* Chứng từ sử dụng - Hóa đơn GTGT
- Biên bản kiểm nghiêm, vật tư, sản phẩm, hàng hóa - Phiếu nhập kho
- Phiếu nhập vật tư thuê ngoài, gia công * Thủ tục nhập kho
- Nhập kho vật liệu do mua ngoài
Khi NVL về đến Công ty sẽ được nhân viên phòng KCS (kiểm tra chất lượng sản phẩm) kiểm tra chất lượng, quy cách NVL. Khi cán bộ cung tiêu mang hóa đơn lên phòng kinh doanh nhập khẩu, hóa đơn phải ghi các chỉ tiêu: tên NVL, số lượng, đơn giá, nguồn mua, hình thức thanh toán. Sau khi có sự đồng ý của Ban kiểm nghiệm vật tư thì cán bộ cung ứng phòng kinh doanh nhập khẩu căn cứ vào hóa đơn và số lượng NVL thực nhập để viết phiếu nhập kho. Sau đó, cán bộ cung tiêu đề nghị thủ kho nhập kho. Nếu NVL đủ điều kiện nhập kho, trên cơ sở biên bản kiểm nghiệm thủ kho ký nhận số lượng thực thập kho và
phiếu nhập kho.Phòng kinh doanh nhập khẩu lập phiếu nhập kho thành 3 liên với đầy đủ chữ ký của thủ kho, người nhập, phụ trách cung tiêu. Một liên giao cho thủ kho để nhập NVL vào thẻ kho, sau đó chuyển cho kế toán vật tư ghi sổ. Một liên lưu tại phòng kinh doanh nhập khẩu. Một liên gửi kèm hóa đơn cho kế toán thanh toán thanh toán với người bán.
Trình tự nhập kho NVL như sau:
Do hoạt động đặc thù của Công ty, kinh doanh hàng hóa là chủ yếu nên hầu hết NVL mua về được nhập vào kho của Công ty. Khi có kế hoạch sản xuất, NVL sẽ được chuyển từ kho của Công ty sang kho của phân xưởng sản xuất.
Biểu 2.1: Hóa đơn GTGT
Phòng kinh doanh nhập khẩu Ban kiểm nghiệm Nhập kho Hóa đơn NVL Phiếu nhập kho
HÓA ĐƠN (GTGT)
Liên 2(giao cho khách hàng) Mẫu số: 01 GTKT – 3LL Ngày 25 tháng 02 năm 2008 PX/ 2007
Số: 005189 Đơn vị bán hàng : Công ty Dược phẩm Trung ương 1 Địa chỉ : Km 6 đường Giải Phóng
Số TK : 710A – 00602 Mã số thuế : 0100108536 – 1 Họ tên người mua hàng :
Đơn vị : Công ty cổ phần Dược Mediplantex Mã số : 0100108430
Hình thức thanh toán : Bù trừ
STT Tên hàng hóa ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3 = 1 x 2
1 Paracetamol Kg 1000 550.000 550.000.000
Cộng tiền hàng : 550.000.000 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT : 27.500.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 577.500.000 Số tiền viết bằng chữ: Năm trăm bảy mươi bảy triệu năm trăm ngàn đồng chẵn.
Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM (Vật tư, sản phẩm, hàng hóa)
Ngày 26 tháng 02 năm 2008 Số: 495/ 02
- Căn cứ vào hóa đơn GTGT số 0051869 ngày 25 tháng 02 năm 2008 của Công ty Dược phẩm Trung ương 1
- Ban kiểm nghiệm gồm:
1. Bà: Bùi Tuyết Lan – KCS – Trưởng ban 2. Ông: Thái Đình Thịnh – KCS - Ủy viên 3. Bà: Nguyễn Thị Thuận – Thủ kho - Ủy viên
- Đã kiểm nghiệm các loại:
Kết quả kiểm nghiệm Số lượng đúng quy cách, phẩm chất Số lượng không đúng quy cách, phẩm chất A B C D E 1 2 3
1 Paracetamol NAPa Chọn mẫu 100 Kg
Kg 1000 1000 0
Ý kiến của ban kiểm nghiệm: Vật tư trên đủ điều kiện nhập kho.
Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
Căn cứ vào hóa đơn và biên bản kiểm nghiệm, phòng kinh doanh nhập khẩu viết phiếu nhập kho.
Đơn vị: MEDIPLANTEX Địa chỉ: 358 đường Giải Phóng
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày 26 tháng 02 năm 2008 Nợ: 1521 Số: 89VT Có: 331 Họ và tên người giao hàng: Công ty Dược phẩm Trung ương 1
Theo hóa đơn GTGT số 0051869 ngày 25 tháng 02 năm 2008 của Công ty Dược phẩm Trung ương 1.
Nhập tại kho: Kho nguyên liệu (SX)
Số lượng Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Paracetamol NLPa Kg 1000 1000 550.000 550.000.000 Cộng 1000 1000 550.000.000
Tổng số tiền (viết bằng chữ): Năm trăm năm mươi triệu đồng chẵn.
Ngày 26 tháng 02 năm 2008
Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người giao hàng Thủ kho
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
- Nhập kho NVL do thuê ngoài gia công chế biến:
Sau khi ký hợp đồng với cơ sở gia công, khi hoàn thành, NVL đưa về nhập kho Công ty, phòng kình doanh nhập khẩu lập phiếu nhập vật tư thuê ngoài gia công, thành 3 liên, đặt giấy than viết 1 lần.
Liên 2: Giao cho người nhập hàng
Liên 3: Thủ kho giữ ghi thẻ kho, sau đó chuyển cho kế toán vật tư ghi sổ Trong tháng 02/ 2008, Công ty nhập kho giấy A1 106 in Diclofenac do Công ty TNHH bao bì Toàn Phát gia công chế biến theo phiếu nhập vật tư thuê ngoài gia công sau:
Biểu 2.4: Phiếu nhập vật tư thuê ngoài gia công:
Phòng kinh doanh nhập khẩu ghi số lượng theo phiếu xuất giao hàng. Thủ kho kiểm nhận hàng, ghi số lượng thực nhập vào phiếu nhập vật tư thuê ngoài gia công chế biến và cùng với nguời giao hàng ký phiếu. Thủ kho giao cho người giao hàng một liên, một liên giữ lại ghi thẻ kho. Sau đó, thủ kho chuyển toàn bộ chứng từ liên quan cho kế toán NVL. Kế toán vật tư định khoản trên phiếu nhập vật tư thuê ngoài gia công, ghi chỉ tiêu giá thực nhập bao gồm chi phí chế biến, chi phí vận chuyển, giá vật tư dùng để chế biến sau đó chuyển cho kế toán trưởng ký.
Đơn vị: MEDIPLANTEX Địa chỉ: 358 đường Giải Phóng
PHIẾU NHẬP VẬT TƯ THUÊ NGOÀI GIA CÔNG
Số 45 Nợ: 1527 Ngày 18 tháng 02 năm 2008 Có: 1543
Đơn vị gia công: Công ty TNHH bao bì Toàn Phát Hóa đơn số: 053826 ngày 10 tháng 02 năm 2008
Phiếu xuất kho vật tư thuê ngoài gia công số 56 ngày 12/02/2008 Nhập tại kho: Nam (1527)
Tên, nhãn hiệu, quy ĐVT Số lượng Giá nhập thực tế Theo phiếu xuất giao hàng Thực nhập Chi phí chế biến Chi phí vận chuyển Giá vật tư dùng để chế biến Cộng Giấy A1 106 in Diclofenac Kg 15 15 752.500 2.250.000 3.002.500 Cộng 15 15 752.500 2.250.000 3.002.500
Số tiền viết bằng chữ: Ba triệu không trăm linh hai nghin năm trăm đồng.
Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người giao hàng Thủ kho
(ký, họ tên ) (ký, họ tên ) (ký, họ tên ) (ký, họ tên )