V. Tổ chức hạch toán, kế toán tiêu thụ thành phẩm: 1 Tài khoản sử dụng:
2. Thủ tục, chứng từ kế toán:
Tuỳ theo phơng thức bán hàng mà Công ty có các thủ tục kế toán cần thiết Các phơng thức bán hàng của Công ty bao gồm 2 hình thức nh sau:
- Phơng thức bán hàng trớc trả tiền sau: Công ty mang sản phẩm đến tận nơi tiêu dùng của khách hàng. Công ty thể hiện việc thanh toán là hoá đơn vi tính, thời điểm lập hoá đơn là 1 tháng. Thủ tục thanh toán gồm tiền mặt, tiền séc, UNC, ngoại tệ, chứng khoán. Sau 1 tháng công ty giao hoá đơn theo số lợng sản phẩm tiêu thụ để khách hàng thanh toán.
Với những khách hàng là t nhân ( tiêu thụ theo giá 1500đ/ 1m3) thì thanh toán bằng tiền mặt. Còn các loại thanh toán khác thì thờng sử dụng đối với khách hàng có mức tiêu thụ lớn có tài khoản tại các ngân hàng.
VD: Với khách hàng thanh toán bằng séc. Kế toán xí nghiệp phải lập bản kê nộp séc. Với UNC nhờ ngân hàng trả hộ bằng việc trích tiền ở tài khoản của mình.
- Phơng thức bán hàng thu tiền ngay: Phơng thức này là đặc biệt dùng bán nớc bằng xe téc. Trong trờng hợp này khách hàng có nhu cầu mua nớc công ty sẽ chở đến để bán. Thủ tục là xe téc và tiền mặt thu bằng HTTC ( Do bộ tài chính ban hành )
Trong 2 phơng thức trên thì phơng thức bán hàng trớc trả tiền sau chiếm khoảng 98-99%. Còn phơng thức thu tiền ngay lúc bán hàng thì chiếm tỷ lệ nhỏ. Còn công ty không có hình thức gửi đi bán hoặc đem ký gửi đại lý.
3.Công tác hạch toán, kế toán:
Hoạt động sản xuất kinh doanh chính của công ty KDNS Hà Nội là sản xuất và cung ứng nớc sạch cho dân. Ngoài ra có các dịch vụ khác nh xây lắp, sửa chữa đờng ống, các công việc khác liên quan tới quá trình tiêu thụ thành phẩm.Để cho việc kế toán, hạch toán, tiêu thụ thành phẩm của Công ty đợc tổng quát và dẽ hiểu, ta đi tìm hiểu sơ lợc quá trình hạch toán chi phí sản xuất nớc sạch. ở Công ty KDNSHN, chi phí cho quá trình sản xuất nớc là một chi phí rất lớn cho hệ thống cấp nớc bao gồm 8 nhà máy nớc chính và 12 trạm sản xuất nớc nhỏ phục vụ cho các khu nhà cao tầng của thành phố. Các chi phí đó bao gồm các tập hợp các chi phí nh:
- Chi phí điện năng là một chi phí lớn nhất trong quá trình sản xuất. Vì
“nguyên liệu” để sản xuất sản phẩm của Công ty là nớc tự nhiên lấy từ các mạch nớc ngầm, bởi vậy phải sử dụng điện để vận hành bơm hút n- ớc lên và tiến hành quy trình sản xuất (chi phí này chiếm khoảng 50% tổng chi phí)
- Chi phí về khấu hao tài sản cố định: Công ty có số tài sản cố định khá
lớn vì sản phẩm công ty sản xuất trên một dây chuyền khép kín và liên tục lại là một sdản phẩm tiêu dùng đặc biệt của xã hội. Vì vậy, Công ty đợc đầu t hệ thhống đờng ống, máy móc thiết bị là rất lớn (trên sổ sách tính toán khoảng 120 tỉ, còn theo đánh giá khoản 700 tỉ vì một số đợc đầu t bằng vốn vay không hoàn lại)
- Chi phí nhân công: có số nhân viên làm việc nhiều 1649.
