Hoạch định nguồn nhân lực là một trong những yếu tố hàng đầu trong công tác quản trị nguồn nhân lực ở mỗi Công ty. Việc lập dự báo nhu cầu nguồn nhân lực phải dựa trên cơ sở hoạt động sản xuất kinh doanh hiện tại cũng như chiến lược phát triển kinh doanh lâu dài của Công ty.
Căn cứ vào nhu cầu thực tế của các phòng, ban, đơn vị sản xuất và kế hoạch công việc được giao thì trưởng mỗi phòng ban lập ra một bản danh sách cụ thể những yêu cầu cần thiết của mình để đáp ứng được yêu cầu công việc. Bản kế hoạch này được trình lên trưởng phòng tổ chức lao động (chuyên trách về lĩnh vực nhân sự) xem xét về tính hợp lý rồi trình lên Ban giám đốc phê duyệt căn cứ vào kế hoạch kinh doanh cụ thể của Công ty trước mắt và lâu dài.
Công tác hoạch định nguồn nhân lực được phòng Tổ chức tiến hành qua các bước sau:
Bƣớc 1: Dự báo nhu cầu và khả năng hiện có trong Công ty về nguồn nhân lực. Khi tiến hành dự báo thì phòng tổ chức phải căn cứ vào nhiều yếu tố như kế hoạch sản xuất kinh doanh cụ thể của Công ty, các yếu tố có thể phát sinh, số lượng và chất lượng nguồn nhân lực hiện tại và nhu cầu trong tương lai. Từ đó lên kế hoạch cụ thể để đưa ra các quyết định đối với việc tuyển dụng, sa thải cho hợp lý nhằm đem lại hiệu quả cao trong kinh doanh, tiết kiệm những chi phí không phù hợp.
Bƣớc 2: Trên cơ sở ý kiến của các phòng ban, đơn vị phòng tổ chức lao động tổng hợp lại các ý kiến đó và dựa vào những tài liệu về quả lý nhân sự, xây dựng thành bản báo cáo rồi trình Giám đốc xem xét và đưa ra ý kiến phê duyệt.
Bƣớc 3: Phòng tổ chức lao động dựa trên cơ sở bản báo cáo đã được phê
duyệt, tổ chức phối hợp với các nhà quản trị ở mỗi lĩnh vực khác nhau để thực hiện các chương trình cụ thể như tuyển dụng, sa thải hoặc đào tạo nhân viên đáp ứng được yêu cầu và tính chất phức tạp của từng công việc khác nhau.
Bƣớc 4: Phòng tổ chức lao động đánh giá hiệu quả và điều chỉnh nguồn nhân lực sao cho phù hợp hơn với thực tế sản xuất của từng phòng, ban, tổ đội tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
Việc hoạch định nguồn nhân lực trong Công ty đã tuân theo những bước cơ bản trên tuy nhiên các bước này cũng thay đổi thường xuyên đáp ứng được xu hướng phát triển kinh tế hiện nay.