2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển
Những năm qua, kinh doanh xăng dầu đó đạt được những kết quả to lớn, nhưng khú khăn tồn tại cũn nhiều, sự chuyển đổi cơ chế kinh doanh xăng dầu tiến hành chưa mạnh mẽ so với một số lĩnh vực khỏc. Hiện nay, xăng dầu sử dụng và tiờu dựng trong nước chủ yếu được nhập từ nước ngoài. Đõy là một mặt hàng cú tỷ trọng lớn trong những mặt hàng nhập khẩu ở nước ta. Đặc biệt là trong sự nghiệp cụng nghiệp hoỏ, hiện đại hoỏ đất nước đũi hỏi nhu cầu xăng dầu ngày một tăng nhanh đang dặt ra những yờu cầu mới rất bức xỳc.
Cụng ty CPTM Gia Trang được thành lập đó phỏt huy tinh thần chủ động, đạt được những tiến bộ vượt bậc, giữ vững vai trũ chủ đạo, ổn định thị trường, giỏ cả, mở rộng mạng lưới cung ứng xăng dầu phục vụ sản xuất và sinh hoạt của Hải Phũng và cỏc vựng lõn cận, tham gia tớch cực vào cụng cuộc cụng nghiệp hoỏ, hiện đại hoỏ đất nước.
Dưới đõy là phần giới thiệu về quỏ trỡnh hỡnh thành và phỏt triển của doanh nghiệp.
2.1.1.1.Thông tin cơ bản về doanh nghiệp
Tờn doanh nghiệp: Cụng ty cổ phần thương mại Gia Trang
Địa chỉ: Số 143 Đường Hà Nội – P. Sở Dầu – Q. Hồng Bàng - Hải Phũng Điện thoại: 031.3527442 Fax: 031.3540662
Tài khoản giao dịch: 10210000271071 tại Ngõn hàng Cụng thương HP Mó số thuế: 0200545145
2.1.1.2. Thời điểm thành lập và quá trình phát triển
Giấy chững nhận đăng ký kinh doanh do Sở kế hoạch đầu tư Hải Phũng cấp, Cụng ty cú vốn điều lệ là 3.800.000.000đồng.
Cụng ty kinh doanh, cung ứng xăng dầu phục vụ cỏc đơn vị sản xuất, quốc phũng, cỏc nhu cầu sinh hoạt trờn địa bàn Hải Phũng và cỏc khu vực lõn cận.
Cho đến nay cụng ty CPTM Gia Trang đó hoạt động được 6 năm và trước những khú khăn thử thỏch của cơ chế thị trường với sự cạnh tranh gay gắt vỡ mới bước vào kinh doanh nờn cụng ty găp khụng ớt khú khăn. Song cụng ty đó từng bước khẳng định vị trớ của mỡnh. Với đội ngũ cỏn bộ cụng nhõn viờn khụng nhiều chỉ hơn 30 người. Song doanh thu hàng năm của cụng ty đó lờn tới hàng trăm tỷ - đõy là một thành cụng rất lớn của cụng ty. Thời gian qua đó phỏt triển mạng khỏch hàng đại lý bỏn lẻ xăng dầu quanh khu vực HP và cỏc tỉnh lõn cận tương đối mạnh vế số lượng khỏch hàng và chất lượng đảm bảo. Việc mở rộng thị trường khỏch hàng của cụng ty đồng nghĩa với sự phỏt triển thuơng hiệu và sự lớn mạnh của cụng ty. Cụng ty để chứng tỏ thuơng hiệu của ngành trờn thị trường xăng dầu đó đầu tư làm biểu hiện cho một số khỏch hàng đại lý bỏn lẻ xăng dầu bổ xung như: Trường dạy nghề số 3 - Bộ quốc phũng, cụng ty TNHH Vinh Nam, Doanh nghiệp tư nhõn Hải Biờn...
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của công ty
Cụng ty kinh doanh xăng dầu cỏc loại a. Chức năng:
Tổng đại lý xăng dầu: Vận tải về cung ứng xăng, dầu cho cỏc đại lý và cỏc cửa hàng bỏn lẻ xăng, dầu.
Cụng ty kinh doanh mặt hàng là xăng dầu, đú là khối lượng xăng dầu lớn được vận chuyển và bảo quản theo yờu cầu của khỏch hàng. Vỡ cụng ty kinh doanh dịch vụ nờn mỗi tấn hàng được vận chuyển là một đơn vị sản phẩm, khụng trực tiếp sản xuất nờn nguyờn liệu đầu vào chủ yếu là xăng dầu, mỡ, nhớt...
b. Nhiệm vụ:
- Đảm bảo giỏ, nõng cao chất lượng phục vụ, đỏp ứng nhu cầu của khỏch hàng. - Mở rộng và phỏt triển kinh doanh, thực hiện đầy đủ cỏc nghĩa vụ đối với Nhà nước.
- Lập quy hoạch tổng thể, kế hoạch đầu tư, xõy dựng và từng bước đổi mới cơ sở vật chất kỹ thuật, hệ thống trang thiết bị hiện đại.
- Bảo đảm an toàn về hàng hoỏ, an toàn trong vận chuyển con người bảo vệ mụi trường, trật tự an toàn xó hội trong khu vực.
2.1.3. Cơ cấu tổ chức
Việc tổ chức kinh doanh một cỏch khoa học hợp lý phự hợp với cụng nghệ kinh doanh của từng doanh nghiệp là việc hết sức quan trọng. Gắn liền với mỗi loại hỡnh kinh doanh khỏc nhau, cụng nghệ khỏc nhau đũi hỏi việc tổ chức bộ mỏy quản lý khỏc nhau, yờu cầu bộ mỏy kế toỏn phải phải phự hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp cú như vậy thỡ hiệu quả kinh doanh mới đạt hiệu quả cao.
Để đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh hiệu quả, Cụng ty đó xõy dựng một bộ mỏy tổ chức quản lý và điều hành hoạt động SXKD theo đỳng quy định của luật doanh nghiệp.
Hội đồng quản trị của cụng ty hoạt động chuyờn trỏch: là bộ phận thường xuyờn quản lý, giỏm sỏt mọi sự điều hành của Giỏm đốc cụng ty. Chủ tịch hội đồng quản trị kiờm Giỏm Đốc của cụng ty, được toàn quyền quyết định trong phạm vi quyền hạn của mỡnh đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của cụng ty và hoàn toàn chịu trỏch nhiệm trước Hội đồng quản trị và Phỏp luật Nhà nước về mọi sự quản lý, điều hành của mỡnh đối với cụng ty
Sơ đồ bộ máy tổ chức quản lý của công ty
Bộ mỏy quản lý của doanh nghiệp gồm những bộ phận sau:
Hội đồng quản trị: Là cơ quan quản trị cao nhất của doanh nghiệp giữa hai kỳ đại hội cổ đụng.
Giỏm đốc kiờm chủ tịch hội đồng quản trị: Là người điều hành hoạt động
kinh doanh hàng ngày của cụng ty theo đỳng phỏp luật nhà nước quy định chịu trỏch nhiệm trước hội đồng quản trị về việc thực hiện quyền và nhiệm vụ được giao.
Phú giỏm đốc: là người giỳp việc cho giỏm đốc, cú trỏch nhiệm hoàn thành nhiệm vụ được giỏm đốc phõn cụng và chịu trỏch nhiệm trước giỏm đốc
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ CHỦ TỊCH HĐQT (GIÁM ĐỐC) PHể GIÁM ĐỐC Phũng kinh doanh Phũng kế toỏn Phũng tổ chức hành chớnh Kho Cửa hàng
về cụng tỏc chỉ đạo điều hành nhiệm vụ đú.
Phũng kinh doanh: tham mưu và giỳp việc cho giỏm đốc về việc xõy dựng chiến lược sản xuất kinh doanh, tổ chức kinh doanh cỏc mặt hàng đó sản xuất, khai thỏc kinh doanh cỏc mặt hàng khỏc (nếu cú thể) để tận dụng cơ sở vật chất, thị trường hiện cú, tạo nguồn hàng.
Phũng kế toỏn tài vụ: Thực hiện nhiệm vụ hạch toỏn tham mưu, giỳp việc
cho giỏm đốc để thực hiện nghiờm tỳc cỏc quy định về kế toỏn – tài chớnh hiện hành; phõn tớch cỏc hoạt động sản xuất kinh doanh; lập kế hoạch về vốn và tạo vốn cho cỏc hoạt động sản xuất kinh doanh theo đỳng kế hoạch đề ra.
