Tại các công trình thi công, nhân viên quản lý của Công ty tiến hành công việc ghi chép, lập các chứng từ ban đầu. Việc lập và cấp phát các tài liệu phụ thuộc vào nhu cầu sản xuất thi công và kế hoạch cung ứng vật tư của Công ty cho từng công trình. Việc nhập, xuất vật tư đều được cân, đo, đong, đếm cụ thể từ đó lập các phiếu nhập kho, xuất kho, bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn kho, sau đó gửi lên Phòng Kế toán của Công ty.
Các công nhân điều khiển máy thi công, hàng ngày theo dõi tình hình hoạt động của máy, tình hình cung cấp nhiên liệu cho máy làm cơ sở cho việc hạch toán chi phí sử dụng máy thi công. Các đội trưởng, tổ trưởng quản lý theo dõi tình hình lao động trong đội, phân xưởng để lập bảng chấm công, bảng theo dõi tiền công, bảng theo dõi khối lượng hoàn thành công việc, sau đó gửi lên Phòng Kế toán để làm căn cứ hạch toán và thanh toán chi phí nhân công. Phòng Kế toán sau khi đã nhận được các chứng từ ban đầu, kế toán viên tiến hành kiểm tra, phân loại và ghi vào các sổ có liên quan. Việc lập báo cáo tài chính đều do Phòng Kế toán Công ty đảm nhận.
Sơ đồ 04: Sơ đồ tổ chức cơ cấu bộ máy kế toán của Công ty Sông Mã Kế toán trưởng
Kế toán vật tư, TSCĐ Kế toán tổng hợp
Kế toán TGNH Kế toán tiền lương
Hiện nay, bộ máy kế toán của Công ty Sông Mã gồm có:
12* Kế toán trưởng: Tổ chức bộ máy kế toán trên cơ sở xác định đúng khối lượng công tác kế toán, điều hành, kiểm soát hoạt động của bộ máy kế toán, chịu trách nhiệm về nghiệp vụ chuyên môn kế toán tài chính của đơn vị, thay mặt Nhà nước kiểm tra việc thực hiện chế độ kế toán tại Công ty.
13* Kế toán vật tư và TSCĐ: Theo dõi phản ánh kịp thời tình hình nhập , xuất, tồn kho từng loại nguyên vật liệu; giám sát quá trình cung cấp, chi dự trữ, tính toán giá thực tế vật liệu thu mua và nhập kho trong kỳ, thường xuyên đối chiếu số liệu trên sổ kế toán với thủ kho; đồng thời theo dõi tình hình tăng, giảm TSCĐ, tình hình khấu hao TSCĐ, giám sát việc thanh lý nhượng bán sửa chữa TSCĐ và XDCB.
14* Kế toán tổng hợp: Tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm,quản lý theo dõi tình hình thực hiện các định mức kinh tế, kỹ thuật, đồng thời theo dõi việc thanh toán công nợ của khách hàng.
15* Kế toán tiền lương: Kiểm tra, theo dõi việc thanh toán các khoản tiền lương, tiền thưởng, BHXH...với cán bộ công nhân viên ,đồng thời trích lập và sử dụng các quỹ.
16* Kế toán tiền gửi ngân hàng: Hạch toán tổng hợp và chi tiết tình hình thu, chi tiền gửi ngân hàng đồng thời theo dõi các khoản vay tiền gửi và làm các thủ tục vay, trả ngân hàng đúng hạn và đảm bảo an toàn về vốn.