế toỏn chi tiết nguyờn vật liệu tại Cụng ty TNHH Thương mại VIC.
2.2.2.1 Thủ tục nhập- xuất kho nguyờn vật liệu.
* Trỡnh tự nhập kho:
Việc quản lý chặt chẽ nguyờn vật liệu nhập kho là vấn đề quan trọng, giỳp Cụng ty đảm bảo được tỡnh hỡnh cung cấp nguyờn vật liệu, đỏnh giỏ được việc thường xuyờn cung cấp nguyờn vật liệu, đỏnh giỏ được chi phớ đầu vào của Cụng ty. Do đú cỏc chứng từ húa đơn phải được lưu giữ đầy đủ theo quy định hiện hành.
Chứng từ sử dụng cho thủ tục nhập nguyờn vật liệu gồm: -Húa đơn GTGT.
-Phiếu nhập kho.
Trỡnh tự nhập kho:
Khi nguyờn vật liệu về đến Cụng ty, phũng kỹ thuật vật tư sẽ kiểm tra tớnh hợp lý, hợp lệ của húa đơn và tiến hành kiểm tra về mặt số lượng, chất lượng nguyờn vật liệu nhập kho khi tổ chức bốc xếp vào kho. Trong trường hợp nguyờn vật liệu nhập kho kộm phẩm chất, khụng đủ số lượng thỡ phải bỏo ngay với phũng kỹ thuật vật tư và cựng với bộ phận kiểm tra chất lượng tiến hành kiểm tra lại lụ hàng để cú biện phỏp xử lý kịp thời.
Phiếu nhập kho được lập khi cú đủ chữ ký của cỏc bờn cú liờn quan. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liờn:
Liờn 1: Lưu tại kho.
Liờn 2: Giao cho người giao hàng.
Liờn 3: Giao cho thủ kho để vào thẻ kho, rồi chuyển cho kế toỏn để vào sổ.
Đối với trường hợp nguyờn vật liệu nhập ngoại, phiếu nhập kho, thủ kho vẫn viết bỡnh thường. Tuy nhiờn quy trỡnh dữ liệu vào mỏy sẽ cú thờm cột thuế nhập khẩu.
*Trỡnh tự xuất kho:
Nguyờn vật liệu tại Cụng ty được dựng chủ yếu cho sản xuất, ngoài ra khi cú yờu cầu cú thể xuất bỏn hoặc xuất khỏc. Tuy nhiờn, cũng đũi hỏi cỏc chứng từ cú liờn quan đến nghiệp vụ xuất cũng phải được phờ chuẩn đầy đủ và hợp lệ.
Từ cỏc phiếu xuất kho, thủ kho vào thẻ kho để theo dừi mặt số lượng của nguyờn vật liệu xuất kho. Mỗi thẻ kho được mở cho từng loại nguyờn vật liệu.
Kế toỏn kiểm tra tớnh hợp phỏp hợp lệ của phiếu xuất kho (phải cú đủ chữ ký của người cú liờn quan), sau đú tớnh giỏ thực tế của nguyờn vật liệu xuất kho để điền vào phiếu.
Phiếu xuất kho được lập thành 2 liờn: Liờn 1: Lưu tại kho.
Liờn 2: Giao cho thủ kho để vào thẻ kho, rồi chuyển cho kế toỏn để vào sổ.
2.2.2.2 Phương phỏp kế toỏn chi tiết nguyờn vật liệu tại Cụng ty.
Kế toỏn chi tiết nguyờn vật liệu là cụng việc kết hợp chặt chẽ giữa việc hạch toỏn nghiệp vụ của thủ kho và việc ghi chộp kế toỏn tại phũng kế toỏn Cụng ty trong việc quản lý vật tư mà ở đú thủ kho cú trỏch nhiệm quản lý về mặt số lượng cũn kế toỏn kiểm soỏt cả mặt số lượng và giỏ trị.
Cụng việc hạch toỏn chi tiết là cụng việc khỏ phức tạp đũi hỏi phải phản ỏnh kịp thời, đầy đủ cả về mặt hiện vật và giỏ trị trong quỏ trỡnh kiểm soỏt cỏc loại nguyờn vật liệu.
Quỏ trỡnh nhập xuất tại Cụng ty diễn ra rất thường xuyờn liờn tục nờn hiện tại doanh nghiệp hạch toỏ chi tiết nguyờn vật liệu theo phương phỏp ghi thẻ song song. Trỡnh tự kế toỏn chi tiết nguyờn vật liệu tại Cụng ty được mụ tả theo sơ đồ 2.7.
Sơ đồ 2.7:Sơ đồ hạch toỏn chi tiết nguyờn vật liệu theo phương phỏp ghi thẻ song song.
Ghi chỳ: Ghi hàng ngày
Ghi cuối thỏng hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu kiểm tra Phiếu nhập kho
Thẻ kho
Phiếu xuất kho
Thẻ hoặc sổ chi tiết nguyờn vật liệu Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho Sổ kế toỏn tổng hợp
* Tại kho: Hàng ngày, thủ kho căn cứ vào cỏc chứng từ nhập, xuất nguyờn vật liệu ghi số lượng thực nhập, thực xuất vào thẻ kho, cuối thỏng tớnh ra số tồn kho ghi vào thẻ kho. Hàng ngày sau khi ghi thẻ kho, thủ kho phải chuyển toàn bộ chứng từ nhập, xuất kho về phũng kế toỏn. Đối với loại nguyờn vật liệu phục vụ cho nhu cầu riờng của từng đơn hàng thỡ khụng ghi thẻ kho.
*Tại phũng kế toỏn:
Tại phũng kế toỏn, kế toỏn phải theo dừi tỡnh hỡnh nhập-xuất nguyờn vật liệu theo cả chỉ tiờu số lượng và chỉ tiờu giỏ trị. Sau khi kiểm tra cỏc nội dung chủ yếu của chứng từ kế toỏn, khi đó đủ điều kiện, kế toỏn viờn ký tờn và trỡnh lónh đạo ký. Lónh đạo phũng kiểm tra lại lần nữa khi đó đủ điều kiện thỡ ký tờn. Khi đó đầy đủ dữ liệu và số liệu, kế toỏn vào cỏc sổ sỏch chứng từ liờn quan: sổ chi tiết nguyờn vật liệu.
Định kỳ 3 ngày kế toỏn sẽ xuống dưới kho để kiểm tra việc ghi chộp đồng thời nhận và hoàn chỉnh chứng từ. Sau đú phõn loại vật liệu và tiến hành nhập vào mỏy theo từng nghiệp vụ. Tại màn hỡnh giao diện chớnh chọn mục nhập dữ liệu, màn hỡnh nhập nguyờn vật liệu hiện ra. Tại ụ loại chứng từ ta cú thể chọn cỏc phiếu nhập, phiếu xuất. Khi cập nhật dữ liệu trờn mỏy, kế toỏn nhập số hiệu của chứng từ, ngày thỏng phỏt sinh nghiệp vụ và nội dung của chứng từ theo cỏc nội dung cài đặt sẵn trờn màn hỡnh.
Đối với vật liệu nhập kho, kế toỏn nhập số lượng, đơn giỏ, đơn vị khỏch hàng, sau đú mỏy sẽ tự động tớnh thành tiền.
Đối với nghiệp vụ xuất kho, kế toỏn nhập số liệu xuất, xỏc định đối tượng chi phớ, đơn giỏ xuất mỏy sẽ tự động tớnh theo phương phỏp bỡnh quõn cả kỳ dự trữ.
Sau khi cập nhật xong chứng từ vào mỏy, mỏy sẽ quản lý vật liệu theo tờn hoặc mó quy định. Khi muốn xem sổ chi tiết nào đú chỉ cần đỏnh tờn vật liệu hoặc mó của vật liệu đú. Ta cú thể xem chi tiết số liệu của từng loại vật liệu theo ngày, thỏng, năm .
Cỏc loại sổ cú thể xem là: Sổ chi tiết vật tư, Bảng cõn đối vật tư, bảng cõn đối vật tư theo mó.
Vớ dụ2.3:Ngày 08 thỏng 12 năm 2009, căn cứ vào tờ khai hải quan điển tử ( biếu số 2.3), đưa nguyờn vật liệu Khụ đậu Ấn Độ từ cảng Hải Phũng về nhập kho. Khi hàng chuyển giao về Cụng ty, phũng Kế hoạch vật tư sẽ tiến hành kiểm tra, nếu khụng cú gỡ sai phạm, nhõn viờn kế toỏn nguyờn vật liệu sẽ viết phiếu nhập kho (biểu số 2.4)
Ngày 31 thỏng 12 năm 2009, xuất kho nguyờn vật liệu Khụ đậu Ấn Độ theo phiếu xuất vật tư số 6816 (biểu số 2.5)
Từ cỏc phiếu nhập, phiếu xuất, thủ kho ghi vào thẻ kho của nguyờn vật liệu Khụ đậu Ấn Độ ( biểu số 2.6).
Đồng thời, kế toỏn cũng tiến hành nhập dữ liệu vào mỏy vi tớnh (biểu số 2.7,