- Chi phí phan xởng, chi phí quản lý các nhà máy, xí nghiệp kinh doanh
nớc sạch.
- Và một số chi phí khác .
Tập hợp các chi phí để hạch toán, kế toán sử dụng các tài khoản: TK6212: Vật liệu sản xuất nớc
TK6222: Chi phí nhân công cho sản xuất nớc chung cho các xí nghiệp.
• Hạch toán giá vốn hàng bán.
Với những nét đặc thù về sản phẩm và tiêu thụ sản phẩm, là sản phẩm sản xuất tới đâu tiêu thụ tới đó, 1 quá trình sản xuất và tiêu thụ diễn ra liên tục không có thành phẩm nhập kho, xuất kho hay tồn kho. Tuy nhiên kế toan vẫn mở TK
155 để theo dõi giá trị sản phẩm xuất đI tiêu thụ bằng số m3 sản xuất ở các nhà
máy.
Cuối kỳ kế toán sử dụng bút toán kết chuyển toàn bộ chi phí từ TK 154 sang TK 155 rồi lại kết chuyển sang TK 632.
Sản phẩm sản xuất ra khỏi nhà máy đợc đo đếm bằng ĐH tổng không có tồn kho vì vậy toàn bộ chi phí đợc hạch toán vào GVHB. Phơng pháp hạch toán hàng tồn kho ở công ty là phơng pháp kê khai thờng xuyên. Do vậy kế toán sử dụng TK 632 để hạch toán GVHB. Xuất thành phẩm kế toán ghi
Nợ TK 632 5.779.303.449
Có TK 155. 5.779.303.449
Cuối kỳ kế toán kết chuyển sang 911
Nợ 911 5.779.303.449
Có 632. 5.779.303.449
• Hạch toán doanh thu bán hàng.
Lợng giá trị tiêu dùng của khách hàng đợc xác định trên cơ sở đơn vị tính là m3
và đơn giá tiền nớc ( tuỳ theo mục đích sử dụng mà có đơn giá khác nhau) xác
định m3 tiêu thụ bằng phơng tiện đo đếm là đồng hồ của từng khách hàng.
Theo thống kê thì cho đến nay khoảng 60% khách hàng sử dụng có đồng hồ. Còn lại khách hàng dùng theo mức khoán theo số ngời sử dụng. Trung bình tối
thiểu 1ngời 1 tháng sử dụng bằng 4m3. Do đIều kiện sử dụng và cung ứng ở
từng địa bàn, đIều kiện đời sống nhu cầu mỗi nơI một khác. ĐIều kiện ở 1 khu
vực chỗ đầu nguồn cũng lại khác bởi vậy với nớc K= 4m3, ở nơI nớc khoẻ thì
lại thấp hơn mức sử dụng của khách hàng còn những nơI nớc yếu, khu cao tầng thì 4m3 quả là hơI khó khăn.
Để theo dõi quá trình vận động tiền hàng kế toán phảI quản lý việc thanh toán và thu hồi tiền hàng. Đối với trờng hợp bán hàng thu tiền mặt kế toán lập phiếu thu:
CÔNG TY PHIếU THU Số...Mẫu số C 21 - H
KINH DOANH NƯớc SạCH Hà NộI ( Ban hành theo QĐ
Ngày... tháng... năm 199... Số 999 _TC/QĐ/CĐKT Nợ... Ngày 2/11/1996 của BTC)
Có...
Họ tên ngời nộp tiền... Địa chỉ... Lý do nộp... ... Số tiền...( Viết bằng chữ )... ... Kèm theo... chứng từ gốc... Đã nhận đủ số tiền ( viết bằng chữ )... Ngày...tháng.... năm 199...
Thủ trởng đơn vị Kế toán trởng Ngời lập phiếu Ngời nộp Thủ quỹ
+ Tỷ giá ngoại tệ ( vàng bạc, đá quý )... ... ... ... ... ... ... + Số tiền quy đổi... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
Nếu khách hàng thanh toán bằng séc thì chứng từ ban đầu là bản kê nộp séc. Thông thờng khách hàng thanh toán bằng séc bảo chi, séc chuyển khoản hoặc UNC.
Uỷ NHIệM CHI Số...
Chuyển khoản, chuyển thu, điện Lập ngày
Tên đơn vị trả tiền:...
Số tàI khoản:... PHầN DO NH GHI
Tại ngân hàng...tỉnh,TP... TàI KHOảN Nợ
Tên đơn vị nhận tiền:... TàI KHOảN Có
Số tài khoản:... Tại ngân hàng:...tỉnh,TP...
Số tiền bằng chữ:...
... Số TIềN BằNG Số
nội dung thanh toán:
Đơn vị trả tiền Ngân hàng A Ngân hàng B Kế toán Chủ tài khoản Ghi sổ ngày... Ghi sổ ngày...
Kế toán Trởng phòng kế toán Kế toán Trởng phòng kế toán
Đây là chứng từ xác nhận ngân hàng đã nhận đợc tiền và số hiệu tàI khoản đợc chuyển vào khi đó kế toán phản ánh số tiền theo giấy báo có của ngân hàng vào tàI khoản liên quan:
Tại các XNKDNS trực thuộc quá trình quản lý chứng từ tiêu thụ thành phẩm đợc thực hiện nh sau: Sau khi phòng kinh doanh giao hoá đơn cho xí
nghiệp, xí nghiệp sẽ giao lại cho từng thu ngân viên theo sổ giao nhận hoá đơn. Các thu ngân viên giao hoá đơn cho khách hàng và thu tiền về cho công ty.
Trích mẫu hoá đơn nớc
Hoá đơn nớc tháng 11/2000: Mã số: 400.5988-3 Thời gian sử dụng: 03/11 – 03/12 Họ tên Địa chỉ KH Chỉ số ĐH tháng này Chỉ số ĐH tháng trớc Số nớc tiêu
thu (m3) Loại giá Thành tiền
412 402 10 Ông/ bà Hồ Sỹ Dơng 50 Hàng Chuối 10 1286 12.860 - Cộng tiền nớc - Phí thoát nớc (10%) - Tiền thuế GTGT (5%) - Tiền đồng hồ 12.860 1.500 640 Cộng 15.000
Số tiền bằng chữ: Mời lăm ngàn đồng chẵn
Các thu ngân viên giao hết hoá đơn cho khách hàng, lúc đó thu ngân viên nhận đợc của khách hàng tiền mặt, séc. Ngời tổng hợp của xí nghiệp sẽ mang tiền đến nộp trực tiếp cho phòng tài vụ của công ty, còn séc thì nhờ thu qua ngân hàng công thơng việt nam.
Nếu các thu ngân viên không giao đợc hết số hoá đơn cho khách hàng, thì số hoá đơn tồn phải báo lại cho phòng kinh doanh của công ty và báo cáo tình hình với xí nghiệp để xí nghiệp vào sổ theo dõi nợ của khách hàng.
Sơ đồ luân chuyển chứng từ ở các xí nghiệp.
Cuối tháng các báo cáo doanh thu đợc gửi về công ty. Số liệu giữa báo cáo doanh thu và giấy nộp chứng từ nộp tiền và số còn tồn phải đợc đối chiếu kiểm tra thờng xuyên số lợng sản phẩm “bán” ra đợc theo dõi riêng bởi từng thu ngân viên. Báo cáo doanh thu đợc lập theo biểu.
Từ báo cáo doanh thu của các xí nghiệp phòng kinh doanh, phòng tài vụ làm tổng hợp báo cáo tổng hợp doanh thu của cả công ty.
Bảng biểu báo cáo thu ( Xem ở trang sau ).
Căn cứ vào bảng tổng hợp doanh thu kế toán phản ánh doanh thu bán hàng:
Sổ ghi
thu Hoá đơn TH. Hoá đơnSổ giao nhận Sổ tổng hợp nộp hoá đơn + tiền
Sổ theo dõi nợ
Báo cáo doanh thu
Nợ TK1312 5.779.303.449
Có TK 5112 5.779.303.449
Khi nhận đợc các chứng từ thu, séc, uỷ nhiệm chi kế toán ghi.
Nợ TK 111 7.684.386.380
Có TK 1312.7.684.386.380
- Trờng hợp truy thu bằng hoá đơn tài chính phát sinh do khách hàng sử dụng sai mục đích, khách hàng cha có mã số để thu bằng hoá đơn vi tính. Các tổ kiểm tra thu bằng hoá đơn tài chính bằng tiền mặt, khách hàng trả ngay kế toán ghi và phản ánh số doanh thu
Nợ TK 1121 5.268.857 Nợ TK 1131 4.037.143 Nợ TK 111 128.773.370 Có TK 5112 118.057.862 Có TK 3331 13.807.937 Có TK 3339 6.213.571 • Hạch toán thuế GTGT:
Thuế GTGT đối với sản phẩm nớc đợc tính theo công thức: Số thuế phải nộp = (doanh thu nớc – phí thoát nớc) x thuế suất Trong đó: phí thoát nớc = 10% doanh thu nớc
Thuế GTGT = 5% Doanh thu tiền nớc = 8.352.593.892 - Phí thoát nớc = 10% = 835.259.389 - Doanh thu chịu thuế = 7.517.334.503
Cuối tháng dựa trên số doanh thu đạt đợc, kế toán lập tờ khai tính thuế Tờ khai tính thuế ( Xem ở trang sau )
Từ đó, kế toán tiêu thụ ghi TK:
Nợ TK 511: 375.866.725
Có TK 3331:375.866.725
• Hạch toán XĐKQ:
+ Chi phí bán hàng: Là các chi phí cho các XNKD nớc sạch (bộ phận ghi thu, bộ phận làm hoá đơn, chi phí quản lý mạng, đờng ống) chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí đào hè đờng cụ thể:
- Chi phí lơng, vật liệu...
- Chi phí điện thoại, ...
- Tiền điện bơm cao tầng, phục vụ kinh doanh - Chi phí phòng hoả, bão lụt
- Chi phí in ấn, hội nghị...
Chi phí bán hàng đợc theo dõi trên TK 641. Cuối tháng chuyển sang TK 911. Do hoạt động tiêu thụ sản phẩm nớc ở Cty là chủ yếu nên kế toán hạch toán toàn bộ chi phí bán vào kết quả tiêu thụ nớc chứ không phân bổ cho dịch vụ xây lắp.
Kế toán ghi: Nợ TK 911:1.154.120.914 Có TK 641:1.154.120.914
+ Chi phí QLDN: chi phí DN đợc phân bổ cho 2 loại thành phẩm nớc và dịch vụ xây lắp. Tiêu thức để phân bổ là GVHB:
Chi phí quản lý tính = Tổng chi phí quản lý phát sinh trong kỳ x ∑GVHB sản
cho sản phẩm nớc Tổng GVHB phẩm nớc
Chi phí quản lý tính cho sản phẩm nớc = 966.637.951 5.779.303.449 + 21.995.850 + 626.693.636 x 5.779.303.449 = 966.637.951 6.427.992.935 x 5.779.303.449 = 866.895.517 Cuối tháng kế toán ghi:Nợ TK 911 :866.895.517
Có TK 6422:866.895.517
+ XĐKQ: Đây là bút toán đợc tiến hành vào cuối tháng. Kế toán căn cứ vào số liệu kế toán đã tổng hợp vào các sổ NKC và sổ cái TK911:
- Về trị giá vốn hàng bán - Về doanh thu thuần
- Về chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp
Cuối cùng tính số lãi hoặc lỗ trong tháng của công ty bằng cách cân đối số phát sinh trên sổ TK 911.
Các sổ cái đợc lập phục vụ cho quá trình quản lý ở công ty là cuối mỗi tháng còn để gửi lên cơ quan quản lý cấp trên, kế toán sẽ lập vào cuối quí.
Phần III
Phơng hớng hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ sản phẩm và các biện pháp nâng cao kết quả
kinh doanh tại công ty KD nớc sạch Hà nội