Xuất phát từ đặc điểm của NVL, việc quản lý NVL là hết sức cần thiết và phải quản lý chặt chẽ từ khâu thu mua, bảo quản, sử dụng dự trữ. Do vật liệu của ngành được chủ yếu là mua ngoài và không dế dàng mua trên thị trường, các kế hoạch NVL được Công ty rất quan tâm. Việc thu mua NVL được thực hiện dựa trên kế hoạch sản xuất thông qua cá chỉ tiêu quy định của Công ty, các đơn đặt hàng và khả năng tiêu thụ sản phẩm, từ đó Công ty lạp kế hoạch thu mua theo
Gía thực tế NVL nhập kho
từng tháng, quý, năm. Vật liệu thu mua phải đảm bảo đầy đủ về số lượng, chất lượng, chủng loại, nguồn cung cấp ổn định, đội ngũ nhân viên chuyên làm công tác thu mua.
Để thực hiện tốt kế hoạch thu mua, Công ty tổ chức bộ phận thu mua, phòng kinh doanh – nhập khẩu chịu trách nhiệm thu mua kịp thời phục vụ cho sản xuất. Gía cả NVL cũng rất được chú ý vè mặt chi phí thu mua sao cho: với chi phí thu ít nhất lại khối lượng thu mua nhiều nhất mà vẫn đảm bảo chất lượng, hạ thấp chi phí thu mua nhằm hạ giá thành sản phẩm.
Đồng thời Công ty cũng tổ chức làm tốt công tác quản lý NVL thông qua hệ thống kho bãi nhằm tránh mất mát, hư hỏng, giảm chất lượng NVL. Với lượng vốn có hạn Công ty thường dự trữ NVL ở mức tối cần thiết và có thể sung NVL ở đơn đặ hàng này cho đơn đặt hàng khác hoặc có thể đem bán với giá cao hơn mà chưa cần sử dụng đến.
Nói chung, công tác quản lý NVL ở công ty luôn đảm bảo phục vụ đầy đủ, kịp thời các yêu cầu sản xuất.
2.2. Tính giá NVL tại Công ty Cổ phần Dược TW Mediplantex
2.2.1 Tính giá NVL nhập kho
NVL nhập kho của Công ty chủ yếu từ các nguồn sau: mua trong nước, nhập khẩu, thuê ngoài gia công chế biến.
Gía thực tế của NVL nhập kho được xác định tùy theo nguồn nhập.
* NVL mua trong nước:
Gía mua ghi trên hóa đơn của người bán
Các chi phí thu
mua thực tế Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua, hàng mua bị trả lại
Trong đó:
+ Gía ghi trên hóa đơn của người bán là giá chưa có thuế (Công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ).
+ Các chi phí thu mua thực tế gồm: chi phí vận chuyển, bốc dỡ, thuê kho bãi, …
Theo hóa đơn GTGT số 0051869 ngày 25/02/2008, Công ty mua paracetamol của Công ty Dược phẩm Trung ương 1 với:
Số lượng: 1000 kg Đơn giá: 550.000 đồng
Thành tiền: 550.000.000 đồng
Chi phí vận chuyển về đến kho của Công ty do bên bán chịu
Như vậy, giá thực tế Para nhập kho là giá mua chưa có thuế GTGT ghi trên hóa đơn: 550.000.000 đồng
* NVL nhập khẩu:
Công ty nhập khẩu NVL theo phương thức nhập khẩu trực tiếp ngoài nghị định thư.
Trong đó:
+ Gía mua ghi trên hóa đơn được ghi bằng ngoại tệ. Kế toán phải quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố.
+ Thuế nhập khẩu được tính theo công thức:
Gía thực tế NVL nhập kho
Gía mua ghi trên hóa đơn
Thuế nhập khẩu Các chi phí thu mua thực tế = + + Thuế nhập khẩu = Số lượng hàng nhập khẩu Gía tính thuế hàng nhập khẩu
Thuế suất thuế nhập khẩu
Gía tính thuế hàng nhập khẩu theo giá CIF theo qui định của Nhà nước + Các chi phí thu mua thực tế: chi phí vận chuyển, bốc dỡ, thuê kho bãi… Theo hợp đồng kinh tế số 81250 ngày 26/02/2008, Công ty nhập khẩu Lactose của Hà Lan với:
Số lượng: 10kg Đơn giá: 750 USD Tỷ giá: 16.280 đồng Thành tiền: 122.100.000
Thuế nhập khẩu 5% là: 6.105.000.
Chi phí vận chuyển, bốc dỡ là: 100.000 đồng Vậy giá thực tế của Lactose nhập kho là:
122.100.000 + 6.105.000 + 100.000 = 128.305.000 (đồng)
* NVL thuê ngoài gia công chế biến
Để phục vụ cho sản xuất kinh doanh, Công ty còn xuất NVL để thuê ngoài gia công chế biến. Các loại vật liệu này chủ yếu phục vụ cho khâu bao gói sản phẩm.
Gía thực tế NVL nhập kho gồm giá trị vật liệu xuất chế biến và các chi phí kiên quan (chi phí vận, chuyển, bốc dỡ, thuê gia công chế biến,…).
Ngày 12/02/2008 công ty xuất 15 kg giấy A1 106 in Diclofenac trị giá 2.250.000 đồng, thuê công ty TNHH Bao bì Toàn Phát gia công theo hợp đồng số 053826 ngày 10/02/2008. Phiếu xuất kho số 56; phiếu nhập vật tư số thuê ngoài gia công số 45 ngày 18/02/2008 của công ty TNHH Toàn Phát: chi phí chế biến là: 752.500 đồng; chi phí vận chuyển do bên gia công chịu.
Như vậy, giá thực tế của giấy A1 106 in Diclofenac thuê ngoài gia công chế biến là: 2.250.000 + 752.500 = 3.002.500 (đồng)
2.2.2. Tính giá NVL xuất kho
Công ty tính giá thực tế NVL xuất kho theo phương pháp giá thực tế đích danh. Theo phương pháp này NVL xuất kho được tính theo giá thực tế nhập kho của NVL đó.
Xuất kho 500kg paracetamol cho phân xưởng thuốc viên 2 theo phiếu xuất kho số 30 ngày 28/02/2008
Gía thực tế para xuất kho cho phân xưởng thuốc viên là: 500 x 550.000 = 275.000.000 (đồng).
2.3. Chứng từ và kế toán chi tiết NVL tại Công ty
2.3.1. Thủ tục nhập kho NVL
* Chứng từ sử dụng - Hóa đơn GTGT
- Biên bản kiểm nghiêm, vật tư, sản phẩm, hàng hóa - Phiếu nhập kho
- Phiếu nhập vật tư thuê ngoài, gia công * Thủ tục nhập kho
- Nhập kho vật liệu do mua ngoài
Khi NVL về đến Công ty sẽ được nhân viên phòng KCS (kiểm tra chất lượng sản phẩm) kiểm tra chất lượng, quy cách NVL. Khi cán bộ cung tiêu mang hóa đơn lên phòng kinh doanh nhập khẩu, hóa đơn phải ghi các chỉ tiêu: tên NVL, số lượng, đơn giá, nguồn mua, hình thức thanh toán. Sau khi có sự đồng ý của Ban kiểm nghiệm vật tư thì cán bộ cung ứng phòng kinh doanh nhập khẩu căn cứ vào hóa đơn và số lượng NVL thực nhập để viết phiếu nhập kho. Sau đó, cán bộ cung tiêu đề nghị thủ kho nhập kho. Nếu NVL đủ điều kiện nhập kho, trên cơ sở biên bản kiểm nghiệm thủ kho ký nhận số lượng thực thập kho và
phiếu nhập kho.Phòng kinh doanh nhập khẩu lập phiếu nhập kho thành 3 liên với đầy đủ chữ ký của thủ kho, người nhập, phụ trách cung tiêu. Một liên giao cho thủ kho để nhập NVL vào thẻ kho, sau đó chuyển cho kế toán vật tư ghi sổ. Một liên lưu tại phòng kinh doanh nhập khẩu. Một liên gửi kèm hóa đơn cho kế toán thanh toán thanh toán với người bán.
Trình tự nhập kho NVL như sau:
Do hoạt động đặc thù của Công ty, kinh doanh hàng hóa là chủ yếu nên hầu hết NVL mua về được nhập vào kho của Công ty. Khi có kế hoạch sản xuất, NVL sẽ được chuyển từ kho của Công ty sang kho của phân xưởng sản xuất.
Biểu 2.1: Hóa đơn GTGT
Phòng kinh doanh nhập khẩu Ban kiểm nghiệm Nhập kho Hóa đơn NVL Phiếu nhập kho
HÓA ĐƠN (GTGT)
Liên 2(giao cho khách hàng) Mẫu số: 01 GTKT – 3LL Ngày 25 tháng 02 năm 2008 PX/ 2007
Số: 005189 Đơn vị bán hàng : Công ty Dược phẩm Trung ương 1 Địa chỉ : Km 6 đường Giải Phóng
Số TK : 710A – 00602 Mã số thuế : 0100108536 – 1 Họ tên người mua hàng :
Đơn vị : Công ty cổ phần Dược Mediplantex Mã số : 0100108430
Hình thức thanh toán : Bù trừ
STT Tên hàng hóa ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3 = 1 x 2
1 Paracetamol Kg 1000 550.000 550.000.000
Cộng tiền hàng : 550.000.000 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT : 27.500.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 577.500.000 Số tiền viết bằng chữ: Năm trăm bảy mươi bảy triệu năm trăm ngàn đồng chẵn.
Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM (Vật tư, sản phẩm, hàng hóa)
Ngày 26 tháng 02 năm 2008 Số: 495/ 02
- Căn cứ vào hóa đơn GTGT số 0051869 ngày 25 tháng 02 năm 2008 của Công ty Dược phẩm Trung ương 1
- Ban kiểm nghiệm gồm:
1. Bà: Bùi Tuyết Lan – KCS – Trưởng ban 2. Ông: Thái Đình Thịnh – KCS - Ủy viên 3. Bà: Nguyễn Thị Thuận – Thủ kho - Ủy viên
- Đã kiểm nghiệm các loại:
Kết quả kiểm nghiệm Số lượng đúng quy cách, phẩm chất Số lượng không đúng quy cách, phẩm chất A B C D E 1 2 3
1 Paracetamol NAPa Chọn mẫu 100 Kg
Kg 1000 1000 0
Ý kiến của ban kiểm nghiệm: Vật tư trên đủ điều kiện nhập kho.
Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
Căn cứ vào hóa đơn và biên bản kiểm nghiệm, phòng kinh doanh nhập khẩu viết phiếu nhập kho.
Đơn vị: MEDIPLANTEX Địa chỉ: 358 đường Giải Phóng
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày 26 tháng 02 năm 2008 Nợ: 1521 Số: 89VT Có: 331 Họ và tên người giao hàng: Công ty Dược phẩm Trung ương 1
Theo hóa đơn GTGT số 0051869 ngày 25 tháng 02 năm 2008 của Công ty Dược phẩm Trung ương 1.
Nhập tại kho: Kho nguyên liệu (SX)
Số lượng Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Paracetamol NLPa Kg 1000 1000 550.000 550.000.000 Cộng 1000 1000 550.000.000
Tổng số tiền (viết bằng chữ): Năm trăm năm mươi triệu đồng chẵn.
Ngày 26 tháng 02 năm 2008
Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người giao hàng Thủ kho
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
- Nhập kho NVL do thuê ngoài gia công chế biến:
Sau khi ký hợp đồng với cơ sở gia công, khi hoàn thành, NVL đưa về nhập kho Công ty, phòng kình doanh nhập khẩu lập phiếu nhập vật tư thuê ngoài gia công, thành 3 liên, đặt giấy than viết 1 lần.
Liên 2: Giao cho người nhập hàng
Liên 3: Thủ kho giữ ghi thẻ kho, sau đó chuyển cho kế toán vật tư ghi sổ Trong tháng 02/ 2008, Công ty nhập kho giấy A1 106 in Diclofenac do Công ty TNHH bao bì Toàn Phát gia công chế biến theo phiếu nhập vật tư thuê ngoài gia công sau:
Biểu 2.4: Phiếu nhập vật tư thuê ngoài gia công:
Phòng kinh doanh nhập khẩu ghi số lượng theo phiếu xuất giao hàng. Thủ kho kiểm nhận hàng, ghi số lượng thực nhập vào phiếu nhập vật tư thuê ngoài gia công chế biến và cùng với nguời giao hàng ký phiếu. Thủ kho giao cho người giao hàng một liên, một liên giữ lại ghi thẻ kho. Sau đó, thủ kho chuyển toàn bộ chứng từ liên quan cho kế toán NVL. Kế toán vật tư định khoản trên phiếu nhập vật tư thuê ngoài gia công, ghi chỉ tiêu giá thực nhập bao gồm chi phí chế biến, chi phí vận chuyển, giá vật tư dùng để chế biến sau đó chuyển cho kế toán trưởng ký.
Đơn vị: MEDIPLANTEX Địa chỉ: 358 đường Giải Phóng
PHIẾU NHẬP VẬT TƯ THUÊ NGOÀI GIA CÔNG
Số 45 Nợ: 1527 Ngày 18 tháng 02 năm 2008 Có: 1543
Đơn vị gia công: Công ty TNHH bao bì Toàn Phát Hóa đơn số: 053826 ngày 10 tháng 02 năm 2008
Phiếu xuất kho vật tư thuê ngoài gia công số 56 ngày 12/02/2008 Nhập tại kho: Nam (1527)
Tên, nhãn hiệu, quy ĐVT Số lượng Giá nhập thực tế Theo phiếu xuất giao hàng Thực nhập Chi phí chế biến Chi phí vận chuyển Giá vật tư dùng để chế biến Cộng Giấy A1 106 in Diclofenac Kg 15 15 752.500 2.250.000 3.002.500 Cộng 15 15 752.500 2.250.000 3.002.500
Số tiền viết bằng chữ: Ba triệu không trăm linh hai nghin năm trăm đồng.
Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người giao hàng Thủ kho
(ký, họ tên ) (ký, họ tên ) (ký, họ tên ) (ký, họ tên )
2.3.2. Thủ tục xuất kho NVL
* Chứng từ sử dụng - Phiếu xuất kho * Thủ tục xuất kho
Khi xuất kho NVL cho sản xuất hay bất cứ mục đích gì đều phải đủ các chứng từ theo quy định
Khi các phân xưởng sản xuất có nhu cầu vật tư, yêu cầu về loại vật liệu, số lượng, quy cách, bộ phận cung cấp vật tư của phòng kinh doanh nhập khẩu sẽ viết phiếu xuất kho. Mỗi phiếu xuất kho được lập thành 3 liên. Căn cứ vào hóa đơn kiêm phiếu xuất kho được duyệt, bộ phận sử dụng yêu cầu thủ kho xuất vật liệu.
Liên 1: Lưu tại bộ phận cung cấp vật tư phòng kinh doanh nhập khẩu.
Liên 2: Giao cho thủ kho ghi vào thẻ kho, định kỳ chuyển cho kế toán NVL.
Liên 3: Giao cho người nhận vật tư chuyển về bộ phận sử dụng. Trình tự xuất kho NVL:
Biểu 2.5: Phiếu xuất kho.
Đơn vị: Mediplantex
Địa chỉ 358 đường Giải Phóng
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 28 tháng 02 năm 2008 Số: 30
NVL tại kho Phiếu xuất kho Hóa đơn kiêm PXK
Nợ: 1541.3V Có: 1521 Họ tên người nhận hàng: Nguyễn Thị Hoa
Địa chỉ: Phân xưởng thuốc viên 1 Lý do xuất kho: Sản xuất thuốc viên Xuất tại kho: Kho nguyên liệu
Số lượng Theo chứng từ Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Paracetamol NLPa Kg 500 500 550.000 275.000.000 Cộng 500 500 275.000.000
Tổng số tiền viết bằng chữ: Hai trăm bảy mươi lăm triệu đồng chẵn.
Xuất, ngày 28 tháng 02 năm 2008
Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Thủ kho Người nhận hàng Người lập
(ký, họ tên ) (ký, họ tên ) (ký, họ tên ) (ký, họ tên ) (ký, họ tên)
Trong tháng 2/2008, xuất 5 tấn than cục 1a cho Phân xưởng nồi hơi phục vụ sản xuất theo phiếu xuất kho sau:
Đơn vị: MEDIPLANTEX Địa chỉ: 358 Đường Giải Phóng
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 29 tháng 02 năm 2008 Số: 205/02
Nợ: 1542.3 Có: 1527 Họ tên người nhận hàng :
Địa chỉ : Phân xưởng nồi hơi Lý do xuất kho : Phục vụ sản xuất Xuất tại kho : Sơn
Số lượng Theo chứng từ Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Than cục 1a NLTC Tấn 5 5 2.750.00 0 13.750.000 Cộng 5 5 13.750.000
Tổng số tiền viết bằng chữ: Mười ba triệu bảy trăm năm mươi ngàn đồng chẵn.
Xuất, ngày 29 tháng 02 năm 2008
Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Thủ kho Người nhận hàng Người lập
(ký, họ tên ) (ký, họ tên ) (ký, họ tên ) (ký, họ tên ) (ký, họ tên)
Trường hợp xuất NVL đem bán phải có lệnh của Giám đốc công ty. Phòng kinh doanh nhập khẩu căn cứ thỏa thuận với khách hàng kập hóa đơn kiêm phiếu xuất kho làm 3 liên có đủ chữ ký của phụ trách phòng kinh doanh, Giam đốc, ké toán trưởng, người mua, thủ kho. Nếu khách hàng thanh toán bằng tiề mặt thì kế toán viết phiếu thu, khách hàng mang đến thủ quỹ nộp tiền, đóng dấu đã thu tiền vào phiếu rồi mới xuống kho nhận vật tư.
2.3.3. Kế toán chi tiết NVL tại Công ty
Việc hạch toán chi tiết NVL đảm bảo chặt chẽ tình hình Nhập – Xuất – Tồn NVL theo từng thứ, loại về số lượng, chất lượng, giá trị, đáp ứng được yêu
thông qua phương pháp hạch toán chi tiết NVL ghi thẻ song song để phản ánh tình hình biến động NVL.
* Ở kho: thủ kho dựa vào phiếu nhập, phiếu xuất và các chứng từ khác để mở thẻ kho và ghi theo số lượng. Khi nhận các chứng từ nhập xuất vật liệu thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực nhập, thực xuất vào chứng từ và thẻ kho, cuối ngày tính ra số tồn kho ghi vào thẻ kho. Định kì thủ kho gửi các chứng từ nhập xuất đã được phân loại theo từng thứ vật liệu cho phòng kế toán kiểm tra, kế toán ký xác nhận vào thẻ kho
Biểu 2.6: trích thẻ kho tháng 02/2008
Đơn vị: MEDIPLANTEX Địa chỉ: 358 Đường Giải Phóng Kho Nguyên liệu sản xuất (1521)
THẺ KHO
Ngày lập thẻ : 01/02/2008 Tờ số : 27
Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: Paracetamol Đơn vị tính : Kg
Mã số : 1521 S
t
Chứng từ Diễn giải Ngày
nhập, Số lượng Ký xác nhận S H NT Nhập Xuất Tồn A B C D E 1 2 3 4 1 Tồn đầu tháng 45 2 89 26/02 Nhập mua 26/02 1000 1045
3 30 28/02 Xuất cho PX viên 28/02 500 545
Cộng phát sinh 1000 500
Tồn cuối tháng 02/2008 545
* Ở phòng kế toán: kế toán NVL mở sổ chi tiết vật liệu tương ứng với thẻ kho của từng kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng