* Chứng từ sử dụng - Phiếu xuất kho * Thủ tục xuất kho
Khi xuất kho NVL cho sản xuất hay bất cứ mục đích gì đều phải đủ các chứng từ theo quy định
Khi các phân xưởng sản xuất có nhu cầu vật tư, yêu cầu về loại vật liệu, số lượng, quy cách, bộ phận cung cấp vật tư của phòng kinh doanh nhập khẩu sẽ viết phiếu xuất kho. Mỗi phiếu xuất kho được lập thành 3 liên. Căn cứ vào hóa đơn kiêm phiếu xuất kho được duyệt, bộ phận sử dụng yêu cầu thủ kho xuất vật liệu.
Liên 1: Lưu tại bộ phận cung cấp vật tư phòng kinh doanh nhập khẩu.
Liên 2: Giao cho thủ kho ghi vào thẻ kho, định kỳ chuyển cho kế toán NVL.
Liên 3: Giao cho người nhận vật tư chuyển về bộ phận sử dụng. Trình tự xuất kho NVL:
Biểu 2.5: Phiếu xuất kho.
Đơn vị: Mediplantex
Địa chỉ 358 đường Giải Phóng
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 28 tháng 02 năm 2008 Số: 30
NVL tại kho Phiếu xuất kho Hóa đơn kiêm PXK
Nợ: 1541.3V Có: 1521 Họ tên người nhận hàng: Nguyễn Thị Hoa
Địa chỉ: Phân xưởng thuốc viên 1 Lý do xuất kho: Sản xuất thuốc viên Xuất tại kho: Kho nguyên liệu
Số lượng Theo chứng từ Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Paracetamol NLPa Kg 500 500 550.000 275.000.000 Cộng 500 500 275.000.000
Tổng số tiền viết bằng chữ: Hai trăm bảy mươi lăm triệu đồng chẵn.
Xuất, ngày 28 tháng 02 năm 2008
Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Thủ kho Người nhận hàng Người lập
(ký, họ tên ) (ký, họ tên ) (ký, họ tên ) (ký, họ tên ) (ký, họ tên)
Trong tháng 2/2008, xuất 5 tấn than cục 1a cho Phân xưởng nồi hơi phục vụ sản xuất theo phiếu xuất kho sau:
Đơn vị: MEDIPLANTEX Địa chỉ: 358 Đường Giải Phóng
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 29 tháng 02 năm 2008 Số: 205/02
Nợ: 1542.3 Có: 1527 Họ tên người nhận hàng :
Địa chỉ : Phân xưởng nồi hơi Lý do xuất kho : Phục vụ sản xuất Xuất tại kho : Sơn
Số lượng Theo chứng từ Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Than cục 1a NLTC Tấn 5 5 2.750.00 0 13.750.000 Cộng 5 5 13.750.000
Tổng số tiền viết bằng chữ: Mười ba triệu bảy trăm năm mươi ngàn đồng chẵn.
Xuất, ngày 29 tháng 02 năm 2008
Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Thủ kho Người nhận hàng Người lập
(ký, họ tên ) (ký, họ tên ) (ký, họ tên ) (ký, họ tên ) (ký, họ tên)
Trường hợp xuất NVL đem bán phải có lệnh của Giám đốc công ty. Phòng kinh doanh nhập khẩu căn cứ thỏa thuận với khách hàng kập hóa đơn kiêm phiếu xuất kho làm 3 liên có đủ chữ ký của phụ trách phòng kinh doanh, Giam đốc, ké toán trưởng, người mua, thủ kho. Nếu khách hàng thanh toán bằng tiề mặt thì kế toán viết phiếu thu, khách hàng mang đến thủ quỹ nộp tiền, đóng dấu đã thu tiền vào phiếu rồi mới xuống kho nhận vật tư.
2.3.3. Kế toán chi tiết NVL tại Công ty
Việc hạch toán chi tiết NVL đảm bảo chặt chẽ tình hình Nhập – Xuất – Tồn NVL theo từng thứ, loại về số lượng, chất lượng, giá trị, đáp ứng được yêu
thông qua phương pháp hạch toán chi tiết NVL ghi thẻ song song để phản ánh tình hình biến động NVL.
* Ở kho: thủ kho dựa vào phiếu nhập, phiếu xuất và các chứng từ khác để mở thẻ kho và ghi theo số lượng. Khi nhận các chứng từ nhập xuất vật liệu thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực nhập, thực xuất vào chứng từ và thẻ kho, cuối ngày tính ra số tồn kho ghi vào thẻ kho. Định kì thủ kho gửi các chứng từ nhập xuất đã được phân loại theo từng thứ vật liệu cho phòng kế toán kiểm tra, kế toán ký xác nhận vào thẻ kho
Biểu 2.6: trích thẻ kho tháng 02/2008
Đơn vị: MEDIPLANTEX Địa chỉ: 358 Đường Giải Phóng Kho Nguyên liệu sản xuất (1521)
THẺ KHO
Ngày lập thẻ : 01/02/2008 Tờ số : 27
Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: Paracetamol Đơn vị tính : Kg
Mã số : 1521 S
t
Chứng từ Diễn giải Ngày
nhập, Số lượng Ký xác nhận S H NT Nhập Xuất Tồn A B C D E 1 2 3 4 1 Tồn đầu tháng 45 2 89 26/02 Nhập mua 26/02 1000 1045
3 30 28/02 Xuất cho PX viên 28/02 500 545
Cộng phát sinh 1000 500
Tồn cuối tháng 02/2008 545
* Ở phòng kế toán: kế toán NVL mở sổ chi tiết vật liệu tương ứng với thẻ kho của từng kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng NVL theo số lượng và giá trị. Sau các nghiệp vụ nhập, xuất phải xác định các chỉ tiêu tồn. Cuối tháng tiến hành cộng sổ và đối chiếu với thẻ kho.
Sổ chi tiết vật tư dùng làm căn cứ để lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn vật tư. Bảng này lập cho từng tháng, mở chi tiết cho từng loại vật tư tại kho các xí nghiệp: vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế, vật liệu khác. Đây cũng là căn cứ để đối chiếu giữa kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp.
- Chỉ tiêu “nhập”:
+ Số lượng được lấy từ các chứng từ nhạp kho
+ Đơn giá nhập là đơn giá ghi trên hóa đơn của người bán - Chỉ tiêu “xuất”: số lượng và đơn giá lấy từ phiếu xuất - Chỉ tiêu “tồn” được tính theo công thức:
Số lượng vật liệu tồn cuối tháng Số lượng tồn đầu tháng Số lượng vật liệu nhập trong tháng Số lượng vật liệu xuất trong
tháng
Như vậy, có thể khái quát việc hách toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song như sau:
Ghichú:
2.4. Kế toán tổng hợp NVL tại Công ty
Kế toán tổng hợp NVL là việc ghi chép phản ánh một cách tổng quát tình hình biến động của NVL trên các tài khoản, sổ kế toán và các báo cáo tài chính theo chỉ tiêu giá trị.
Hiện nay, Công ty sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho nói chung và vật liệu nói riêng
Phiếu nhập kho
Thẻ kho
Bảng tổng hợp N-X-T
Phiếu xuất kho
Kế toán tổng hợp (bảng kê tính giá) Sổ chi tiết NVL Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu
2.4.1. Kế toán tổng hợp nhập kho NVL
* Phương pháp hạch toán:
Công ty sử dụng TK 152 “nguyên vật liệu” để theo dõi giá trị hiện có, tình thình tăng giảm các loại vật liệu theo giá thực tế. Tài khoản này được chi tiết thành các tài khoản cấp hai như sau:
TK 1521: Vật liệu chính TK1522: Vật liệu phụ TK 1523: Nhiên liệu TK1524: Phụ tùng thay thế TK 1525: Vật liệu xây dựng TK1527: Bao bì
Trong tháng 02/2008, Công ty mua Paracetamol theo hóa đơn GTGT số 0051869 ngày 25/02/2008 của Công ty Dược phẩm TW 1, chưa thanh toán:
Giá mua (chưa thuế GTGT): 550.000.000 Thuế GTGT (đầu vào) 5%: 27.500.000 Tổng cộng thanh toán: 577.500.000 Kế toán vật tư định khoản như sau: Nợ TK 1521(VLC): 550.000.000 Nợ TK 1331 : 27.500.000 Có TK 331 : 577.500.000
Trong tháng 02/2008, Công ty nhập kho giấy A1 106 in Diclofenac theo phiếu nhập vật tư thuê ngoài gia công số 45 ngày 18/02/2008 của Công ty TNHH Bao bì Toàn Phát: giá nhập thực tế bao gồm cả chi phí chế biến, chi phí vận chuyển, giá vật tư dùng để chế biến là: 3.002.500
Kế toán vật tư định khoản như sau: Nợ TK 1527 : 3.002.500
Có TK 1543 : 3.002.500 * Sổ sách sử dụng:
- Bảng kê hóa đơn chứng từ hàng hóa mua vào - Sổ chi tiết thanh toán với người bán
- Nhật kí chứng từ số 1 - Nhật kí chứng từ số 5
Đối với trường hợp nhập mua NVL thanh toán ngay cho người bán kế toán căn cứ vào hóa đơn, chứng từ thanh toán, báo cáo quỹ, cuối tháng tổng hợp số liệu ghi vào NKCT có liên quan như NKCT số 1, 2, 4.
Trong tháng 02/2008, phát sinh các nghiệp vụ mua vật liệu thanh toán ngay bằng tiền mặt VND cho người bán được kế toán ghi vào NKCT số 1:
Trường hợp nhập mua chưa thanh toán cho người bán, kế toán sẽ tập hợp hóa đơn, phiếu nhập kho vào bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa mua vào. Bảng này được lập từng tháng và ghi hàng ngày, mối hóa đơn ghi một dòng. Cuối tháng cộng bảng để biết số tiền mua chịu.
Từ sổ chi tiết thanh toán với người bán, kế toán ghi vào NKCT số 5. Mỗi nhà cung cấp ghi một dòng.
Sổ chi tiết thanh toán với người bán và NKCT số 5 đều có mục đích dùng để tổng hợp, theo dõi việc thanh toán và công nợ với người cung cấp vật tư, hàng hóa, dịch vụ. Nhu vậy, thực chất hai loại sổ này là giống nhau, mỗi nhà cung cấp chỉ ghi một dòng.
Đối với trường hợp nhập kho vật liệu thuê ngoài gia công chế biến.
Chi phí vận chuyển, chế biến phải trả cho bên gia công được ghi sổ kế toán tương tự như trường hợp nhập mua vật liệu:
• Nếu chi phí vận chuyển, chế biến thanh toán ngay bằng tiền: Nợ TK 1543
Có TK 111, 112
Kế toán ghi vào NKCT số 1, 2 tương tự như trường hợp nhập mua vật liệu thanh toán ngay bằng tiền.
• Nếu chi phí vận chuyển, chế biến chưa thanh toán ngay: Nợ TK 1543
Có TK 331
Kế toán tổng hợp chứng từ liên quan vào bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa mua vào. Sau đó, ghi vào sổ chi tiểt thanh toán với người bán. Cuối tháng ghi vào NKCT số 5.
2.4.2. Kế toán tổng hợp xuất kho NVL
* Phương pháp hạch toán
Khi xuất kho NVL dùng trực tiếp cho sản xuất, kế toán công ty không dùng TK 621: chi phí NVL trực tiếp, mà sử dụng TK 154: chi phí SXKDDD. TK 154 được chi tiết thành các TK cấp 2, cấp 3:
TK 1541.1: Phân xưởng tiêm TK 1541.3V: Phân xưởng viên 1 TK 1541.3P: Phân xưởng viên 2 TK 1541.4: Phân xưởng kháng sinh
TK 1541.5: Phân xưởng kháng sinh liên doanh
TK 1542: Chi phí SXKDDD của sản xuất phụ và được chi tiết: TK 1542.1: Phân xưởng cơ điện
TK 1542.2: Phân xưởng sửa chữa lớn TK 1542.3: Phân xưởng nồi hơi TK 1542.5: Phân xưởng nước cất TK 1542.8: Tổ trạm bơm
TK1542.9: Tổ khí nén
TK 1543: Chi phí SXKDDD thuê ngoài gia công chế biến Khi xuất kho NVL dùng chung cho phân xưởng:
Với phân xưởng sản xuất chính kế toán sử dụng TK 627 và chi tiết cho từng phân xưởng sản xuất chính:
TK 627.1: Phân xưởng tiêm TK 627.3V: Phân xưởng viên 1 TK 627.3P: Phân xưởng viên 2 TK 627.4: Phân xưởng kháng sinh
TK 627.5: Phân xưởng kháng sinh liên doanh
Đối với phân xưởng sản xuất phụ kế toán tập hợp chi phí vào TK 1542(chi tiết cho từng phân xưởng sản xuất phụ).
Các TK liên quan: TK 632, TK 641, TK 642,… * Sổ sách sử dụng:
Xuất kho NVL dùng trực tiếp cho sản xuất chính
Các phân xưởng sản xuất lĩnh vật liệu từ kho Công ty chưa dùng ngay để sản xuất, sẽ được nhập vào kho của phân xưởng. Từ kho phân xưởng sẽ xuất dùng trực tiếp cho sản xuất. Mỗi phân xưởng sản xuất chính đều có thống kê phân xưởng theo dõi quá trình sủ dụng NVL hàng ngày và ghi vào sổ nhật ký phân xưởng. Cuối tháng, thống kê phân xưởng tổng hợp và lập báo cáo sử dụng NVL của phân xưởng mình.
Khi nhận được báo cáo sử dụng NVL do thống kê phân xưởng gửi lên, kế toán kiểm tra về mặt số lượng căn cứ vào các phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức. Từ đó kế tóa lập số giá thành NVL từng phân xưởng sản xuất chính. Sổ này thể hiện về mặt số lượng và giá trị NVL tồn đầu, nhập, xuất trong tháng, và tồn cuối tháng. Trong đó:
- Chỉ tiêu “Tồn đầu tháng” là chỉ tiêu “Tồn cuối tháng” trên sổ giá thành NVL tháng trước.
- Chỉ tiêu “Nhập trong tháng”: Số lượng và giá trị NVL phân xưởng lĩnh từ kho Công ty về trong tháng. Căn cứ để ghi là các phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức đã được kế toán ghi đơn giá, thành tiền.
- Chỉ tiêu “Xuất trong tháng”: chính là chi phí NVL tính vào gia thành sản phẩm hoàn thành của phân xưởng.
- Chỉ tiêu “tồn cuối tháng” được tính:
Số lượng (giá trị) NVL tồn cuối tháng Số lượng (gía trị) NVL tồn đầu tháng tại kho phân xưởng Số lượng (giá trị) NVL nhập trong tháng tại kho phân xưởng Số lượng (gia trị) NVL xuất trong tháng tại kho phân xưởng = + -
Biểu 2.13: Trích số giá thành NVL của phân xưởng
Chỉ tiêu “xuất trong tháng” của Sổ giá thành NVL là căn cứ để lập bảng phân bổ NVL và ghi vào dòng ghi Nợ TK 1541.4, ghi vào cột Có TK 1521, TK 1522, TK 1527.
Xuất kho NVL không dùng trực tiếp cho sản xuất chính
Cuối tháng, kế toán vật tư tiến hành hoàn chỉnh số liệu trên các phiếu xuất kho và phân loại phiếu xuất kho theo đối tượng sử dụng:
Xuất NVL dùng chung cho phân xưởng sản xuất chính Xuất NVL dùng cho các phân xưởng sản xuất phụ Xuất NVL thuê ngoài gia công chế biến
Xuất NVL bán trực tiếp
Xuất NVL phục vụ cho bán hàng và quản lý doanh nghiệp Từ đó, kế toán tổng hợp số liệu ghi vào bảng phân bổ NVL:
• NVL dùng chung cho phân xưởng sản xuất chính: kế toán tính ra giá trị từng loại NVL xuất dùng cho từng phân xưởng sản xuất chính để ghi vào dòng Nợ TK 627 (chi tiết theo từng phân xưởng), cột Có TK 152 (chi tiết từng loại NVL).
• NVL dùng cho các phân xưởng sản xuất phụ: kế toán tính ra giá trị
từng loại NVL và ghi vào dòng Nợ TK 1542, ghi vào cootj Có TK 152 (chi tiết cho từng loại NVL).
• NVL xuất thuê ngoài gia côg chế biến: kế toán tính ra giá trị từng loại NVL và ghi vào dòng Nợ TK 1543, ghi vào cột Có TK 152(chi tiết từng loại NVL).
• NVL xuất bán trực tiếp: kế toán tính ra giá trị từng loại NVL và ghi vào dòng Nợ TK 632, ghi vào cột Có TK 152 (chi tiết từng loại NVL).
• NVL xuất dùng phục vụ bán hàng, quản lý doanh nghiệp: kế toán ghi vào cột Nợ các TK 641, 642, ghi vào cột Có TK 152 (chit tiết từng loại NVL).
Kết hợp bảng phân bổ NVL với NKCT số 1, 5 kế toán lập bảng kê số 3. Từ bảng phân bổ NVL ghi vào bảng kê số 5: tập hợp CPBH, CPQLDN.
Căn cứ vào bảng phân bổ NVL và bảng kê số 5, kế toán mở NKCT số 7.
Cuối tháng căn cứ vào NKCT số 1, 5, 7 và bảng phân bổ NVL kế toán ghi sổ cái TK 152.
SỔ CÁI TK 152
Năm 2008 Số dư đầu năm
Nợ Có 19.138.694.051 Ghi Có các TK đối ứng Nợ với các TK này Tháng 1 Tháng 2 … Tháng 12 NKCT số 1 (TK 111) 17.903.315 NKCT số 2 (TK 331) 9.565.723.718 Cộng phát sinh Nợ 9.583.627.033 Tổng số phát sinh Có 10.230.615.348 Số dư cuối tháng Nợ 20.205.340.112 19.558.351.797 Có Biểu 2.19: Trích sổ cái TK 152
PHẦN 3: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MEDIPLANTEX.
3.1. Đánh giá thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Dược TW Mediplantex TW Mediplantex
3.1.1. Ưu điểm
Qua hơn 35 năm xây dựng và phát triển, Công ty cổ phần Dược TW Mediplantex luôn cố gắng nỗ lực phát huy những tính năng sẵn có, khắc phục những mặt còn hạn chế để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao giúp cho Công ty có vị trí xứng đáng trong ngành Dược TW
- Về bộ máy kế toán của công ty: Với đội ngũ kế toán có năng lực, trình độ chuyên môn, nhiệt tình, lãnh đạo Công ty rất chú trọng yếu tố con người và thường xuyên nâng cao chất lượng đội ngũ nhân viên kế toán.
Bộ máy kế toán của Công ty tổ chức khoa học, hợp lý tránh được sự chồng chéo giữa các bộ phận.
- Việc vận dụng chế độ kế toán tại Công ty: Công ty luôn cập nhật những thay đổi trong chế độ kế toán để phù hợp với quy định hiện hành. Công ty luôn tổ chức cho cán bộ kế toán tham gia các lớp tập huấn để phổ biến những văn bản