II. Các giải pháp để làm việc theo nhóm hiệu quả
1.Nhóm giải pháp chủ quan
1.2. Giải pháp cho trưởng nhóm
Để nhóm làm việc hiệu quả thì nhóm phải hội đủ những kỹ năng mà công việc cần và điều không thể thiếu được của mỗi nhóm là phải chọn ra được một trưởng nhóm thực sự có năng lực và biết cách tổ chức, điều hành nhóm hiệu quả. Tuy không phải là cấp trên, nhưng người trưởng nhóm lại giữ bốn vai trò quan trọng quyết định sự thành công của nhóm, đó là: Người khởi xướng, người làm gương, người thương thảo và người huấn luyện.Với những vai trò này đòi hỏi một trưởng nhóm phải biết thu hút, định hướng hành động cho các thành viên, là người biết bằng hành vi của mình thiết lập tiêu chuẩn để những người khác phấn đấu, là người giải quyết nhưng mâu thuẫn nảy sinh trong khi làm việc giữa các thành viên và còn là người có khả năng huấn luyện một số kỹ năng cần
thiết cho những người khác. Vậy một trưởng nhóm cần phải có những giải pháp trợ giúp như sau:
Thứ nhất, Người trưởng nhóm phải có khả năng đảm nhận các chức năng đó là:
+ Kích thích tinh thần làm việc của cả nhóm, tạo sự hưng phấn cho các hoạt động của nhóm, tạo ra sự phối hợp và hòa đồng trong toàn nhóm, yêu cầu các thành viên khác phải thực hiện và tuân theo các nguyên tắc điều phối và hoạt động của nhóm.
+ Theo dõi thường xuyên hoạt động của cả nhóm, quản lý nhóm, thông báo đầy đủ các thông tin liên quan đến công việc của nhóm, phân công nhiệm vụ và trách nhiệm cho những người khác phù hợp với khả năng mỗi người và tiến trình thực hiện công việc.
+ Hướng dẫn các thành viên trong nhóm thực hiện nhiệm vụ theo chương trình và kế hoạch cụ thể của nhóm, đặc biệt là hoàn thành đúng thời gian và đảm bảo chất lượng.
+ Tham dự các buổi học rèn luyện kỹ năng dành cho trưởng nhóm, tìm kiếm lời khuyên và sự hỗ trợ từ bên ngoài khi cần thiết, làm cầu nối giữa các thành viên trong nhóm và giữa nhóm với bên ngoài.
Thứ hai, Trưởng nhóm đóng vai trò xây dựng nhóm và điều hành hoạt động của cả nhóm, thể hiện qua các nhiệm vụ cụ thể:
+ Tập hợp những cá nhân xuất sắc. Khả năng làm việc của những nhân viên hàng đầu và phù hợp với công việc có thể mang lại kết quả mỹ mãn nên đừng ngần ngại để tìm kiếm cho nhóm các thành viên “có sạn trong đầu” và phù hợp. Một người giỏi bang 3 người trung bình, đừng quá quan tâm đén số lượng và phải tìm hiểu rõ tính cách, động cơ làm việc của những người được lựa chọn cũng như năng lực chuyên môn của họ.
+ Phân công nhiệm vụ phù hợp với khả năng và động cơ. Đây là một sự đảm bảo chắc chắn cho các nhiệm vụ được hoàn thành hiệu quả nhất. Bạn có thể giúp các nhân viên khám phá ra động cơ làm việc và khả năng của họ qua giao tiếp giao việc và thử việc…
+ Đảm bảo sự cân bằng trong tính cách giữa các cá nhân, điều này sẽ thúc đẩy mối quan hệ tốt đẹp trong nhóm. Luôn đề cao tinh thần tập thể, lựa chọn thành viên có chuyên môn cao đồng thời với khả năng thích ứng và linh hoạt với công việc cũng như với những người khác.
+ Kiểm soát và điều chỉnh kịp thời. Bạn phải luôn sâu sát mọi hoạt động của nhóm để phát hiện và có điều chỉnh kịp thời, hợp lý kể cả trong công việc cũng như các mối quan hệ của các thành viên trong nhóm. Cần tổ chức các buổi thảo luận công khai, có quy mô để các thành viên có cơ hội đóng ghóp ý kiến và trình bày quan điểm của mình.
+ Gây dựng lòng tin đối với những người khác. Không nên vạch lá tìm sâu và khiển trách tùy tiện, phải biết biểu dương và đánh giá cao sự đóng ghóp của người khác. Biết chấp nhận sai sót của mọi người, coi đó như một cách để học hỏi.
+ Chặt chẽ trong công việc và thân mật với mọi người. Tạo cơ hội cho các thành viên phát huy tối đa khả năng của mình. Động viên các thành viên trong nhóm khi họ gặp thất bại và cho phép họ sửa sai. Đặt con người lên hàng đầu, cư xử chân thành với các nhóm viên.
+ Nhắc nhở thường xuyên và kiểm tra sự thực hiện của các thành viên trong nhóm.
Thứ ba, Sắp xếp chương trình làm việc cho nhóm theo các bước cụ thể và thực hiện một cách hiệu quả. Tổ chức các cuộc họp nhóm định kỳ theo kế hoạch và để đảm bảo cho các cuộc họp diễn ra thành công, người trưởng nhóm cần thực hiện một số việc sau:
+ Nên có những dự kiến chương trình buổi họp trước về nội dung, cách thức và thời gian cụ thể. Cần dự kiến cả quỹ thời gian thực hiện và kết thúc chương trình cũng như hoàn thành công việc của nhóm.
+ Cần tóm tắt được những điểm chính cần phải làm trong cuộc họp xem mình cần phải làm gì, trách nhiệm ra sao. Phải giữ sao cho cuộc họp đi đúng hướng cần giải quyết, tránh việc các thành viên đi chệch hướng khi thảo luận vấn đề và
chứng tỏ sự quan tâm đến tiến trình hoạt động của nhóm và những vấn đề cần tiếp tục giải quyết.
+ Biết lắng nghe và chọn lọc ý kiến của các thành viên đưa ra, cởi mở đầu óc và đánh giá một cách khách quan những thông tin mà người khác cung cấp để có thể tổng hợp và thống nhất ý kiến của các nhóm viên, đề ra phương hướng giải quyết vấn đề tốt nhất. Tránh tình trạng đánh giá sai lầm hoặc thiên vị giữa các thành viên, có thể góp ý một cách khó léo để các thành viên cảm thấy sự công bằng trong nhóm.
+ Khởi xướng vấn đề ngắn gọn, súc tích nhưng đảm bảo đầy đủ và mọi người thấu hiểu hết. Đặt vấn đề theo nguyên tắc điểu khiển và nếu có thể thì nên sử dụng các bảng, các biểu dễ thấy giúp giảm thiểu thời gian trong việc trình bày vấn đề, giảm thời gian trống trong khi họp.
Ngoài ra, nhóm trưởng cần học cách trình bày vấn đề rõ ràng, nhanh gọn mà đặc biệt là phải có kỹ năng trình bày, giao tiếp và nhanh nhạy trong các tình huống, có thể xoa nhẹ không khí căng thẳng của nhóm khi tranh luận.
Trên đây là những giải pháp cụ thể để khắc phục các nguyên nhân chủ quan hạn chế khả năng làm việc theo nhóm của sinh viên hiện nay. Nhưng có lẽ giải pháp tốt nhất đối với sinh viên hiện nay là rèn luyện kỹ năng này ngay từ trên giảng đường. Học nhóm trên giảng đường, tại sao không? Việc học kiểu này sẽ giúp mỗi người hiểu sâu vấn đề hơn, học hỏi được nhiều kinh ngiệm phục vụ cho kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả.