3. Kết quả khảo sát tổ chức quản lý chất lượng của công ty CP Bagico
3.2.3. Thiết kế và lập văn bản hệ thống chất lượng theo tiêu chuẩn ISO
tiêu chuẩn. Từ ựó làm cơ sở ựể yêu cầu Ban ựiều hành dự án ISO và lãnh ựạo Công ty thực hiện hành ựộng khắc phục những ựiểm không phù hợp ựã ựược thiết lập ựể phù hợp với tiêu chuẩn là cơ sở ựể tiến hành bước tiếp theọ
3.2.3. Thiết kế và lập văn bản hệ thống chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 9001:2000
Nội dung và mục tiêu cần ựạt ựược là: Xây dựng và hoàn chỉnh các tài liệu theo yêu cầu của tiêu chuẩn như:
* Xây dựng sổ tay chất lượng
* Lập thành văn bản tất cả các quy trình và thủ tục liên quan * Xây dựng các hướng dẫn công việc, quy ựịnh cần thiết.
3.2.3.1. Viết sổ tay chất lượng (phụ lục ii)
Sổ tay chất lượng theo ựịnh nghĩa ISO 9001- 2000 là tài liệu quy ựịnh hệ thống quản lý chất lượng của tổ chức. Sổ tay chất lượng ựược quy ựịnh tại ựiều 4.4.2 của tiêu chuẩn ISO 9001-2000, yêu cầu sổ tay chất lượng ắt nhất phải bao gồm hoặc ựề cập ựến:
Ớ Phạm vi áp dụng của hệ thống
Ớ Thủ tục dạng văn bản hoặc viện dẫn tới các thủ tục này
Ớ Mô tả sự tương tác giữa các quá trình trong hệ thống quản lý chất lượng.
Sổ tay chất lượng của công ty là tài liệu mô tả hệ thống chất lượng của công ty bao gồm: chắnh sách, các thủ tục và yêu cầu ựối với từng yếu tố của hệ thống chất lượng. Sổ tay chất lượng ựược sử dụng cho các mục ựắch cơ bản như:
- đào tạo cán bộ theo các yêu cầu của hệ thống chất lượng và phương pháp ựể ựúng các yêu cầu ựó làm cơ bản ựể thực hiện hệ thống chất lượng có hiệu quả và cải tiến việc kiểm soát các hoạt ựộng của hệ thống chất lượng.
Trường đại học Nông Nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ khoa học nông nghiệp ẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦ. 39
- Cung cấp cho khách hàng của công ty nhằm mục ựắch chứng minh sự phù hợp của hệ thống.
- Cung cấp cho các bên quan tâm như các cơ quan chứng nhận làm cơ sở ựánh giá hệ thống chất lượng
- Sử dụng cho các mục ựắch khác theo quyết ựịnh của Ban Giám ựốc công ty
3.2.3.2. Lập thành văn bản tất cả các quá trình và thủ tục liên quan
Bảng 3.4. Các văn bản , thủ tục liên quan
STT Các thủ tục Theo yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001
1 Thủ tục kiểm soát tài liệu điều 4.2.3- Kiểm soát tài liệu 2 Thủ tục kiểm soáy hồ sơ điều 4.2.4- Kiểm soát hồ sơ 3 Thủ tục ựánh giá nội bộ điều 8.2.2- đánh giá nội bộ 4 Thủ tục kiểm soát sản
phẩm không phù hợp
điều 8.3- Kiểm soát sản phẩm không phù hợp
5 Thủ tục hành ựộng khắc phục phòng ngừa
điều 8.52- Hành ựộng khắc phục phòng ngừa
6 Xem xét ựáp ứng yêu cầu khách hàng
điều 7.2.3- Trao ựổi thông tin với khách hàng
7 Thủ tục mua hàng điều 7.4- Mua hàng
8 Theo dõi và ựo lường sự hài lòng của khách hang
điều 8.2.1- Sự thoả mãn của khách hàng
9 Thủ tục kiểm soát sản xuất
điều 7.1- Hoạch ựịnh tạo sản phẩm
điều 7.51- Kiểm soát sản xuất và cung cấp dịch vụ.
TT01. Thủ tục kiểm soát tài liệu 1. Mục ựắch
Quy ựịnh thống nhất phương pháp kiểm soát các tài liệu có liên quan ựến hệ thống quản lý chất lượng bằng cách ựưa ra các hướng dẫn soạn thảo, phân công trách nhiệm một cách hệ thống về việc phê duyệt, phân phối, nhận và huỷ bỏ của mọi tài liệu có liên quan ựến hệ thống quản lý chất lượng của công tỵ
Trường đại học Nông Nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ khoa học nông nghiệp ẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦ. 40
2. Phạm vi áp dụng
Quy trình này áp dụng ựối với các loại tài liệu sau: - Sổ tay chất lượng
- Các quy trình, quy ựịnh, biểu mẫu thuộc hệ thống quản lý chất lượng. - Tài liệu từ bên ngoài có liên quan ựến hệ thống quản lý chất lượng.
3. Tài liệu liên quan
- Tiêu chuẩn Iso 9001:2000 - Tiêu chuẩn Iso 9000:2000 - Sổ tay chất lượng
4. định nghĩa
Tài liệu: dữ liệu có ý nghĩa và phương tiện hỗ trợ
Hồ sơ: tài liệu công bố các kết quả ựạt ựược hay cung cấp bằng chứng về các hoạt ựộng ựược thực hiện.
Ghi chú: hồ sơ là một loại tài liệu ựặc biệt ựược dùng với ý nghĩa chứng minh cho kết quả thực hiện một công việc và ựược kiểm soát riêng theo quy trình kiểm soát hồ sơ qt-42-02.
Tài liệu nội bộ: là những tài liệu do công ty ban hành có liên quan ựến hệ thống quản lý chất lượng như: sổ tay chất lượng, quy trình, quy ựịnh, kế hoạch chất lượng và biểu mẫụ..
Tài liệu bên ngoài: là các văn bản pháp qui, quy trình, quy phạm .. liên quan do các cơ quan quản lý nhà nước... ban hành có liên quan ựến các hoạt ựộng trong phạm vi hệ thống quản lý chất lượng của công tỵ
Trường đại học Nông Nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ khoa học nông nghiệp ẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦ. 41
5. Nội dung quy trình
5.1. Cơ cấu hệ thống tài liệu của công tỵ
Với cơ cấu trên hệ thống tài liệu của công ty bao gồm 4 loại chắnh: - Tài liệu nội bộ
- Văn bản hành chắnh và
- Tài liệu bên ngoài có liên quan ựến hệ thống quản lý chất lượng của công ty - Hồ sơ (là loại tài liệu ựặc biệt kiểm soát theo quy trình kiểm soát hồ sơ qt- 42-02)
5.2. Kiểm soát tài liệu nội bộ
5.2.1. Trách nhiệm soạn thảo, soát xét, phê duyệt các tài liệu nội bộ
Trách nhiệm biên soạn, kiểm tra và phê duyệt các tài liệu trong hệ thống tài liệu do công ty xây dựng như sau:
Loại tài liệu Dự thảo Soát xét Phê duyệt
Sổ tay chất lượng Ban soạn thảo qmr Giám ựốc
Các quy trình chung của hệ thống chất lượng. Cán bộ ựược phân công qmr/trưởng các bộ phận Giám ựốc Các quy ựịnh/hướng dẫn tác nghiệp, thực hiện dịch vụ và các biểu mẫu Cán bộ ựược phân công qmr/trưởng các bộ phận Giám ựốc
Tầng 3: các quy ựịnh tác nghiệp, thực hiện dịch vụ
Tầng 1: sổ tay chất lượng
Tầng 2: các thủ tục
Tầng 4: các biểu mẫu, hồ sơ chất lượng,văn bản hành chắnh, tài liệu từ nguồn bên ngoài ngoài
Trường đại học Nông Nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ khoa học nông nghiệp ẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦ. 42
5.2.2. Tiến trình soạn thảo, soát xét, phê duyệt tài liệu hệ thống quản lý chất lượng
Trách nhiệm thực hiện Trình tự công việc Tài liệu/hồ sơ
Mọi cán bộ nhân viên
Mọi cán bộ nhân viên
bmt-42-01-01 phiếu yêu cầu sửa ựổi/bổ sung tài liệụ
qmr / trưởng các bộ phận
bmt-42-01-01 phiếu yêu cầu sửa ựổi/bổ sung tài liệụ
Cán bộ ựược phân công
Tài liệu ựã ựược sửa ựổi/dự thảo
bmt-42-01-02 phiếu góp ý tài liệụ
Giám ựốc/qmr
Tài liệu ựã ựược phê duyệt
Ban soạn thảo
bmt-42-01-03 sổ phân phối tài liệu bmt-42-01-04 danh mục tài liệu hệ thống quản lý chất lượng. Các bản tài liệu ựược ựánh dấu hiệu kiểm soát.
Nhu cầu sửa ựổi / bổ sung tài liệu
Lập phiếu yêu cầu sửa ựổi/bổ sung tài liệu
Xem xét yêu cầu sửa ựổi/bổ sung tài liệu
Thực hiện sửa ựổi/ dự thảo nội dung tài liệu
Phê duyệt tài liệu
Ban hành, phân phối tài liệu
Trường đại học Nông Nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ khoa học nông nghiệp ẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦ. 43
5.2.3. Các quy ựịnh cụ thể khi thực hiện từng bước tiến trình soạn thảo, soát xét, phê duyệt tài liệu hệ thống quản lý chất lượng
5.2.3.1. Nhu cầu sửa ựổi bổ sung tài liệu
Mọi cán bộ nhân viên thực hiện các hoạt ựộng khi:
- Phát hiện hệ thống quản lý chất lượng có những bất hợp lý.
- Có phát hiện cải tiến có thể nâng cao hiệu lực/hiệu quả của các văn bản hệ thống quản lý chất lượng.
- Cần bổ sung văn bản ựể quy ựịnh, chỉ dẫn cụ thể các công việc cần ựược thực hiện.
Phải lập phiếu yêu cầu sửa ựổi, bổ sung tài liệu bmt-42-01-01 trình trưởng bộ phận xem xét.
5.2.3.2. Xem xét nhu cầu sửa ựổi, bổ sung tài liệụ
- Nếu việc sửa ựổi, bổ sung chỉ liên quan ựến công việc của bộ phận mình, trưởng bộ phận quyết ựịnh cho phép sửa ựổi bổ sung. Sau khi thực hiện dự thảo xong sẽ trình qmr phê duyệt.
- Nếu việc sửa ựổi, bổ sung có liên quan ựến các bộ phận khác, trưởng bộ phận phải trình qmr xem xét quyết ựịnh sửa ựổị
- Qmr/trưởng bộ phận khi phê duyệt việc sửa ựổi phải xác ựịnh cụ thể trách nhiệm sửa ựổi/thời hạn hoàn thành trong bmt-42-01-01.
5.2.3.3. Thực hiện sửa ựổi/viết dự thảo tài liệụ
đối với tài liệu bổ sung cán bộ ựược phân công dự thảo tiến hành viết dự thảo và phải tuân thủ theo các quy ựịnh về bố cục, nội dung và thể thức văn bản trong mục 5.2.3.4 và 5.2.3.5 của quy trình nàỵ
5.2.3.4. Thông tin kiểm soát văn bản
- Sau mỗi lần sửa ựổi các nội dung thay ựổi phải ựược trình bày tóm tắt vào trang bìa của tài liệụ
- Tài liệu hệ thống quản lý chất lượng ựược trình bày trên khổ giấy a4 riêng một số biểu mẫu khi sử dụng ựược trình bày trên các khổ giấy khác nếu cần.
Trường đại học Nông Nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ khoa học nông nghiệp ẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦ. 44
* Các thông tin ựể kiểm soát tài liệu: - Tên văn bản.
- Mã hiệu (của văn bản) ựược ựánh theo quy tắc sau: Sổ tay chất lượng: STCL
Quy trình QT-XX-YY
Qui ựịnh QđYYX-YY
Biểu mẫu BMTXX-YY-ZZ
BMđXX-YY-ZZ Trong ựó
STCL: sổ tay chất lượng QT: quy trình
Qđ: qui ựịnh
BMT: các biểu mẫu dùng cho quy trình BMđ: các biểu mẫu dùng cho qui ựịnh
XX: ký hiệu viết tắt theo yêu cầu của tiêu chuẩn
YY: thứ tự của văn bản trong cùng một yêu cầu của tiêu chuẩn có giá trị từ 01-99
ZZ: số thứ tự biểu mẫu trong cùng một quy trình hay quy ựịnh.
- Lần ban hành: ựược ựánh bắt ựầu từ 01. sau mỗi lần sửa ựổi tài liệu lần ban hành tăng 01 ựơn vị.
Riêng các phần của sổ tay chất lượng có thêm lần sửa ựổi ựược ựánh bắt ựầu từ 0, sau mỗi lần sửa ựổi chỉ phải in lại phần sổ tay chất lượng ựược sửa ựổi, khi ựó lần ban hành giữ nguyên và lần sửa ựổi tăng 01 ựơn vị. Trường hợp ban hành lại toàn bộ sổ tay thì lần ban hành tăng 01 ựơn vị, lần sửa ựổi ựược ựưa về 00.-trang/tổng trang
Trường đại học Nông Nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ khoa học nông nghiệp ẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦ. 45
5.2.3.5. Quy ựịnh về nội dung văn bản thuộc thống quản lý chất lượng.
a) Sổ tay chất lượng: sổ tay chất lượng của công ty gồm 8 chương, bắt ựầu từ chương bốn mô tả các yếu tố của hệ thống chất lượng và hoàn toàn tương ứng với tiêu chuẩn Iso 9001:2000.
b) Các quy trình chất lượng: mỗi quy trình chất lượng nội dung phải gồm 7 mục bao gồm:
- Mục ựắch: nêu ựiều cần ựạt ựược của quy trình (tài liệu ựược xây dựng ựể giải quyết vấn ựề gì)
- Phạm vi áp dụng: nêu ựối tượng, bộ phận hoặc cá nhân phải áp dụng (tài liệu ựược áp dụng ở ựâu với ựối tượng nào)
- Tài liệu liên quan: tài liệu chắnh thức ựược sử dụng làm cơ sở cho việc biên soạn và ựối chiếu khi cần thiết.
- định nghĩa: giải thắch các thuật ngữ, các chữ viết tắt hoặc các khái niệm cần ựược hiểu một cách thống nhất.
- Nội dung quy trình: mô tả trình tự công việc phải thực hiện, trách nhiệm thực hiện, phương pháp, tài liệu cần sử dụng, thời gian và nơi thực hiện, cách lập hồ sơ.
- Lưu giữ: quy ựịnh trách nhiệm và thời hạn lưu hồ sơ.
- Phụ lục: liệt kê tên mã số các tài liệu, biểu mẫu trực tiếp liên quan ựến quy trình. c) Các quy ựịnh/hướng dẫn: các quy ựịnh hướng dẫn có nội dung tương tự quy trình, mục nào thấy không cần thiết thì có thể bỏ.
d) Các biểu mẫu: các trưởng bộ phận thiết lập nội dung biểu mẫu theo nhu cầu quản lý.
5.2.4. Phê duyệt tài liệu
- đối với các quy trình , quy ựịnh ban hành mới hoặc ban hành lại giám ựốc/qmr phê duyệt trực tiếp trên tài liệụ
- đối với các phần của sổ tay chất lượng ựựoc sửa ựổi, biểu mẫu sửa ựổi giám ựốc/qmr phê duyệt trên phiếu yêu cầu sửa ựổi tài liệu bmt-42-01-01.
Trường đại học Nông Nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ khoa học nông nghiệp ẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦ. 46
5.2.5. Ban hành và phân phối tài liệụ
5.2.5.1. Tài liệu sau khi ựược phê duyệt phải chuyển cho thư ký ban Isọ Thư ký ban Iso thực hiện ban hành tài liệu theo các bước sau:
- đóng dấu công ty lên các tài liệu ban hành mới, ban hành lạị - Cập nhật lần ban hành vào bmt-42-01-04
- Photocopy ựủ số bản cần phân phối cho các bộ phận
- đóng dấu kiểm soát lên trang ựầu của các tài liệu photo (bản gốc không ựóng dấu kiểm soát)
- Gửi tài liệu cho các bộ phận yêu cầu người nhận ký vào sổ phân phối tài liệu bmt-42-01-03. Thu hồi tài liệu cũ (nếu có) ựể huỷ.
5.2.5.2. Tại các bộ phận
- Các bộ phận khi nhận ựược tài liệu cập nhật (ghi số) vào cột lần ban hành trong danh mục tài liệu hệ thống chất lượng bmt-42-01-04
- Các tài liệu lỗi thời nếu ựược lưu tại các bộ phận ựều phải gạch chéo trên trang ựầu hoặc cắt góc phắa trên bên phải của tài liệu ựồng thời lưu riêng.
5.2.6. Phổ biến áp dụng.
Trưởng các bộ phận nhận tài liệu có trách nhiệm phổ biến, hướng dẫn các cán bộ của bộ phận mình thực hiện, theo dõi việc thực hiện ựể chủ ựộng ựề xuất các yêu cầu sửa ựổi nhằm nâng cao hiệu lực và hiệu quả trong việc áp dụng.
5.3. Kiểm soát tài liệu bên ngoài
- Tài liệu từ bên ngoài là những tài liệu không phải do công ty ban hành nhưng có liên quan ựến hệ thống chất lượng (theo mục 4 của văn bản này).
- Các trưởng bộ phận có trách nhiệm theo dõi, cập nhật các tài liệu từ bên ngoàị - Tất cả các bộ phận phải có bảng danh mục tài liệu bên ngoài mà bộ phận ựang lưu giữ theo (bmt-42-01-05), bản này ựược cập nhật ựể ựảm bảo kiểm soát những tài liệu bên ngoàị
- Khi phân phối ựược thực hiện theo quy ựịnh trong mục 5.2.5 của quy trình nàỵ - Các tài liệu lỗi thời ựược nhận biết và quản lý tương tự như tài liệu nội bộ lỗi thời (xem mục 5.2.5.2 của quy trình này)
Trường đại học Nông Nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ khoa học nông nghiệp ẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦ. 47
6. Lưu trữ
Phiếu yêu cầu sửa ựổi/bổ sung tài liệu, phiếu góp ý tài liệu lưu 01 năm Sổ phân phối tài liệu lưu 02 năm
Các loại danh mục lưu bản hiện hành,văn bản hành chắnh lưu không thời hạn
7. Phụ lục
BMT-42-01-01 : Phiếu yêu cầu sửa ựổi/bổ sung tài liệu BMT-42-01-02 : Phiếu góp ý tài liệu
BMT-42-01-03 : Sổ phân phối tài liệu
BMT-42-01-04 : Danh mục tài liệu hệ thống qlcl
TT02 - THỦ TỤC KIỂM SOÁT HỒ SƠ 1. Mục ựắch
Qui ựịnh thống nhất việc phân loại hồ sơ, trách nhiệm kiểm soát, phương pháp nhận biết, trách nhiệm lưu và huỷ các hồ sơ có liên quan ựến hệ thống chất lượng.
2. Phạm vi áp dụng
Quy trình này áp dụng ựối với các loại hồ sơ dưới ựây:
1. Hồ sơ quản lý hệ thống văn bản
2. Hồ sơ xem xét của lãnh ựạo
3. Hồ sơ lập và theo dõi thực hiện mục tiêu chất lượng