- Về sổ sỏch kế toỏn: +Cụng ty chƣa lập sổ theo dừi chi tiết doanh thu, giỏ vốn hàng bỏn theo từng đối tƣợng khỏch hàng Điều này làm ảnh hƣởng đến việc theo
Kết chuyển 511
Kết chuyển 511911 111 131 … 911 795 650 … 16.190 16.190 … 12.871.050 10.523.500 … 1.120.125.000 Cộng số phỏt sinh quý 4/2009 50.690 1.120.125.000
Doanh thu thuần -Giỏ vốn hàng bỏn
-Lói gộp
1.120.125.000
1.014.210.000
105.915.000
- Sổ này cú ... trang, đỏnh số từ trang số 01 đến trang ... - Ngày mở sổ:...
Ngày... thỏng ... năm...
Ngƣời ghi sổ Kế toỏn trƣởng
Biểu 37
SỔ CHI PHÍ SẢN XUẤT, KINH DOANH
- Tài khoản: 632 - Tờn sản phẩm, dịch vụ: thộp gúc Năm 2009 Ngày thỏng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK ĐƢ Ghi nợ TK... Số hiệu Ngày thỏng Tổng số tiền Chia ra .... .... .... ... ... . 04/12 15/12 … 31/12 PX 32 PX 70 … PKT08/12 04/12 15/12 … 31/12 Bỏn thộp gúc cho cty CP thộp và vật tƣ HP
Bỏn thộp gúc cho nhà mỏy cơ khớ chớnh xỏc 11 … Kết chuyển 632911 156 156 … 911 11.983.035 10.120.000 … 1.014.210.000 - Số phỏt sinh quý 4/2009 1.014.210.000 - Cộng số phỏt sinh quý 4/2009 - Số dƣ cuối kỳ 1.014.210.000
- Sổ này cú ... trang, đỏnh số từ trang số 01 đến trang ... - Ngày mở sổ:...
Biểu 38.
SỔ CHI PHÍ SẢN XUẤT, KINH DOANH
- Tài khoản: 6422- CHI PHÍ QUẢN LÍ DOANH NGHIỆP Năm 2009 Ngày thỏng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK ĐƢ Ghi Nợ TK Số hiệu Ngày thỏng Tổng số tiền Chia ra 64221 64222 64223 64224 64225 64226 64227 64228 30/10 31/12 PC 89 … PKT08/12 30/10 31/12
Thanh toỏn tiền mua hàng cho trung tõm thiết bị văn phũng … Kết chuyển 642911 111 … 911 9.075.000 … 25.365.400 9.075.000 -Số phỏt sinh quý 4/2009 25.365.400 -Cộng số phỏt sinh quý 4/2009 -Số dƣ cuối kỡ 25.365.400
- Sổ này cú ... trang, đỏnh số từ trang số 01 đến trang ... - Ngày mở sổ:...
Biểu 39;
SỔ CHI PHÍ SẢN XUẤT, KINH DOANH
- Tài khoản: 6421- CHI PHÍ BÁN HÀNG Năm 2009 Ngày thỏng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK ĐƢ Ghi nợ TK Số hiệu Ngày thỏng Tổng số tiền Chia ra 64211 64212 64213 64214 64215 64217 64218 25/11 … 31/12 PC 95 … PKT07/12 25/11 … 31/12
Thuờ xe tải chở hàng cho cụng ty cổ phần thộp Hoà Phỏt ….. Kết chuyển 642911 111 … 911 2.348.715 …. 15.325.298 2.348.715 -Số phỏt sinh quý 4/2009 15.325.298 -Cộng số phỏt sinh quý 4/2009 15.325.298
- Sổ này cú ... trang, đỏnh số từ trang số 01 đến trang ... - Ngày mở sổ:...
3.2.1.2.Hoàn thiện chớnh sỏch chiết khấu tại Cụng ty.
Về chớnh sỏch ƣu đói trong tiờu thụ hàng hoỏ, thành phẩm.
Nhƣ đó trỡnh bày rừ tỏc dụng của cỏc chớnh sỏch ƣu đói trong tiờu thụ hàng hoỏ, thành phẩm. Để thu hỳt đƣợc nhiều khỏch hàng mới mà vẫn giữ đƣợc khỏch hàng lớn lõu năm, để tăng doanh thu, tăng lợi nhuận, Cụng ty nờn cú chớnh sỏch khuyến khớch khỏch hàng bằng cỏch ỏp dụng chớnh sỏch chiết khấu thƣơng mại , chiết khấu thanh toỏn
* Chiết khấu thƣơng mại: Là khoản tiền mà doanh nghiệp đó giảm trừ cho ngƣời mua hàng với khối lƣợng lớn theo thoả thuận về chiết khấu thƣơng mại đó ghi trờn hợp đồng kinh tế, hợp đồng mua bỏn hoặc cỏc cam kết mua bỏn hàng
Cụng ty cú thể ỏp dụng chiết khấu thƣơng mại trong một số trƣờng hợp sau - Đối với khỏch hàng thƣờng xuyờn ký kết hợp đồng cú giỏ trị lớn với cụng ty, cụng ty cú thể: Giảm giỏ trị hợp đồng theo tỷ lệ phần trăm nào đú trờn tổng trị giỏ hợp đồng
- Đối với khỏch hàng lần đầu cú mối quan hệ mua bỏn với cụng ty nhƣng mua hàng với khối lƣợng lớn, cụng ty cú thể ỏp dụng tỷ lệ chiết khấu cao hơn nhằm khuyến khớch khỏch hàng cú mối quan hệ thƣờng xuyờn hơn và thu hỳt cỏc khỏch hàng cú mối quan hệ mua bỏn với mỡnh, tạo lợi thế cạnh tranh với doanh nghiệp khỏc kinh doanh cựng một mặt hàng
Để hạch toỏn chiết khấu thƣơng mại cụng ty sử dụng tài khoản 521 - Chiết khấu thƣơng mại. Khi hạch toỏn phải đảm bảo: Chỉ hạch toỏn vào tài khoản này những khoản chiết khấu thƣơng mại mà ngƣời mua đƣợc hƣởng. Trong trƣờng hợp ngƣời mua hàng nhiều lần mới đạt mức chiết khấu thỡ khoản chiết khấu này đƣợc ghi giảm trừ vào giỏ bỏn trờn hoỏ đơn lần cuối cựng. Trƣờng hợp khỏch hàng khụng trực tiếp mua hàng hoặc khi số tiền chiết khấu thƣơng mại ngƣời mua đƣợc hƣởng lớn hơn số tiền bỏn hàng đƣợc ghi trờn hoỏ đơn bỏn hàng lần cuối cựng thỡ phải chi tiền chiết khấu thƣơng mại cho ngƣời mua
thƣơng mại, giỏ bỏn phản ỏnh trờn hoỏ đơn là giỏ đó giảm giỏ (đó trừ chiết khấu thƣơng mại) thỡ khoản tiền chiết khấu này khụng đƣợc hạch toỏn vào TK 521.
Tài khoản 521 - Chiết khấu thƣơng mại. Kết cấu của TK521:
Bờn nợ: Chiết khấu thƣơng mại đó chấp nhận thanh toỏn cho khỏch hàng.
Bờn cú: Cuối kỳ kế toỏn kết chuyển toàn bộ số chiết khấu thƣơng mại sang TK511 để xỏc định doanh thu thuần kỳ bỏo cỏo.
Tk521 khụng cú số dư.
TK 521 gồm 3 tài khoản cấp 2:
TK5211 – Chiết khấu hàng hoỏ TK5212 – Chiết khấu thành phẩm TK5213 – Chiết khấu dịch vụ Phƣơng phỏp hạch toỏn nhƣ sau:
- Phản ỏnh số chiết khấu thƣơng mại thực tế phỏt sinh trong kỳ, kế toỏn ghi: Nợ TK 521 - Chiết khấu thƣơng mại (Số tiền đó trừ thuế GTGT phải nộp) Nợ TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp
Cú TK 111,112 - Thanh toỏn ngay Cú TK 131 - Phải thu của khỏch hàng
- Cuối kỳ kết chuyển số tiền chiết khấu thƣơng mại đó chấp nhận cho ngƣời mua sang tài khoản 511 để xỏc định doan thu thuần
Nợ TK 511 - Doanh thu bỏn hàng và cung cấp dịch vụ Cú TK 521 - Chiết khấu thƣơng mại
Vớ dụ: trong quý 1, quý 2,quý 3 năm 2009 Cụng ty cơ khớ Ngụ Gia Tự thƣờng xuyờn kớ kết hợp đồng mua bỏn cú giỏ trị lớn đối với cụng ty, ngày 04/10/2009 cụng ty cơ khớ Ngụ Gia Tự mua sắt với tổng giỏ trị hợp đồng là 540.000.000 .Cụng ty dựng chiết khấu thƣơng mại chiết khấu cho Cụng ty cơ khớ Ngụ Gia Tự 1%
Định khoản : a.Nợ TK 521: 540.000.000x1%=5.400.000 Nợ TK 3331: 540.000 Cú TK 131 : 5.940.000 b.Nợ Tk 511 : 5.400.000 Cú TK 521: 5.400.000
*Chiết khấu thanh toỏn là số tiền giảm trừ cho ngƣời mua do ngƣời mua thanh toỏn tiền hàng trƣớc thời hạn quy định trong hợp đồng hoặc trong cam kết. Số tiền chiết khấu này đƣợc hạch toỏn vào TK 635 – Chi phớ hoạt động tài chớnh..
Kết cấu TK 635.Chi phớ tài chớnh
Bờn Nợ: Cỏc khoản chi phớ tài chớnh phỏt sinh trong kỡ. Bờn Cú :
+Cỏc khoản ghi giảm chi phớ tài chớnh.
+ Kết chuyển chi phớ tài chớnh để xỏc định kết quả kinh doanh.
TK635 khụng cú số dư.
Cụng ty nờn quy định thời gian thanh toỏn tiền hàng vớ dụ trong một thỏng. Để cụng ty thu đƣợc tiền sớm, trỏnh tỡnh trạng bị khỏch hàng chiếm dụng vốn cụng ty cú thể sử dụng chiết khấu thanh toỏn. Nhƣ vậy, cụng ty sẽ trỏnh khỏi tỡnh trạng bị chiếm dụng vốn, đồng thời làm tăng vũng quay của vốn giỳp doanh nghiệp nõng cao hiệu quả kinh doanh. Để ỏp dụng chiết khấu thanh toỏn trƣớc hết cụng ty cần xõy dựng chớnh sỏch chiết khấu phự hợp.
Sau khi xỏc định mức chiết khấu hợp lý, cụng ty cần thực hiện việc ghi chộp kế toỏn thụng qua TK 635 -Chi phớ tài chớnh (phản ỏnh khoản chi phớ cty phải chịu do giảm trừ khoản phải thu do khỏch hàng thanh toỏn trƣớc thời hạn)
Hàng thỏng, kế toỏn tổng hợp căn cứ vào chứng từ ghi chộp cỏc khoản chiết khấu thanh toỏn dành cho từng khỏch hàng để ghi vào sổ sỏch theo định khoản sau:
Nợ TK 635
Vớ du: Trong thỏng 11 cty CP thộp và vật tư HP cũn nợ cụng ty là 263.860.686 đ..hạn trả vào 30/12/2009
- cụng ty CP thộp và vật tư HP thanh toỏn tiền hàng cho cụng ty vào ngày 02/12/2009.Cụng ty chiết khấu thanh toỏn cho khỏch hàng là 1%.đó thanh toỏn cho khỏch hàng bằng tiền mặt.
Nợ TK 635 : 263.860.686 x 1%=2.638.606
Cú TK 111 :2.638.606
3.2.1.3.Hoàn thiện về lập dự phũng phải thu khú đũi.
Cụng ty phải theo dừi và thu hồi cụng nợ đỳng hạn, cú những biện phỏp tớch cực đũi nợ nhƣng vẫn chỳ ý giữ gỡn mối quan hệ với khỏch hàng. Cụng ty nờn tiến hành trớch lập dự phũng cỏc khoản phải thu khú đũi để trỏnh những rủi ro trong kinh doanh khi khỏch hàng khụng cú khả năng thanh toỏn. Dự phũng phải thu khú đũi đƣợc phản ỏnh vào tài khoản 139.
*Theo thụng tƣ 228 /2009/TT-BTC ngày 07/12/2009 dự phũng nợ phải thu khú đũi thoả món điều kiện sau:
Điều kiện: là cỏc khoản nợ phải thu khú đũi đảm bảo cỏc điều kiện sau:
- Khoản nợ phải cú chứng từ gốc, cú đối chiếu xỏc nhận của khỏch nợ về số tiền cũn nợ, bao gồm: hợp đồng kinh tế, khế ƣớc vay nợ, bản thanh lý hợp đồng, cam kết nợ, đối chiếu cụng nợ và cỏc chứng từ khỏc.
Cỏc khoản khụng đủ căn cứ xỏc định là nợ phải thu theo quy định này phải xử lý nhƣ một khoản tổn thất.
- Cú đủ căn cứ xỏc định là khoản nợ phải thu khú đũi:
+ Nợ phải thu đó quỏ hạn thanh toỏn ghi trờn hợp đồng kinh tế, cỏc khế ƣớc vay nợ hoặc cỏc cam kết nợ khỏc.
+ Nợ phải thu chƣa đến thời hạn thanh toỏn nhƣng tổ chức kinh tế (cỏc cụng ty, doanh nghiệp tƣ nhõn, hợp tỏc xó, tổ chức tớn dụng..) đó lõm vào tỡnh trạng phỏ sản hoặc đang làm thủ tục giải thể; ngƣời nợ mất tớch, bỏ trốn, đang bị cỏc cơ quan phỏp luật truy tố, giam giữ, xột xử, đang thi hành ỏn hoặc đó chết.
Doanh nghiệp phải dự kiến mức tổn thất cú thể xảy ra hoặc tuổi nợ quỏ hạn của cỏc khoản nợ và tiến hành lập dự phũng cho từng khoản nợ phải thu khú đũi, kốm theo cỏc chứng cứ chứng minh cỏc khoản nợ khú đũi núi trờn. Trong đú:
- Đối với nợ phải thu quỏ hạn thanh toỏn, mức trớch lập dự phũng nhƣ sau: + 30% giỏ trị đối với khoản nợ phải thu quỏ hạn từ trờn 6 thỏng đến dƣới 1 năm. + 50% giỏ trị đối với khoản nợ phải thu quỏ hạn từ 1 năm đến dƣới 2 năm. + 70% giỏ trị đối với khoản nợ phải thu quỏ hạn từ 2 năm đến dƣới 3 năm. + 100% giỏ trị đối với khoản nợ phải thu từ 3 năm trở lờn.
- Đối với nợ phải thu chƣa đến hạn thanh toỏn nhƣng tổ chức kinh tế đó lõm vào tỡnh trạng phỏ sản hoặc đang làm thủ tục giải thể; ngƣời nợ mất tớch, bỏ trốn, đang bị cỏc cơ quan phỏp luật truy tố, giam giữ, xột xử hoặc đang thi hành ỏn hoặc đó chết… thỡ doanh nghiệp dự kiến mức tổn thất khụng thu hồi đƣợc để trớch lập dự phũng.
- Sau khi lập dự phũng cho từng khoản nợ phải thu khú đũi, doanh nghiệp tổng hợp toàn bộ khoản dự phũng cỏc khoản nợ vào bảng kờ chi tiết để làm căn cứ hạch toỏn vào chi phớ quản lý của doanh nghiệp.
Xử lý khoản dự phũng:
- Khi cỏc khoản nợ phải thu đƣợc xỏc định khú đũi, doanh nghiệp phải trớch lập dự phũng theo cỏc quy định nhƣ trờn đó nờu;
+ nếu số dự phũng phải trớch lập bằng số dƣ dự phũng nợ phải thu khú đũi , thỡ doanh nghiệp khụng phải trớch lập;
+ Nếu số dự phũng phải trớch lập cao hơn số dƣ khoản dự phũng nợ phải thu khú đũi, thỡ doanh nghiệp phải trớch thờm vào chi phớ quản lý doanh nghiệp phần chờnh lệch;
+Nếu số dự phũng phải trớch lập thấp hơn số dƣ khoản dự phũng nợ phải thu khú đũi, thỡ doanh nghiệp phải hoàn nhập phần chờnh lệch ghi giảm chi phớ quản lý doanh nghiệp.
- ngày 31/5/2009 Cụng ty Cổ phần thộp và vật tƣ Hải Phũng phải thanh toỏn hết số tiền nợ mua hàng là 120.000.000
-Ngày 31/12/2008 Cụng ty Cổ phần thộp Hoà phỏt phải thanh toỏn hết số tiền nợ mua hàng là 210.000.000
Tớnh đến ngày 31/12/2009 cụng ty đều cú nợ phải thu quỏ hạn thanh toỏn của 2 cụng ty trờn.
Mức trớch lập dự phũng nhƣ sau:
+Đối với Cụng ty Cổ phần thộp và vật tƣ Hải Phũng quỏ hạn 7 thỏng là 120.000.000x30%=36.000.000
Nợ TK642: 36.000.000 Cú TK139: 36.000.000
+Đối với Cụng ty thộp Hoà Phỏt quỏ hạn 1 năm là 210.000.000x50%=105.000.000
Nợ TK 642: 105.000.000 Cú TK 139 : 105.000.000
3.2.1.4..Hoàn thiện về vận dụng phần mềm trong tổ chức hạch toỏn kế toỏn
Ngày nay khi cụng nghệ tin học ngày càng phỏt triển thỡ việc ứng dụng tin học vào đời sống xó hội đó và đang trở thành một xu hƣớng đỳng đắn, trong đú đối với cụng tỏc kế toỏn núi riờng là một tất yếu. Bởi vỡ khi ứng dụng mỏy tớnh vào cụng tỏc kế toỏn sẽ vừa đảm bảo yờu cầu quản lý, giảm bớt khối lƣợng ghi chộp và tớnh toỏn.
Hỡnh thức kế toỏn mà cụng ty ỏp dụng là hỡnh thức “Nhật kớ chung”, hỡnh thức này số lƣợng trựng lặp ghi sổ rất nhiều, cồng kềnh nờn việc ỏp dụng phần mềm vi tớnh là rất phự hợp. Phần mềm kế toỏn phải đƣợc thiết kế theo nguyờn tắc ghi sổ của hỡnh thức “Nhật kớ chung”.
Sử dụng phần mềm kế toỏn trờn mỏy vi tớnh giảm thiểu tối đa việc nhầm lẫn trong tớnh toỏn, ghi chộp kế toỏn, đảm bảo đƣợc chớnh xỏc, trung thực cao, tiết kiệm đƣợc nhõn lực và chi phớ, thuận lợi cho cụng tỏc kiểm tra, theo dừi hạch toỏn
kế toỏn.
Cụng ty cú thể mua phần mềm kế toỏn ở cỏc Cụng ty phần mềm nổi tiếng nhƣ phần mềm MiSA, phần mềm kế toỏn Việt,…