Sơ đồ 2.1. SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN Lí CỦA CễNG TY
Mối quan hệ chỉ đạo,chỉ đạo tỏc nghiệp
Mối quan hệ hỗ trợ theo chức năng giữa cỏc đơn vị
Cơ cấu tổ chức thể hiện cỏch thức quản lý của cụng ty trong đú cỏc hoạt động của tổ chức được phõn cụng giữa cỏc phõn hệ, bộ phận và cỏ nhõn. Nú xỏc định rừ mối quan hệ tương quan giữa cỏc hoại động cụ thể, những nhiệm vụ, quyền hạn và
Phũng Marke ting & DVKT Phũng Kinh doanh Tiờu thụ Px Cơ điện Bao bỡ Sửa chữa Phũng Kế hoạch Tài vụ Phũng Tổ chức Hành chớnh Phũng Kế hoạch Vật tư Phũng Kỹ thuật TT thực nghiệm Phũng Đảm bảo Chất lượng ( QA ) Px Sản xuất Sơn Nhựa Phú Tổng Giỏm Đốc Sản xuất và nội chớnh Tổng Giỏm Đốc
trỏch nhiệm gắn liền với cỏ nhõn, bộ phận, phõn hệ của tổ chức và cỏc mối quan hệ quyền lực bờn trong tổ chức. Chớnh vỡ vậy, để phỏt huy tối đa năng lực cỏn bộ nhõn viờn và nõng cao năng suất lao động cụng ty cổ phần Sơn Hải Phũng đó chọn cơ cấu tổ chức bộ mỏy hoạt động theo mụ hỡnh trực tuyến – chức năng.
Như vậy cú thể thấy ưu điểm lớn nhất của cơ cấu tổ chức trong cụng ty là mỗi bộ phận, mỗi phũng ban trong Cụng ty đều cú sự hỗ trợ, tương tỏc và kết hợp tương đối hoàn chỉnh. Với bọ mỏy này, cụng ty tập trung được năng lực giải quyết cỏc vấn đề và cú điều kiện chuyờn mụn húa sõu, khắc phục hiện tượng chi huy chồng chộo, cụng việc được phõn bổ một cỏch hợp lý cho cỏc bộ phận phũng ban và cỏ nhõn.
Tuy nhiờn cơ cấu này vẫn tồn tại những hạn chế:
_ Thường dẫn đến mõu thuẫn giữa cỏc bộ phận, phũng ban khi dề ra chỉ tiờu và chiến lược.
_ Chuyờn mụn húa quỏ mức và tạo ra cỏch nhỡn quỏ hạn hẹp ở cỏc cỏn bộ quản trị. _ Thiếu sự phối hợp hành động giữa cỏc phũng ban chức năng.
Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận:
Tổng Giỏm Đốc:
+ Xõy dựng và cụng bố chớnh sỏch chất lượng, phờ duyệt cỏc mục tiờu chất lượng. + Điều hành cỏc cuộc họp xem xột của lónh đạo đối với hệ thống chất lượng theo định kỳ.
+ Cung cấp nguồn lực cần thiết để xõy dựng , ỏp dụng và duy trỡ hệ thống chất lượng của cụng ty.
+ Xõy dựng chiến lược, mục tiờu phỏt triển của cụng ty .Chỉ đạo, điều hành cụng ty thực hiện chiến lược đề ra.
+ Phõn cụng trỏch nhiệm cho cỏc trưởng đơn vị, ủy quyền chỉ đạo điều hành cho cỏc phú giỏm đốc trong cỏc hoạt động sản xuất kỹ thuật, nghiờn cứu phỏt triển…trực tiếp chỉ đạo cho cỏc hoạt động kế hoạch vật tư, tiờu thụ, dịch vụ kỹ thuật, tổ chức nhõn sự và tài vụ, ủy quyền chỉ đạo khi vắng mặt.
+ Phờ duyệt cỏc hợp đồng kinh tế, cỏc quyết định về nhõn sự, cỏc kế hoạch đào tạo cỏn bộ cụng nhõn viờn, cỏc cam kết về chất lượng.
+ Chủ tịch hội đồng đỏnh giỏ năng lực cỏc nhà thầu phụ.
+ Phờ duyệt cỏc chương trỡnh cải tiến chất lượng, dự ỏn phỏt triển cụng ty. Phú Tổng Giỏm Đốc:
+ Chỉ đạo cỏc phõn xưởng triển khai sản xuất theo kế hoạch. + Chỉ đạo và phờ duyệt cỏc định mức lao động.
+ Chịu trỏch nhiệm chỉ đạo về cụng tỏc an toàn lao động, phũng chỏy, chữa chỏy, bảo vệ mụi trường, phũng chống lũ lụt…
+ Ký cỏc văn bản thuộc phạm vi được phõn cụng về sản xuất và nội chớnh.
+ Ra lệnh đỡnh chỉ sản xuất trong trường hợp khụng đảm bảo an toàn về ngườivà thiết bị.
+ Chỉ đạo cụng việc khi giỏm đốc đi cụng tỏc. + Chỉ đạo công tác kỹ thuật
+ Xây dựng thủ tục, xem xét hợp đồng tiêu thụ sản phẩm, dịch vụ sản phẩm.
+ Lập kế hoạch tiếp thị nghiên cứu phát triển thị trờng tiêu thụ sản phẩm và kế hoạch dịch vụ kỹ thuật hàng tháng cho công ty.
+ Cập nhật xử lý các dữ liệu thị trờng, khách hàng kết hợp với tiêu thụ, lên nhu cầu gửi các phòng có liên quan như: Kế hoạch, kỹ thuật, đảm bảo chất lượng.
+ Tiếp nhận mọi yêu cầu phục vụ khách hàng, tổ chức thực hiện bán hàng thoả mãn mọi nhu cầu của khách hàng về sản phẩm sơn (kể cả xuất khẩu).
+ Tổ chức nghiên cứu khai thác mở rộng thị trờng, thị trờng cạnh tranh , thoả mãn mọi nhu cầu của khách hàng trong nước và đề xuất với giám đốc chiến lược phát triển thị trường.
+ Tổ chức thực hiện dịch vụ t vấn kỹ thuật sau bán hàng. Theo dõi hệ thống khách hàng đã được phục vụ thờng xuyên và định kỳ. Đánh giá chất lợng sản phẩm của công ty sau khi bán và đề xuất với công ty các giải pháp cải tiến sản phẩm.
+ Quản lý, duy trỡ, thực hiện kiểm soỏt tài liệu, hồ sơ chất lượng thuộc phạm vi sử dụng. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Biên soạn và cải tiến thờng xuyên hệ thống tài liệu phục vụ đầy đủ cho công việc bán hàng, dịch vụ t vấn kỹ thuật, đào tạo dịch vụ kỹ thuật, hớng dẫn giám sát kỹ thuật thi công, hội thảo, hội chợ triển lãm, quảng cáo để tiếp thị sản phẩm.
+ Tham mưu cho giỏm đốc về chiến lược phỏt triển thị trường, thị phần, kiến nghị với cỏc bộ phận liờn quan giải quyết cho phự hợp.
+ Quản lý trực tiếp các chi nhánh và đại diện.
+ Quản lý và bảo quản sản phẩm trong vận chuyển, lưu kho, quản lý phương tiện vận chuyển.
Chức năng cỏc phũng ban nghiệp vụ
- Phũng kinh doanh : Tham mưu và giỳp phú giỏm đốc xõy dựng chiến lược SXKD, tổ chức kinh doanh của cỏc sản phảm của cỏc đơn vị.Tạo nguồn hàng, điều hành cỏc khõu xuất nhập khẩu hàng húa , vận chuyển hàng húa đến cỏc cửa hàng đại lớ , khỏch hàng, quản lớ hàng xuất nhập khẩu , húa đơn chứng từ, hệ thống theo dừi, bỏo cỏo… Tổ chức hoạt động tốt hoạt động marketing để duy trỡ và mở rộng thị trường, đa dạng húa hỡnh thức dịch vụ, tăng hiệu quả kinh doanh.
- Phòng Kế toán tài vụ : Hạch toán, thống kê các hoạt động SXKD theo quy định của Nhà n-ớc. Phân tích các hoạt động sản xuất kinh doanh. Th-ờng xuyên cung cấp cho Giám đốc tình hình tài chính, nguồn vốn, hiệu quả sử dụng vốn. Lập kế hoạch về vốn và tạo vốn cho các hoạt động SXKD của Công ty.
- Các phân x-ởng : Tổ chức sản xuất theo kế hoạch của Công ty, khai thác có hiệu quả cơ sở vật chất kỹ thuật hiện có, nguồn nhân lực đ-ợc giao để sản xuất đủ mặt hàng cho Công ty theo định mức vật t- quy định, đảm bảo chất l-ợng, an toàn cho ng-ời lao động, nâng cao hiệu quả sản xuất. - Phòng tổ chức HC :Tham m-u, giúp việc cho Giám đốc về công tác sắp xếp bố trí CBCNV đáp ứng yêu cầu SXKD đề ra. Xây dựng cơ chế trả l-ơng hợp lý với mục đích khuyến khích ng-ời lao động và quản lý kiểm tra xử lý những tr-ờng hợp bất hợp lý, có kế hoạch đào tạo nâng cao chất l-ợng lao
- Phòng kỹ thuật : Tham m-u, giúp việc cho Giám đốc về việc xây dựng các kế hoạch khoa học kỹ thuật và môi tr-ờng, xây dựng và quản lý định mức vật t-, quản lý tốt công nghệ sản xuất và công tác thiết bị. Đa dạng hóa sản phẩm, cải tiến chất l-ợng và mẫu mã sản phẩm phù hợp với việc vận chuyển và sở thích ng-ời tiêu dùng. Duy trì chất l-ợng sản phẩm ổn định, giảm tỷ lệ phế phẩm và tiêu hao nguyên nhiên vật liệu. Đề xuất với Giám đốc về việc triển khai các kế hoạch đầu t- XDCB nhằm không ngừng nâng cao năng lực và phân cấp sản phẩm, cải thiện môi tr-ờng làm việc.