Phũng tổ chức hành chớnh: Cú chức năng tham mưu giỳp giỏm đốc về
quản lý nhõn sự và lao động trong toàn cụng ty, tớnh toỏn cõn đối nhõn sự cần biết cho cụng ty. Quản lý cụng tỏc đào tạo và nõng cao chất lượng lao động. Tớnh toỏn và quản lý chế độ tiền lương, quỹ lương.
Cửa hàng kinh doanh xăng, dầu: Ngoài nhiệm vụ phục vụ cỏc đối tượng khỏch hàng mua lẻ, cũn cú nhiệm vụ thu thập, cung cấp cho Giỏm đốc Cụng ty, cỏc phũng chức năng những thụng tin về thị trường, giỏ cả, sức tiờu thụ hàng hoỏ, những nhu cầu của khỏch hàng....
2.1.4. Hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty
Cỏc chỉ tiờu sản xuất:
Bảng1: Tỡnh hỡnh tài sản, nguồn vốn của cụng ty qua 2 năm 2007,2008
TT Chỉ tiờu 31/12/2007 31/12/2008 Giỏ trị (đồng) Tỷ trọng (%) Giỏ trị (đồng) Tỷ trọng (%) I Tổng giỏ trị TS 44,066,004,067 100 66,623,162,827 100 1 TS ngắn hạn 38,983,182,790 88 62,244,357,478 93 2 TS dài hạn 5,082,821,277 12 4,378,805,349 7 II Tổng giỏ trị NV 44,066,004,067 100 66,623,162,827 100 1 Nợ phải trả 18,531,870,993 42 35,345,978,780 53 2 vốn chủ sở hữu 25,534,133,074 58 31,277,184,047 47
(Nguồn: Trớch bảng cõn đối kế toỏn của cụng ty CPTM Gia Trang)
Cụng ty kinh doanh mặt hàng là xăng dầu, đú là khối lượng xăng dầu lớn được vận chuyển và bảo quản theo yờu cầu của khỏch hàng và chủ yếu vận chuyển bằng đường bộ, bờn cạnh đú cũn đảm bảo an toàn, vệ sinh, đầu tư trang thiết bị hiện đại.
Vỡ cụng ty kinh doanh dịch vụ nờn mỗi tấn hàng được vận chuyển là một đơn vị sản phẩm, khụng trực tiếp sản xuất nờn nguyờn liệu đầu vào chủ yếu là xăng dầu, mỡ, nhớt,... Sản phẩm của cụng ty mang tớnh đặc trưng vỡ vậy cụng ty tập trung vào nõng cao chất lượng phục vụ, đỏp ứng nhu cầu phục vụ và tiờu dựng của khỏch hàng.
2.1.4.1. Sản phẩm của công ty
Trong những năm qua và trong thời gian tới đõy cụng ty vẫn xỏc định là kinh doanh xăng dầu là chủ yếu. Trong đú tập trung vào cỏc mặt chủ yếu của cụng ty như là:
- Dầu Hoả - Dầu Nhờn
- Xăng A90, A92 khụng chỡ
2.1.4.2. Quy trình công nghệ
Vỡ hầu hết cỏc mặt hàng kinh doanh của cụng ty đều ở dạng lỏng nờn hệ thống mỏy múc thiết bị, cụng nghệ kho tàng của cụng ty được xõy dựng và trang bị phự hợp với mặt hàng kinh doanh, đỏp ứng cho cụng tỏc giao nhận, bảo quản dự trữ và cấp phỏt loại hàng hoỏ ở dạng lỏng, dễ chỏy nổ.
Hệ thống cụng nghệ thiết bị bao gồm: Hệ thống bể chứa xăng dầu Hệ thống kho chứa hàng
Hệ Thống đường ống cụng nghệ Cột bơm nhiờn liệu
Mỏy bơm cỏc loại...
Quy trỡnh cụng nghệ tiếp nhận và cấp phỏt xăng dầu như sau:
Cỏc loại xăng dầu nhập về sau khi làm thu tục kiểm tra giỏm định để xỏc định số lượng và chất lượng sẽ được bơm lờn cỏc bể chứa của kho để xỏc định số lượng tồn chứa, dự trữ và cấp phỏt hàng ngày. Mỗi loại xăng dầu được đựng vào một bể riờng biệt (tộc) theo hệ thống đường ống riờng biệt để đảm bảo đỳng phẩm chất và trỏnh nhầm lẫn khi giao nhận.
Khỏch hàng cú thể nhận xăng dầu tại kho của cụng ty bằng phương tiện vận tải của khỏch hàng hoặc thuờ phượng tiện vận tải của cụng ty tuỳ theo hợp đồng mua bỏn xăng dầu giữa hai bờn. Cửa hàng của cụng ty được phộp bỏn buụn hoặc bỏn lẻ khụng hạn chế khối lượng cho mỗi đối tượng khỏch cú nhu cầu và trả tiền ngay. Trường hợp khỏc phải được sự đồng ý của giỏm đốc cụng ty và cửa hàng phải chịu trỏch nhiệm thu hồi cụng nợ trong thời gian ngắn nhất.
2.1.4.3. Đặc điểm bán hàng tại công ty CPTM Gia Trang
Thu nhập của công ty có đ-ợc chủ yếu là từ việc bán hàng hoá và cung cấp dịch vụ vì vậy tiêu thụ hàng hoá là một khâu vô cùng quan trọng bởi vì có bán đ-ợc hàng thì công ty mới bù đắp đ-ợc chi phí có liên quan bỏ ra và hình thành kết quả kinh doanh của công ty.
Tại công ty có nhiều hình thức bán hàng và thanh toán theo hai ph-ơng thức trả tiền ngay hoặc trả chậm. Giá bán đ-ợc xác định từ mức giá tối thiểu (giá nhập về) cho đến mức giá chuẩn mà hai bên có thể chấp nhận đ-ợc, trên cơ sở đảm bảo kinh doanh có hiệu quả. Còn giá bán tại cửa hàng là do nhà n-ớc quy định. Ngoài ra công ty còn thu phí xăng dầu từ khách hàng là 500đ/lít xăng, 300đ/lít dầu. Thuế suất thuế giá trị gia tăng đối với cả xăng và dầu là 10%.
Công ty nhập xăng dầu chủ yếu từ Công ty xăng dầu khu vực III, ngoài ra còn nhập từ cửa hàng xăng dầu Cát Bà, và doanh nghiệp Quyết Tiến.
Phõn phối hàng húa là toàn bộ những cụng việc để đưa hàng húa từ cụng ty đến cỏc khỏch hàng và cỏc hộ tiờu dựng nhằm đỏp ứng đỳng nhu cầu và địa điểm, đảm bảo chất lượng và chủng loại khỏch hàng mong muốn. Do đặc điểm mặt hàng kinh doanh của cụng ty đa dạng về chủng loại, số lượng hàng húa tiờu thụ tương đối nờn đối tượng khỏch hàng cú nhiều loại bao gồm cỏc doanh nghiệp tư nhõn, chi nhỏnh, cửa hàng xăng dầu, cỏc đơn vị sản xuất kinh doanh, cỏc đơn vị hành chớnh sự nghiệp, cỏc ngành kinh tế, và tiờu dựng xó hội nờn nhu cầu sử dụng xăng dầu xuất hiện mọi lỳc mọi nơi.
Mạng lưới cung ứng hàng hoỏ của cụng ty:
Xăng dầu là một mặt hàng chiến lược phục vụ cho sản xuất, quốc phũng và đơỡ sống của nhõn dõn. Do đặc điểm mặt hàng kinh doanh của cụng ty nờn đối tượng khỏch hàng cú nhiều loại (DNNN, DNTN, Quốc Phũng...) nờn nhu cầu về xăng dầu xuất hiện ở bất kỳ nơi nào, lỳc nào. Để đỏp ứng nhu cầu đú, cụng ty CPTM Gia Trang đó nghiờn cứu và xõy dựng cỏc kờnh tiờu thụ như trờn với cỏc phương thức bỏn hàng đa dạng, linh hoạt đảm bảo lưu thụng xăng dầu trờn khắp địa bàn Hải Phũng và khu vực lõn cận. Tuy nhiờn hiện nay Cụng ty mới cú một cửa hàng tại Km 89- quốc lộ 5 – An Dương – HP, Điều này khiến cho việc cung ứng hàng hoỏ của cụng ty cũn hạn chế, trong tương lai Cụng ty cần mở thờm cửa hàng để tăng doanh số bỏn lẻ. Mặc dự vậy với mạng lưới cung ứng hàng hoỏ như trờn, Cụng ty đó ổn định được phần nào số lượng hàng hoỏ bỏn ra giữ được thị phần của cụng ty trờn thị trường trước sự cạnh tranh của cỏc đơn vị kinh doanh xăng dầu khỏc. Tạo điều kiện cho việc giao hàng và nhận hàng một cỏch dễ dàng và thanh toỏn nhanh gọn.
Người tiờu dựng
Người bỏn lẻ Người tiờu dựng
Đại lý Người tiờu dựng
Cụng ty Đại lý Người bỏn lẻ Người tiờu dựng Cụng ty
Cụng ty
2.1.4.4. Đặc điểm về lao động trong công ty
Là một cụng ty CPTM quy mụ khụng lớn nhưng cụng ty cũng đũi hỏi những nguồn lao động đỏp ứng được nhu cầu cụng việc.
Đối với bất kỳ một cụng ty nào để thành cụng được thỡ đều cần cú sự quản lý và sử dụng lao động một cỏch cú hiệu quả, đú là nhõn tố quyết định sự thành cụng. Cụng ty đó thực hiện cỏc chớnh sỏch khỏc nhau nhằm sử dụng và khai thỏc nhõn lực một cỏch cú hiệu quả nhất, đồng thời tạo uy tớn nhằm thu hỳt nhõn tài. Hiện nay, cụng ty đang cú đội ngũ cỏn bộ cụng nhõn viờn cú trỡnh độ và chuyờn mụn cao.
Chế độ làm việc của cỏn bộ cụng nhõn viờn: Do đặc thự kinh doanh của ngành xăng dầu nờn thời gian làm việc của nhõn viờn khỏc nhau.
- Tại văn phũng của cụng ty, nhõn viờn làm việc theo giờ hành chớnh bắt đầu từ 7h30’ đến 17h, nghỉ chủ nhật và cỏc ngày lễ trong năm.
- Tại cỏc cửa hàng, nhõn viờn bỏn hàng làm theo ca, chia làm 2 ca: + Ca 1: từ 6h đến 14h
+ Ca 2: từ 14h đến 22h
Ngoài ra, cụng ty ỏp dụng cỏc chế độ thưởng, phạt thớch hợp với cỏn bộ cụng nhõn viờn.
Tớnh đến năm 2009 tổng số cỏn bộ cụng nhõn viờn trong cụng ty 35 người, với cỏc tiờu chớ phõn loại như sau:
Bảng 2: Cơ cấu lao động theo giới
Năm chỉ tiờu Năm 2007 Năm 2008 Số người Tỉ trọng(%) Số người Tỉ trọng(%) Nam 12 37.5 13 37.14 Nữ 20 62.5 22 62.86 Tổng 32 100 35 100
Nam , 12 Nữ, 20 Nam , 13 Nữ, 22 0 5 10 15 20 25 Nam Nữ
Biểu đồ : 2.1: Cơ cấu lao động theo giới
Nhận xột: Số lượng lao động cú tăng lờn nhưng tăng với mức khụng đỏng kể. Năm 2008 chỉ hơn 2007 là 3 lao động.
Bảng 3: Cơ cấu lao động theo nhúm tuổi: (Năm 2008)
Chia theo nhúm tuổi lao động Số lượng (người)
Dưới 30 19
Từ 30 - 40 11
Từ 40 - 50 5
Tổng cộng 35
(Nguồn: Phũng tổ chức hành chớnh cụng ty CPTM Gia Trang)
0 5 10 15 20 Dưới 30 Từ 30 - 40 Từ 40 - 50
Qua số liệu trờn bản đồ ta thấy số lượng lao động trung tuổi từ 30-40 là cao nhất. Sau đú là đến lớp lao động trẻ.