Công ty tổng hợp chi phí sản xuất phát sinh trong tháng trên Bảng kê số 4:” Tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh theo phân xưởng” Bảng kê số 4 dùng để tổng hợp phát sinh Có của các TK: 152, 153, 154, 334, 338, 621, 622, 627 đối ứng Nợ với các TK 154, 621, 622, 627 và được tập hợp chi tiết theo từng phân xưởng, bộ phận sản xuất. Bảng kê số 4 được tổng hợp như sau:
Căn cứ vào “Bảng phân bổ NVL, CCDC ” kế toán ghi vào dòng Nợ TK 621: “Chi tiết cho từng phân xưởng” và ghi vào cột Có của TK 152.
Căn cứ vào “Bảng phân bổ tiền lương và BHXH” kế toán ghi vào dòng Nợ TK 622, Nợ TK 627: “Chi tiết cho từng PX” và ghi vào cột Có TK 334, Có TK 338.
Căn cứ vào “Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ ” để ghi vào dòng Nợ TK 627: “Chi tiết cho từng phân xưởng” và ghi vào cột Có TK 214.
Căn cứ vào các Nhật ký chứng từ số 1, số 2 để ghi vào dòng Nợ TK 627. Cột ghi Nợ TK 154 ghi Có các TK 621, 622, thì kết chuyển bình thường nghĩa là ghi Nợ bao nhiêu thì khi kết chuyển sẽ ghi bấy nhiêu. Riêng TK 627 thì khi kết chuyển sẽ trừ đi phần giảm trừ. Cụ thể phần ghi Nợ TK 627 trong kỳ là: 1,694,659,139 Trong tháng phần ghi Có TK 627 là 0. Do vậy khi kết chuyển TK 627 vào TK 154 kế toán ghi:
Nợ TK 154: 1,868,912,204 Có TK 627: 1,868,912,204
Số liệu của Bảng kê số 4 sau khi khoá sổ cuối tháng cũng được ghi vào Nhật ký chứng từ số 7.
Cũng tương tự như cách tập hợp chi phí phát sinh trong tháng vào Bảng kê số 4. Phần tập hợp chi phí xây dựng cơ bản, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp được tập hợp tương tự vào bảng kê số 5: “Tập hợp chi phí xây dựng cơ bản, CP bán hàng, CP quản lý DN”.
Cơ sở ghi vào Bảng kê số 5 là căn cứ vào bảng phân bổ số 1, Bảng phân bổ số 2, Bảng phân bổ số 3, các Bảng kê và các Nhật ký chứng từ có liên
quan để ghi vào các cột các dòng phù hợp với Bảng kê số 5. Số liệu tổng hợp của Bảng kê số 5 sau khi khoá sổ cuối tháng cũng được ghi vào NKCT số 7.
Sau khi lập được bảng kê số 4, bảng kê số 5 và tập hợp chi phí sản xuất. Căn cứ vào các bảng kê, bảng phân bổ và các Nhật ký chứng từ liên quan, kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành SP tiến hành lập Nhật ký chứng từ số 7.
Căn cứ vào các Nhật ký chứng từ và các Bảng phân bổ có liên quan, kế toán tiến hành mở sổ Cái các TK như: TK 621, 622, 627, 154,…Sổ Cái là sổ kế toán tổng hợp cho cả năm, mỗi tờ sổ dùng cho một TK trong đó phản ánh số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dư cuối tháng của TK đó vào cuối kỳ. Số phát sinh Có của mỗi TK được phản ánh trên sổ Cái theo tổng số lấy từ ghi Có TK đó, số phát sinh Nợ được phản ánh chi tiết theo từng TK đối ứng Có lấy từ các NKCT có liên quan. Sổ Cái chỉ ghi một lần vào cuối tháng hoặc cuối quý sau khi đã khoá sổ và kiểm tra số liệu trên các NKCT liên quan.
Cụ thể khi vào sổ Cái TK 621 thì ta căn cứ vào Nhật ký chứng từ số 7 , bảng phân bổ số 2 cột ghi có TK 152, 153 để vào. Tháng 6 năm 2007 kế toán ghi:
Nợ TK 621: 15,126,158,089 Có TK 152: 15,126,158,089 Tương tự vào sổ Cái TK 622 kế toán ghi :
Nợ TK 622: 2,468,611,753 Có TK 334 : 2,468,611,753 Và : Nợ TK 622 : 102.510.936
Có TK 338 : 102.510.936 Tương tự khi vào sổ Cái TK 627, kế toán ghi :
Nợ TK 627 : 1,868,912,204 Có TK 153: 7,996,364 Có TK 111: 195,796,113
Có TK 214: 612,497,133 Có TK 334: 174,270,490 Có TK 338: 8,060,359 Có TK 335: 500,000,000 Kết chuyển về tài khoản 154 rồi vào sổ Cái TK 145 , kế toán ghi: Nợ TK 154: 19,566,192,964
Có TK 621: 15,126,158,089 Có TK 622: 2,571,122,671
Có TK 627: 1,868,912,204