2.3.6.1. Đặc điểm kế toán thanh toán với nhà cung cấp
Nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp của Công ty phát sinh trong quá trình cung ứng các yếu tố đầu vào cho quá trình SXKD như cung ứng vật tư, TSCĐ hoặc các dịch vụ khác khi sự vận động của yếu tố đầu vào và tiền tệ không cùng một thời điểm.
Kế toán thanh toán với nhà cung cấp phải chi tiết khoản phải thu, phải trả theo từng người bán và phải tổng hợp tình hình thanh toán với người bán theo tính chất nợ phải thu hay nợ phải trả trước khi lập báo cáo kế toán.
2.3.6.2. Nội dung kế toán thanh toán với nhà cung cấp
Tổ chức chứng từ:
Các chứng từ được sử dụng trong kế toán thanh toán với nhà cung cấp của Công ty bao gồm:
- Hợp đồng mua hàng, hóa đơn bán hàng và hóa đơn GTGT do nhà cung cấp phát hành: đây chính là căn cứ để xác định công nợ, phương thức thanh toán với nhà cung cấp.
- Chứng từ tiếp nhận hàng hóa dịch vụ.
- Chứng từ thanh toán: phiếu chi, ủy nhiệm chi, giấy báo Nợ của ngân hàng…
Tài khoản sử dụng:
Để hạch toán thanh toán với nhà cung cấp, Công ty sử dụng TK 331 “Phải trả người bán”. Kết cấu của TK như sau:
• Bên Nợ:
- Số nợ được giảm do người bán chấp nhận giảm giá, chiết khấu hoặc trả lại hàng mua
- Số tiền ứng trước cho người bán để mua hàng
• Bên Có:
- Số nợ phải trả phát sinh khi mua hàng
- Trị giá hàng nhận của người bán khi có tiền ứng trước
• Số dư bên Có: Số tiền phải trả người cung cấp
• Số dư bên Nợ: Số tiền phải thu nhà cung cấp TK 331 được chi tiết cho từng nhà cung cấp.
Các TK liên quan: TK 111, TK 112, TK 211, TK 152…
Hạch toán thanh toán với nhà cung cấp:
Nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp của Công ty chủ yếu phát sinh trong những trường hợp sau:
Ứng trước tiền cho nhà cung cấp để mua hàng: Nợ TK 331
Có TK 111, 112
Mua vật tư, TSCĐ nhập kho hoặc không nhập kho sử dụng ngay ở các bộ phận: Nợ TK 152, 153, 211, 621, 627, 642, 241 Nợ TK 133 Có TK 331 Trả nợ cho nhà cung cấp: Nợ TK 331 Có TK 111, 112
Được chiết khấu thanh toán, chiết khấu thương mại hoặc trả lại hàng đã mua trừ vào số tiền nợ:
Nợ TK 331
Có TK 152, 153, 211 Có TK 133
Nhà cung cấp trả lại số tiền thừa: Nợ TK 111, 112 Có TK 331
2.3.6.3. Quy trình ghi sổ
Sơ đồ 22: Trình tự ghi sổ kế toán thanh toán với nhà cung cấp: